駅の指定席券売機で新幹線の切符や特急券などの購入をした際、領収書も併せて受け取ることができます。支払いが終わった後、画面に「領収書」というボタンが表示されますので、タッチして取得します。券売機で領収書を発行する場合、宛名が印字されませんので、宛名入りの領収書が必要な場合は窓口の係員に発行を依頼します。新幹線やJR特急の切符を購入する場合は、二度手間となってしまうため最初からみどりの窓口で購入するとよいでしょう。みどりの窓口でしたら購入時に申し出れば、宛名入りの領収書も発行可能です。

在来線の切符の場合

在来線など通常の電車の切符についても、多くの鉄道会社では券売機から領収書を取得できます。一部の対応していない券売機の場合や、もらい忘れてしまった場合には、改札口付近の窓口で係員に切符を提示して発行を依頼しましょう。JRやメトロ、関東私鉄、関西私鉄、いずれの鉄道会社でも対応してくれます。無人駅など一部の駅では改札で発行してもらえない場合もあるため注意が必要です。その場合は、切符を有人駅の窓口に持参して依頼しましょう。乗車後でも改札を出る前の切符が手元にある状態でしたら領収書を発行してもらえます。

列車の車内で切符を購入した場合は、その場で係員に依頼する必要があります。

ただし、乗車後に自動改札で切符が回収されてしまったあとは、通常は対応してもらえません。

SuicaなどのICカードで購入した場合の領収書は？

SuicaなどのICカードで切符を購入するケースも多いでしょう。ICカードに現金をチャージしておけば、移動の都度、切符を購入する必要なくそのまま改札を通れて便利なため、出張時にもICカードを使って電車を利用するケースは多くなります。

SuicaなどのICカードの場合、カードにチャージするときに領収書を印刷することが可能です。チャージ金額を指定してお金を投入し、チャージが行われると画面に領収書ボタンが表示されるので、タッチして発行しましょう。
SuicaやPASMOなどで購入した場合は、履歴印字によって使用状況を確認することもできます。券売機に表示される履歴を印刷すれば、金額と移動履歴を簡単に確認できるでしょう。出張精算のときにICカードの履歴を提出するかどうかは、会社によって規定が異なります。求められる場合は、印刷して精算時に添付すれば問題ないでしょう。また、スマホなどからデータで取り出すことも可能ですので、出張報告書に添付するなどして利用するケースも多くあります。

モバイルSuica・PASMOの場合の領収書は？

モバイルSuicaやモバイルPASMOを利用した場合、モバイルSuica・モバイルPASMO各公式サイトの会員メニューより領収書の印刷が可能です。クレジットカードでオンライン購入した定期券・グリーン券などや、チャージ金額の領収書を発行できます。ただし、チャージした電子マネーで切符の購入や買い物をした場合の領収書は発行はされません。「利用明細書」は発行可能なため、こちらを代用するかクレジットカード会社に依頼して正式な領収書を発行してもらいましょう。

また、一部の券売機やバス・コンビニなどでは現金でのチャージが可能です。その場合も会員メニューからの領収書発行はされませんので、チャージをした券売機やバス・コンビニでその場で領収書の発行を受けましょう。

その他（乗車履歴の取得、金券ショップの利用など）

鉄道会社によって規定があり、対応が異なりますが、乗車履歴を証明してもらえる場合もあります。乗車履歴とは、乗車駅から降車駅までの移動経路を示したものです。一般的には、経路だけでなく料金も表示されています。券売機で現金を使用して購入した場合は、窓口などで乗車履歴を発行してくれるかどうかを確認してみましょう。

窓口で購入した場合に、係員の方から領収書が必要かを問われることは基本的にありません。必要な方は忘れずに自分から伝えましょう。

また、金券ショップで新幹線などの格安チケットを購入した場合には、金券ショップに領収書を発行してもらうことになります。この場合、但し書きは「新幹線代」ではなく、「チケット代金」としての領収書になることが多いことにも注意しておきましょう。

新幹線の領収書も不要に！月締め一括精算で業務を効率化！無料で使える出張管理システム「出張手配プラス」

資料をダウンロードする

領収書の再発行は鉄道会社によってはできない

駅で購入した切符の領収書をもらい忘れてしまった場合でも、切符や購入を証明できる書類（クレジットカードの利用票など）を窓口に持参すれば後日発行することは可能です。これは領収書の発行する期限が特に定められていないからです。しかし、鉄道会社によっては、領収書を発行できるのは1回限りとしている会社もあります。例えばJR東日本は、領収書の発行は1回限りとしているため紛失時に再発行はできません。そのため、受け取った領収書は無くさないように、大切に保管しましょう。

万が一、領収書を紛失してしまった場合、切符を改札で回収される前でしたら、降りる駅の窓口で切符に無効印を押してもらうよう依頼し切符を持ち帰ります。領収書にはなりませんが、実際に乗車した証拠書類として経費精算ができる場合がありますので、経理担当者に相談してみましょう。

