出張申請の手順や注意点をテンプレート付きで解説

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出張申請書の書き方と申請の手順を解説!無料テンプレートあり

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出張申請書の書き方と申請の手順を解説!無料テンプレートあり

出張時の手続きに必須となる出張申請書ですが、必要な項目や申請時の注意点があるのをご存じですか?

出張前は何かとバタバタしがちのため、スムーズに作成・申請ができるように書き方や申請フロー、無料のテンプレートを紹介します。

 

出張申請書とは?

出張申請書とは、業務に必要な出張に行くこととなった際に、その出張が本当に必要な出張であるか承認を得るために行う出張申請の際に提出する書類です。

出張申請書には、出張の目的やその必要性、出張にかかる費用などが記載されます。

出張をする際には、自ら出張を希望して出張申請をする場合と、上司からの出張命令で出張をする場合のどちらの場合でも出張申請書の作成が必要になります。

 

出張申請書の必要性

出張時の手続きに出張申請書の提出を義務づけるかについては、法令で定められてはいませんので、個々の会社で自由に定めることができます。

会社によっては、出張申請書は不要とする場合もあるでしょう。

しかし、出張は原則として会社の業務命令によって行うものであるため、上司や決裁権者の承認なしに行うことはできません。

社命による正式な出張でないと税務署に判断されると、出張費は経費となりません。そのため、出張申請書を作成し上司や決済者の承認を得た正式な社命による出張の証拠として残すと良いでしょう。

また、出張申請・承認や出張報告書の提出も併せて必須とすることで、かかった費用の確認だけでなく、業務実態の把握により内部統制を強化し、カラ出張などの不正防止につながります。

 

出張申請手続きのフロー

次に出張申請手続きの流れを見ていきましょう。

たとえ上司の了解を得ていたとしても社内手続きを踏まなければ欠勤扱いとなることもあるので、忘れずに申請を行いましょう。

また、承認者がすぐに承認してをしてくれるとは限りませんので、後回しにせずできる限り早く申請することを心がけましょう。

 

①出張申請書の作成と承認

出張が決まったら、まず出張者本人が出張申請書に出張の行程や目的などを記入し、上司の承認をもらいましょう。

会社によっては、新幹線の切符や飛行機のチケットなどを自社で発行しているところもあるので、必要でしたらあわせて出張手配の依頼しておきましょう。

 

②出張旅費の仮払申請と受領

旅費が高額になる場合や、接待などでどうしても現金が必要になる場合など、会社によっては旅費の仮払い(前払い)をしてくれることがあります。

一般的には出張申請書と一緒に仮払金申請書を添えて経理へ提出します。

現金の用意に時間がかかる場合がありますので、早めに申請するようにしましょう。

 

③出張申請書の提出

出張の許可が得られたら人事部へ出張申請書を提出しましょう。提出することによって勤怠管理上も出張扱いとして処理することができます。

会社によって提出先は経理部となる場合もあるので、出張旅費規程などで確認しておくと良いでしょう。

 

④出張へ出発

一連の手続きが終わったら実際に出張します。

出張中の旅程や連絡先は必ず会社に伝えるようにしましょう。会社から出張者へ連絡が必要な際に、連絡を取っても良いタイミングなのか判断がしやすくなるからです。

また、出張時にかかった費用は全て領収書をもらい保管しておきましょう。仮払金精算や出張旅費精算時に必要です。

領収書のもらい忘れや紛失をしてしまうと、精算を受け付けてもらえない場合もあるので、領収書の管理は重要です。

 

⑤出張費用の精算

出張から戻ったら出張旅費精算を行います。

出張旅費精算書に宿泊費や交通費のほか、接待費用や手土産代など、出張旅費規程に従って精算可能な費用は忘れずに精算しましょう。

また、仮払いを受けていた場合は、仮払金の報告をします。

仮払金をどのように使用したか仮払金精算書に記入し経理へ提出します。

もし仮払金が余っていたら会社へ返金し、足りなくて立替払いをした場合は、不足額を精算します。

 

⑥出張報告書の作成

出張が終わったら出張報告書を作成して上司に承認を得ます。

出張目的などの概要から、出張時の行動、出張で得た成果や出張後の所管など、所定のフォーマットに記載して提出しましょう。

 

▼出張報告書の作成方法やテンプレートはこちらの記事で解説しています▼
・作成に悩む人におすすめ!ポイントをおさえた上手な出張報告書の書き方

 

出張申請書の書き方と必要な項目

ここからは出張申請書の書き方と必要な項目について具体的に見ていきましょう。

 

