出張旅費規程のメリットと作成方法を解説

出張旅費規程とは？

出張旅費規程とは、出張にかかる交通費や宿泊費などの旅費や、出張手当（日当）といった諸経費の取り扱いを定めた規程です。出張規程や旅費規程などと呼ばれることもあります。

法人のみが作成可能ですが、法律上、出張費として認められる内容や金額についての具体的な基準はありません。そのため、「日当3,000円」「勤務先から100km以上の遠方に行く場合に適用する」など、各会社が妥当と考える金額や内容を自由に設定できます。

出張旅費規程を設けることで、旅費の基準額や出張手続きのルールが明確になり、出張手配や旅費精算の効率化、ガバナンスの強化などの効果が期待されます。

 

出張旅費規程を作成するメリット

出張旅費規程の作成には少し手間がかかるかもしれませんが、作成することで会社と社員双方に多くのメリットがあります。

規程を整備することで得られる主なメリットとして、以下の点が挙げられます：

それでは、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

出張手当が経費として計上され節税に

出張手当（日当）とは、出張中にかかる細かな諸経費の補助や、身体的負担に対する慰労のために会社が従業員へ支給する費用です。出張手当を出張旅費規程で規定することで、通常の給与ではなく経費として損金算入が可能となり、会社は消費税や法人税の節税に役立ちます。

また、社員側も出張手当を給与ではなく経費として受け取るため、所得税や住民税が非課税となります。日当は渡し切りのため、出張中に使い切らなくても、非課税の収入として受け取れる点が特徴です。

関連記事：
旅費や日当（出張手当）は課税されない？出張と節税の関係を大調査

 

経費精算の手間を削減できる

出張のたびに発生する旅費精算は実費精算が一般的ですが、領収書を一つ一つ確認し、申請内容と照合する手間が、申請者・経理担当者ともにかかります。出張の多い企業では、非常に大きな負担となるでしょう。

出張旅費規程で定額支給に定めることで、経費精算にかかる手間を大幅に削減することが可能です。

 

出張手配が簡便になる

出張旅費規程には、交通費や宿泊費の上限額など、さまざまな項目が定められています。出張者は規定に従って出張手配を行うことで、金額や列車の指定席利用可否などに迷わず、適切に手配が可能です。

例えば、出張先により新幹線や航空機の利用が可能な地域がある場合、「出張先まで500キロメートル以上の場合は航空機の利用可」といった規定を設けると、交通手段の選択に迷わずに済み、手配時間の短縮にもつながります。

 

出張旅費規程を作成するデメリット

基本的にはメリットの多い旅費規程の作成ですが、デメリットや懸念点もあります。

 

日当を支給する分の支出が増える可能性

出張旅費規程を作成していない場合、日当支給を行っていないか、役員など一部の従業員に限定して支給することが可能です。しかし、規程を制定すると全従業員が対象となるため、結果として整備前に比べて全体の支出が増える可能性があります。

 

適正な規程でないと税務調査の対象となる可能性

出張旅費規程を作成しても、旅費や日当（出張手当）の支給額が妥当でない場合は、無駄な出費になりかねないうえ、税務調査で指摘を受けるリスクが高まります。

出張旅費の支給額は、交通費、宿泊費、日当などが社会通念上で妥当な金額になるよう設定が必要です。ここでの「社会通念上で妥当」とは、「同業種や同規模の企業が一般的に支給している額と同水準である」という意味です。あまりに高額な支給額を設定すると、税務調査で会社の経費として認められない可能性があります。たとえば、家族経営の企業や社長一人の企業で高額支給を設定すると、法人税や所得税の課税回避と見なされるおそれがあるためです。支給が適正額を超えると指摘された場合、超過分が損金算入されず課税所得として扱われたり、さらに追加の支払いが生じることもあるため、十分な注意が必要です。

また、役員の日当が一般社員や他の役職者と大きく異なる場合も経費として認められない場合があるため、役員と従業員間で支給額のバランスを考慮することも重要です。

 

