新幹線の切符手配後に出張がキャンセルとなった場合は、払い戻し手続きを行います。手続きの際は、切符の種類によって払い戻し期日や払い戻し手数料が異なることを覚えておきましょう。新幹線に乗車する場合は、JR線に乗るための乗車券（運賃）と、新幹線に乗るための特急券（特急料金）が必要となるため、乗車券と特急券ごとに払い戻しに関する規定が異なってきます。その際の手数料は、すべて会社の負担となります。

切符の種類ごとの払い戻し期日とキャンセル料はそれぞれ以下となります。

乗車券の払い戻し期日とキャンセル料

乗車券の使用開始前で切符の有効期間内であれば、キャンセル料220円を差し引いて払い戻しされます。片道乗車券は1枚あたりキャンセル料220円がかかりますが、往復乗車券・連続乗車券の場合は2枚まとめて220円です。

乗車券を途中まで使用して払い戻しする場合は、乗らない区間の営業キロが1券片100kmを超える場合に限り有効期間内に申し出れば払い戻しが可能です。その際は「発売額－乗車した区間の普通運賃－手数料220円＝払い戻し額」として計算します。

自由席特急券、自由席グリーン券の払い戻し期日とキャンセル料

各種自由席券の場合も使用開始前で切符の有効期間内であれば、1枚につきキャンセル料220円を差し引いた差額が払い戻されます。

指定席特急券、指定席グリーン券、寝台券、指定席券の払い戻し期日とキャンセル料

各種指定席券・寝台券については、予約した列車の出発日の2日前までなら、キャンセル料は1枚につき340円。出発日の前日から出発時刻までに払い戻し手続きをした場合は、キャンセル料として30％かかります。（ただし、最低340円から）

なお、出発日2日前を切ってからの指定席グリーン券と寝台券の払い戻しには注意が必要です。どちらも切符の金額は特急料金とグリーン料金または寝台料金の合計となりますが、払い戻し手数料はグリーン料金・寝台料金のみかかります。切符の券面に合計額と内訳がそれぞれ記載されていますので手数料の計算時に参考にするとよいでしょう。

払い戻し手続きを行う場所は？

払い戻し手続きを行う場所は、購入場所によって異なります。基本的にはみどりの窓口で行いますが、旅行会社で購入したときは購入した店舗でそれぞれ手続きをしてください。

払い戻し期日に間に合わない場合は取消証明を取得しよう

出張予定が変わって旅行会社で購入した切符を急遽キャンセルしなければならない時は、期日までに旅行会社で払い戻し手続きをするのが困難な場合もあるでしょう。そんな時は、最寄りのJR駅の改札や窓口で取消証明の印をもらいましょう。

取消証明を受けておけば、1年以内でしたら購入した店舗で払い戻しが可能です。なお、払い戻し手数料は、取消証明を受けた日付を基準に計算されます。

新幹線手配時の注意点

時期や時間帯によってはすぐに空きがなくなるので、出張の日程が確定次第すぐに手配する
払い戻し期日や払戻手数料は、切符の種類によって異なる
払い戻し手続きを行う場所は、購入場所によって異なる
払い戻し期日に間に合わない場合は取消証明を取得する

新幹線の出張でも領収書管理は徹底しよう

出張者が自分で新幹線切符を手配するときは、切符代が高額となることから必ず領収書を提出するように徹底しておきましょう。

新幹線の領収書が提出必須とされている理由

広島や博多など長距離移動をしたときの切符代や複数人をまとめて購入する場合の切符代は30,000円以上にもなることが多く、税務調査のために領収書の保管が必要です。また、領収書を提出させることで、交通費の不正受給の防止にもつながります。

移動でかかった電車賃の領収書の提出は、一般的には必要ありません。それは支払額が30,000円未満の場合は領収書の保存が義務付けられていないこと、交通費精算が膨大な量になると経理部の負担が大きくなるという理由があります。

なお、2023年10月からスタートするインボイス制度においても取り扱いはほとんど変わりません。新幹線の切符は30,000円未満の場合には適格請求書（インボイス）の提出は不要ですが、出張旅費規程によらない従業員の立替精算において、一回の取引で切符代合計が30,000円以上になる場合には、適格請求書（インボイス）の提出が必須となります。
（参考：インボイス制度と交通費。従業員の立替交通費にもインボイスは必要なの？）

出張旅費規程を整備して日当や出張旅費として支給する場合には、切符代が30,000円以上でも特例としてインボイスの提出は不要となりますが、交通費の不正受給防止の観点でインボイス提出を義務付ける方が望ましいでしょう。

また、新幹線の領収書があったほうがいいその他の理由は、新幹線の料金は変動するためです。運賃は片道毎に購入するか往復乗車券として購入するかで変わりますし、特急料金は自由席か指定席かで異なり尚且つ、利用日が通常期・繁忙期・閑散期によって200円づつ変動するため、正確な経費精算を行うためには、新幹線の領収書は確実にもらうようにしましょう。

新幹線の領収書の発行方法について

新幹線を使う出張者に対して、領収書の発行方法について教示しておくことが大切です。駅で切符を購入した場合、みどりの窓口なら係員にお願いし、券売機なら領収証発行ボタンを押します。

Webから切符を予約した場合の発行方法は2通りに分かれます。券売機の場合は領収書発行ボタンから発行し、チケットレスサービスはサイトにある申し込み確認画面から領収書をダウンロードします。

新幹線の領収書に宛名は必要か？

新幹線の領収書に日付は必要ですが、宛名がなくても税法上は問題ありません。しかし、会社の方針で宛名入りの領収書の提出を求められる場合がありますので、経理担当者などに事前に確認をしておくと良いでしょう。

