プライバシーポリシー

株式会社エルク（以下、「当社」という。）では、法人向け出張手配サービス事業を行っており、お客様、お取引先関係者の個人情報を、商談、契約締結、受託業務の遂行・納品、請求、アフターサポートなどに利用しています。従業者の個人情報及び特定個人情報は従業者管理に利用します。

これらから当社にとって個人情報及び特定個人情報の保護が重大な責務であると同時に、個人情報などの保護を徹底することは企業の社会的責務との認識としております。そこで、個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。

また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

1. 当社は、個人情報の取扱いに関連する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
2. 当社は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
3. 当社は、個人情報の不正なアクセス、滅失・き損・改ざん・漏洩等のリスクに対する、組織的・技術的に合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には是正措置を講じます。
4. 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
5. 個人情報保護マネジメントシステムは当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善を実施します。

制定日：2018 年 01 月 25 日
最終改正日：2023 年 07 月 01 日

株式会社 エルク 代表取締役 川崎 俊介

【個人情報保護方針に関するお問合せ先　兼　個人情報に関する苦情・相談窓口】
株式会社エルク　個人情報お問い合わせ窓口
東京都千代田区神田神保町2-2 神田神保町二丁目ビル6Ｆ
E-mail　support@elc.co.jp
TEL：03-6261-2309
10:00～17:00　（土・日・祝日・年末年始・除く）

株式会社エルク（以下、「当社」という。）は、「個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第18条第1項」に基づき公表します。

お客様情報

• お客様がお申込みいただいた旅行において運送・宿泊機関等の提供する旅行サービスの手配及びそれらのサービスの受領手続及び精算のため
• お客様が所属する企業様、又はお客様がご契約されている企業様からの委託業務遂行のため
• 業務における商品の発送、サービスの提供、関連するアフターサービスのため
• お客様との連絡のため
• お問い合わせ対応のため
• デモ申込に関する対応のため
• 当社及び当社の提携する企業の商品やサービス、キャンペーンのご案内のため
• 旅行参加後のご意見やご感想の提供のお願いのため

取引先情報

• 商談及び業務上の諸連絡のため
• 受発注業務のため
• 請求支払業務のため
• 当社及び当社の提携する企業の商品やサービス、キャンペーンのご案内のため
• アンケートのお願い

社員情報

• 社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため

採用応募者に関する個人情報

• 採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため

業務委託に伴い委託元からお預かりする個人情報

• 取引先等より委託された業務を適切に遂行するため（開示対象個人情報ではありません）

当社では取得した個人情報を、業務目的の達成に必要な範囲内において、国内の第三者に以下の通り提供する場合がございます。当社サービスにお申込みいただく際は、これらの個人情報の提供についてお客様に同意いただくものとします。

＜ご旅行、またはご旅行に関連するサービスや保険等の申込みの際にご提供いただいた個人情報＞

当社は、お客様、又はお客様が所属する企業様からの委託業務遂行のために、お申込みいただいたご旅行サービスの手配および発送、受領のために必要な範囲内、ならびに当社の旅行契約上の責任、事故時の費用等を担保する保険の手続き上必要な範囲内で、運送・宿泊機関等、商品の販売・発送を行う事業者、予約サービスにおける予約先事業者、保険会社等に対し、お客様の氏名、性別、生年月日、年齢、住所、電話番号、メールアドレス、パスポート番号を電子的方法等で送付することにより提供いたします。

＜その他のサービスの申込みの際にご提供いただいた個人情報＞

当社は、お客様、又はお客様が所属する企業様からお申込みいただいたサービスの提供のために必要な範囲内、ならびに当社のサービス提供上の責任、事故時の費用等を担保する保険の手続き上必要な範囲内において、手配上の契約相手方、保険会社等に対し、お客様の氏名、性別、生年月日、年齢、住所、電話番号、メールアドレスを電子的方法等で送付することにより提供いたします。

その他、以下の例外事項を除き、個人情報をお客様の承諾なしに第三者に提供することはありません。

1. お客様の同意がある場合
2. 法令に基づく場合
3. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
4. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
5. 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
6. 特定した利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取り扱いの全部または一部を委託するとき

当社は、旅行添乗業務、空港等でのあっ旋サービス業務、旅行代金の支払のための手続に必要な業務等において、お申出いただいた個人情報を取扱う業務の一部又は全部を国内の外部へ委託することがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

お客様が当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合、サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

