定義がポイント！出張手当で会社の手間と経費を削減する方法

出張の定義とは

出張は社用外出の1つであり、仕事における何らかの目的を達成させるために遠方へと出向くことをいいます。

宿泊を伴う日帰りのケースもありますが、会社から近い距離の場所へと日帰りで出向く場合には、社用外出が当てはまることが多いでしょう。

出張はあくまでも、特急や新幹線・飛行機などを利用し、距離が遠い場所へと出向くことを意味しています。

しかしながら、具体的な出張の定義は会社ごとに異なるといえるでしょう。そのため、定義は自社の規定を確認することが大切です。

 

目的は？

出張は会社の外でビジネスを行い、何らかの成果を上げる目的で行われます。

会社や上司からの働きかけによって出かけることがほとんどで、取引先の企業への訪問や、現地での商談などを行うことが多いでしょう。

そのため、営業職は出張が多いといえます。

そのほか、研修会やセミナーなどへの出席も、出張として扱われるでしょう。

国内の場合には短期の日程で行われることが多く、日帰りも盛んです。

会社によっては海外出張もあり、1週間などの長い期間となることが多いでしょう。

また、外国に支店や工場を持っている企業では、現地でトラブルが発生した際の調査などを目的として出張をすることもあります。

 

旅行とはどう違うの？

国家公務員の出張は法律でしっかりと定義されていますが、一般的な会社では会社ごとの定義です。

そのため、一概にこういうものと説明するのは難しいでしょう。

ただし、出張と旅行は異なります。

出張はビジネスを目的として行われるものですが、旅行は個人的な楽しみや会社単位での慰安目的で行われることが多いでしょう。

出張の場合にはあらかじめ経費が決められていますので、限られた予算の中でホテルなどの宿泊施設を予約しなければなりません。

あくまでも仕事を目的として行われていることから、現地で観光などができないこともめずらしくないでしょう。

 

実費と日当

出張にかかった費用は社員が一旦負担し、出張後に実費精算することがあるでしょう。

実費精算を出張経費の定義としている会社は多くみられます。

この際、社員は支払った代金の一時的な負担や領収書の保管をしなければなりません。

実費精算の場合には、出張報告書と領収書などを総務に提出する必要もあり、社員の業務量の増加が問題視されています。

一方、一定の出張費を手当として支給する会社もめずらしくありません。

手当が支給される場合には社員が出張にかかった経費を立て替える必要がなく、領収書の管理もなくなることから、業務効率の向上につながるでしょう。

ただし、出張にかかった費用が手当の金額をこえてしまった場合には、差額の請求も必要です。

しかし、手当が実際に支払った金額より多い場合でも差額を返金する必要はありません。

そのため出張手配にかかる料金をおさえると、社員にとってメリットの多い制度だといえます。

 

日当は就業規則への定義が必要

社員に日当として出張手当を支給する場合には、労働基準法第89条に基づき、就業規則に出張に関する事項を記載する必要があります。

日当に関する内容は出張旅費規定として作成されることがほとんどだといえるでしょう。

この項目の中に日当に関する記載がされている場合、日当もその会社における出張の定義の1つとなります。

会社は手当を支払わなければなりませんが、出張旅費規定において手当を定めておくことは会社にとってメリットが大きいといえるのです。

経費として計上が可能で節税につながる

出張手当に関する内容を出張旅費規定に定めておくと、会社側の節税につながります。

なぜなら、出張手当は経費として計上が可能ですので、法人税や消費税・住民税の納付額が抑えられるでしょう。

例えば、税率が約48％の会社であれば、出張手当として100万円を支給すると、48万円が節税できる計算です。

さらに、出張経費は受け取る側である出張者の節税にも貢献するでしょう。

会社側が出張経費として支払った分は、受け取る側の非課税の対象となります。

そのため、所得税や住民税がかからず、出張者の節税が可能になるのです。

会社にも出張者にもメリットが大きいため、出張旅費規定に出張手当を定めておくのをおすすめします。

 

