出張時に新幹線を利用する場合のおすすめ方法を解説

新幹線の予約のコツは？

新幹線を予約はコツをおさえると経費の削減が可能です。出張経費が抑えられると会社の経営状況の向上につながりますので、チェックしておきましょう。

 

インターネットで事前予約がおすすめ

新幹線を予約する際には、早めの座席確保がおすすめです。新幹線の本数はそれ程少なくないものの、行楽シーズンなどが重なった場合には席が埋まってしまう可能性があるでしょう。

出張で利用することの多い東京から大阪間の新幹線は、平日の昼間でも出張者で混雑します。金曜の夕方以降は出張からの帰りや単身赴任の人が家族のもとへと戻る時間と重なることから、席が埋まりやすい時間です。

指定席が取れなかった場合には、自由席の通路で立ったままの移動になる可能性もあるでしょう。出張で疲れているのに席が確保できない場合には、出張そのものにしんどさを感じてしまいます。

「えきねっと」や「スマートEX」など、オンラインで簡単に予約ができるサービスがありますので、利用するとよいでしょう。

 

出張パックの利用

新幹線を利用する場合には、新幹線とホテルが同時に予約できる出張パックがおすすめです。

出張パックは新幹線とホテルを別で予約するよりも値段が安く、経費の削減につながるでしょう。インターネットからまとめて予約が完了しますので、非常に便利な方法です。

 

新幹線の出張では領収書の管理が重要

新幹線を出張者が予約する場合には、領収書をしっかりと管理しなければなりません。

ただ、どうして領収書の管理が必要なのでしょうか。ここからは、出張時の領収書の管理について解説します。

 

領収書が必要な理由は？

新幹線の運賃はほかのJR線と比較すると非常に高いのが特徴です。新幹線では長距離を移動することが多く、往復で30,000円以上かかることもあるでしょう。

新幹線の代金を出張者がクレジットカードで立て替え払いをしていても、領収書がない場合には、勤務先で経費精算ができないケースがほとんどです。そのため、領収書をしっかりと管理し、新幹線を利用した出張があったことを証明する必要があります。

 

新幹線の領収書を発行する方法は？

新幹線の切符は駅またはインターネットから購入します。みどりの窓口で購入した際には、係員に領収書が必要な旨を伝えましょう。

発券機での購入であれば、領収書発行ボタンを押せば完了です。インターネットからのチケットレスサービスの場合には、サイトにある申込確認画面から領収書がダウンロードできます。

予約だけをインターネット上で行い、券売機で購入と発券をしてもらうのでれば、券売機の領収書発行ボタンを押しましょう。

 

後日発行の条件は？

出張の新幹線の切符を購入したときに領収書の発行を忘れてしまっても、新幹線に乗る前であれば駅の窓口での発行が可能です。また、新幹線に乗った後でも改札を出る前に手続きを行うと、切符を持ち帰ることができ領収書の代わりとして使えるようになります。

ただし、改札を通過してしまった場合には後日発行ができません。うっかり改札を出てしまう可能性もありますので、発券した時に領領収書を受け取っておくことが大切です。

 

キャンセルの場合には払い戻しができる？

新幹線の切符を予約した後に、出張の予定がなくなった場合でも払い戻しは可能です。ただし、切符の種類によって払い戻しの期限が異なります。

払い戻しは、基本的には駅の窓口で行いますが、旅行会社などで購入した場合には、その購入先の店舗で手続きが必要な場合がありますので、ご注意ください。インターネットで予約した場合は、予約サイト上でキャンセル手続きを行います。

 

人気のビジネスパックのメリット

新幹線での出張は、ホテルなどの宿泊とセットになったビジネスパックを選ぶ人も多いものです。ビジネスパックのメリットは、新幹線とホテルを分けて予約するよりも安くなることでしょう。また、新幹線と宿泊の予約が同時に完了しますので、出張手配にかかる時間も節約できます。

そのほかにも、チケットが事前に手元に届くことから安心感も得られるでしょう。当日の新幹線が混雑していても座席は確保されていますので、安心して出張に出かけることが可能です。

 

ビジネスパックのデメリットは？

法人の利用に特化したビジネスパックにはデメリットもあります。まず、ビジネスパックで利用できる新幹線には条件が設けられることがあるでしょう。指定した列車よりも前の電車には乗ることができないため、仕事が早く終わっても新幹線の時間まで待たなければならないことがあります。

また、ビジネスパックに希望のホテルが設定されていないケースもあります。行先によっては、訪問先に近いホテルの設定がない場合もあり、少し離れた場所での滞在が求められる可能性があります。

