新幹線の法人予約には鉄道会社と法人契約を!おすすめサービス3選

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JR各社の法人向けサービスのメリットや特徴を解説

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JR各社の法人向けサービスのメリットや特徴を解説

出張のある多くの企業にとって、新幹線の費用削減や業務負担を減らしたいと考えているでしょう。そういった課題には、鉄道会社が提供する法人契約サービスの利用が強力な施策となり得ます。この記事では、鉄道会社と法人契約を結ぶメリットや、どういった会社が導入に向いているかなどの解説のほかにも、出張業務全体を効率化する方法についても触れていきます。

 

鉄道会社と法人契約を結ぶメリット

企業が鉄道会社と法人契約を結ぶことでコスト削減や業務効率化になるなど様々なメリットを得られます。まずは、鉄道会社の法人契約サービスのメリットについてご紹介していきます。

 

出張コストの削減

JR各社など鉄道会社が提供している法人契約サービスでは、通常の切符よりもお得な割引運賃を設定しているため出張コストを削減できます。

鉄道会社によって割引条件は異なりますが、通年割引になるものや早割商品で20%以上割引になるものなど様々用意されています。これらをうまく活用することで出張コストの削減に大きな効果を期待できるでしょう。

 

出張手配や精算業務の効率化

鉄道会社が提供する法人契約サービスでは、パソコンやスマホからオンラインで新幹線などの切符予約が可能となるシステムを提供しています。当日予約や変更・キャンセルなどもシステム上から行え、チケットレス乗車ができるサービスもあるため出張手配の手間や出張者の負担を削減できます。

また、法人契約サービスによっては、かかった費用を会社へ一括請求できるものもあり、個々の経費精算が不要になるため、出張者・経理担当者双方で業務効率化となるでしょう。

 

不正防止や管理業務の負担を軽減

JR各社が提供する法人契約サービスでは、予約した切符が実際に利用されたか管理画面上で確認ができるようになっています。利用実績が確認できることで、カラ出張などの不正防止につながり管理業務の負担を軽減します。

 

代表的なJR各社の法人向けサービス

法人契約サービスを提供している鉄道会社としては、主にJR各社が挙げられます。ここからは、JR各社の代表的な法人向けサービスを紹介していきます。

 

ビジネスえきねっと

ビジネスえきねっと
画像引用元:ビジネスえきねっと公式サイト

ビジネスえきねっとは、JR東日本が提供する法人向け乗車券申込サービスです。ビジネスえきねっとのサイト上で予約したきっぷの代金は法人に一括請求されるため、従業員の立替精算が不要となり、業務を効率化できます。ここでは、ビジネスえきねっとの主な特徴をご紹介します。

 

全国の新幹線予約とJR東日本・JR北海道はチケットレス乗車も可能

ビジネスえきねっとは、パソコンやスマートフォンから簡単な操作で全国の新幹線や特急の予約が可能です。予約したきっぷは、JR東日本が指定するエリア内の指定席券売機で受け取り、乗車します。さらに、JR東日本内やJR北海道内で完結する新幹線や特急では、SuicaなどのICカードに紐づけてチケットレス乗車もできるため、出張手続きが簡素化されると評判です。

 

お得な切符で出張コストを削減

ビジネスえきねっとは、JR東日本、JR北海道および北陸新幹線のエリアで、通常のきっぷに加えてお得なきっぷも販売されています。路線によって割引率は異なりますが、通常のきっぷと比べて5%から50%も安くなるため、出張旅費の削減に有効です。

また、同じくJR東日本内・JR北海道内および北陸新幹線のエリアで完結する予約であれば、何度でも無料で変更ができるため、急な予定変更にも対応可能です。

 

乗車履歴の見える化で不正を防止

ビジネスえきねっとを契約すると、法人の担当者に管理画面のログインIDが付与されます。管理画面上では、社員の予約履歴や乗車実績を確認できるため、管理業務が効率化されます。また、実際に乗車したか払い戻しされたかの最終的な実績を把握することで、カラ出張などの不正を検知し、適切な対応を取ることで不正を防止できます。

 

関連記事:
「ビジネスえきねっと」とは?メリットや登録方法「えきねっと」との違いについて解説

 

