Web会議の利用でコスト削減?出張費をカットするポイントを総まとめ

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出張費を削減するポイント10選を大公開

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出張費を削減するポイント10選を大公開

出張費は企業の経費の中でもコスト削減が可能なポイントです。

近年ではWebを活用した新しいコスト削減方法が登場し、出張費のカットが簡単にできるようになっています。

そこで、出張費の削減方法をまとめてみましたので、紹介していきましょう。

 

 

出張にかかる費用を抑えるメリット

出張費のコスト削減に成功すると、手元の資金が増やせます。事業資金が増えることで他の支出に回せるようになり新たな取り組みも始められるでしょう。

また、出張費を抑えた結果、移動時間の短縮が可能になるケースもあります。浮いた時間で別の作業が進められるようになり、作業効率の向上にも期待できるのです。

 

出張費のコスト削減を可能にする方法

出張費のコスト削減には非常にたくさんの方法があります。

ただし、業種によって適したコスト削減方法は異なるでしょう。よって、企業のスタイルに応じた出張費のコスト削減方法を選ぶ必要があります。

 

Web会議の利用

コロナ禍で注目を集めたWeb会議。Web会議であれば離れた場所の取引先であってもFace to faceでのやり取りが可能ですので、相手の表情を見ながら話しを進められるメリットがあるでしょう。

なにより、Web会議であれば出張費をゼロに抑えられ、出張費の大幅なコスト削減ができます。

さらに、Web会議は場所を選ばないことから、在宅ワークを導入している社員も簡単に参加できます。

 

出張旅費規程の作成

出張費として考えられるものには交通費や宿泊代などがあるでしょう。

しかし、出張旅費規程を制定し出張手当を整備しておくと出張手当も経費として計上できるようになります。

出張手当は出張時の雑費をまかなう目的で支給するものであり、移動時間や労働時間が長くなりがちなことに対する慰労の意味も込めて支給するものです。

出張手当があることで社員の出張に対するモチベーションの向上にもつながるでしょう。

出張手当が経費となることで企業は節税が可能になり、大幅なコスト削減ができるようになるのです。

関連記事:
出張旅費規程で節税ができる?旅費規程のメリットと作成時の6つのポイントとは

 

旅行代理店の見直し

出張手配を旅行代理店に依頼している会社は、旅行代理店の見直しも検討してみましょう。

なぜなら、手数料の高い旅行代理店に依頼すると、出張費がかかりすぎてしまうからです。

Webのみでビジネスを行う旅行代理店などは、窓口をもつ旅行代理店と比較しても手数料が安い傾向がみられますのでコスト削減につながるでしょう。

 

宿泊費の定額支給の廃止

出張旅費規程に宿泊費の定額支給を制定しているのであれば、出張旅費規程の見直しをしてみましょう。

宿泊費を定額支給することで、旅費精算にかかる手間をカットできるといったメリットはありますが、受け取った宿泊費よりも安いホテルに宿泊し、その差額を手元に残す社員も多く、出張費がかかり過ぎてしまうでしょう。

定額支給を廃止し、宿泊費に上限を設定し実費精算とすることで、コスト削減が可能です。

 

JR東海のエクスプレス予約法人サービスを利用する

出張費のコスト削減には、交通費の見直しも1つのポイントでしょう。

東海道・山陽新幹線の利用が多い企業は、JR東海のエクスプレス予約法人サービスを利用することもおすすめの方法です。
エクスプレス予約では、東京駅から博多駅までの区間をカバーしていて、PCやスマートフォンから簡単に購入や変更ができます。
チケットレスで発券されるためスピーディーに乗車することができ、窓口に並ぶ時間を削減できます。

エクスプレス予約は費用面でもメリットがあり、年会費無料なのに、東京-新大阪間の利用はいつでも1,100円安くなります。
また、乗車時間帯は限られますが、早く購入するとお得な早特を利用することもでき、東京―新大阪間で3,000円以上お安く利用することもできます。
さらに、変更は何回でも手数料が無料なことに加え、キャンセル料も通常の切符よりお得な設定のため、急な変更の多い出張でも安心です。

上記以外にも、出張者の利用実績データの把握や、一括後払精算によって経費精算業務を効率化できる上に、社員の立替負担も軽減ができるのです。

 

格安航空会社の利用など移動手段の見直し

飛行機での移動が多い会社は、出張費のコスト削減ポイントが多いでしょう。

出張にはLCCと呼ばれる格安航空会社の利用がオススメです。

LCCの発着空港が近くにあるかといった点も問題ですが、LCCであれば運賃が安いのが特徴で、時期やタイミングを合わせると最大で8割引きで利用できるチャンスがあります。

LCCの格安プランはキャンセルや変更ができないといった制限が設けられていますので、確実に出張に行くことが分かっている場合には出張費のコスト削減が可能です。

 

宿泊日数の削減

Web会議ができず、どうしても対面で話をしなければならない取引先もあるでしょう。

そのようなときは、宿泊日数を減らすことで出張費のコスト削減が可能です。

出張日数が長くなればなるほど宿泊費がかさみますので、できるだけの準備は会社で行い、出張先でスムーズな会議ができるようします。

そうすることで、宿泊日数が抑えられるでしょう。

1泊1万円のホテルに2泊すると2万円ですが、1日で会議が終われば1泊分で済み、出張費が大幅に抑えられます。

宿泊を伴う出張の場合にはどれだけスムーズに仕事ができるかを考え、宿泊日数の削減に努めましょう。

 

