出張時に新幹線を利用する場合のおすすめ方法を解説

新幹線を使った出張は早く快適だと評判です。しかし、新幹線の切符は高いため、少しでも安く購入したいと考える会社も多いでしょう。

また、新幹線を利用した出張では不正が起こりやすいというのを知っていますか。

そこで、新幹線の切符の購入方法や、不正を防ぐために会社が気を付けるべきポイントを紹介します。

 

新幹線の予約のコツは？

新幹線を予約はコツをおさえると経費の削減が可能です。出張経費が抑えられると会社の経営状況の向上につながりますので、チェックしておきましょう。

 

事前予約がおすすめ

新幹線を予約する際には、早めの座席確保がおすすめです。

新幹線の本数はそれ程少なくないものの、行楽シーズンなどが重なった場合には席が埋まってしまう可能性があるでしょう。

出張で利用することの多い東京から大阪間の新幹線は、平日の昼間でも出張者で混雑します。

金曜の夕方以降は出張からの帰りや単身赴任の人が家族のもとへと戻る時間と重なることから、席が埋まりやすい時間です。

指定席が取れなかった場合には、自由席の通路で立ったままの移動になる可能性もあるでしょう。

出張で疲れているのに席が確保できない場合には、出張そのものにしんどさを感じてしまいます。

 

出張パックの利用

新幹線を利用する場合には、新幹線とホテルが同時に予約できる出張パックがおすすめです。

出張パックは新幹線とホテルを別で予約するよりも値段が安く、経費の削減につながるでしょう。インターネットからまとめて予約が完了しますので、非常に便利な方法です。

 

新幹線の出張では領収書の管理が重要

新幹線を出張者が予約する場合には、領収書をしっかりと管理しなければなりません。

ただ、どうして領収書の管理が必要なのでしょうか。ここからは、出張時の領収書の管理について解説します。

 

領収書が必要な理由は？

新幹線の運賃はほかのJR線と比較すると非常に高いのが特徴です。新幹線では長距離を移動することが多く、往復で30,000円以上かかることもあるでしょう。

新幹線の代金を出張者がクレジットカードで立て替え払いをしていても、領収書がない場合には、勤務先の経費として払い戻しができないケースがほとんどです。

そのため、領収書をしっかりと管理し、新幹線を利用した出張があったことを証明する必要があります。

 

新幹線の領収書を発行する方法は？

新幹線の切符は駅またはインターネットから購入します。駅の緑の窓口で購入した際には、係員に領収書が必要な旨を伝えましょう。

発券機での購入であれば、領収書発行ボタンを押せば完了です。インターネットからのチケットレスサービスの場合には、サイトにある申込確認画面から領収書がダウンロードできます。

予約だけをインターネット上で行い、券売機で発券してもらうのでれば、券売機の領収書発行ボタンを押しましょう。

 

後日発行の条件は？

出張の新幹線の切符を購入したときに領収書の発行を忘れてしまっても、新幹線に乗る前であれば駅の窓口での発行が可能です。

また、新幹線に乗った後でも改札を出る前に手続きを行うと、切符が領収書として使えるようになります。

ただし、改札を通過してしまった場合には後日発行ができません。うっかり改札を出てしまう可能性もありますので、発券した時に領領収書を受け取っておくことが大切です。

 

キャンセルの場合には払い戻しができる？

新幹線の切符を予約した後に出張の予定がなくなった場合でも払い戻しは可能です。しかし、切符の種類によって払い戻し期日は異なりますので注意するのが良いでしょう。

払い戻しは基本的には駅の窓口で行います。旅行会社などで新幹線の切符を購入した場合には、購入した店舗での手続きが必要ですので注意しましょう。

インターネットからの予約の際には、予約サイトからのキャンセルの手続きを行います。

 

人気のビジネスパックのメリット

新幹線での出張は、ホテルなどの宿泊とセットになったビジネスパックを選ぶ人も多いものです。

ビジネスパックのメリットは、新幹線とホテルを分けて予約するよりも安くなることでしょう。

また、新幹線と宿泊の予約が同時に完了しますので、出張手配にかかる時間も節約できます。

そのほかにも、チケットが事前に手元に届くことから安心感も得られるでしょう。

当日の新幹線が混雑していても座席は確保されていますので、安心して出張に出かけることが可能です。

 