出張申請書の書き方

出張申請書には、出張内容を具体的に記入します。

宿泊する場所や日程にあわせて、移動方法や移動にかかる費用も記載しますので、予め経路や費用を調べておく必要があります。

電車の時間であったり、基本的な移動時間はGoogle mapで簡単に調べることができますので、利用すると良いでしょう。

 

出張申請書に必要な項目

出張申請書のフォーマットは、それぞれの会社によって異なりますが、主な必須項目は以下のとおりです。

  • 申請年月日
  • 申請者の所属と氏名
  • 出張目的や出張先
  • 出張期間(年月日)
  • 出張時の滞在先や宿泊先
  • 出張時の連絡先
  • 出張日程と出張費用
  • 日当費用
  • 同行者の有無
  • 出張先での業務内容
  • 承認欄

 

3年間は保存が必要

出張申請書は法廷保存文書にあたりますので、3年間は保存が必要です。

保存方法の指定はなく、紙でもデータ保存でも構わないとされていますが、紙での保存は保管場所の確保や紛失リスクもあるため、データ保存がおすすめです。

 

出張申請ワークフローを効率化するには?

出張が発生した場合、まず出張の目的や費用、必要性などをまとめた出帳申請書を作成し、上司や管理部門に提出するところから始まります。

出張から帰った後は、出張時にかかった費用精算のため、出張旅費精算書や仮払金精算書を作成し経理部門に提出します。

出張を申請する側は、出張前後の忙しい中での申請書の作成は負担が大きく、じっくり作成できないこともあるでしょう。その結果、差し戻しを受ける可能性が高くなってしまい、修正が必要になると通常業務に支障が出て出張は面倒と感じることも。

いっぽう経理担当者は、出張の多い会社ほど多くの申請書をチェックしなけらばならず、業務負担が増えてしまうでしょう。申請にミスがある場合は、修正を依頼する必要があり、出張者がすぐに応じてくれない場合もよくあり、心理的負担も多いでしょう。

このように、出張申請から精算までの手続きは、出張者や経理担当者ともに面倒で多くの業務負担が発生し、悩みや不満の多い業務なのです。

そこでこれらの業務を効率化し不満や悩みを解決に導くのが、出張管理システムの導入です。

出張管理システムは、出張手配はもちろん出張申請から経理業務に至るまで行うことができるほか、面倒な申請や手間のかかるチェックなど、さまざまな課題を解決してくれます。

 

なかでもエルクトラベルの出張手配プラスがおすすめです。
ここからはエルクトラベルについて解説していきます。

 

出張申請・承認ワークフローシステムが無料で使える

エルクトラベルが提供している出張管理システム(BTM)「出張手配プラス」には、出張申請・承認ワークフロー機能が備わっています。

出張申請、決裁もシステム上で管理が可能なため、押印する必要性や書類を管理する手間を削減できます。

スマホなどのモバイル端末でも利用でき、申請・承認時には、各関係者へ自動で通知されるため、なかなか決裁されないといったことを防止します。

そして、出張手配プラスの大きな特徴は、初期費用・月額使用料がかからないという点です。

初期費用・月額使用料が無料なため、気軽に始められ出張が少ない企業でも利用しやすいと言えるでしょう。

 

一括請求で経費精算を削減

エルクトラベルで出張手配を行うと、すべての社員が利用した出張手配を会社にまとめて請求しますので、社員が個々に予約し立替精算した場合と比べて、仕訳業務や支払い業務を大幅に削減できます。

また、精算業務自体をカットできるため、出張者・経理担当者双方の業務負担を解消するのです。

 

出張の見える化で危機管理や不正防止に

エルクトラベルで出張手配をすると、管理者に通知とどき、いつ、誰が、どのような手配をしたのかが一目でわかるようになります。

出張手配の詳細な情報の把握・分析が可能になり、出張コストの削減や災害時などの危機管理を容易にするでしょう。

また、出張管理を徹底することで、社員の意識改革を促し内部統制の強化にもつながります。

 

まとめ

出張が決まると出張申請書の作成から始まり、出張申請の手続き、出張後の精算手続き、出張報告書の作成と多くの業務が関連して発生します。

これらの業務は出張者のみならず、決裁者や経理担当者と多くの人が関わりますので、本記事を参考にあせらずにしっかりと取り組みましょう。

ミスを防止し業務効率化することで、出張をより良いものとする準備の時間ができ、会社全体の成果につながります。

そのためにも、出張管理システムの導入で不要な業務の削減と効率化を図りましょう。

エルクトラベルでしたら無料で出張申請手続きを効率化できるので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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