出張コストの削減やスマートな出張管理には無料で使える出張管理システム「出張手配プラス」

 

 

出張旅費規程の作成方法

上記のとおりメリットの多い出張旅費規程ですが、作成にあたってはいくつかポイントがあります。

ここからは、出張旅費規程の作成方法や例文サンプルなどを紹介していきます。

 

①目的を定める

まずは出張旅費規程の目的を定めます。

 

（例文・サンプル）この規程は、就業規則第○条に基づき、役員および社員が社命により出張または転勤赴任する際の旅費や手続きについて定める。

 

②適用範囲を定める

出張旅費規程の適用範囲を定めます。原則対象者は役員を含めた全社員ですが、パートや契約社員などが出張する必要がある場合は、別途明記しておきます。また、出張だけでなく転勤時にかかる引っ越し費用なども規定できます。

 

（例文・サンプル）この規程は、就業規則第○条に定める社員について適用する。ただし社員以外の者であっても役員の承認を得ている場合は本規程を準用することができる。

 

③どのような場合が出張か定義する

どのような場合に旅費支給の対象とするのか、出張の定義を具体的に規定する必要があります。一般的には宿泊を伴う出張や、出張者の勤務地を起点として出張先までの距離が片道100km以上の場合を「出張」として定義する企業が多いようです。

 

（例文・サンプル）出張とは、就業規則第○条第○項に基づき、通常勤務地を起点として目的地までの距離が片道１００ｋｍ以上の場所に移動し、職務を遂行するものをいう。

 

④出張中の勤務時間を規定する

出張時はタイムカードなどがなく勤務時間の算定がむずかしいことから、あらかじめ勤務時間の取扱いを定めておきます。所定労働時間を勤務したものとみなすことが一般的です。

 

（例文・サンプル）出張中の勤務時間は、就業規則第○条の定めにより、所定労働時間勤務したものとみなす。

 

⑤旅費の項目と支給額を規定する

旅費として支給する項目の規定も必要です。どのような旅費が支給されるのかを具体的に規定します。大きく分けて、交通費、宿泊費、日当の3つとなり、項目ごとにそれぞれ支給額や利用出来る条件、実費精算か定額支給かなど支給方法についても定めます。

 

交通費

交通費については実費精算・定額支給どちらも利用できますが、一般的には項目ごとに上限額を決めた上で実費精算とする会社が多いでしょう。また役職に応じてグリーン車やビジネスクラス使用の可否を区分している会社が一般的です。

鉄道、船舶、航空機の3つが主に利用される交通機関ですが、場所によっては公共交通機関が軟弱な地域もあることから、タクシーなども「所属長の承認を受けた場合に乗車できる」などと柔軟に定めるとよいでしょう。

 

（例文・サンプル）利用する交通機関は、鉄道、船舶、航空機、バスとし、タクシーはやむを得ない場合に限り、且つ所属長の許可を受けた場合に限って利用するものとする。

 

宿泊費

宿泊費の精算方法には、実費精算と定額支給のいずれも利用が可能ですが、かつて定額支給を採用していた企業が約53%だったのに対し、現在は実費精算に移行する企業が増え、56%程度となっています。また、都市部とその他地域では宿泊費の相場が異なるため、地域ごとに異なる上限を設定する企業も一般的です。さらに、役職ごとに上限額を分けることも一般的な対応です。

 

（例文・サンプル）1泊当たりの宿泊費は「一般社員 8,000円」「管理職 10,000円」「役員 12,000円」を上限とする。

 

日当

日当については定額支給が一般的です。しかし支給する金額については明確な基準がなく「社会通念上の常識範囲」の中で会社側が自由に設定できます。役職に応じて支給額を変えることもできますが、役員と社員の間でバランスの取れた金額である必要があります。

 

（例文・サンプル）日当は１日につき次に定める金額とし、出発の日から帰着の日までの日数によって計算する。「一般社員2,000円」「管理職2,500円」「役員3,000円」

 