ビジネスパックのデメリットは？

法人の利用に特化したビジネスパックにはデメリットもあります。

まず、ビジネスパックで利用できる新幹線には条件が設けられることがあるでしょう。

指定した列車よりも前の電車には乗ることができないため、仕事が早く終わっても新幹線の時間まで待たなければならないことがあります。

また、滞在中のホテルの変更には対応してもらえないケースも多く、滞在中は同じホテルへの宿泊が求められる可能性もあります。

さらに、GoToトラベルキャンペーンのようなクーポンなどはもらえないケースがほとんどですので、一般的な観光ツアーほどのお得感は得られないでしょう。

 

パックにセットされるホテルのおすすめはどこ？

新幹線とホテルなどの宿泊が一緒になったパックでは、人気のビジネスホテルがセットされることが多いでしょう。

ただ、初めての出張や出張が少ない場合には、どのホテルを選べば良いのかわからないといった声も聞かれます。

そこで、パックにセットされることの多い人気のビジネスホテルの特徴を紹介しましょう。

 

ドーミーイン

全国展開している宿泊施設の中でも、おすすめがドーミーインです。

出張だけでなく家族旅行からも選ばれているホテルであり、JTBや日本旅行などさまざまな旅行会社がドーミーインのホテルプランを提供しています。

ドーミーインの魅力の1つはご当地料理が楽しめる朝食であり、出張に来たことを忘れてしまうほどのおいしい朝食が味わえるでしょう。

また、夜にはしめにぴったりの夜鳴きそばの提供もあり、楽しみにしている出張者も多いものです。

 

ルートインホテル

下関や博多、倉敷への出張時にはルートインホテルがおすすめでしょう。

全室にWi-Fiが完備されているホテルですので、部屋に帰ってからも仕事ができると出張者に人気です。

大浴場もあり、出張の疲れが癒せるホテルだと高く評価されています。部屋によってはエアウィーヴのマットレスなどが設置されていますので、快適な眠りも楽しめるでしょう。

 

コンフォートホテル

北海道から沖縄まで日本全国に63ものホテルを抱えるコンフォートホテル。

名前の通りの快適さを追求したホテルであり、全室禁煙化が実施されているのが特徴です。

また、大きめのデスクも設置され、仕事をホテルの部屋に持ち帰った場合でも作業がしやすいといえるでしょう。

そのほか、いくつかのホテルではレイアクトが変更できるデスクも導入され、仕事がしやすい快適な空間が作り出るホテルだと評判です。

 

サンルートホテル

きめ細やかなサービスで迎えてくれると評判のホテルがサンルートホテルでしょう。質の高いホスピタリティが人気で快適な宿泊ができるホテルだと高く評価されています。

JRの駅から近く、利便性の高さにも優れているのも魅力でしょう。さらに、女性の宿泊に特化したレディースプランも充実し、スキンケア用品なども用意されています。

 

新幹線の出張における注意点は？

ホテルとセットになったパックを選ぶと快適な出張が楽しめる新幹線での出張ですが、会社にとっては不安もあるといえるでしょう。

会社の経営に影響しないためにも新幹線の出張をしっかりと管理する必要があります。

ただし、どのような点に注意するのが良いのでしょうか。ここからは、新幹線の出張で会社が注意しておくべきポイントを紹介しましょう。

 

不正の可能性がある

新幹線の切符だけを単独で購入する場合、一度新幹線の切符を購入し、後日払い戻すケースがみられます。

このとき、払い戻したお金で高速バスなどの安い交通手段を利用すると、その差額を不正に手に入れる裏ワザとなるのです。

このワザが使える理由には、新幹線の切符の払い戻し時に領収書の返却が求められないことが挙げられるでしょう。

領収書が手元にあることで、新幹線の切符を購入したように見せかけることができるのです。

また、宿泊を伴う出張であると申請した場合でも、日帰りに変更して宿泊代だけを受け取るケースもみられます。

予約していたホテルとは別の宿泊先に滞在し、その差額分を着服するケースも後を絶ちません。

出張先では上司や経理担当者の目が届きにくいことから、出張者の出張管理は深刻な問題とされています。

 