株式会社エルク（以下、「当社」という。）の保有個人データ（当社が、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止並びに第三者提供記録の開示を行う権限を有するもの）は、以下の通りです。

管理者名：個人情報保護管理者　情報セキュリティ担当
役職名：株式会社エルク
連絡先：電話03-6261-2309

お客様情報

• お客様がお申込みいただいた旅行において運送・宿泊機関等の提供する旅行サービスの手配及びそれらのサービスの受領手続及び精算のため
• お客様が所属する企業様、又はお客様がご契約されている企業様からの委託業務遂行のため
• 業務における商品の発送、サービスの提供、関連するアフターサービスのため
• お客様との連絡のため
• お問い合わせ対応のため
• デモ申込に関する対応のため
• 当社及び当社の提携する企業の商品やサービス、キャンペーンのご案内のため
• 旅行参加後のご意見やご感想の提供のお願いのため

取引先情報

• 商談及び業務上の諸連絡のため
• 受発注業務のため
• 請求支払業務のため
• 当社及び当社の提携する企業の商品やサービス、キャンペーンのご案内のため
• アンケートのお願い

社員情報

• 社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため

採用応募者に関する個人情報

• 採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため

保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

東京都千代田区神田神保町2-2 神田神保町二丁目ビル6Ｆ
株式会社エルク　個人情報お問合わせ窓口
メールアドレス：support@elc.co.jp
TEL：03-6261-2309 （受付時間10:00～17:00　土・日・祝日・年末年始を除く）

認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法第47条に基づき主務大臣の認可を受けた団体で、対象個人情報の取扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ個人情報の適正な取扱いの確保を目的とする団体です。

当社は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。
認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先は以下のとおりです。

認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先 　：認定個人情報保護団体事務局
住所 ：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
電話 ：03-5860-7565　／　0120-700-779

※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではありません

保有個人データについて、「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止並びに第三者提供記録の開示」（開示等）のご請求が出来ます。

当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。

１．開示等の求めの受付

（１）下記の宛先までご連絡ください。

〒101-0051 東京都千代田区神田神保町2-2 神田神保町二丁目ビル6Ｆ
株式会社エルク　個人情報お問合わせ窓口
メールアドレス：support@elc.co.jp
TEL：03-6261-2309 （受付時間10:00～17:00　土・日・祝日・年末年始・除く）

（２）本人確認のため、以下の書類いずれか1通を(1)「所定の用紙」とともに郵送またはご持参ください。

• 運転免許証、パスポート等の公的証明書で本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする本人の名前および住所が記載されているもの）
• 住民票の写し（開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたもの）

（３）代理人の方が手続きをされる場合は、（１）「所定の用紙」、（２）「本人確認書類」に加え、以下のア）のいずれか一つおよびイ）の書類も郵送またはご持参ください。

ア)代理人の本人確認書類

• 代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、パスポート等の公的証明書で代理人確認ができるものの写し（開示等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）
• 代理人の住民票の写し（開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたもの）
• 代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類

イ)代理権を証する書面（委任状など）

• 本人または代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。
• 本人または代理人を証明する書類は、当社が入手してから2か月以内に責任を持って廃棄いたします。

２．「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法

利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（当社からの返信費を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。

・手数料金額：1,000円（税別）

３．検討結果連絡

当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。

• 個人情報の利用目的の通知、開示の場合は、書面の郵送または手渡し
• 個人情報の内容の訂正、通知または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の場合は、電話またはメール 書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
• 登録されている本人住所に回答文面を郵送する。
• 登録されている本人のFAX番号に回答文面をFAXする。
• 登録されている本人のＥメールアドレスに回答文面をメールする。
• 登録されている本人の電話番号に電話をかけ、口頭にて回答する。
• 電子データによる開示をご希望の方はその旨お申し出下さい。電子データでお渡しします。

当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。

１．組織的安全管理措置

• 個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
• 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
• 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
• 各個人情報を取扱う従業者を制限しています。

２．人的安全管理措置

• 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
• 従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。

３．物理的安全管理措置、技術的安全措置

• 取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
• 個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
• 個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
• サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
• 個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
• 媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
• 電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。

４．外的環境の把握

• 個人情報の取扱いを委託している事業者が外国に個人情報を保管している場合、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で、個人情報の取扱いに関する契約の締結や、約款、利用規約の内容を確認するなど安全な取扱いの確認に努めております。

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