食事代や日当も含まれる？出張経費の相場やポイントを徹底解説

出張経費とは

出張は業務の一環であり、会社や上司の指示により行われるものです。

税法では、商談などにかかる費用を経費として認められていることから、出張でかかった費用も経費となるケースが多いでしょう。

出張時には諸費用がかかりますが、実費での精算が可能な交通費や宿泊費が出張経費として考えられています。

ただし、出張経費として認められるためには、出張者が領収書をしっかりと受け取って精算しなければなりません。

 

どこまでが経費に含まれる？

出張にかかる費用は経費となりますが、出張と関係のない費用やあまりに高額な金額の場合には経費として認められません。

税務署調査によって問題が指摘される可能性も考えられますので、どの範囲までが経費かを知っておくのが良いでしょう。

 

旅費や交通費

出張先に出向くときに利用した飛行機や新幹線・電車・バスなどの料金は、旅費交通費として出張経費に含まれます。

出張に必要と判断される移動手段であれば経費として精算ができますので、タクシー代やレンタカー代であっても経費としての計上が可能です。

ただし、歩ける距離であるにもかかわらずタクシーを利用した場合や、飛行機で行くべき場所に新幹線を利用したといった場合には金額が通常の範囲をこえてしまうことがあります。

このケースでは経費として認められませんので注意が必要です。

また、出張者が不正に多額の旅費や交通費を精算しないよう、規定を設けて移動経路を制限する会社もみられます。

したがって、旅費交通費として認められる範囲は、会社ごとに異なるのもポイントです。

 

宿泊費

遠方への出張や、海外出張の場合の宿泊費も経費に含まれます。

宿泊費を仕訳するときには、旅費交通費の勘定科目に分類されますので、覚えておくのが良いでしょう。

出張費の場合にも、社員が度をこえた宿泊先を選ばないよう、精算できる宿泊料金の上限を設けている会社も多いものです。

上限を超えた場合にはその差額を出張者が支払うという規定を設けている会社も少なくありません。

 

出張手当（日当）

出張費の立替精算や後日精算は非常に手間がかかるため、日当と呼ばれる出張手当を支給している会社も多いでしょう。

日当は、あらかじめ決められた1日当たりの金額を支給するシステムをいい、この日当も出張経費としての計上が可能です。

日当には、旅費交通費のほかに備品代、通信費なども含まれていることが多く、出張時の社員の出費を減らせると高く評価されています。

実際に精算した金額が日当よりも少なかった場合でも、払い戻す必要がありません。

ポケットマネーが増えるチャンスもあり、出張者のモチベーションも向上します。また、日当も経費としての計上が可能ですので、課税の対象にはなりません。

会社にとっては法人税や消費税が節約できるためメリットが大きいといえるでしょう。

さらに、日当を受け取った出張者の所得税や住民税も非課税として扱われます。日当を支払うことによって双方にメリットがもたらされるのです。

関連記事：
旅費や日当（手当）は課税されない？出張と節税の関係を大調査

 

食事代は含まれないので注意を！

出張経費を考える際に問題とされるのが昼食を含めた食事代です。

出張は通常の勤務先を離れた場所での仕事となることから、長期にわたる可能性も高いでしょう。

しかし、食事代と出張との結びつきは弱く、出張がなくても発生するものだと考えられています。

仕事をしない場合でも食事が必要となることから、原則として会社が食事代を負担しないケースも多いでしょう。

食事代は経費にはなりませんので、支給する会社の節税にもつながらないといえるのです。

 

食事代もうまく支給するには？

食事代は出張経費には含まれないことから、食事代を支給した場合には課税の対象となります。

しかし、出張手当や日当のなかに食事代を含む場合には経費として扱うことが可能です。

手当はあらかじめ決められた金額を支給するものですので、食事代を含んだ金額を支払っていても問題はありません。

また、出張手当や日当に含めなくとも食事代がどのような目的で使われたのかによっては、経費となる可能性があります。

食事と会議がセットになったケースにおいて、5,000円までの場合には勘定科目を会議費に分類できるでしょう。

取引先の接待で食事代が発生した場合には接待交際費の勘定科目が選べます。

そのほかに慰安旅行時の食事代は福利厚生費となるため知っておくのが良いでしょう。

 