 

ビジネスパックにセットされるホテルのおすすめはどこ？

新幹線とホテルなどの宿泊が一緒になったビジネスパックでは、人気のビジネスホテルがセットされることが多いでしょう。ただ、初めての出張や出張が少ない場合には、どのホテルを選べば良いのかわからないといった声も聞かれます。

そこで、ビジネスパックにセットされることの多い人気のビジネスホテルの特徴を紹介しましょう。

 

ドーミーイン

全国展開している宿泊施設の中でも、おすすめがドーミーインです。出張だけでなく家族旅行からも選ばれているホテルであり、JTBや日本旅行などさまざまな旅行会社がドーミーインのホテルプランを提供しています。

ドーミーインの魅力の1つはご当地料理が楽しめる朝食であり、出張に来たことを忘れてしまうほどのおいしい朝食が味わえるでしょう。また、夜にはしめにぴったりの夜鳴きそばの提供もあり、楽しみにしている出張者も多いものです。

 

ルートインホテル

下関や博多、倉敷への出張時にはルートインホテルがおすすめでしょう。全室にWi-Fiが完備されているホテルですので、部屋に帰ってからも仕事ができると出張者に人気です。

大浴場もあり、出張の疲れが癒せるホテルだと高く評価されています。部屋によってはエアウィーヴのマットレスなどが設置されていますので、快適な眠りも楽しめるでしょう。

 

コンフォートホテル

北海道から沖縄まで日本全国に63ものホテルを抱えるコンフォートホテル。名前の通りの快適さを追求したホテルであり、全室禁煙化が実施されているのが特徴です。また、大きめのデスクも設置され、仕事をホテルの部屋に持ち帰った場合でも作業がしやすいといえるでしょう。

そのほか、いくつかのホテルではレイアウトが変更できるデスクも導入され、仕事がしやすい快適な空間が作り出るホテルだと評判です。

 

サンルートホテル

きめ細やかなサービスで迎えてくれると評判のホテルがサンルートホテルでしょう。質の高いホスピタリティが人気で快適な宿泊ができるホテルだと高く評価されています。JRの駅から近く、利便性の高さにも優れているのも魅力でしょう。さらに、女性の宿泊に特化したレディースプランも充実し、スキンケア用品なども用意されています。

 

新幹線の出張における注意点は？

ホテルとセットになったパックを選べば、快適な出張が楽しめる新幹線での移動ですが、従業員に出張手配を任せきりにしている場合、会社にとっては不安が残ることもあります。会社の経営に影響を与えないためにも、新幹線での出張を適切に管理することが重要です。

では、どのような点に注意すればよいのでしょうか。ここからは、新幹線を利用した出張において、会社が注意すべきポイントを紹介します。

 

不正の可能性がある

新幹線の切符だけを単独で購入する場合、一度新幹線の切符を購入し、後日払い戻すケースがみられます。このとき、払い戻したお金で高速バスなどの安い交通手段を利用すると、その差額を不正に手に入れる裏ワザとなるのです。このワザが使える理由には、新幹線の切符の払い戻し時に領収書の返却が求められないことが挙げられるでしょう。領収書が手元にあることで、新幹線の切符を購入したように見せかけることができるのです。

また、宿泊を伴う出張であると申請した場合でも、日帰りに変更して宿泊代だけを受け取るケースもみられます。予約していたホテルとは別の宿泊先に滞在し、その差額分を着服するケースも後を絶ちません。

出張先では上司や経理担当者の目が届きにくいことから、出張者の出張管理は深刻な問題とされています。

 

不正への対策方法は？

出張費を不正に受給されてしまわないよう、会社では新幹線やホテルの正しい領収書の提出や出張旅費規程についての周知を徹底させることが大切です。正確な領収書が提出されるよう、出張の必要性や内容がしっかりと証明できる出張報告書の提出を義務付け、出張管理を行うのも良いでしょう。出張が管理されていることがわかると社員の気持ちが緩みにくくなり、不正も減らせるようになるのです。

 

出張費の立替精算を廃止する

出張手配では、出張者が旅費を立て替え、後日精算することが一般的です。しかし、この立替精算時に出張者との金銭のやり取りが発生するため、不正のリスクが生じてしまいます。月締めで一括精算が可能な法人契約サービスなどを利用すれば、出張者の立替精算を削減し、不正のリスクを回避することができます。

 

