出張申請の手順や注意点をテンプレート付きで解説

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出張申請書の書き方と申請の手順を解説!無料テンプレートあり

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出張申請書の書き方と申請の手順を解説!無料テンプレートあり

出張時の手続きに必須となる出張申請書ですが、必要な項目や申請時の注意点があるのをご存じですか?

出張前は何かとバタバタしがちのため、スムーズに作成・申請ができるように書き方や申請フロー、無料のテンプレートを紹介します。

 

 

出張申請書とは?

出張申請書とは、業務に必要な出張が発生したときに、出張の目的や必要性、費用などをまとめた書類のことです。その出張が業務上で本当に必要な出張であるか承認を得るために行う出張申請の際に使用されます。

出張をする際には、自ら出張を希望して出張申請をする場合と、上司からの出張命令で出張をする場合のどちらの場合でも出張申請書の作成が必要になります。

 

出張申請書の必要性

出張時の手続きに出張申請書の提出を義務づけるかについては、法令で定められてはいません。個々の会社で自由に定めることができ、多くの企業で導入されています。

ここでは、出張申請書の必要性について解説していきます。

 

本当に必要な出張か明確にするため

1つ目は、その出張が本当に必要なものかどうかを明確にするためです。出張件数が多い会社の場合、各従業員の出張の目的について細かく管理することが難しいため、出張の内容をまとめた申請書を提出してもらわなければいけません。出張の正当性を判断する材料として、出張申請書が必要となります。

また、税務調査においても出張の正当性が認められないと、出張費は経費として計上できません。そのため、社命による正式な出張であると明確にする証拠書類として保管することで、税務調査のリスクを低減します。

 

出張費用を明確にするため

2つ目は、出張費用を明確にするためです。出張で発生する費用はほぼ会社負担となり、高額であることが多いでしょう。会社によっては出張費を事前に仮払いする必要があるため、おおよその金額を把握しなければいけません。出張申請書に記載されているスケジュールをもとに、交通費や宿泊費、社員への出張手当を経理部が計算します。出張費を事前に支給している会社は、特に出張申請書が必須となるのです。

 

不正防止のため

3つ目は、カラ出張や水増し請求などの不正防止のためです。上司や経理担当者が出張申請書で事前に出張費をチェックして承認し、帰社後に出張報告書や精算書、領収書などで出張申請書の内容と大きな乖離がないか確認することで内部統制を強化し、カラ出張や水増し請求などの不正を防止することができます。

また、出張申請書で具体的な出張内容を確認することで、出張の必要性を事前に判断し、不要な出張を減らしてコスト削減することも可能です。

 

出張申請の流れ

次に出張申請手続きの流れを見ていきましょう。

たとえ上司の了解を得ていたとしても社内手続きを踏まなければ欠勤扱いとなることもあるので、忘れずに申請を行いましょう。

また、承認者がすぐに承認してをしてくれるとは限りませんので、後回しにせずできる限り早く申請することを心がけましょう。

 

出張申請のワークフロー

  1. 出張申請書の作成と承認
  2. 出張旅費の仮払申請と受領
  3. 出張申請書の提出
  4. 出張へ出発
  5. 出張費用の精算
  6. 出張報告書の作成

 

それぞれ詳しく見ていきましょう。

 

出張申請書の作成と承認

出張が決まったら、まず出張者本人が出張申請書に出張の行程や目的などを記入し、上司の承認をもらいましょう。

会社によっては、新幹線の切符や飛行機のチケットなどを自社で発行しているところもあるので、必要でしたらあわせて出張手配を依頼しておきましょう。

 

出張旅費の仮払申請と受領

旅費が高額になる場合や、接待などでどうしても現金が必要になる場合など、会社によっては旅費の仮払い(前払い)をしてくれることがあります。一般的には出張申請書と一緒に仮払金申請書を添えて経理へ提出します。

現金の用意に時間がかかる場合がありますので、早めに申請するようにしましょう。

 

出張申請書の提出

出張の許可が得られたら人事部へ出張申請書を提出しましょう。提出することによって勤怠管理上も出張扱いとして処理することができます。

会社によって提出先は経理部となる場合もあるので、出張旅費規程などで確認しておくと良いでしょう。

 

出張へ出発

一連の手続きが終わったら実際に出張します。

出張中の旅程や連絡先は必ず会社に伝えるようにしましょう。会社から出張者へ連絡が必要な際に、連絡を取っても良いタイミングなのか判断がしやすくなるからです。

また、出張時にかかった費用は全て領収書をもらい保管しておきましょう。仮払金精算や出張旅費精算時に必要です。領収書のもらい忘れや紛失をしてしまうと、精算を受け付けてもらえない場合もあるので、領収書の管理は重要です。

 

出張費用の精算

出張から戻ったら出張旅費精算を行います。

出張旅費精算書に宿泊費や交通費のほか、接待費用や手土産代など、出張旅費規程に従って精算可能な費用は忘れずに精算しましょう。

また、仮払いを受けていた場合は、仮払金の報告をします。仮払金をどのように使用したか仮払金精算書に記入し経理へ提出します。もし仮払金が余っていたら会社へ返金し、足りなくて立替払いをした場合は、不足額を精算します。

 

出張報告書の作成

出張が終わったら出張報告書を作成して上司に承認を得ます。

出張目的などの概要から、出張時の行動、出張で得た成果や出張後の所管など、所定のフォーマットに記載して提出しましょう。

 

