出張費の相場は?経費削減と成果につながる旅費の金額とは

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出張費の相場ってどれくらい?国内・海外の旅費相場と経費削減のポイントを解説

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出張費の相場ってどれくらい?国内・海外の旅費相場と経費削減のポイントを解説

出張費を少しでも減らすと経費削減につながりますが、業務上必要な経費を減らしすぎると、仕事に支障をきたすことがあります。

はたして適切な出張費の相場はどのくらいなのでしょうか。

そこで今回は、国内・海外両方の一般的な出張費の相場を紹介し、経費削減方法のポイントについても解説していきます。

 

出張費とは

出張費の相場について解説する前に、まずは出張費の定義を知っておくことが大切です。

出張費とは出張にかかる費用をまとめたものの一般的な名称です。移動時に使用した新幹線や飛行機などの切符や宿泊費、出張手当(日当)などを含めたものが出張費です。

出張費は経費として計上できるのも特徴だといえるでしょう。出張費は給与として扱われるのではなく、旅費交通費の勘定科目に分類されて非課税となるのです。

 

出張費が非課税として扱われるケース

出張費は非課税として扱われることが多いものの、その全てが非課税になるわけではありません。出張の費用として必要であると国税庁から認められる部分の金額のみが非課税です。

国税庁から出張に必要な費用だと認めてもらうには、常識的な金額でないといけません。あまりにも高額な出張手当(日当)の支給や、業務には関係がない費用だと判断されると、出張費として認めてもらうことはできないでしょう。

また、出張に必要であることを判断してもらうには会社が出張旅費規程を作成し、その基準をあらかじめ定めておく必要もあります。

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旅費や日当(手当)は課税されない?出張と節税の関係を大調査

 

出張旅費規程とは

出張旅費規程とは、従業員や役員が出張した場合の支出に関して、どこまでの範囲をいくらまで精算するか、期限や精算方法などを含めて明文化したものです。

規程があることで出張申請・手配・精算フローが明確化され、従業員も経理担当者も諸作業がしやすくなります。

この規程は、対象者であれば誰でも確認できるようにしておく必要があります。

 

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出張旅費規程で節税ができる?旅費規程のメリットと作成時の6つのポイントとは

 

出張手当に関して規程を作る必要性

出張費のなかでも出張手当を社員に支給して経費とするには、出張旅費規程を定めて出張手当について明記しなければなりません。

また、出張費についてまとめた出張旅費規程を作成しておくことで、社員に出張費の取り決めを周知させることもできます。

どのようなものが出張であるのかといった出張の定義も明記し、支給される手当の種類や金額、支給される条件などの記載も必要です。さらに、支給方法や手続きの方法なども書いておくのが良いでしょう。

そうすることで申請フローが定着化し、出張費の精算が簡単になるのです。

 

出張手当を非課税にするには

ビジネスに必要な出張費は、経費として計上することで非課税となります。非課税になると法人税などの節約につながりますので、結果的な経費削減につながるでしょう。

しかし、出張経費の中でも出張手当(日当)は非課税にならないケースがあります。

少しでも出張手当(日当)を非課税にし、経費削減を目指すのであればその方法を知っておくことが大切でしょう。出張手当(日当)は、通常必要であると認められる範囲でないと経費にはならないと定められています。

通常必要であると認められるかどうかの判断は非常に難しいとはいえますが同規模同業種の相場に基づいて考えることが多いでしょう。よって、各社の相場を調べておくことが大切です。

 

出張手当の相場を調べるときは日当の範囲に注意

出張手当(日当)の相場は、同業種同規模の会社の金額を参考にする必要があります。機械メーカーや家電メーカー、建設業はそれぞれの出張で異なったビジネスを行うため、日当相場が同じとはいい切れません。

また、大企業と水道工事や電気工事を行う中小企業との相場にも違いがあるでしょう。そういった理由から、同規模同業種の出張費の相場を参考にする必要があるのです。

このとき、参考にする会社がどこからどこまでを出張手当(日当)として支給しているのか、その範囲も重要だといえるでしょう。日当に交通費や宿泊費を含んでいる会社の出張手当はおのずと高くなります。

交通費や宿泊費を日当とは別で支給しているのであれば、同じ範囲で手当を支給している会社の相場を参考にしましょう。なぜなら、日当を支給しすぎると経費として認められなくなってしまうからです。

交通費と宿泊費を含めた手当(日当)を2万円支給している会社を参考にしたとします。

このとき、交通費と宿泊費は実費でそれとは別に出張手当(日当)として2万円程度を支給してしまうと、多すぎると判断され経費として認められなくなるのです。

税務所の調査が入り、給与課税の対象となってしまうと節税にはつながらないでしょう。よって、どの範囲の出張手当を参考にするのかも非常に重要なポイントになります。

 

国内出張費の相場は?

国内出張費の相場は?