「エクスプレス予約」法人サービス

エクスプレス予約
画像引用元:エクスプレス予約公式サイト

エクスプレス予約法人サービスは、JR東海、JR西日本、JR九州が運営する会員制ネット予約サービスです。WEBサイトやスマートフォンアプリ上で簡単に予約でき出張手配を簡素化します。また、管理画面上で利用履歴データが確認でき、出張内容の可視化もできる便利なサービスです。以下にエクスプレス予約の特徴をご紹介します。

 

東海道・山陽・九州新幹線をEX-ICカードでチケットレス乗車

エクスプレス予約法人サービスでは、利用者数が日本最多の東海道新幹線をはじめ、山陽新幹線・九州新幹線のオンライン予約が可能です。エクスプレス予約のWEBサイトやスマートフォンアプリ上で予約をし、EX予約専用ICカード(EX-ICカード)でチケットレス乗車ができます。券売機やみどりの窓口などに並ぶことなくスムーズに乗車ができ、何かとバタバタしがちな出張時でもストレスなく出張に出向くことが可能です。

 

いつでもお得な会員料金で出張コストを削減

エクスプレス予約法人サービスでは、紙の切符よりもお得な会員料金を通年で利用可能です。加えて早めの予約でさらにお得な早得商品も用意されているので、上手く活用することで出張コストを大幅に削減できます。

 

列車の変更が無料で何度でもできる

エクスプレス予約では、改札入場前や切符の受け取り前であれば発車直前まで無料で変更が可能です。何度でも変更できるため急な予定変更にも柔軟に対応可能です。

 

e5489コーポレートサービス

e5489コーポレートサービス
画像引用元:e5489コーポレートサービス公式サイト

e5489コーポレートサービスは、JR西日本が提供する法人向けサービスで、迅速に切符の予約ができたり、お得な割引運賃が利用できるなど西日本地区のJRを利用する場合には非常に便利なサービスです。ここからは、e5489コーポレートサービスの特徴をご紹介します。

 

JR西日本・JR九州・JR四国エリアの新幹線・特急をオンライン予約

e5489コーポレートサービスは、山陽・九州新幹線(新大阪~鹿児島中央)、西九州新幹線(武雄温泉~長崎)、北陸新幹線(敦賀~東京)に加え、JR西日本、JR四国、JR九州エリアの特急列車などをオンラインで予約ができます。オンラインで予約をし、指定エリアのみどりの券売機や指定席券売機で予約した切符を受け取り乗車します。オンラインで簡単に予約ができるため、バタバタしがちな出張準備も効率的に行えます。

 

急な予定変更にも対応可能

e5489コーポレートサービスでは、「eきっぷ」などの一部の商品は、切符の受け取り前であれば発車直前まで予約便の変更が無料で行えます。何度でも無料で変更ができるため、急な予定変更にもフレキシブルに対応できるでしょう。

 

実績データのダウンロードで管理を効率化

e5489コーポレートサービスから予約し乗車すると、利用日の2日後には実績データをダウンロード可能になります。Excelで加工できるファイル形式で過去4か月分まで遡って一括ダウンロードを行えますので、1か月分をまとめてダウンロードしておけば簡単に管理ができるでしょう。

また、実績データには、出張番号など任意の管理項目を反映させることができ、出張管理を効率化が期待できます。

 

鉄道会社と法人契約を検討する際の注意点

ここまで、代表的な鉄道会社の法人契約サービスの特徴を紹介してきましたが、法人契約を検討する際にはいくつか注意点があります。

ここからは、鉄道会社と法人契約を検討する際に注意すべきポイントを紹介いたします。

 

最低利用金額

鉄道会社各社が提供する法人契約サービスでは、お得な運賃や精算・管理の効率化につながるなどの特典が用意され非常に魅力的なサービスですが、年間の最低利用金額が設定されており全ての企業が利用できるわけではありません。

最低利用金額の設定が無いプランも一部ありますが、ほとんどの場合に設定されていますので、各社の基準額に達する見込みがあるか確認をしたうえで検討を進めましょう。

 

