出張手配業務のAI活用のポイントやAIツールをご紹介！

多くの企業において、出張手配は今なお担当者の方にとって時間と手間がかかる業務の一つです。

特に、出張規定の順守確認や領収書の管理、煩雑な経費精算プロセスなどは、担当者の方の大きな負担となっているのではないでしょうか。

しかし、近年はAI出張管理システムの進化により、この状況が大きく変わりつつあります。

AIを活用することで、手配時間の劇的な削減だけでなく、コストの適正化や内部統制の強化まで実現可能になりました。

そこで、この記事では、AIツールを出張手配に導入するメリットや、具体的な活用ポイント、そしておすすめのAI搭載出張管理ツールをご紹介いたします。

 

 

 

担当者を悩ませる出張手配・管理業務の課題

企業のバックオフィス、特に総務や経理のご担当者様にとって、出張手配とそれに伴う管理業務は、定型業務でありながらも大きな負担となっているのではないでしょうか。

ここでは、主な課題を整理してご紹介します。

 

課題①予約・手配・精算に追われる担当者の業務負担

出張が発生するたび、担当者は複数の予約サイトを比較検討し、最も適した交通機関や宿泊施設を手配しなければなりません。

さらに、予約後の出張申請や承認のワークフロー、帰任後の経費精算業務など、一連の作業には多くの時間が割かれています。

この煩雑さが、担当者のコア業務への集中を妨げる原因となっています。

 

課題②見えないコストと曖昧な管理体制（ブラックボックス化）

出張費は会社の経費の中でも比較的、大きな割合を占めますが、その実態が「見えにくい」という課題があります。

以下のような理由のため、出張コストの全体像を把握することができず、コスト削減施策を打ち出しにくい「ブラックボックス化」した状態に陥りがちです。

• 従業員が個別に手配を行う場合、宿泊先や交通費の価格が本当に適正だったのかを検証することが難しい。
• 出張申請データ、予約データ、経費精算データが各部門やシステムに散らばり、リアルタイムでの集計や分析が困難。

 

課題③形骸化しがちな出張規定（コンプライアンス・ガバナンス）

企業の出張規定は、コスト管理と内部統制の要ですが、従業員が規定を完全に理解し、常に順守しながら手配を行うことは容易ではありません。

システムで一元管理できていないと、ガバナンスが効きにくくなるのです。

特に、以下のような理由から、コンプライアンスやガバナンスが形骸化しがちです。

 

規定違反のリスク

規定外の交通手段やグレードの高い宿泊施設を利用してしまっても、手配時にチェックする仕組みがないと、管理者が出張後に確認する手間が増えてしまいます。

 

不正利用のリスク抑制

従業員による立替精算が中心の場合、領収書の管理が煩雑になり、不正利用のリスクも高まってしまいます。

　

AI出張手配ツールのメリット・デメリット

これらの課題を解決する手段として、AIを搭載した出張管理ツールが注目されています。

 

AI出張手配ツールのメリット

AI出張手配ツールを活用するメリットを3点、ご紹介します。

 

メリット①：予約や精算の手間を削減し、コア業務に集中できる

AI出張管理システムを導入する最大のメリットは、手配時間を劇的に短縮できることです。

交通機関や宿泊施設の予約を1つの画面で完結でき、最短5分で手配が完了するサービスもあります。

また、AIが、会社の規定や過去の出張データを学習し、最適なプランを提案してくれます。

この結果、検索や比較といった作業が不要になり、手配の手間がゼロに近づきます。

さらに、多くのツールが法人一括決済に対応しており、従業員による立替精算が不要になるため、経理部門と出張者双方の負担を大幅に軽減できます。

 

メリット②：出張コストを可視化し、最適化を実現する

AI出張管理システムでは、出張に関するすべてのデータを一元管理でき、さらに「見える化」を実現してくれます。

可視化によって、その月にどのような割合で費用がかかっているかを、グラフ化して一目で把握できます。

また、過去の宿泊費履歴を蓄積したり、予約時の市場価格を保持したりする機能によって、宿泊費が適正であったかを遡って調べることも可能になります。

 

メリット③：ガバナンスを強化し、不正や規定違反を防止する

出張情報をシステムによって管理することで、内部統制の強化にもつながります。

システムに旅費規定を紐づけることで、検索の段階で規定に沿った最適なプランのみを表示させることができます。こうして、規定違反を未然に防止できます。

また、法人一括決済やシステム上での申請・承認ワークフローにより、従業員による不正利用リスクを抑制し、安全配慮義務への対応も促進可能です。

 

AI出張手配ツールのデメリット

AI出張手配ツールの導入には、デメリットもあります。

 

デメリット①：導入・運用にコストがかかる場合がある

システムの導入には、初期費用や月額利用料といったランニングコストが発生します。

特に、高機能なシステムほどコストが高くなる傾向があるため、費用対効果を慎重に検討する必要があります。

 

デメリット②：既存の業務フローの変更が必要になる

AI出張管理ツールを導入することで、これまでの紙や個人の裁量に頼っていた手配・精算フローを大きく変えることになります。

システム導入後、従業員が新しいフローに慣れるための教育や、社内規定の見直しが必要となる場合があります。

 

デメリット③：AIですべてが解決するわけではない

AI出張手配ツールはあくまでツールであり、トラブル対応や複雑なイレギュラー対応については、最終的に人の判断が必要になります。

AIが提示するプランが常に最適とは限らないため、ペレーター手配対応など、サポート体制が充実しているサービスを選ぶことが重要です。

 