⑥出張に必要な手続きについて定める

出張申請や精算手続きの方法および期限について、必要な手続きを具体的に定めます。
 

出張申請

（例文・サンプル）出張を命ぜられた者は「出張申請書」に必要事項を記入し、記名捺印の上、所属長に提出し承認を受けなければならない。

 

予定の変更

（例文・サンプル）出張途中において、予定していた経路および日程を変更する必要が生じた場合は直ちに所属長に連絡し、その承認を受けなければならない。

 

旅費の仮払い手続き

（例文・サンプル）出張旅費は、「出張申請書」に基づいて概算額を仮払いすることができる。

 

出張報告および旅費の精算手続き

（例文・サンプル）出張業務が終了した場合、帰社後すみやかに次の書類を提出し、旅費の精算を行わなくてはならない。「旅費精算書」「旅費明細書」「出張報告書」「その他必要な報告書」

 

作成する際の注意点は？

旅費規程を作成する際には、いくつか気をつけるポイントがあります。ここからは、注意点について解説します。

 

全社員を対象にする

出張旅費規程は、役員を含む全社員を対象とする必要があります。ただし、役職に応じて支給額やグリーン車・ビジネスクラスなどの利用区分に差をつけることは可能です。役職ごとに異なる規定を設ける場合は、規程に明確に記載しておきましょう。

 

想定外の事態にも対応できるようにする

出張中は、急な病気や事故に巻き込まれる可能性があるため、あらかじめ対応を定めておくことで、緊急時にも落ち着いて対処できます。

また、災害などでやむを得ず滞在が延長された場合の日当や宿泊費の取り扱いについても、事前に規定しておくと安心です。特に海外出張では、テロ発生地域や治安の不安がある地域への渡航はリスクが大きいため、旅行傷害保険などの加入も規定しておくとよいでしょう。

 

社会情勢に合わせて妥当な支給金額に調整する

出張旅費規程の作成時には、旅費や日当の支給額を妥当な金額に設定しますが、社会情勢によってその妥当性が変わるため、定期的な見直しが必要です。

たとえば、海外出張では経済成長に伴い宿泊費が年々上昇する国もあり、設定金額が低いと宿泊先の手配が難しくなるケースもあります。また、為替の影響も受けやすく、近年の円安によって訪日外国人の増加が都市部の宿泊料金高騰に影響していることから、手配担当者の負担が増えているという声も多く聞かれます。

このような状況は非効率であり、場合によっては出張が難しくなり業務に支障をきたす可能性もあります。したがって、物価変動や社会情勢に合わせて規程を適宜見直すことが重要です。

 

旅費や日当の相場に関する関連記事

日当とは？相場や支給するメリットと設定のポイントを解説
出張費の相場ってどれくらい？国内・海外の旅費相場と経費削減のポイントを解説

 

出張報告書や出張旅費精算書の作成を徹底する

出張旅費規程に基づいて支払う日当は、領収書は不要ですが、日当を支給する根拠として出張報告書の提出が欠かせません。なぜ出張が必要だったのか、出張で何をしたのか現地での業務を記録する必要があります。また、旅費精算がある場合は、出張旅費精算書も同時に提出してもらいましょう。

 

関連記事：
作成に悩む人におすすめ！ポイントをおさえた上手な出張報告書の書き方

 

旅費規程作成後は労基署へ届出が必要

出張規程を作成するだけでは、その効果は発揮されません。取締役会や株主総会などの正式な意思決定機関で決議し、承認を得ることが重要です。

出張旅費規程の制定は会社の任意ですが、原則として全社員を対象とするため、規程を作成する場合は労働基準法第８９条第１０号に基づき就業規則の一部として扱われます。作成後は労働基準監督署へ届け出が必要です。

また、出張旅費規程を新たに作成または変更した際には、就業規則の作成・変更時と同様に、従業員の過半数代表者の意見を聴き、その証拠書類を添付して労働基準監督署に届け出を行う必要があります。さらに、従業員への周知を行うことが労働基準法で定められた手続きであり、これによって初めて規程が有効になります。

 