 

出張費の相場は国内出張と海外出張で異なります。

また、出張費には出張手当や宿泊費、交通費などさまざまな費用がありますので、まずは、国内出張費におけるそれぞれの相場を詳しくみていきましょう。

 

出張手当(日当)の相場(国内)

出張時にかかる諸々の費用を補う目的で支給される出張手当(日当)は、会社の役職ごとに相場が異なります。また、宿泊の有無によっても支給される金額が違うでしょう。

国内の出張で日帰りの場合、出張手当(日当)は役職のない社員で2,100円程度が相場です。係長ランクになると相場は2,200円程度と少し高くなり、課長になると2,500円程度が相場といわれています。

ただ、部長であっても出張手当(日当)の相場は2,700円程度とそれほど高くはありません。国内で宿泊を伴う出張の場合には、日帰りよりも相場が高い傾向がみられます。

宿泊を伴う出張の出張手当(日当)相場は、一般的な社員で2,400円程度、課長で2,700円程度、部長であれば2,900円程度が相場といえるでしょう。

宿泊の出張で手当を支給する企業は非常に多く、出張手当があることで社員の出張へのモチベーションが高まります。

 

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宿泊費の相場(国内)

宿泊費に上限を定めず、社員が自由に宿泊先を予約できる状況を作ってしまうと、出張費を使いすぎてしまう可能性が高いでしょう。そのため、仕事を目的とした宿泊に妥当な相場を知っておくことが大切です。

国内出張においての宿泊費の相場は、一般的な会社の社員で全地域一律支給の場合8,700円程度でしょう。ホテルは首都圏と地方で価格が異なるため、一概に高い安いとはいい切れません。

よって、出張先のビジネスホテルのシングルルームに宿泊すると想定した金額を支給するのがオススメです。係長クラスであれば8,900円程度、課長クラスで9,200円程度、部長クラスでは9,800円程度が相場でしょう。

 

交通費の相場(国内)

交通費は実費支給をしている会社が多いでしょう。航空券などは経路や利用日、空席状況など予約のタイミングによって大きく金額が変わるためです。ただ、羽田-伊丹などの新幹線と競合している路線においては、込み合っていなければ前日までの事前購入で新幹線と同額程度で利用ができるでしょう。

一定の役職以上が新幹線で移動をする際にはグリーン車を、飛行機ではプレミアムクラスやファーストクラスなどの予約を許可して旅費を支給している会社もみられます。

 

海外出張費の相場は?

海外出張費時の相場

 

海外へと出張に出かける際には、国内の出張よりも高い出張費が支払われる傾向にあるでしょう。そこで、それぞれの相場をみていきましょう。

 

出張手当(日当)の相場(海外)

海外出張の場合にはどこへ渡航するかによって出張手当(日当)の金額が異なります、北米など遠方の場合には一般社員で4,900円程度が相場でしょう。

部長ランクであれば5,600円程度が出張手当(日当)の相場として支給されています。一方、中国などの近場であれば、一般的な社員で4,500円程度が相場です。

 

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宿泊費の相場(海外)

海外出張での宿泊費も、渡航先によって異なるでしょう。北米への出張では宿泊費の相場として一般社員で14,000円程度が支給されています。部長では16,000円程度が宿泊費の相場です。

中国や韓国への出張であれば、一般社員で12,000円程度、部長で13,000円程度が宿泊費相場です。宿泊費の相場は現地の物価を考えることも大切だといえます。

また、日本以外の地域の物価は、年々上昇傾向にあるため、定期的に規程を見直していくことも大事です。

 

交通費の相場(海外)

海外への交通費は出張費のなかでも大きなウエイトを占めるでしょう。交通費は実費支給の会社が多いものの、飛行機のクラスによってその金額が異なります。

一部の会社においては課長や部長・役員ランクでのビジネスクラスの利用が許可されていますが、多くの会社では部長でもエコノミークラスの利用を求めているのです。

しかし、大企業など一部の会社では、渡航先の距離や地域によって一般社員でもプレミアムエコノミークラスやビジネスクラスの利用が許可されている会社もあります。

海外航空券の相場については、新型コロナウィルスの流行前と後では渡航者数の減少で運航便数が減っていたり、燃料価格上昇などの様々な要因で費用相場は上昇していますので、なるべく早く出張を計画し込み合う前に手配することが大事です。

 

相場に基づいた出張費を経費とする注意点

相場を超えない範囲の出張費を支給し、経費として計上するためにはいくつか注意するべき点があります。ここでは代表的な注意点を紹介します。

 

食事代を支給する場合は出張手当に含める

出張費を経費として計上する際に注意すべき点は昼食を含めた食事代です。 出張は通常の勤務先とは離れた場所での仕事となることから、長期にわたることもあるでしょう。 しかし、仕事をしない場合でも食事は必要となることから、一般的には食事代は経費として認めらていません。

食事代も経費として計上するには、出張旅費規程を制定し出張手当に含めて支給するとよいでしょう。その場合でも、あまりにも高額な支給をしてしまうと不当なインセンティブとみなされ税務署から指摘されてしまう恐れがあるため、相場に基いた支給額を制定しましょう。

 

出張費と通勤費は同じではない

出張費は移動にかかる費用だけでなく宿泊代や出張手当(日当)も含めた金額を考えます。これらはすべて旅費交通費の勘定科目で処理され、経費として計上されるのです。

けれども、家から会社までの通勤時の通勤手当は給与手当勘定で処理します。よって、通勤手当は非課税とはならず、課税されてしまいます。

通勤手当は出張費における交通費と似ていると感じる人も多くみられますが、間違えやすいポイントですので注意が必要です。

 

出張費を抑えるポイントは?