後日精算の手間の削減

出張の定義として手当を設けている場合には、後日精算が必要ありません。

たくさんの業務を抱えながら、社員が後日精算の手続きを行うのは至難の業でしょう。

また、社員それぞれが後日精算を行うため、それらを管理する総務の仕事も多忙を極めているのです。

交通費と宿泊の領収書が別々に発行されるケースも多く、大量の領収書の管理も必要になります。

その点、手当を日当として支給すると後日精算の手間がなくなるでしょう。

出張者だけでなく総務の負担も大幅に軽減されるといえるのです。

 

出張旅費規程を作成する際の注意点は？

出張旅費規程によって手当の金額決めておくと、面倒な事務処理などの手間が大幅に削減できます。

しかし、出張旅費規程を作成する際には注意する点もありますで、知っておくのが良いでしょう。

まず、必要となる項目は細かく定めておかなければなりません。

出張の定義を明確にし、交通費や宿泊費、日当などの費用の上限もしっかりと定めておく必要があるでしょう。

さらに、精算方法や、申請などの方法についても記載します。

出張旅費規程は会社それぞれが作成するものですので書き方の定義はありません。

しかし、内容の周知を徹底しておくことが大切です。

そのほかにも、日当としてあまりにも高額な金額を設定すると税務署が認めないケースもあります。

金額は同業他社などの金額などを参考にしましょう。

手配が面倒！簡単にするならエルクトラベル

出張時に日当を支給するなどの方法もありますが、それでも社員それぞれに支給するとなると手間がかかるでしょう。

また、社員は宿泊施設や交通機関などの手配もしなければなりません。

そこで、おすすめなのがエルクトラベルです。エルクトラベルを利用すると、宿泊や交通機関の手続きが簡単にでき、社員に日当を支給する手間も必要ありません。

ここからは、エルクトラベルの魅力を紹介します。

 

手配がスムーズに行える

エルクトラベルに出張手配を依頼すると、ホテルなどの宿泊施設や交通機関の検索が非常にスムーズだといえます。

簡単に検索できるため、使い方に悩む必要もないでしょう。

また、現地での情報に詳しい専門のスタッフによるアドバイスも受けられますので、不安なく手配が行えます。

転勤の際にも使えるマンスリーマンションなどの手配も可能なことから、転勤の多い会社は相談してみるのがおすすめです。

 

楽天トラベル・じゃらんとの提携で宿泊施設が豊富

エルクトラベルは楽天トラベル・じゃらんと提携していることから、豊富な宿泊施設の中から自分にぴったりの宿が見つかると評判です。

取引先への最短距離にあるホテルを探すことも可能で、スムーズな出張ができます。

空室状況もリアルタイムで連動していますので、検索にかかる時間も短縮できるでしょう。

 

月額利用料が無料

出張手配サービスに依頼すると、旅費以外の利用料がかかりすぎることがあるでしょう。

しかし、エルクトラベルでは月額利用料が無料になるキャンペーンを実施しています。

また、システムの導入にかかる費用も無料ですので、お金をかけずに利用できるのが魅力です。

 

請求は会社で一括が可能

エルクトラベルでは出張手配サービスを利用したすべての社員の請求を月単位でまとめることが可能です。

その結果、複数枚の領収書の管理や後日精算への対応といった総務の業務が削減できるでしょう。

社員においても、後日精算の依頼書を作成する手間や領収書の管理が省略できることで、業務への集中が可能です。

さらに、会社側も社員の出張先での行動が管理できるようになり、カラ主張を防ぐこともできます。

 

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定義を知ってスムーズで快適な出張を

出張の定義は会社ごとに異なりますが、定義を明確にしておくことで会社の節税につなげることも可能でしょう。

ただし、より快適な出張を提案するのであれば、事務作業を任せられるエルクトラベルの利用がおすすめです。

エルクトラベルに依頼すると、宿泊代や旅費の後日精算にかかる手間を大幅に削減し、業務の効率化を可能にします。

スムーズで快適な出張ができますので、出張手配で困っている場合にはエルクトラベルに相談してみましょう。

 

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