新幹線の法人契約サービスを利用する

新幹線の法人契約サービスを利用すると、社員が利用した新幹線の切符代は会社へ一括請求されます。社員の立替精算をなくすため不正リスクを軽減できます。また、管理者は、切符の使用状況を確認できるため、出張に行ったと見せかけて日当を不正に着服するカラ出張も防止できます。

 

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出張管理システムを導入する

出張費の不正対策には、出張管理システムの導入も有効です。

出張管理システムを通じて新幹線や宿泊などの手配を行うと、出張者の手配状況や変更履歴などを管理画面から確認できるようになるため、チェック体制を整える上で非常に役立つでしょう。また、手配した新幹線や宿泊などの費用は会社へ一括請求されるため、出張者の立替精算も削減できます。さらに出張データは、上司や総務・経理担当者とも共有可能で、申請・承認のワークフローを組むこともできるので、旅費精算書も不要となり精算フローに関わる関係者の負担を減少させます。

 

不正を防ぐならエルクトラベルが安心

社員の出張管理を徹底し、不正な出張費の着服を防ぐためには出張手配の方法を見直すのが良いでしょう。なかでもエルクトラベルの出張管理システム「出張手配プラス」であれば出張管理がしやすいと人気です。ここからは、出張手配プラスについて説明しましょう。

 

一括請求で後日精算の必要なし

出張手配プラスで出張手配を行うと、利用したすべての社員の請求が会社に一括で行われます。社員それぞれが立て替え精算をする必要がありませんので、後日精算で不正に出張費を受給されてしまう心配がなくなるでしょう。

また、社員が実際にどの新幹線を利用し、どのホテルに宿泊したかといった出張管理も確実に行えるようになるのです。指定席ではなくグリーン車を利用していないか、値段の高すぎるホテルに宿泊していないかといった点も確認しやすいため、無駄な経費をおさえることもできるでしょう。

さらに、後日精算そのものがカットできるので、これまで経理部門で行っていた領収書のチェックや管理業務も削減でき、経理担当者の手間が大幅に削減できるでしょう。その結果、業務効率の向上が期待できるのです。

 

新幹線の法人契約サービスでコスト削減に

出張手配プラスは、「ビジネスえきねっと」や「エクスプレス予約法人サービス」などの新幹線の法人契約サービスと連携が可能です。新幹線の法人契約サービスを導入すると、通常の切符よりお得な割引運賃が利用できるため、出張コストの削減となるでしょう。

また、新幹線の法人契約サービスでは、企業の管理担当者は、実際の乗車履歴が確認できるため、経費申請と突合することで従業員の不正を防止できます。

 

月額利用料金が無料

出張管理が楽になり不正が減らせるようになっても、出張手配の利用料金が高い場合にはお金がかかりすぎてしまいます。その点、出張手配プラスは月額料金が無料ですので、無駄なお金を支払うことがないでしょう。さらに、初期費用も不要で気軽に始められるのもメリットです。

飛行機や新幹線とホテルなどの宿泊がセットになったパックもたくさんの旅行会社の中から比較できるため、格安プランが探せます。

 

出張手配が簡単に！

エルクトラベルでの出張手配はいくつかの項目を入力するだけですので非常に簡単です。新幹線などのJR線の利用の場合には、朝10時までの予約で切符の当日デリバリーも依頼できることから、取りにいく手間も省けるでしょう。また、QRコードを利用して駅の券売機で切符を受け取ることもできるため、切符の配送にかかる時間をカットし迅速な手配も可能です。

出張前の準備で忙しい社員から喜ばれることの多いサービスであり、業務効率の向上も目指せることから会社にとってもメリットが期待できるのです。

 

国内の宿泊は楽天トラベル・じゃらんと提携

出張時に快適なホテルに宿泊したいという社員からは、エルクトラベルでのホテルの手配が人気です。

エルクトラベルで扱う国内のホテルや宿泊施設は楽天トラベル・じゃらんと提携していますので、豊富なホテルの中から出張にぴったりのところが見つかるでしょう。

また、空室状況もリアルタイムで反映されていますので、宿泊施設に空室を確認する手間や時間が省けます。

 

ポイントをおさえて新幹線の出張を安全で快適に！

新幹線での出張は、ポイントをしっかりとおさえると安く簡単に手配できるようになります。

ただし、出張費は不正に受給されてしまう可能性が高いため、出張者の管理を強化する必要があるのでしょう。そこでオススメなのがエルクトラベルです。

安くて快適な新幹線での出張を可能にし、社員の不正も防げますので会社にとってメリットの多い出張手配サービスだといえるでしょう。

出張手配システムの導入を検討しているのであれば、便利で安心のエルクトラベルをおすすめします。

 

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