出張旅費規程違反が起きる原因や対策方法を解説

出張旅費規程を作成しても、旅費規程違反は少なくならないのが現状です。旅費規程違反はどうして起こるのでしょうか。

この記事では、旅費規程が必要な理由と、旅費規程違反が起こる原因について説明しましょう。

 

就業規程に旅費についての規定が必要な理由

就業規則におけるルールの1つである出張旅費規程は、しっかりと定めておくことで企業にはメリットが多いといえるでしょう。

記事のはじめに出張旅費規程の作成が求められる理由を解説します。

関連記事：
出張旅費規程で節税ができる？旅費規程のメリットと作成時の6つのポイントとは

 

経費削減

出張では交通費や宿泊費といった旅費がかかります。旅費は普段の業務には必要ない経費ですので、少しでも削減したい会社も多いでしょう。

旅費の削減を求めていても、規則がない状態で社員に出張手配を任せている場合には、本来必要な金額を上回る出張費を請求される可能性があります。

その点、就業規則に旅費規程として旅費や交通費に関するルールを規定しておくと、旅費の無駄遣いが抑えられるでしょう。その結果、経費の削減が可能です。

 

不正を防ぐ

就業規則に出張に関する取り決めがされていない場合には、経費を私的に使用されてしまうことがあるでしょう。

実際は出張に行っていないのに出張費を請求されるといったケースはめずらしくなく、社員の不正によって会社の経営が圧迫されていまうこともあります。

就業規則に出張旅費に関する取り決めがされ、それが遵守されている場合には、社員による不正が少なくなるでしょう。

 

社員の不満を軽減

出張に出かける回数が多い社員が出張経費を自由に使っている場合には、出張が少ない社員から不平が出ることが多いものです。

従業員の不満が募ると業務効率が悪くなるケースも少なくないため、就業規則に出張経費について明記したルールを設けることが大切でしょう。

ルールがあることで、従業員が納得して仕事ができるようになります。

 

経理担当者の業務削減

社員が好き勝手に出張手配をしていると、その金額が適正なものかの判断が難しくなるでしょう。

また、適正かどうかといった点に関してのルールがない場合には、基準が曖昧になりやすく、担当者ごとに判断が異なる可能性も考えられます。

出張旅費規程が制定されていると、経理部門は申請された出張費が出張旅費規程違反ではないかというポイントを確認するだけですので、担当者の負担が軽減するでしょう。

これまで時間がかかっていた確認業務の大幅な削減が可能になるのです。

 

旅費規程違反の手口は驚くほど多い

出張旅費規程を規定していると、たくさんの面でメリットがあります。

けれど、旅費規程違反をする人は非常に多く、会社の経費を圧迫しているのが現状です。

旅費規程違反の手口で多いものに、規定された以上のグレードのホテルへの宿泊があるでしょう。

また、架空の出張を装い出張費を不正に受け取るケースも旅費規程違反です。

旅費規程違反は日本だけでなく海外でも起っている問題であり、出張管理者にとって頭の痛い課題ともいえます。

旅費規程違反が発覚した場合には処罰が可能ですが、見つかりにくいケースも多く、出張費の無駄遣いが続いていることもめずらしくありません。

 

関連記事：

カラ出張は防止できる？総務・経理が覚えておきたい不正な経費精算の種類とカラ出張を防ぐ仕組みとは？

 

出張者が規則に従わない理由

出張旅費規程があることを理解している社員でも、上司による旅費規程違反のチェックが不十分な場合には、旅費規程違反が起こりやすくなります。

また、出張旅費規程を間違って認識している場合にも、旅費規程違反が起こる可能性があるでしょう。

出張者の間違った認識によって旅費規程違反は起こりやすいため、出張旅費規程を作成するだけでなく、正しく認識させ、遵守させることも大切です。

社員に出張旅費規程についての理解を高めるためには、規程の曖昧な部分を洗い出すのも1つの方法でしょう。

曖昧な点は変更し、正しく理してもらうことから始めます。

 

日当の支給も1つの方法

出張旅費規程に出張費に関するルールを定めても旅費規程違反は起こってしまいます。

そのため、日当を支給し労働者に一定の金額を渡す方法もあるでしょう。

日当に関しても出張旅費規程に定めておくことで、経費としての計上が可能です。

また、出張では残業代の代わりとして日当を支給し、社員の出張への満足度を高める会社も見られます。

日当を支給することで旅費規程違反を働いた社員を処分する必要もなくなりますので、社内のムードが悪くなることもありません。

ただし、日当は渡し切りといった性質があり、実際に使った金額よりも受け取った金額が多い場合でも精算する必要がないのです。

余ったお金は社員のポケットマネーとなってしまうため、経費がかかりすぎることがあるでしょう。

 

不正や違反は防止したいがプロセスは簡略化を希望

出張旅費規程を作成しても、旅費規程違反は後を絶ちません。

だからといって、出張手配の申請や確認業務を厳しく行っていると、従業員の負担が重くなり、業務効率も低下してしまうでしょう。

そのため、出張手配のプロセスは簡略しながらも、旅費規程違反が防止できる方法が求められています。

 