旅費の定額支給・実費精算どちらもデメリットがある

出張旅費のうち、交通費や宿泊費は定額支給と実費精算のどちらかを選択できますが、それぞれにメリットがある一方でデメリットも発生します。

定額支給にすることで、交通機関や宿泊先の領収書の確認や経理処理といった経費精算の手間を大幅に削減できます。しかし、その反面、宿泊先を節約して差額を出張者が手元に残すなど、実際の費用よりも多く支払うケースが発生する可能性があります。また、出張頻度が少ない社員から不公平に感じられることや、コンプライアンス面での課題も考えられます。

一方、実費精算で支給する場合、実際の費用に基づいて精算できる反面、経費精算に多くの手間がかかることが問題となりがちです。

 

出張管理システムの導入で旅費規程の正しい運用を

出張旅費規程を正しく運用するためには、従業員への周知とルールの遵守が重要です。

ただし、規程内容が複雑になるほど従業員にとって理解しにくくなり、周知が難しくなる可能性があります。また、実費精算や定額支給といった経費精算の面でも課題が生じやすい点も挙げられます。

こうした問題を解決するためには、サポートツールの導入が効果的です。特に、エルクトラベルの出張管理システム「出張手配プラス」を導入することで、旅費精算の手間を大幅に削減でき、旅費規程の遵守も容易になります。

 

一括請求で旅費精算業務を削減

出張管理システムで出張手配を行うと、各社員の出張費が一括して会社に請求されます。これにより、出張者や経理担当者にとって大きな負担だった仮払いや立替精算が不要になり、業務負担が多方面で軽減されます。また、社員と会社の間での出張費のやり取りがなくなるため、不正が発生しにくくなるでしょう。

精算業務の削減により、業務効率が向上するだけでなく、旅費規程違反の防止にもつながるため、多くのメリットが期待できます。

 

社員の行動管理がしやすい

出張管理システムを利用して出張の申し込みを行うと、管理者は全社員の出張内容を簡単に把握できるようになります。「誰が」「いつ」「どこに」「どのような出張をしているか」が可視化されるため、災害などの非常時にもスムーズに安否確認を行うことができるでしょう。

また、社員にとっても自身の行動が管理されているという意識が高まるため、不正防止や内部統制の強化にもつながります。

 

宿泊費の定額支給・実費精算どちらも対応可能

宿泊費の精算方法は、エルクトラベルからの一括請求または現地払いの選択が可能です。これにより、出張経費の実費精算と定額支給の両方に対応しています。

また、現地払いを選んだ場合でも、管理者が宿泊プランの詳細を確認できるため、出張旅費規程の改定時に活用できる参考データとして役立ちます。

 

出張申請書は電子化に対応

エルクトラベルが無料で提供する出張管理システム「出張手配プラス」では、出張申請書の電子化に対応しています。煩雑になりがちな出張申請・承認フローもスマホから簡単に行えるため、事務作業にかかる時間を短縮できるでしょう。

また、出張申請が行われると承認者に自動で通知が送られるため、承認が滞る心配もありません。

 

出張旅費規程を作成して節税しよう

出張旅費規程を作成することで、旅費や諸経費を非課税にし、節税対策や業務効率化を図ることができます。作成には手間がかかりますが、会社と社員の双方に大きなメリットがあるため、本記事のポイントを参考に作成を検討してみてください。

さらに、規程の策定だけでなく、効果的な運用には出張管理システムの利用が重要です。特に、エルクトラベルの「出張手配プラス」を活用することで、出張内容の可視化や規程違反の防止が可能になります。

また、精算業務も削減でき、無料で利用可能なため、出張旅費規程の作成に合わせ「出張手配プラス」の導入も検討してみてはいかがでしょうか。

 

関連記事：
作成しても旅費規程違反は意外に多い！正しい手配で出張管理の徹底を
Web会議の利用でコスト削減？出張費をカットするポイントを総まとめ
定義がポイント！出張手当で会社の手間と経費を削減する方法
食事代や日当も含まれる？出張経費の相場やポイントを徹底解説