【2024年版】評判の良い出張手配代行サービス7社を徹底比較

上司が出張するということで、「出張手配の方をお願い！」と秘書をしていると言われることがあります。

秘書に時間があれば問題ありませんが、仕事が溜まっていたら出張手配に割く時間がないかもしれません。

そこでおすすめなのが、出張手配を代行してくれる「出張手配代行サービス」と、出張関連のデータを管理してくれる「出張管理システム」です。

エクセルなどでも出張管理は行えるのですが、やはり効率化を考えるならこれらのサービスを利用していきましょう。

 

出張手配代行サービスと出張管理システムの基本情報を抑えよう

まずは、出張手配代行サービスと出張管理システムとはどういったものなのか簡単に解説します。

前提として、この2つのサービスには違いがありますが、どちらのサービスも提供している業者がほとんどです。

どちらか一つしか提供していない業者は余りありません。ただし、片方は無料だが片方は有料などの差はあります。

 

出張手配代行サービス

出張手配代行サービスとは、出張で利用する新幹線のチケットや飛行機の航空券といった移動手段、出張先で泊まるホテルなどの手配を代行して行ってくれるサービスです。

旅行サイトが提供していることが多く、個人だけでなく法人専用の出張手配サービスの提供も増えてきました。

出張手配の手間が取られませんし、専門家が費用や時間効率などを第一に考えてくれますので、最適な旅行プランを提供してくれるでしょう。

出張手配の効率化を目指すのであれば使うべきサービスと言えます。

 

出張管理システム

出張管理システムとは、出張申請から承認・手配・報告・精算まで一連のプロセスを効率化させるシステムです。

紙やハンコなどが必要ありませんのでペーパーレスに繋がりますし、申請処理の時間も格段に短縮することができます。

出張者、管理者、総務課、すべての業務が効率化するでしょう。

使い方も慣れれば簡単なものばかりとなっており、最近では出張管理システムを導入する企業も増えています。

 

どういった点を比較するのか

比較ポイントとして挙げられるのは以下の5点です。

• 運営会社(どこが運営して提供してくれているのか)
• 手配してくれるサービスの内容(移動手段・ホテルの種類など)
• 利用料金(初期費用・月額利用料金など)
• 海外出張にも対応しているのかしているのか(外国語に対応しているオペレーターの有無)
• 利用社数(何社利用しているのか)
• 評判や口コミの評価

基本期には、この5つを中心に比較していけば自社に合った出張手配代行サービスを見つけることができます。

しかし、比較対象を絞ることも大事で、すべての条件で一致したサービスを探すことに躍起にならないようにしましょう。

 

出張管理システムを比較する際の4つのポイント

出張管理システムは、出張手配代行サービスと比べて選ぶ際に熟考する必要があります。

なぜなら、出張手配代行サービスは代行会社がやってくれますが、出張管理システムは自分で管理する必要があるからです。

基本的には以下の4つのポイントを押さえておきましょう。

• 使いやすいシステムか
• 海外出張にも対応しているか
• 経費の可視化ができるか
• 他のシステムとの連携可能か

 

使いやすいシステムか

まずは、管理者・出張者が使いやすいシステムを採用しているかが最も大事です。

どちらかが使えないシステムを導入してもまったく意味がありません。

どのデバイスからでも出張申請ができるのか、出張承認の処理もすべてシステム内で完結できるのか、など管理者だけでなく出張者でも手軽に利用できるかに注目してみましょう。

例えば、移動手段やホテルなどを社内規定に沿った内容でプランを自動的に検索できるシステムがあれば、その分だけ管理工数を削減することができます。

さらに、出張データを保存し、過去のデータも引き出せるシステムなどがあれば、次回以降の出張プラン作成時の時間短縮にも繋がるかもしれません。

 

海外出張にも対応しているか

出張は国内だけとは限りません。場合によっては海外出張になることもあるでしょう。そうなった際に、海外出張に対応しているシステムなのか確認しなくてはいけません。

海外出張で最も大事なのは、出張に行ってる従業員の安否確認です。危機管理徹底のためにも、従業員の居場所が確認できるシステムを選ぶようにしましょう。

 

経費の可視化ができるか

経費の把握は出張において非常に大切な要素です。

そのため、出張者の出張申請の提出から報告までの間に使われたすべての経費を管理できるシステム構築をしたいところです。

• 「いつ、どこに、誰が」出張するのか
• 費用は社会規定に沿っているのか
• 用途不明な経費が発生していないのか

などを管理者の元でいつでも把握できると理想的と言えるでしょう。

 