交通費精算で領収書の要・不要があるのはなぜ？必要な場合とは

交通費に関する領収書を添付する必要があるかないかは、会社によって異なります。どのような場合に必要になるか、必要でないかについて説明します。

切符の領収書が不要なケース

会社の経費として支出を処理する場合、原則として領収書が必要です。しかし、電車代を経費として処理する場合、必ずしも領収書を必要としていない会社が多いようです。

消費税法施行令第70条の9-2は、電車・バス・船舶などの公共交通機関の税込金額が3万円未満の場合は、適格請求書（インボイス）の発行が免除されています。そのため、これを基に企業側も3万円未満の公共協交通機関の領収書は提出不要として運用している企業が多いのです。

領収書不要としている場合でも、出勤や電車で移動した事実の証明を求められることになるでしょう。移動の事実が証明できれば、それに伴う支出の事実も確実にあったとみることができるからです。そういった場合は、出金伝票の提出と併せて、前述したICカードの利用履歴や窓口で乗車履歴を取得して会社に提出することが求められます。

切符の領収書が必要となるケース

ただし、新幹線や特急券については、経費精算時に領収書の提出が必須となる会社が多いため、注意が必要です。複数名をまとめて購入すると3万円を超えるケースが多いことや、鉄道会社も領収書（インボイス）の発行に対応していること、さらには、不正防止の観点からも領収書の提出が求められています。

出張旅費はカラ出張などの不正が起こりやすく、税務調査では厳しくチェックされる対象の一つです。企業としては、税務調査を見越した十分な管理が求められます。出張の際には、忘れずに領収書を取得するようにしましょう。

出張の交通費を経費精算処理する場合の注意点

出張でかかった交通費の精算時は、出金伝票や経費精算システムで処理する会社が多いようです。

会社の業務として交通費の支出があった場合、適切な勘定科目を選択して会計処理することが求められます。出張で電車を利用した交通費の支出については、「旅費交通費」の勘定科目で処理します。旅費交通費として処理されるものは、通勤など本拠地への移動以外に関する支出です。営業活動や、出張の場合にかかった交通費は、ホテルでの宿泊代などとあわせて旅費交通費の勘定科目で処理することになります。精算を行う場合は、会社の処理規定に基づいて、適切に処理するようにしましょう。

紙の領収書が必要なくなる？ペーパーレス化と電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは？

キャッシュレスが普及しつつあるなか、キャッシュレスで利用した場合の経費精算に関して、紙での領収書の保存を不要とする法改正が整備されています。

電子帳簿保存法とは：: 企業が日々事業を行うなかで発生する請求書や納品書など多くの国税関係帳簿書類の管理を、データによって解決するために施行された法律。従来、紙で保存を義務付けられていた帳簿や書類について、電子保存することができるようにするもの。

電子帳簿保存法は2015年、 2017年の改正によって、会社は一定の基準を満たしていれば、紙の領収書などについて電子化して保存することが認められていました。しかし、電子化の基準が厳格で、経理担当者は電子データと紙との照合をすることになっていたため、出張者などは紙の領収書の提出が求められていたのが現実でした。

さらに、2019年、2020年の税制改正により、従業員が紙の提出を行う必要がなくなる項目が増え、さらに業務効率化・ペーパーレス化が進んでいます。

経費精算システム・出張管理システムの導入で効率化を

近年、業務効率化やセキュリティ、検索性の向上、また環境保護のためにペーパーレス化を推進している企業も多くあります。しかしながら、経費精算業務に関しては、手間のかかる出金伝票や領収書を扱っている会社もまだ多いようです。

特に、出張をしたあとの経費精算は、経理担当者はもちろん、出張をする社員にとっても面倒なもの。精算業務を効率化して、その分別の仕事に割く時間を生み出せるようにと経費精算システムや出張管理サービスの導入を進める企業が増えてきました。

出張管理システム導入で、新幹線などの領収書の取得が不要に！

出張管理システムは、出張の予約手配が簡単になるサービスですが、立替精算が不要になったり、出張履歴の管理や申請・報告などを一貫して行うことができるようになるなどのメリットもあります。

サービスを導入することで、新幹線などの出張費は会社に一括請求されるため、領収書の取得が不要になります。立替精算そのものを削減しますので、精算業務における領収書の有無や金額照合作業をカットし、出張者への支払い業務も削減、さらには会計処理をスムーズに行うことができるようになります。出張者としても、領収書の取得や管理負担を減らせ、費用を立て替える金銭的負担もなくなりますので、会社、経理部門、出張者すべてにメリットのある施策と言えるでしょう。

ペーパーレス化、新システム導入によりどんどん効率化されている分野でもありますので、対応方法の変化に従って正しく処理できるようにしておきましょう。