出張管理の重要性を再認識する企業は多い

従業員による旅費規程違反の削減を目指す企業に求められるのは、出張管理の強化です。

社員がどのような出張をしているのかがしっかりと管理できていると、社員の意識改革につながり、旅費規程違反が少なくなるでしょう。

また、出張に出かけた社員の危機管理も非常に重要なポイントです。

国内ではさまざまな場所で災害が起こりやすく、有事の際の素早い安否確認は非常に重要視されています。

出張者がどの交通機関を利用し、どこに宿泊しているのかを把握しているだけでも安否確認がしやすくなるのです。

中小企業の多くは社員の出張管理が十分にできておらず、出張先で災害が起こるとパニックになり通常の業務に支障をきたすことが多いでしょう。

よって、正しいシステムを導入して従業員の出張管理をする必要があります。

 

出張旅費規程違反を防ぐ出張手配サービス

旅費規程を従業員に周知させ、正しく運用するにはルールの遵守が重要です。

けれど、出張旅費規程に定められた内容が複雑になればなるほど、従業員の理解を深めることは難しいでしょう。

企業側にとっても複雑なルールに従って精算業務や出張管理を行うと、ミスが起こる可能性が高くなります。

そこで、出張手配サービスを利用し、出張管理を簡単にするのがおすすめです。

出張手配サービスを利用すると社員の出張の状況が可視化されますので、どのような出張をしているのかの調査が簡単になります。

ミスを減らし、確認業務を効率化させるためにも、出張手配サービスの利用がおすすめです。

 

エルクトラベルでの手配がおすすめ

出張管理ができる出張手配サービスの中でも、注目を集めているのがエルクトラベルです。

エルクトラベルを利用すると旅費規程違反の防止をはじめとした多くのメリットが期待できます。

記事のここからは、エルクトラベルについて紹介しましょう。

 

見える化で管理を簡単に

エルクトラベルで出張手配をすると、管理者はすべての社員が行った手配を簡単に見ることができます。

だれが・いつ・どこに・どのような手配をしているのかが可視化できる機能が付いていますので、社員の意識改革につながり、旅費規程違反を防げるでしょう。

 

精算業務をカット

社員に出張費の立替払いを求めている企業では、旅費規程違反が起こりやすくなる点が問題です。

また、後日精算の業務が増えることで、経理担当者の負担も重くなるでしょう。

その点、エルクトラベルでは出張費を企業に一括で請求することから、精算業務自体のカットが可能です。

社員と企業の間で出張費のやり取りがなくなりますので不正を働くことが難しくなるでしょう。

また、精算業務がなくなり経理担当者は精算業務への負担が軽減されます。

精算業務削減によって、仕事の効率化と旅費規程違反の削減が可能になるなど、たくさんのメリットが期待できるのです。

 

充実した手配が可能

社員それぞれが出張手配をしている場合には、手配にかかる時間を短縮するため検索の上位にあがった宿泊施設などを選ぶケースが多いでしょう。

しかし、その方法では安いホテルとの比較ができず経費がかかりすぎます。

その点、エルクトラベルでは簡単な検索で出張に便利なホテルが一覧で表示されますので、比較しやすいのが魅力です。

さらに、手配に不安がある場合にはエルクトラベルのプロフェッショナルなスタッフに相談でき、充実した手配が可能になります。

 

安く利用できて安心

出張手配サービスのなかには、サービスの初期費用や月額の利用料金がかかるケースが少なくありません。

けれど、エルクトラベルでは導入時の初期費用だけでなく月額の利用料金も無料です。

したがって、余分なお金をかけることなく旅費規程違反を防げるでしょう。

旅費規程違反が少なくなればなるほど経費削減が可能ですので、会社の経営もスムーズに動き出します。

また、費用がかからないため、出張回数が少ない会社でも取り入れやすいでしょう。

 

エルクトラベルの出張手配システム「出張手配プラス」についてのご説明はこちらから▼
独自システム「出張手配プラス」で国内出張・海外出張も申込窓口をひとつに！

旅費規程違反を減らして経費の削減を

就業規則に旅費規程を作成しても、旅費規程違反は起こります。

この旅費規程違反を減らすには、従業員に就業規則を周知させ、旅費規程遵守の必要性に対する理解を深めてもらうことが大切です。

しかし、すべての社員に旅費規程を遵守させるのは難しいでしょう。

日当を支給するのも1つの方法ですが、出張手配サービスを利用して出張管理を徹底するのをおすすめします。

なかでも、エルクトラベルであれば出張の内容が見える化できますので、社員の行動管理が簡単になるでしょう。

精算業務もカットでき、社員と企業の間にお金の受け渡しがなくなる点も魅力です。

その結果、不正が発生しづらくなるでしょう。

企業にとってメリットが多い方法ですので、旅費規程違反に悩んでいるのであればエルクトラベルに相談してみてはいかがでしょうか。