▼出張報告書の作成方法やテンプレートはこちらの記事で解説しています▼
作成に悩む人におすすめ!ポイントをおさえた上手な出張報告書の書き方

 

出張申請書の書き方と必要な項目

ここからは出張申請書の書き方と必要な項目について具体的に見ていきましょう。

 

出張申請書の書き方

出張申請書には、出張内容を具体的に記入します。

宿泊する場所や日程にあわせて、移動方法や移動にかかる費用も記載しますので、予め経路や概算費用を調べておく必要があります。

電車の時間であったり、基本的な移動時間はGoogle mapで簡単に調べることができますので、利用すると良いでしょう。

 

出張申請書に必要な項目

出張費の適切な経費処理を行うために、出張申請書に必要な項目をテンプレートに取り入れておきましょう。出張申請書のフォーマットは、それぞれの会社によって異なりますが、主な必須項目は以下のとおりです。

  • 申請年月日
  • 出張申請者の所属と氏名
  • 出張の目的や訪問先
  • 出張期間(年月日)
  • 出張先までの移動手段や宿泊先
  • 出張中の連絡先
  • 出張先での日程や業務内容
  • 出張費の概算額
  • 日当費用
  • 同行者の有無
  • 承認欄

 

出張申請書を受理する側の注意点

これまで出張申請書の書き方やフロー、注意するポイントなどを紹介してきましたが、出張申請書を受理する側にも注意すべき点があります。ここでは、出張申請書を受理する総務・経理担当者や会社側の注意すべきポイントについて紹介します。

 

出張費の妥当性をチェック

提出された出張申請書の出張費用について、金額に妥当性があるかチェックしましょう。出張旅費規程に金額や経路の規程がある場合は、既定の範囲内か確認をします。また、同じような日程・ルートと比べて不自然に高額となっていないかや、不適切な交通機関の利用がある場合には、申請者に確認を行います。

 

出張申請書は3年間は保存が必要

上記でも述べたとおり出張申請書提出の法的義務はありませんが、作成した出張申請書は法廷保存文書にあたりますので、3年間は保存が必要です。

保存方法の指定はなく、紙でもデータ保存でも構わないとされていますが、紙での保存は保管場所の確保や紛失リスクもあるため、データ保存がおすすめです。

 

出張申請ワークフローを効率化するには?

出張が発生した場合、まず出張の目的や費用、必要性などをまとめた出帳申請書を作成し、上司や管理部門に提出するところから始まります。出張から帰った後は、出張時にかかった費用精算のため、出張旅費精算書や仮払金精算書を作成し経理部門に提出します。

出張を申請する側は、出張前後の忙しい中での申請書の作成は負担が大きく、じっくり作成できないこともあるでしょう。その結果、差し戻しを受ける可能性が高くなってしまい、修正が必要になると通常業務に支障が出て出張は面倒と感じることも。

いっぽう経理担当者は、出張の多い会社ほど多くの申請書をチェックしなけらばならず、業務負担が増えてしまうでしょう。申請にミスがある場合は、修正を依頼する必要があり、出張者がすぐに応じてくれない場合もよくあり、心理的負担も多いでしょう。

このように、出張申請から精算までの手続きは、出張者や経理担当者ともに面倒で多くの業務負担が発生し、悩みや不満の多い業務なのです。

そこでこれらの業務を効率化し不満や悩みを解決に導くのが、出張管理システムの導入です。出張管理システムは、出張手配はもちろん出張申請から経理業務に至るまで効率化ができるほか、面倒な申請や手間のかかるチェックなど、さまざまな課題を解決してくれます。

 

出張管理システムで出張申請・承認の手間を削減

出張管理システム(BTM)には、出張申請・承認ワークフロー機能が備わっているものも多く、システム上で申請・承認の管理が可能なため、押印の依頼や書類を管理する手間を削減できます。

申請・承認時には、各関係者へ自動で通知されモバイル端末で操作可能な場合も多く、なかなか決裁されないといったことを防止します。

 

一括請求で経費精算を削減

出張管理システムで出張手配を行うと、社員が利用した出張費を会社にまとめて請求しますので、社員が個々に予約し立替精算した場合と比べて、仕訳業務や支払い業務を大幅に削減できます。

また、経費精算業務自体をカットできるため、出張者・経理担当者双方の業務負担を解消するのです。

 

出張の見える化で危機管理や不正防止に

出張管理システムで出張手配をすると、システム上に出張データが蓄積され、いつ、誰が、どのような手配をしたのかが一目でわかるようになります。出張手配の詳細な情報の把握・分析が可能になり、出張コストの削減や災害時などの危機管理を容易にするでしょう。

また、出張申請と併せて利用し、出張管理を徹底することで、社員の意識改革を促し内部統制の強化にもつながります。

 

まとめ

出張が決まると出張申請書の作成から始まり、出張申請の手続き、出張後の精算手続き、出張報告書の作成と多くの業務が関連して発生します。これらの業務は出張者のみならず、決裁者や経理担当者と多くの人が関わりますので、本記事を参考にあせらずにしっかりと取り組みましょう。

ミスを防止し業務効率化することで、出張をより良いものとする準備の時間ができ、会社全体の成果につながります。そのためにも、出張管理システムの導入で不要な業務の削減と効率化を図りましょう。

エルクトラベルの出張管理システム「出張手配プラス」でしたら無料で出張申請手続きを効率化できるので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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