おすすめのAI出張手配・管理ツール4選

ここでは、国内で実績のある、または特徴的なAI出張管理・手配ツールをご紹介します。

 

TOKIUM AI出張手配

「TOKIUM AI出張手配」は、出張手配から経費精算までの一連の流れを効率化することを目指すソリューションです。

移動経路の検索や宿泊先の手配、出張申請といった出張手配を、社内の出張旅費規程に基づいて、AIエージェントが代わりに実行してくれます。

また、運賃・移動時間・移動経路などの条件を考慮し、AIが会社規程に則った最適なプランを提案してくれます。

 

AI Travel

「AI Travel」は、予約情報や出張に関する申請を一元管理できるAI出張手配ツールです。

国内・国外のホテル・飛行機・新幹線をまとめて検索できます。

予約時の市場価格情報も保持。

出張者一人ひとりのデータを学習し、予測・最適化することが可能で、最適な移動と宿泊の一括手配や、旅費規定と紐づけた最適なプラン提案、予約データや実績データの多角的な分析を可能にしてくれます。

 

Eichiii for Travel（AIアシスト叡知トリップ）

「Eichiii for Travel（AIアシスト叡知トリップ）」は、AIキャラクターの「エイチくん」に希望を伝えるだけで、数ある宿泊施設の中からよりすぐりの候補を3つに絞って提案してくれるAI出張手配ツールです。

利用により、出張手配で調べたり迷ったりする時間を削減でき、出張手配がたったの2分で完了します。

なお、「エイチくん」は優秀なAIチャットボットで、利用者の好みもどんどん学習してくれます。

利用者を知るために質問に答える必要があるのは最初だけで、2度目からは訪問先と日程だけ伝えれば済みます。

 

SAP Concur

「SAP Concur」は、11年連続国内シェアNo.1、利用者数は世界で1億人以上の経費管理と精算業務を効率化するクラウドサービスです。

その中で、出張管理に特化したシステム「Concur Travel」を有しています。

海外出張におけるホテルや飛行機、レンタカー予約などが行え、支払いも自動で反映されます。

特に、海外出張に合わせた機能が充実しているため、海外出張が多い企業に最適です。

　

AI出張手配ツールの導入にあたって

AI出張手配ツールの導入にあたっては、次の2点に留意することで導入を成功させられるでしょう。

 

発展途上のAIツール、本格導入にはまだ課題も

AI技術は進化していますが、すべての出張管理ツールが高度なAI機能を搭載しているわけではありません。

現状ではまだ「申請・精算の自動化」や「データ分析」に強みを持つツールが多いことを理解しておく必要があります。

また、AIが提示する最適案が「本当に最適なのかどうか」は、人が最終判断する運用体制の構築が不可欠です。

 

まずはスモールスタートが成功のカギ

大規模なAI出張手配ツールを一度に導入し、既存の業務をすべて変更するのはリスクを伴います。

そこで、たとえば、まずは社内の特定部署や頻繁に出張を行うチームのみで試験的に運用を始めることで、課題や不具合を事前に把握できます。

まずは、無料で始められるツールや、無料トライアルを利用し、一部の部門や特定の出張手配に限定して運用を始めることをおすすめします。

効果測定を行い、コスト削減や工数削減の定量的なデータが出たら、それを基に経営層への説得材料とし、本格導入へとステップアップしましょう。

　

まずは無料で始める第一歩！出張管理ツール「出張手配プラス」

未来のAI活用を見据え、まずは無料の出張管理から始めようという視点から、特におすすめしたいのが「出張手配プラス」です。

 

なぜ「出張手配プラス」が業務効率化の第一歩に最適なのか

出張管理システムは高額というイメージがあるかもしれませんが、「出張手配プラス」は初期費用・月額利用料が無料で利用開始できるため、初めての出張管理システム導入のハードルが低いのがメリットです。

また、ホテル予約は楽天トラベル・じゃらんと連携しており、JR乗車券のチケットレス乗車（ビジネスえきねっと連携など）に対応しており、無料でも十分な業務効率化を実現できます。

ご契約後、3営業日ほどでシステムを使用開始いただけます。

 

無料でここまでできる！「出張手配プラス」の基本機能

システム導入費用・月額利用料が無料ながら、次のような多彩な基本機能をご利用いただけます。

 

役職制限機能

国内出張（航空券・新幹線・ホテル）において、役職ごとに費用制限を設定できます。航空券は普通席、クラスJ、プレミアクラス、ファーストクラスなどのクラス制御、新幹線は普通席、グリーン、グランクラスなどのクラス制御、ホテルは上限額制御が可能です。

予め出張規程に沿った形で設定していただくことで、規定違反チェックが不要になり、業務効率化とガバナンス向上につながります。

 

出張申請・承認機能

出張申請のワークフローとしてWeb上で申請、上長の承認・否認を行えます。

紙でのやり取りがなくなり生産性もアップ！スマホでも利用でき、承認プロセスのスピードアップも可能です。

 

請求書ダウンロード機能

締日の2営業日目に請求書発行メールが配信され、システムよりダウンロードしていただけます。

請求書は会社一括、部署ごとにも対応しております。

このほか、便利な機能を多数、搭載しております。

出張手配プラスの詳細はこちら

 

まとめ

AIを活用した出張手配の未来は、「手配の手間ゼロ」や「完全に最適化されたコスト管理」を実現してくれるでしょう。

その第一歩として、まずはAIによる出張管理の考え方を取り入れ、出張手配プラスのような無料から始められるツールで、自社の課題解決と業務効率化をスタートさせてはいかがでしょうか。