 

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出張手当の相場は？

出張手当があまりにも高額な場合には出張費として認められないことがあるでしょう。そのため、出張手当の相場を知っておくことが大切です。

ただし、一般的な社員と社長・部長などの出張費用には差をつけても問題はありません。

日当の相場は宿泊費も含めるか・含めないかで大きく異なります。また、会社の規模や公務員・個人事業主などによって異なりますが、いくらぐらいなのでしょうか。

ここからは、宿泊費を含めない一般的な会社の日当の相場を役職ごとに紹介していきましょう。

関連記事：
出張手当の相場や支給するメリットを解説

 

国内出張の相場

国内出張にかかる日当の相場は、日帰り出張か宿泊を伴う出張かで違いがあります。

また、役職によっても相場には差がみられるといえるでしょう。

日帰りの場合の相場は部長クラスで2,700円、課長クラスで2,500円程度とされています。

一般社員の相場は2,100円程度と考えましょう。

宿泊を伴う場合には相場が上がり、部長クラスで2,900円、課長クラスで2,700円、一般社員は2,400円程度といわれています。

 

海外出張の相場

海外出張の日当は、国内出張よりも多く支給されるのがポイントです。

ただし、どの国へ出張したかによっても支給額は異なるといえるでしょう。

北米への出張では、部長クラスが5,600円、課長は5,300円、一般社員で4,900円程度です。

中国への出張の場合には少し金額が低くなり、部長で5,200円、課長で4,900円、一般社員には4,500円程度が相場でしょう。

 

出張経費を明確にする旅費規程

日当を支給し経費として計上するためには、出張経費を明確にした出張旅費規程を整備する必要があります。

ここに定められている内容をもとに、初めて経費として認められるのです。

一方、経費とならない分は給与として扱われ課税の対象になってしまいます。

出張にかかる費用を経費として支給できると、日当を支払う会社の消費税や法人税の節約が可能です。

さらに、日当を受け取る出張者の所得税と住民税も非課税となりますので、お互いに節税が可能でしょう。

したがって、出張旅行規程をしっかりと整備し、経費として日当を支給するのがおすすめです。

関連記事：
出張旅費規程で節税ができる？旅費規程のメリットと作成時の6つのポイントとは

 

旅費規程を作成するそのほかのメリット

先ほども紹介した通り、出張旅費規程を作成すると節税というメリットがあります。

そのほかにも、出張経費を精算する手間を削減するというメリットも考えられるでしょう。

頻繁に出張を行う企業で実費精算を行っている場合には総務課の後日精算業務が増えてしまいます。

たくさんの領収書をチェックし、毎日のように精算業務に追われている経理担当者は少なくないでしょう。

経理の業務量が増えてしまうことで人材確保が求められ、人件費がかかりすぎることがあります。

そのような理由から、出張旅行規程をしっかりと整備し、日当としての固定額を支給するのが良いでしょう。

 

食事代の支給以上に徹底すべき出張管理

食事代を経費として支給するには、出張旅費規程を整備して日当として支払うなどの方法があります。

しかし、出張者の管理を怠ると、不正に出張費が精算されてしまうケースも考えられるでしょう。

領収書の水増しなどが行われる可能性もあるため、会社は出張管理を徹底する必要があります。

 

出張管理ならエルクトラベル

食事代などを不正に請求されてしまわないよう、しっかりと出張管理をするためにはエルクトラベルに出張手配を依頼するのがおすすめです。

ここからは、エルクトラベルを利用するメリットを紹介しましょう。

 