時期を選ぶ

宿泊代やLCCの航空券は旅行客が少ないシーズンに安くなることがあります。

また、曜日によっても交通費や宿泊代が抑えられるケースもめずらしくありません。

したがって、それほど急いでいないのであれば時期を選んで出張に出かけることも1つの方法です。

観光地などの場合には土日や観光シーズンの宿泊費が倍に跳ね上がる可能性もありますので、その点をしっかりと考慮して出張費のコスト削減を目指しましょう。

 

早割や出張パックを利用する

急に出張が発生する会社も多いですが、出来る限り早めに計画する事がポイントです。

前もって出張を計画できると、出発14日前や28日前の早割航空券を利用できるため、通常価格の3割から5割ほどお安く利用できる場合もあるでしょう。

また、宿泊が伴う場合は出張パックの利用がおすすめです。

出発7日前までの申込で、航空券や新幹線とホテルを別々に手配するよりも、3割から5割ほどお安く利用ができるでしょう。

 

社員の出張管理の徹底

社員それぞれに出張手配を任せていると、不正が起こりやすくなるでしょう。

カラ出張や水増し請求によって出張費がかさみ、会社の経営を悪化させてしまうことがあります。

出張費を抑えてコスト削減を目指すのであれば、社員の出張管理を徹底しましょう。

出張管理の方法にはさまざまなツールがあり、たくさんのサービスも提供されていますので、利用してみるのがオススメです。

また、会社が社員の出張管理を徹底すると、社員には管理されているという意識が生まれます。

その結果、不正が少なくなるでしょう。

出張を可視化してコストの洗い出しを可能にするシステムは多く、出張時の申請や精算といった業務がカットできるものもあります。

出張管理の徹底によってコスト削減だけでなく業務の効率化も目指せるのが魅力です。

 

出張手配サービスの導入で経費削減

出張費でのコスト削減を可能にし、社員の出張管理も目指すのであれば出張手配サービスを導入してみましょう。

なかでも、エルクトラベルで出張手配サービスを利用すると、コストを削減してスムーズな出張が可能です。

ここからは、エルクトラベルの紹介をしていきます。

 

エルクトラベルだからできること

エルクトラベルでは、快適な出張手配ができる環境が整えられています。

簡単なアクセスで出張の予約ができるようになり、出張申請や精算といった面倒な事務処理が大幅にカットできます。

エルクトラベルを利用すると、出張費のコスト削減だけでなく業務の効率化にも効果が期待できるのです。

 

交通費のコスト削減を実現

出張費のなかでも交通費はコスト削減が難しいポイントです。

出張者自身で飛行機の予約をしている会社では、多くの場合に出張旅費規程内であれば出張者の好みの航空会社で手配しているでしょう。
お気に入りの航空会社のマイレージを貯めていたり、わざわざ各社のサイトで料金比較する手間を避けるためです。
しかし、殆ど同じ時間帯に数千円~1万円以上安くなる便があることも多く、無駄な経費を払いすぎている場合があります。

エルクトラベルでは各航空会社を一括で検索ができますので、近い時間帯の安い便を一目で把握できコスト削減に役立つでしょう。
しかも、国内航空券は独自の割引設定があるため、急な出張でもお得な料金が利用できると評判です。
また、申し込みと同時に企業管理者にも申込内容が通知されますので、出張者のコスト削減意識の向上にも効果が期待できます。

 

一括請求を導入

出張費を社員に立替払いさせ、後日精算に応じる会社も多いでしょう。

また、後日精算は手間だからと専用のクレジットカードを持たせる会社も見られます。

しかし、これらの方法では業務効率が下がったり不正が起こったりといったマイナスの可能性があるでしょう。

エルクトラベルでは、社員が手配した出張費用を会社に一括で請求します。

精算業務がまるごとカットできることからスムーズに業務が進み、会社のカード使用による不正のリスクも減らせるでしょう。

さらに、自社ワークフローの管理番号やコスト負担先コードなど、任意の管理番号などを申込書や請求書に付加することができるため、事務作業の負担軽減にも役立つでしょう。



出張管理が簡単に

エルクトラベルで出張手配をすると、管理者は誰がどのような手配をしたのかが一目でわかるようになります。

出張管理が容易になることで不正を防ぎ、出張費のコスト削減を可能にするでしょう。

出張管理を徹底することで、社員の意識改革にもつながるのです。

 

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出張費のコスト削減で企業に可能性を

出張費のコスト削減にはWeb会議の導入や出張旅費規程の作成、旅行会社の見直しや出張管理の徹底などたくさんの方法があります。

しかし、業種ごとに出張のスタイルは異なりますので、自社にぴったりの方法を選ぶことが大切です。

出張費のコスト削減ができると会社の利益の向上にもつながります。

エルクトラベルであれば、社員の出張管理をしつつ面倒な業務のカットが可能です。

さらに、出張旅費のコスト削減もできるサービスですので、導入してみてはいかがでしょうか。

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