他のシステムとの連携可能か

せっかく出張管理システムを導入したのに、社内の会計システムなどと連携できなければ効率が悪くなってしまいます。

その他にも、これまでのワークフローに対しても互換性が悪いなどという理由で、余計な作業工程が増えてしまう可能性もあります。

まずは社内のシステムと連動できるのか、互換性に問題はないのかを事前に確認し、もし導入した後でもメンテナンスなどの対応をしてくれるのかも確認しておきましょう。

 

出張手配代行サービス・出張管理システムの特徴を比較してみよう

では最後に、おすすめの出張手配代行サービスと出張管理システムを紹介します。それぞれ特徴をまとめましたので、そちらを比較しながら自社に合ったものを選んでくださると幸いです。

 

AI Travel

 

AI Travelは、出張に関する申請から手配まで一元管理できるシステムです。日時や出発地・到着地などを入力して検索すると最適なプランを提示してくれます。

予約変更やキャンセルなどの場合は、専用のチャットシステムからリクエストをして回答を待ちます。

料金

AI Travelは、初期費用や月額料金は有料となり、月に何回出張するのかなどの出張状況のヒアリングを受け、企業ごとに適切な利用料金が提案されます。

まずは問い合わせて見積もりを依頼してみましょう。

公式サイト：https://aitravel.cloud/

 

J’sNAVI NEO

 

J’sNAVI NEOは、旅行会社である「JTB」の子会社の株式会社JTBビジネストラベルソリューションズが提供している経費精算システムです。

JTBグループで提供している出張手配システムと連携ができWebブラウザからの利用が可能です。

新幹線や飛行機、ホテル、レンタカーなど各サプライヤーの法人向けサイトと連携して手配を進めるポータルサイト型のシステムです。

料金

料金はプランやご利用人数によっても変わります。出張手配システムと連携可能なプランは以下のプランになります。

【J‘sNAVI NEO スイート】
初期費用：別途見積
月額費用：30,000円～

公式サイト：https://www.jsnavineo.com/

 

じゃらんコーポレートサービス

 

じゃらんコーポレートサービスとは、「じゃらんnet」などを経営しているリクルートが提供している出張管理サービスです。

導入企業も20,000社以上と高い実績を誇っており、安心して利用できます。

料金

じゃらんコーポレートサービスは初期費用・月額利用料金ともに無料となっています。

公式サイト: ：https://www.jalan.net/jalan/doc/jcs/

関連記事：じゃらんコーポレートサービスとは？特徴やメリット・注意点を解説

 

Racco(ラッコ)

 

「Racco」は、株式会社楽天が運営している「楽天トラベル」が提供している法人向けの総合出張予約・管理サービスです。

Webから利用可能ですので、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどネット環境が使えるデバイスがあれば簡単に予約することができます。

料金

Raccoは初期費用・月額利用料金ともに無料となっています。楽天という安心感もあります。

公式サイト：https://travel.rakuten.co.jp/btm/racco/index.html

関連記事：楽天トラベルの出張手配サービス「Racco」を解説

 

出張なび

 

出張なびは、日本旅行が提供している法人向けのクラウドサービスです。ポータルサイト型のシステムで、JR西日本、JR東海、JR東日本や各航空会社などの外部システムに接続して手配を行います。

料金

初期費用、利用料ともに有料（※要問い合わせ）

公式サイト：https://ar-g.nta.co.jp/help/navi/hp/btm.html

関連記事：日本旅行の出張手配を解説！海外・国内どんな出張に強い？

 

Bzit

 

Bzitは、業界の中でも高い実績を持っている「JTB」が提供している法人向け出張手配・管理システムです。ポータルサイト型のシステムで、外部システムと連携して出張手配を行います。

料金

Bzitは、お申込みいただくサービスやオプションによって初期費用、利用料金が発生します、まずは問い合わせて見積もりを依頼してみましょう。

公式サイト：https://www.jtb.co.jp/bzit/

関連記事：JTBの出張手配サービスを解説

 

出張手配プラス

 

出張手配プラスは、出張手配専門旅行会社の株式会社エルク＜エルクトラベル＞が提供している出張手配・管理システムです。

出張手配プラスを通じて新幹線・飛行機・レンタカー・ホテルなど出張に必要なほぼ全てのパーツを手配でき、一部のパーツではオペレーターによる出張手配代行サービスも扱っています。

サービス開始から6年で1,800社以上の利用実績があり、急成長中のサービスです。

料金

出張手配プラスは、初期費用・月額利用料金ともに無料となっています。

公式サイト：https://www.tehaiplus.com/

 

まとめ

今回の記事をまとめると以下のようになります。

出張手配は秘書や総務の課題として任されることが多いですが、手間や効率化を目指すのであれば出張手配代行サービスの利用を検討してみましょう。

出張管理システムも導入する企業が増えており、使い方や管理のやり方も慣れれば非常に簡単です。

どちらも利用・導入するメリットの方が多いので、ぜひ一度検討してみてください。