年会費などの費用

鉄道会社の法人契約サービスでは、サービス自体の年会費などはかかりません。しかし、精算方式をクレジットカード支払いで契約する場合には、鉄道会社指定のクレジットカード会社との契約が必要となり、クレジットカードの年会費がかかる場合があるため注意が必要です。旅行会社などの精算委託会社を介して契約する精算委託方式も用意しているので、こちらも併せて検討すると良いでしょう。

 

 

乗車方法など運用面

鉄道会社の法人契約サービスは、各サービスごとに利用できる区間が異なりますので、出張で利用する区間がカバーされているか確認しましょう。

また、利用できる区間以外にも、各法人契約サービスによって乗車方法が異なる点も注意が必要です。例えば、ICカードでチケットレス乗車できるサービスもあれば、QRコードや確認番号などを利用して駅の指定席券売機で切符と交換して乗車する方法など、各鉄道会社の法人契約サービスや出張する区間によって乗車方法が異なります。

法人契約サービスを検討されている企業の担当者は、社内での運用面も含めて検討すると良いでしょう。

 

鉄道会社の法人契約が向いている企業

鉄道会社の法人契約が向いている企業

 

新幹線の利用が多い企業

鉄道会社の法人契約サービスは、新幹線や特急などの利用が多い企業に向いています。

新幹線をあまり使わない企業では、せっかく法人契約を締結しても運賃の割引や切符予約の効率化などのメリットを十分得られないでしょう。新幹線の利用が多ければ多いほど導入効果は大きくなりますので、出張で新幹線を多く利用する企業は法人契約を検討しましょう。

 

出張関連の業務コストを削減したい企業

鉄道会社と法人契約を結ぶとお得な運賃の利用で直接コストの削減をできるだけでなく、システム上で簡単に切符予約ができたり、出張管理業務や精算業務を簡素化したりなど、業務効率化による間接コストも削減できます。そのため、出張関連の業務コストを削減したい企業には特におすすめです。

 

不正防止や出張管理を徹底したい企業

鉄道会社の法人契約サービスでは、管理画面上で予約データや実際の乗車実績を確認できます。管理者は、「誰が、いつ、どこへ、いくらで」出張したかを可視化できるため、不正なカラ出張の防止や出張管理が容易になります。不正防止や出張管理を徹底したい企業は、鉄道会社の法人向けサービスの利用を検討してみてください。

 

出張全般の経費削減や効率化には出張管理システムがおすすめ

新幹線などの鉄道を多く利用する企業では、鉄道会社の法人契約を上手に活用することで、出張費削減や業務効率化などの特典を得られますが、出張には鉄道以外にも飛行機やレンタカー、出張申請、経費精算手続きなど様々な業務があります。そういった関連業務の効率化や出張費全般のコスト削減には出張管理システム(BTM)の導入がおすすめです。

出張管理システム(BTM)では、新幹線や飛行機、宿泊やレンタカーなど一通りの出張手配を一括で行え、お得な法人料金での旅費手配が可能になります。手配した出張費は会社へ一括請求されるため、仮払いや出張費精算をカットして、出張者や経理部門の業務負担も減らせるでしょう。また、社員と現金のやりとりがなくなるため、不正な経費申請を防止します。

さらに、出張管理システムによっては、上記でご紹介した鉄道会社の法人契約サービスと連携して利用できるものや、無料で提供している会社もあるので、検討してみてはいかがでしょうか。

 

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出張手配サービスを提供している会社は多く、どれを選べば良いのか分からないという人もいるでしょう。そこで、出張管理システム(BTM)について説明…

 

まとめ

鉄道会社の法人契約サービスを利用することで、出張費の削減や業務効率化、不正防止など企業は多くのメリットを得られます。特に新幹線の利用が多い企業や、出張管理を徹底したい企業にとっては大変有効です。さらに、出張管理システム(BTM)を導入することで、鉄道以外の出張手配も一括管理でき、出張全般の効率化とコスト削減を実現できます。鉄道会社の法人契約サービスと連携できるシステムもあるので、出張業務の負担を軽減し、業務の効率化を図りたい企業は、ぜひ鉄道会社の法人契約サービスと出張管理システムの導入を検討してみてください。

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