新入社員受け入れで準備すべきことは？準備リストや失敗しないポイントもご紹介
企業にとって新入社員の受け入れは重要な一大イベントです。
しかし、そのための準備は多岐にわたり、「何から手を付けて良いか、わからない」「抜けもれがないか不安…」と、担当者様の悩みは尽きません。
スムーズな受け入れ体制は、新入社員の安心感や早期離職防止、さらには既存社員の負担軽減にも直結するため、非常に重要です。
新入社員のオンボーディング（定着支援）の重要性が高まる中、受け入れ準備の質を高めることは、企業の将来を担う人材を育てる上で欠かせないトレンドです。
特に、日本の多くの中小企業では、人手不足の中で総務人事担当者の業務負担が増加しており、効率的かつ確実な準備が求められています。
そこで、この記事では、新入社員の受け入れ準備で失敗しないためのチェックリストや、入社前から入社後にかけての具体的な準備の流れご紹介いたします。
目次
なぜ新入社員受け入れの準備が大切なのか
企業の未来を担う新しいメンバーをスムーズに迎え入れ、彼らが最大限の力を発揮できる環境を整えることは、以下の点で非常に重要です。
早期離職の防止と定着率の向上
入社時の環境や対応が不十分だと、「この会社でやっていけるのだろうか」という不安が増大し、早期離職につながる大きな要因となります。
丁寧かつ計画的に受け入れることで、会社への安心感と信頼性を高められ、定着率の向上につながります。
モチベーションとエンゲージメントの向上
歓迎されていると感じられる体制や、すぐに業務に取り組める環境があれば、新入社員のモチベーションを初期から高く保てます。
これが企業へのエンゲージメント（愛着心・貢献意欲）を高める基盤となります。
既存社員の負担軽減
準備が不足していると、受け入れ側の社員が急な質問対応や備品の手配に追われ、本来の業務が滞ってしまう恐れがあります。
たとえば、事前に準備リストを整えておくことで、既存社員がスムーズに新人を指導する体制を確立できます。
【保存版】入社式前にやりたい！受け入れ準備のチェックリスト
バックオフィス業務の中でも多岐にわたる新入社員の受け入れ準備を、抜けもれなく進めるための詳細なチェックリストをご紹介します。
①人事労務関連の手続き
まずは、新入社員から提出してもらう書類や、会社側で準備・手続きが必要なものについてです。
提出書類のリストアップと案内
雇用契約書、年金手帳、源泉徴収票（中途の場合）、健康診断書、身元保証書など、必要な書類をリスト化し、期限を明記して入社前に案内します。
雇用契約の締結と労働条件の明示
労働基準法に基づき、賃金や労働時間、就業場所などを書面で明示し、雇用契約を締結します。
社会保険・労働保険の手続き
健康保険、厚生年金保険、雇用保険など、必要な加入手続きを漏れなく行います。
②業務環境の整備（デスク・PC・備品等）
新入社員が安心して業務を始められるよう、物理的な環境を整えましょう。
デスク・備品の確認と設置
執務スペースの確保、デスク、チェア、ロッカーなどを準備します。
業務備品の手配
PC、モニター、マウス、キーボード、携帯電話（支給の場合）、名刺、社章、社員証などの発注や手配を完了させます。
入社後の配布物の準備
社内規則集、組織図、企業理念をまとめた資料など、会社を理解するための資料を準備します。
③アカウント・システム関連の準備
IT/SaaS企業においては特に重要となる、デジタル環境の整備を行います。
各種アカウントの発行
社内メールアドレス、基幹システム、勤怠管理システム、経費精算システム、利用する各種SaaS（例：チャットツール、プロジェクト管理ツール）のアカウントを一括で発行します。
PCへの初期設定とセキュリティ対応
必要なソフトウェアのインストール、セキュリティソフトの導入、VPN接続設定などを完了させ、即座に利用できる状態にします。
アクセス権限の設定
配属部署や担当業務に応じたファイルサーバー、共有フォルダへのアクセス権限を設定します。
④配属部署との調整事項