不正への対策方法は？

出張費を不正に受給されてしまわないよう、会社では新幹線やホテルの正しい領収書の提出や出張旅費規程についての周知を徹底させることが大切です。

正確な領収書が提出されるよう、出張の必要性や内容がしっかりと証明できる出張報告書の提出を義務付け、出張管理を行うのも良いでしょう。

出張が管理されていることがわかると社員の気持ちが緩みにくくなり、不正も減らせるようになるのです。

不正を防ぐならエルクトラベルが安心

社員の出張管理を徹底し、不正な出張費の着服を防ぐためには出張手配の方法を見直すのが良いでしょう。

なかでもエルクトラベルの出張手配であれば出張管理がしやすいと人気です。ここからは、エルクトラベルの出張管理や出張手配について説明しましょう。

 

一括請求で後日精算の必要なし

エルクトラベルで出張手配を行うと、エルクトラベルを利用したすべての社員の請求が会社に一括で行われます。

社員それぞれが立て替え精算をする必要がありませんので、後日精算で不正に出張費を受給されてしまう心配がなくなるでしょう。

また、社員が実際にどの新幹線を利用し、どのホテルに宿泊したかといった出張管理も確実に行えるようになるのです。

指定席ではなくグリーン車を利用していないか、値段の高すぎるホテルに宿泊していないかといった点も確認しやすいため、無駄な経費をおさえることもできるでしょう。

 

月額利用料金が無料

出張管理が楽になり不正が減らせるようになっても、出張手配の利用料金が高い場合にはお金がかかりすぎてしまいます。

その点、エルクトラベルは月額の利用料金が無料ですので、無駄なお金を支払うことがないでしょう。

さらに、初期費用も不要で気軽に始められるのもメリットです。

飛行機や新幹線とホテルなどの宿泊がセットになったパックもたくさんの旅行会社の中から比較できるため、格安プランが探せます。

 

出張手配が簡単に！

エルクトラベルでの出張手配はいくつかの項目を入力するだけですので非常に簡単です。

新幹線などのJR線の利用の場合には、朝10時までの予約で切符の当日デリバリーも依頼できることから、取りにいく手間も省けるでしょう。

出張前の準備で忙しい社員から喜ばれることの多いサービスであり、業務効率の向上も目指せることから会社にとってもメリットが期待できるのです。

 

国内の宿泊は楽天トラベル・じゃらんと提携

出張時に快適なホテルに宿泊したいという社員からは、エルクトラベルでのホテルの手配が人気です。

エルクトラベルで扱う国内のホテルや宿泊施設は楽天トラベル・じゃらんと提携していますので、豊富なホテルの中から出張にぴったりのところが見つかるでしょう。

また、空室状況もリアルタイムで反映されていますので、宿泊施設に空室を確認する手間や時間が省けます。

 

経理担当者の手間も削減

出張者が新幹線やホテルなどの出張費の立て替え精算を行う場合には、後日精算が必要となり、経理の仕事が増加してしまいます。

しかし、エルクトラベルではすべての出張の請求を一括で行いますので、後日精算そのものがカットできるのが魅力です。

社員それぞれが提出する新幹線や宿泊施設などの領収書のチェックや管理をする必要がなくなりますので、経理担当者の手間が大幅に削減できるでしょう。

その結果、業務効率の向上が期待できるのです。

 

ポイントをおさえて新幹線の出張を安全で快適に！

新幹線での出張は、ポイントをしっかりとおさえると安く簡単に手配できるようになります。

ただし、出張費は不正に受給されてしまう可能性が高いため、出張者の管理を強化する必要があるのでしょう。そこでオススメなのがエルクトラベルです。

安くて快適な新幹線での出張を可能にし、社員の不正も防げますので会社にとってメリットの多い出張手配サービスだといえるでしょう。

出張手配システムの導入を検討しているのであれば、便利で安心のエルクトラベルをおすすめします。

 

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