旅費や出張手当（日当）は課税されない？出張と節税の関係を大調査

出張手当（日当）及び出張経費とは

まずは、「出張手当（日当）」の言葉の意味やどういった趣旨で支給されているのかを解説していきます。また、似たような言葉の「出張経費」についても併せて解説していきます。

 

出張手当（日当）

出張手当（日当）は、従業員が通常の勤務地を離れ、遠方に出張する際に支払われる手当です。出張日当や宿泊日当と呼ばれることもあります。出張手当（日当）の目的は、出張によって増加する従業員の出費を補填することです。通常の勤務地では自炊などで出費を抑えることができますが、出張時には外食やクリーニング費用など、日常では発生しない支出が増えることがあります。出張手当を支給することで、従業員のモチベーション維持が期待できます。

さらに、出張業務は移動や会食などで拘束時間が長くなることが多く、精神的・肉体的負担も増加します。そのため、出張手当にはこうした疲労を労う目的も含まれています。

なお、出張手当は法的に義務付けられていないため、企業が支給の有無や支給額を自由に決めることができます。一般的には、宿泊の有無や役職、国内・海外出張によって支給額に差を設けています。

 

出張経費

出張経費とは、従業員が出張する際にかかる経費を指します。法律で明確な基準はないため、どこまでを出張経費とするかは各企業の規定に基づいて決定されます。一般的には、出張時の交通費（新幹線や飛行機など）、宿泊費（ビジネスホテル代など）、および出張手当（日当）が含まれます。ただし、業務に関係のない支出や不当に高額な費用は、出張経費として認められません。そのため、出張旅費規程を設け、出張の定義や経費として認める範囲を明確にすることが重要です。

出張経費の精算方法には、領収書に基づく実費精算、事前に定めた固定金額を手当として支給する定額支給、またはそれらを組み合わせた方法が一般的です。

 

出張手当（日当）は原則非課税

会社は社員に残業手当や住宅手当を支給していますが、これらは給与所得として所得税や住民税の課税対象です。一方、出張旅費に含まれる交通費、宿泊費、出張手当（日当）は給与として扱われず、課税対象外です。これらの費用は、業務遂行に必要な経費とされるため、原則として所得税や住民税は非課税となります。

 

消費税や法人税は？

会社が出張旅費や出張手当を社員に支給した場合、消費税については、その出張に通常必要と認められる金額は課税仕入れとなり、帳簿に一定の事項を記載することで仕入税額控除が可能です。

また、法人税についても、出張旅費や出張手当は全額損金として算入できるため、会社にとって法人税の節税となります。

 

支給方法によっては課税対象となることも

旅費や日当は原則非課税ですが、給与明細や賃金台帳に記載してしまうと、所得税などの課税対象となる場合があるため注意が必要です。

 

宿泊費をまとめて定額で支給する会社も

実費精算と比べると割合は少ないものの、出張時の宿泊費を定額で支給する会社も珍しくありません。宿泊費を一定額の日当として支給することで、経費精算が簡略化され、管理がしやすくなり、業務効率化を図っているのです。

宿泊費を日当に含めて定額支給する場合でも、宿泊費として通常必要な範囲内であれば出張経費として認められ、非課税の対象となります。

 

通勤手当は含まれないので注意を

出張時の交通費と通勤手当を同じものと考える人もいますが、これらは異なるものとして扱うべきです。

出張時の交通費は、出張旅費の一部であり、会社の命令により出張先へ向かう際にかかる費用を指します。一方、通勤手当は、従業員が会社へ通勤するための往復の交通費として支給される手当です。

出張旅費は非課税ですが、通勤手当は一定の非課税限度額を超えると所得税の課税対象となり、また、社会保険や労災保険の算定対象にもなるため注意が必要です。

 

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出張手当（日当）も経費としての計上が可能

出張手当は、出張の準備費用や外食代などを会社が負担するという考えのもと支給されています。出張手当（日当）は旅費交通費の勘定科目で仕分けされ、経費として計上でき、消費税の仕入税額控除も可能です。

出張時の交通費や宿泊費は実費精算されるケースが多いですが、日当は渡し切りが一般的で、社員が残額を精算する必要はありません。日当が余った場合でも、社員が自由に使うことができます。

さらに、日当は所得税や住民税が非課税であり、節税効果が期待できるほか、給与とみなされないため社会保険料もかかりません。

 

長期出張でも非課税に？

出張の目的によっては、長期になることもあります。その場合、日当を長期手当として支給しても非課税で扱われるのでしょうか。

出張時の日当は、短期・長期に関係なく所得税や住民税の課税対象にはなりません。ただし、役員報酬などに比べて日当が高額すぎると判断された場合には、課税されることもあるため注意が必要です。国内出張で通常の範囲を超えない限り、長期出張でも非課税となり、経費削減が可能です。

なお、海外出張に関しては、出張手当や航空券代、宿泊代など、海外で消費される部分については消費税の不課税取引となるため、仕入税額控除は適用されませんので注意しましょう。