新入社員を迎え入れる現場との連携を密に取りましょう。具体的には、次の調整が必要です。
配属部署・チームへの周知
新入社員の氏名、入社日、配属部署を関係者に共有します。
受け入れ担当者（メンター・OJT担当者）の選任
新入社員をサポートする専任の担当者を決め、役割と期間を明確にします。
初日のスケジュールと業務内容の策定
部署での自己紹介、オフィスツアー、今後の業務の流れなど、初日以降の具体的な予定を細かく作成します。
⑤研修・オリエンテーションの企画
会社のルールや業務を理解してもらうためのプログラムの企画です。次のような準備が必要です。
入社式・オリエンテーションのコンテンツ作成
経営陣の挨拶、会社の歴史・事業内容、社内規則、コンプライアンス研修などを盛り込みます。
集合研修・部署別研修の計画
研修期間、場所、講師の選定、内容を具体的に決定します。
研修に必要な環境手配
会議室の予約、プロジェクターなどの機材、遠方からの新入社員向けには宿泊や移動手段の手配も検討します。
新入社員を受け入れる際の心構え
準備万端の状態でも、受け入れ側の「心構え」がなければ新入社員の不安は解消されません。新入社員を受け入れる際に重要な心構えをご紹介します。
チーム全体で新入社員を受け入れる
特定の担当者任せにせず、チーム全体でウェルカムな雰囲気を作り出すことが重要です。
挨拶をする、休憩中に声をかけるなど、些細なことから全員が意識することで、新入社員は早く組織に馴染むことができるでしょう。
新入社員が不安なことを解消する場を設ける
新しい環境では、「誰に聞けば良いかわからない」「こんなことを聞いて良いのか」と躊躇してしまうものです。
こういった不安を解消するために、次のような解消の場を設けましょう。
定期的なメンター面談
業務内容だけでなく、人間関係や日々の不安などを話せる場を定期的に設けます。
質疑応答タイムの確保
研修中に質問をしやすい雰囲気を作る、または匿名で質問できる仕組みを導入することも有効です。
研修スケジュールを明確にする
スケジュールが曖昧だと、新入社員は焦りを感じてしまいます。
「いつまでに何を習得すれば良いのか」を明確に示しましょう。
ロードマップを示すことで、目標を持って安心して業務に取り組めます。
新入社員受け入れでよくある失敗例
担当者が陥りがちな失敗パターンを事前に把握し、対策を講じておきましょう。
備品や環境が整っていない
- PCのログインパスワードが共有されていない
- デスクの上に私物や前の社員の資料が置きっぱなし
など、初日から備品や環境が整っていないと、新入社員は「歓迎されていない」と感じ、会社への不信感につながってしまいます。
「【保存版】入社式前にやりたい！受け入れ準備のチェックリスト」でご紹介したようなチェックリストに基づき、入社日の前日までに必ず最終確認を行っておきましょう。
初日のスケジュールが不明確
初日に「何をすれば良いかわからない時間」があると、新入社員は強い孤独感と不安を感じてしまいます。
午前中はオリエンテーション、午後は配属部署で自己紹介とOJT担当者との面談、というように、できるだけ細かく明確なスケジュールを共有しておくことが望ましいです。
受け入れ側の準備不足で放置状態に
担当者が忙しさから新入社員への声かけを忘れてしまったり、放置状態になってしったりすると、「自分は必要とされていない」という印象を与え、モチベーション低下や早期離職を招きかねません。
特に中途採用の場合、即戦力と期待するあまり放置しがちですが、入社直後の手厚いサポートこそが定着の鍵です。
情報共有のもれによるトラブル
社内の関係部署（総務、情報システム、経理など）間での連携不足により、「アカウントが使えない」「入社手続きに必要な書類が届いていない」といったトラブルが発生すると、入社早々に会社の管理体制に疑問を持たれてしまいます。
部門を横断した情報共有・連携体制を構築しましょう。
入社式・受け入れ準備を効率化するなら「出張手配プラス」
新入社員の受け入れには、遠方からの移動・宿泊手配、本社研修や営業研修に伴う出張手配など、出張関連の業務も多く発生します。