一括請求で仕訳が簡単に！

エルクトラベルを利用すると、従業員がそれぞれに行った出張手配の請求をひとまとめにすることが可能です。

請求を月単位にまとめ、会社に一括で請求しますので、たくさんの領主書の管理や精算業務に追われることがないでしょう。

また、請求されたすべての金額を旅費交通費として計上できることから、仕訳が非常に楽になるのです。

さらに、請求が1つになることで出張者が不正に出張費を請求する可能性もなくなるでしょう。

出張管理がしっかりと行えることで、会社の経営状況の向上も期待できます。

 

出張手配の手間を削減

出張費の上限が決められている会社では、旅行会社の出張プランなどを比較して安いものを選ぶ必要があります。

少しでも出張に便利な時間帯で安い料金のものを選ばなければならない場合には、検索だけでも時間がかかりすぎることがあるでしょう。

その点、エルクトラベルでは最安値での移動手段の検索が簡単です。

チケットは1枚からの手配ができますので、少人数で出張に行く際でも予約しやすいのが魅力でしょう。

 

出張手配の利用料が無料

航空券やホテルの手配が簡単で精算業務が大幅に削減できると評判の出張手配サービスですが、利用料がかかることもあります。

月額で利用料金がかかる場合には、出張に行かない月の利用料も支払わなければならないでしょう。

その結果、どれだけ安いチケットが見つかっても、経費がかかりすぎてしまうことがあります。

エルクトラベルでは出張手配の利用料が無料です。

出張の頻度が高くない会社でも利用できますので、費用を大幅に抑えることができるでしょう。経費が節約できると、日当を支給して社員の食事代に充てることも可能です。

出張での食事代が浮くと社員のモチベーションが向上しますので、成果が期待できる可能性が高まります。

 

海外出張にも対応

エルクトラベルの出張手配は海外にも対応しています。

仕事で海外に行く際には飛行機のチケットやホテルのほかにも、現地でのレンタカーの予約や観光の手配などが必要になることがあるでしょう。

それらすべてが手配できますので、非常に便利です。

また、渡航先によってビザが必要となる場合でも、取得代行を依頼できることから、業務に支障をきたすことなくすべての手配が完了します。

さらに、土地勘のない海外では宿泊先を見つけるのも大変な作業といえるでしょう。

その点、エルクトラベルには経験の豊富なスタッフがそろえられていますので、さまざまなアドバイスを受けることが可能です。

安心して手配が任せられ、不安のない状態で出張へと旅立てることから、高く評価されているサービスです。

 

発券手数料が大幅に抑えられる

手配サービスを利用して飛行機のチケットを予約する際には発券手数料がかかるケースがほとんどでしょう。

発券手数料を航空券の代金と連動させているところも多く、遠方への出張の際には発券手数料がかかりすぎることがあります。

どれだけ安い航空券を手配しても発券手数料によって結果的に高くなることはめずらしくなく、会社の経費を圧迫してしまうのです。

しかし、エルクトラベルの発券手数料は、一律に設定されています。

遠方へと旅立つ場合でも、発券手数料が変わらないことから、費用が抑えられるでしょう。

 

国内ホテルは楽天トラベル・じゃらんと提携

エルクトラベルで検索できる国内のホテルは楽天トラベル・じゃらんと提携していますので非常に豊富です。

たくさんのホテルの中から出張先にぴったりの場所が選べ、快適な出張が楽しめるでしょう。

また、在庫もリアルタイムで更新されていることから、空室状況を知るためにホテルからの返答を待つ必要がありません。

快適な宿泊先をすぐに見つけられると評判で、出張手配にかかる時間の大幅な短縮も可能です。

 

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経費と手配サービスを上手に活用して会社の利益向上を目指そう

出張にかかる費用は経費として扱われますので、課税の対象にはならず、税金の節約が可能です。

ただし、食事代は経費としては認められていませんので注意しましょう。

食事代を支給するためには日当を利用するのも1つのアイデアです。

また、出張手配の方法を見直すだけでも、経費の削減は可能でしょう。

エルクトラベルの出張手配サービスを利用するとたくさんのメリットが期待できますので、相談してみるのをおすすめします。

 

 

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