電車の切符売り場で券売機を利用して切符や新幹線特急券などの購入をした際、領収書も合わせて受け取ることができます。支払いが終わった後、画面に「領収書」というボタンが表示されますので、タッチして取得します。券売機で領収書を発行する場合、基本的に宛名が印字されません。宛名入りの領収書が必要な場合は窓口の係員に発行を依頼するか、始めからみどりの窓口などで購入するようにしましょう。

通常の乗車券の場合についても、多くの鉄道会社では券売機から領収書を取得できます。一部の券売機では対応していない場合があるようですが、その際は改札口付近の窓口で係員に発行を依頼しましょう。JRやメトロ、関東私鉄、関西私鉄、いずれの鉄道会社でも対応してくれます。無人駅など一部の駅では改札で発行してもらえない場合もあるため注意が必要です。その場合は、切符を有人駅の窓口に持参して依頼しましょう。

列車の車内で切符を購入した場合は、その場で係員に依頼する必要があります。

ただし、乗車後に自動改札で切符が回収されてしまったあとは、通常は対応してもらえません。

SuicaなどのICカードで購入した場合の領収書は？

SuicaなどのICカードで切符を購入するケースも多いでしょう。ICカードに現金をチャージしておけば、移動の都度、切符を購入する必要なくそのまま改札を通れて便利なため、出張時にもICカードを使って電車を利用するケースは多くなります。

SuicaなどのICカードの場合、カードにチャージするときに領収書を印刷することが可能です。チャージ金額を指定してお金を投入し、チャージが行われると画面に領収書ボタンが表示されるので、タッチして発行しましょう。
SuicaやPASMOなどで購入した場合は、履歴印字によって使用状況を確認することもできます。券売機に表示される履歴を印刷すれば、金額と移動履歴を簡単に確認できるでしょう。出張精算のときにICカードの履歴を提出するかどうかは、会社によって規定が異なります。求められる場合は、印刷して精算時に添付すれば問題ないでしょう。また、スマホなどからデータで取り出すことも可能ですので、出張報告書に添付するなどして利用するケースも多くあります。

モバイルSuica・PASMOの場合の領収書は？

モバイルSuicaやモバイルPASMOを利用した場合、モバイルSuica・モバイルPASMO各公式サイトの会員メニューより領収書の印刷が可能です。クレジットカードを利用したオンライン上で購入した定期券・グリーン券などや、チャージ金額の領収書を発行できます。ただし、チャージした電子マネーで切符の購入や買い物をした場合の領収書は発行はされません。「利用明細書」は発行可能なため、こちらを代用するかクレジットカード会社に依頼して正式な領収書を発行してもらいましょう。

また、一部の券売機やバス・コンビニなどでは現金でのチャージが可能です。その場合も会員メニューからの領収書発行はされませんので、チャージをした券売機やバス・コンビニでその場で領収書の発行を受けましょう。

その他（乗車履歴の取得、金券ショップの利用など）

鉄道会社によって規定があり、対応が異なりますが、乗車履歴を証明してもらえる場合もあります。乗車履歴とは、乗車駅から降車駅までの移動経路を示したものです。一般的には、経路だけでなく料金も表示されています。券売機で現金を使用して購入した場合は、窓口などで乗車履歴を発行してくれるかどうかを確認してみましょう。

窓口で購入した場合に、係員の方から領収書が必要かを問われることは基本的にありません。必要な方は忘れずに自分から伝えましょう。

また、金券ショップで新幹線などの格安チケットを購入した場合には、金券ショップに領収書を発行してもらうことになります。この場合、但し書きは「新幹線代」ではなく、「チケット代金」としての領収書になることが多いことにも注意しておきましょう。

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交通費精算で領収書の要・不要があるのはなぜ？必要な場合とは

交通費に関する領収書を添付する必要があるかないかは、会社によって異なります。どのような場合に必要になるか、必要でないかについて説明します。

経費にしたい場合、電車の切符の領収書は必要なのか？

会社の経費として支出を処理する場合、原則として領収書が必要となります。しかし、出張時の電車代を経費として処理する場合、必ずしも領収書を必要としていない会社も多いようです。

領収書不要としている場合でも、出勤や電車での移動した事実の証明を求められることになるでしょう。移動の事実が証明できれば、それに伴う支出の事実も確実にあったとみることができるからです。そういった場合は、前述した、ICカードの利用履歴や窓口で乗車履歴を取得して会社に提出することが求められます。新幹線や特急券などの領収書、上記の乗車履歴などを添付します。

最近ではこのような煩雑な処理を避けるために、会社支給のSuicaやPasmoなどのICカードを社員に配布するケースも増加しています。

出張の交通費を経費精算処理する場合の注意点

出張でかかった交通費の精算時は、出金伝票や経費精算システムで処理する会社が多いようです。

会社の業務として交通費の支出があった場合、適切な勘定科目を選択して会計処理することが求められます。電車を利用した交通費の支出については、「旅費交通費」の勘定科目で処理します。旅費交通費として処理されるものは、通勤など本拠地への移動以外に関する支出です。営業活動や、出張の場合にかかった交通費は、ホテルでの宿泊代などとあわせて旅費交通費の勘定科目で処理することになります。精算を行う場合は、会社の処理規定に基づいて、適切に処理するようにしましょう。

切符代の交通費精算の流れを理解しておこう

電車利用時の精算については、会社ごとに規定・ルールがありますので、事前に確認しておくことが必要です。切符代についての領収書はそのままでは手に入れることはできませんが、ICカードの利用履歴を印字する、窓口で領収書をもらうなどの対応をすることで取得できます。

紙の領収書が必要なくなる？ペーパーレス化と電子帳簿保存法

#電子帳簿保存法とは？

キャッシュレスが普及しつつあるなか、キャッシュレスで利用した場合の経費精算に関して、紙での領収書の保存を不要とする法改正が整備されています。

電子帳簿保存法とは：: 企業が日々事業を行うなかで発生する請求書や納品書など多くの国税関係帳簿書類の管理を、データによって解決するために施行された法律。従来、紙で保存を義務付けられていた帳簿や書類について、電子保存することができるようにするもの。

電子帳簿保存法は2015年、 2017年の改正によって、会社は一定の基準を満たしていれば、紙の領収書などについて電子化して保存することが認められていました。しかし、電子化の基準が厳格で、経理担当者は電子データと紙との照合をすることになっていたため、出張者などは紙の領収書の提出が求められていたのが現実でした。

さらに、2019年、2020年の税制改正により、従業員が紙の提出を行う必要がなくなる項目が増え、さらに業務効率化・ペーパーレス化が進んでいます。