 

いくらまでなら非課税に？

通常の範囲を超えない日当であれば非課税とされていますが、役職によって支給額が異なります。日当の相場は会社や業種によって異なりますが、宿泊費を含めない全業種の平均では、役員の日帰り出張の場合3,000円程度、一般社員の場合1,900円程度です。

相場よりも高すぎる日当を支給していると、税務調査で不正とみなされ、過剰分が給与として扱われることがあります。給与とされた部分には所得税や住民税が課されるため、適正な範囲で日当を支給する基準を設けることが重要です。

また、会社の事業規模によっても「通常の範囲」は異なるため、同業他社の日当を参考にし、適切な支給額を設定することも1つの方法です。

 

出張手当を非課税にするための手続き

社員に出張手当（日当）を支給して非課税にするためには、いくつかの手続きが必要です。手続きを怠ると、出張手当（日当）が非課税と認められない可能性があるため、税理士に相談のうえで手続きを進めておくことをおすすめします。

ここからは、必要な手続きについて紹介します。

 

出張旅費規程の作成

出張手当（日当）を非課税にするためには、出張旅費規程を作成し、支給に関するルールを明確にしておきましょう。出張旅費規程に記載された日当の金額が適正な範囲で計算されている場合、税務署から非課税として認められます。

また、規程どおりの金額を支給しているかも重要なポイントであるため、注意が必要です。

 

出張旅費精算書・出張報告書の作成

出張旅費規程を作成していても、出張が実際に行われたことを証明できなければ、日当は非課税として認められません。出張は会社の管理が届きにくいため、カラ出張が発生するリスクがあるためです。

そのため、出張が「いつ・どこで・どのような目的で」行われたかがわかる出張旅費精算書や出張報告書を作成しておくと安心です。これらに交通費などの領収書を添付しておけば、非課税の対象として認められやすくなります。

 

経費削減方法はほかにも！

出張手当を支給して非課税の対象とすることで節税が可能でしょう。しかし、節税ができる一方で、日当を支給すると出張経費が増えるため、会社の業績の観点からも可能な限り経費を抑えることが望ましいでしょう。ここからは、出張経費の削減方法を紹介していきます。

 

出張に行く回数を減らす

出張回数を減らすことで、その分経費を削減できるため、効率的な方法といえます。宿泊を伴う出張は拘束時間が長く、社員の負担も大きいため、出張回数を減らすことで社員の身体的負担が軽減され、効率的に働くことが可能になります。

コロナ禍を経てオンライン会議ツールが普及したことで、出張せずにオンライン会議で対応する企業も増えています。これを機に、新しいビジネススタイルへの転換を検討するのも一つの方法です。

 

出張管理システムを利用する

業種によっては、出張を完全になくすのが難しい企業もあるでしょう。そのため、出張にかかる費用を効率的に抑える工夫も重要です。

ただし、社員が格安チケットを探すために手間をかけすぎると、業務効率が下がってしまいます。また、従業員がどのように出張手配をしているかを把握できていないと、どこに無駄があるか判断しにくいため、単に費用を安くする指示だけでは十分な効果が得られない場合があります。

出張管理システムを導入することで、出張手配のデータが可視化され、コスト削減のポイントを見つけやすくなります。さらに、出張パックの検索やオンライン予約を活用することで、手配業務も効率化できるでしょう。

なお、出張管理システムには利用料金がかかる場合もあるため、自社に合ったシステムを選ばないと、逆に経費がかさむ可能性もあります。

 

出張手配プラスなら無料で簡単に手配が可能！

出張にかかる費用を抑え、日当支給以外の方法で経費削減を目指すのであれば、エルクトラベルの「出張手配プラス」を利用するのがおすすめです。シンプルな設計で簡単に出張手配が可能で、業務効率化や経費削減に効果があると評価されています。また、宿泊手配は楽天トラベルやじゃらんと提携しており、希望通りの宿泊先を見つけやすい点も好評です。

「出張手配プラス」で手配した出張費用は会社へ一括で請求されるため、従業員が立替精算する必要がありません。さらに、旅費交通費としての仕訳が簡単で、経理業務の負担も大幅に削減できます。

また、出張手配プラスは利用料が無料のため、出張頻度が少ない企業でも活用できる点が支持されています。例えば、一部署でスモールスタートし、徐々に他部署へ展開していくといった利用も可能です。

 

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出張手当（日当）を非課税にしプラスアルファで経費の削減を

出張時には、出張手当（日当）の支給によって消費税や法人税が非課税となり、経費削減が期待できます。また、日当の支給により社員の所得税や住民税も課税されないため、二重の節税効果が見込めるでしょう。

さらに経費削減を目指す場合には、エルクトラベルの「出張手配プラス」を導入する方法もあります。簡単かつ低コストで出張手配や管理が可能で、効率的に出張経費を抑えることができますので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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