これらの煩雑な業務を効率化し、バックオフィス（総務人事）担当者様の負担を大幅に軽減できるのが、当社のシステム「出張手配プラス」です。
経費精算の手間を削減
「出張手配プラス」活用することで、経費精算の手間を削減することが可能です。
立替精算が不要
社員が個人で立て替えることなく、会社請求で交通費や宿泊費を一元管理できます。新入社員に経費精算の複雑なルールをすぐに教える必要がありません。
自動連携と工数削減
出張手配と同時に精算データが連携されるため、手作業による経費精算業務が大幅に削減されます。
出張手配プラスで入社式・研修の準備を効率化
「出張手配プラス」を活用すれば、ほかにも次のような点から、入社式・研修の準備業務を効率化できます。
一元管理で抜け漏れ防止
入社式や研修で複数人の交通・宿泊手配が必要な場合でも、システム上で一括管理・予約が可能です。
全国の宿泊施設をカバー
遠方からの一時的な宿泊や、研修期間中のホテル手配もスムーズに行えます。
無料でここまでできる！「出張手配プラス」の基本機能
「出張手配プラス」は、初期費用・月額利用料が無料でご利用いただける基本機能が充実しています。
- 国内出張の航空券・新幹線・宿泊施設の一括予約
- 出張申請・承認フローのデジタル化
- 出張費用の見える化
- 代理手配の申し込み
- 請求書の一括ダウンロード
「出張手配プラス」について詳しくは、公式サイトをご覧ください。
新入社員受け入れに関するよくある質問
新入社員受け入れに関するよくある質問と回答をまとめました。
受け入れ準備はいつから始めるべき？
遅くとも入社日の2～3ヵ月前から開始するのが理想的です。特に、PCなどの備品発注には時間がかかるため、新入社員の人数が確定したらすぐに取りかかる必要があるでしょう。
中途採用と新卒採用で準備内容は異なる？
基本的なチェックリストは共通していますが、中途採用では即戦力となるよう、より実務に直結した準備が必要です。
新卒…長期的な研修や社会人としての基礎教育の準備に比重を置く。
中途…配属部署の具体的な業務内容や、使用する専門ツールの引継ぎ・アカウント設定などを最優先する。
受け入れ準備の予算はどれくらい必要？
予算は企業の規模や業種、新入社員の人数によって大きく異なります。主にPCやデスクなどの設備費、研修費用（講師料や会場費）、人事労務手続きの諸費用を見積もる必要があります。
特にIT環境整備（ライセンス費用など）や研修費は高額になりがちで、研修にかかる費用だけで数十万円から数百万円がかかります。
少人数企業での受け入れ準備のコツは？
総務人事担当者の負担が大きい少人数企業では、外部サービスの活用とデジタル化が鍵となります。
アウトソース
備品の手配やIT環境のセットアップの一部を外部業者に委託する。
マニュアル整備
研修資料や社内ルールを誰もが見られるナレッジベース（社内Wikiなど）に整理し、担当者がいなくても新入社員が自力で情報を得られる環境を作ります。
まとめ
新入社員の受け入れ準備は、単なる事務作業ではなく、企業の成長を左右する未来への投資です。万全の準備は、新入社員の早期定着と活躍を促し、結果として生産性の向上につながります。
この記事でご紹介したチェックリストや失敗しないためのポイント、そして「出張手配プラス」のような効率化ツールを活用し、バックオフィス担当者様の負担を軽減しながら、最高の受け入れ体制を構築しましょう。
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この記事を書いた人
エルクトラベル編集部
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出張手配専門旅行会社の株式会社エルク（エルクトラベル）のメディア編集部。
これまで2,700社以上の出張関連業務の効率化を支援してきた実績を活かし、出張者はもとより出張に関わる経理や総務などのバックオフィス部門にも役立つビジネス情報を発信しています。