相場に基いて出張費を支給することで経費の削減につながりますが、それ以外にも出張費を削減するいくつかのポイントがあります。

 

出張回数を抑える

出張費を節約したい場合、まずは出張の回数自体を削減することです。一度の出張でなるべく多くの仕事を済ませ、効率的に複数の場所を訪問するなどの方法が有効です。

他にもWeb会議に代替できる場合は積極的に活用して、無駄な出張をなくすことも有効です。

 

不正が起こらないようにする

出張費を支給する際に気を付けなければならないのは、社員による不正受給です。実際に移動したよりも長い距離のルートでの交通費の申請や、定期区間分の旅費も請求するといった不正は後を絶ちません。会社から支給された新幹線のチケットを払い戻して夜行バスなどで移動し、その差額を着服する社員もいるでしょう。

社員の不正によって出張費がかさむケースはめずらしくなく、精算書によって申請された金額が本当であるかは領収書と照らし合わせて確認する必要があるのです。また、そういった行動をしないよう、社員の行動管理も求められています。

 

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出張管理システムの導入を検討

出張費を支給すると、社員による不正や間違った勘定科目への仕訳などさまざまな点に注意しなければなりません。

しかし、たくさんの社員を抱え、出張回数が多い会社でそれぞれの出張費や社員の行動をチェックするのは至難の業だといえるでしょう。

そこで、これらを簡単にするサービスの導入が求められています。なかでも、出張管理システムを導入すると、社員の出張費の管理が非常に楽になるのです。

これまで煩わしいと感じていた業務がカットできるようになり、業務効率の向上にもつながります。

 

エルクトラベルの出張手配プラスが便利

出張費の扱いを簡単にし、相場通りの出張手配を行えるのがエルクトラベルの出張管理システム「出張手配プラス」です。

出張手配プラスであれば、手当を支給するよりも簡単に社員の出張費が管理できるようになるでしょう。

ここからは、出張手配プラスを利用するメリットを紹介します。

 

旅費は一括で請求

出張手配プラスで出張を手配すると、かかった旅費はすべて会社に請求が行きます。

社員それぞれが立替払いを行い、出張後に精算業務をする必要がなくなることから、業務がスムーズに進むでしょう。

また、すべての社員が利用した手配を一括で請求しますので、会社は出張にかかる旅費の管理が楽になります。旅費の仕訳も簡単になることから、人員の削減も可能になり、経費削減につながるでしょう。

 

社員の行動管理が簡単に

社員それぞれに相場通りの出張費を支給している場合には、旅費の不正受給や水増し請求などが起こりやすくなります。

その点、エルクトラベルでは旅費を一括で会社に請求できますので、社員との現金のやり取りがなくなり不正受給や水増し請求などのリスクを回避できるでしょう。

さらに、社員がどの交通機関を利用し、どこのホテルに宿泊しているのかも一目で分かります。よって、社員の行動管理がしやすくなり有事のときにも不安がありません。

 

スピーディーな手配が可能

出張費を抑えるため、相場通りの料金の新幹線や飛行機を手配し、安いホテルを探すとなると出張手配に時間がかかりすぎてしまうでしょう。

また、見積もりを出してもらうのにも時間がかかる旅行会社などに依頼をすると、タイムロスが生じてしまいます。

出張手配に多くの時間を割けないという会社は多く、簡単な出張手配を選び無駄な出張費をかけているところは少なくありません。

しかし、出張手配プラスでは、少しの検索でいくつものプランが提案されます。相場通りのホテルや交通機関なども簡単に見つかりますので、スピーディーな手配が可能になるでしょう。

出張費を抑えながら迅速な手配ができるようになることで、会社の経営向上にも期待できます。

 

相場を知って出張費を考えると経費削減が可能

出張費を設定する際には相場を知っておくことが大切です。旅費の相場よりも多い金額を出張費として計上すると、経費として認められないことがあります。

また、経費削減には社員の不正を防ぐことも重要です。出張手配プラスであれば、社員の出張費が管理しやすくなり、不正も起こりにくくなります。

さらに、相場通りの手配がスピーディーに完了しますので、多くのメリットが得られるでしょう。相場通りの出張費を支給し、経費削減を目指すのであればエルクトラベルの出張手配プラスを導入してみてはいかがでしょうか。

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