券売機で発行する領収書には宛名の印字がありませんので、購入した切符を持ってみどりの窓口に宛名入りの領収書の発行を依頼するか、最初からみどりの窓口で切符を購入しましょう。

払い戻しをした際の領収書の発行方法は？

購入した切符の払い戻し手続きにかかる払い戻し手数料についても、払い戻しの際に申し出れば領収書の発行を行ってもらえます。払い戻しの手続きはみどりの窓口で行いますので、領収書の発行を忘れずに係員に依頼しましょう。

領収書の後日発行も可能ですが…

新幹線切符の購入時に領収書の発行を忘れても、後日発行が可能です。切符を利用する前であれば、購入した駅の窓口で領収書を発行してもらえます。

乗車後でも改札を通る前であれば切符を駅係員に提示すると領収書を発行してもらえます。ただし、切符を購入した鉄道会社等の購入先と下車した駅の鉄道会社が異なる場合は、領収書の発行はできません。例えば、JR東日本で購入しJR西日本で下車する場合や、旅行会社で購入した場合などがあたります。その場合は、申し出により切符に無効印を押してもらい切符を持ち帰り、切符の購入先で発行を依頼しましょう。なお、改札通過後は切符が回収されてしまうため、領収書の発行ができなくなります。

上記のとおり後日発行も可能ですが、出張の移動時にはバタバタして忘れてしまうこともあるため、出張者には購入時か発券時に、領収書を発行するルールを徹底しておくことをおすすめします。

新幹線の領収書は再発行できる？

新幹線の切符の購入時に領収書を発行したにもかかわらず、紛失してしまった場合に再発行はできるのでしょうか？ここからは、領収書の再発行方法について紹介していきます。

JR各社の窓口で購入した場合

駅の窓口で購入した新幹線の領収書の再発行については、JR各社によって取り扱いが異なります。JR西日本やJR九州、JR東海については、購入した切符や購入時のクレジットカードの利用票を駅の窓口で提示することで再発行を行えます。ただし、JR東海では、乗車券類の発売日や区間など駅係員が確認のうえ、再発行の可否を判断することとなっています。

JR東日本は、領収書の再発行は認めていません。もし、領収書を紛失した場合は、切符に無効印を押してもらい領収書の代わりとして会社に提出するしか方法がありません。その際は、切符が改札に回収されないように改札を出る前に駅係員に申し出する必要があります。

各社で対応が異なるため、もし紛失してしまった場合には事前に問い合わせするとよいでしょう。

オンライン予約サービスで購入した場合

エクスプレス予約やえきねっとなどのオンライン予約サービスを利用して新幹線の切符を購入した場合は、各予約サイト内で領収書の表示が可能です。

エクスプレス予約の場合は、新幹線の予約完了日の翌日から最大15カ月後まで表示でき、表示期間内であれば回数制限はないため、領収書の再発行が可能です。

えきねっとの場合は、支払い完了日から乗車日の6ヶ月後までオンライン上で領収書の再発行が可能です。

出張交通費の着服を防ごう

社員が出張交通費を不正受給しているケースも残念ながら存在します。不正受給を防ぐためにも、不正の実例や具体的な対策について理解しておきましょう。

切符の払い戻しを悪用した不正の存在

出張費の不正受給はさまざまなケースが想定されるので、実例を把握しておくと参考になります。実際は夜行バスや高速バスなど格安の交通手段で移動し、新幹線や飛行機の切符を払い戻した差額分を不正受給したケースが報告されています。また、パックプランに変更し、申請した費用との差額分をもらった事例もあるようです。

ほかにも、出張先での宿泊を申請したにもかかわらず、実際は日帰りにして宿泊代を受け取る、申請したホテルやビジネスホテルよりも安いところに宿泊し差額分を懐に入れているケースもあるのです。さらには、架空の出張をでっちあげて遊んで帰ってくる、いわゆる「カラ出張」と呼ばれる悪質なケースもあります。カラ出張は、出張者の現地での過ごし方までは経理担当者も確認できないため、不正が発覚しにくいのです。

新幹線出張費の不正受給への対策

出張費の不正受給を防ぐためには、正確な領収書の提出を徹底させて旅費規定を周知させることがポイントです。社内ルールで交通手段や宿泊先についての明確な規定がないと、出張者の虚偽を取り締まることが難しくなります。

正しい領収書の提出を規定内で義務付けることで、不正を防ぐ効果が期待できるでしょう。カラ出張を防止するためには、出張の必要性や内容を証明させる出張報告書の提出を義務付けると効果的です。

また、無効印を押した切符の提出を義務付ける方法もあります。新幹線を降りてから改札を出る前に、駅係員に「使用済み切符を持ち帰りたい」と申し出ると無効印を押された切符を取得できます。新幹線の指定席特急券には、列車名・区間・日時などが記載されていますので、いつ・どの区間に乗車したかを証明できます。また、パッケージツアーの切符かどうかも判別ができますので、不正防止に有効です。

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出張管理システム（BTM）の導入で不正を防止

出張費の不正を防ぐために旅費規程を整備し周知させることが重要ですが、出張旅費規程に定められた内容が複雑になればなるほど、従業員の理解を深めることは難しいでしょう。また、出張前の出張申請・承認や帰社後の出張報告・経費精算など関連業務の負担や、出張者、承認者、経理担当者など関わる人員も多く、規定を正しく運営していくには効率化が求められます。そこで役立つのが、出張申請・承認・出張手配・精算まで一連のプロセスを効率化することができる出張管理システム（BTM）の導入です。