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出張中の食事代は経費?出張経費・手当の意味と経費処理のポイント

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出張中の食事代は経費?出張経費・手当の意味と経費処理のポイント

順調な会社経営のためには、売上を伸ばすだけでなく日々の経費節約も考える必要があります。そのためには、役員や社員が一致団結して取り組むことが大切です。特に、経理を担う部署にとって、経費処理は大きな課題といえるでしょう。経費にはいろいろな種類があるだけに、勘定科目の選び方や仕訳などに迷うことも少なくありません。

この記事では、出張の際に発生する食事代は経費になるのかについて説明していきます。

 

本記事の内容:出張時の食事代の経費処理方法と適切な出張経費・出張手当について

 

出張経費と出張手当の定義とは?

食事代の区分を考えるためには、出張経費と出張手当・日当の意味を把握する必要があります。ここでは、それらを中心に説明します。

 

出張経費とは?

出張経費は出張時に発生した諸経費のことをいい、実費で精算しやすい「交通費」「宿泊費」などが含まれます。ただし、それらの費用を「旅費交通費」として計上するためには、出張者から「旅費精算書」や「領収書」を受取ったうえで精算する必要があります。

 

出張手当とは?

出張手当は、あらかじめ決められた金額を支出するもので、「日当」「旅費日当」などとも呼ばれています。こちらは、昼食に掛かった昼食代などの「飲食代」、「備品代」「通信費」などが対象になり、実際の使用額との差額は精算しません。また、節税につながる点でも注目されています。法人税、消費税の軽減にもなるなど、会社にとってのメリットが少なくありません。さらに、出張手当は給与とは別に支払われ、しかも、所得税や住民税は非課税扱いになります。このような理由から、出張手当には会社と役員を含む社員、どちらにも節税が期待できるといえるでしょう。

 

食事代の区分は?出張先での食事代は経費になる?

食事代の区分は?出張先での食事代は経費になる?

昼食代などの飲食代は、出張の有無とは関係なく発生するため、原則・出張時に会社が負担することはないとの考え方があります。しかし、会社によって対応はさまざまです。出張手当・日当支給の有無や「出張旅費規程」の内容によっても異なってきます。たとえば、出張手当・日当の支給があるところでは、あらかじめ規定の金額を支払うため、飲食代もそのなかに含む形になります。つまり、飲食代を直接経費にはできないのです。

また、そのときの状況にもよるため、すべて「食事代」で計上できるとは限りません。たとえば、食事に会議を伴うときは「会議費」、取引先などを接待する場合は「接待交際費」(交際接待費、交際費)として計上します。食事代を「旅費交通費」や「福利厚生費」として扱う場合もあるため、覚えておきましょう。

このような、出張時の支出に対する勘定科目について、次の項で詳しく説明します。

 

交際費ほか、出張時の支出に対する勘定科目の具体例

出張に関する支出はいくつかの勘定科目で扱われます。具体的に見ていきましょう。

 

ここで、ひとつの出張例を挙げます。
役員1人が国内出張に行きました。目的は、遠方の取引先と業務を行うためです。

▼かかった費用は
・出張先までの飛行機代:往復40,000円
・出張先ホテルの宿泊代:10,000円
・取引先との飲食費(接待):20,000円
・取引先との会議時の飲み物代:2,000円
・取引先への手土産代:3,000円
・一人でとったホテルの朝食代:1,000円
・役員に対する出張手当として支給:10,000円

 

上記の場合、仕訳を行う際に使用する勘定科目は、飛行機代とホテルの宿泊代は「旅費交通費」、飲食費と手土産代は「交際費」、会議時の飲み物代は「会議費」、出張手当は「役員報酬」又は「旅費交通費」となります。

交際費は、法人が、その得意先、仕入先その他事業に関係のある者等に対する接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為のために支出する費用を表す勘定科目です。そのため、「飲食費(接待)」と「手土産代」はこれに当てはまり「交際費」となります。

また、朝食代については、出張手当が「出張中の食費や少額の諸雑費の支払いに充てるための費用」などとして出張旅費規程に示されているならば、出張手当に含まれるため、個別に計上はされません。

役員に対する出張手当は注意が必要です。この出張手当が「役員報酬」になるか「旅費交通費」になるかは出張旅費規程が備えられているかどうかの違いです。出張旅費規程にのっとった出張手当は旅費交通費、出張旅費規程から逸脱する支給や、出張旅費規程がない場合の出張手当は役員報酬となります。

 

出張に関する支出は税務調査で指摘を受けやすい項目です。出張旅費規程に明確に示しておく必要があるしょう。

 

経理担当者は出張旅費規程を確認し計上を

経理担当者が食事代を計上する際には、出張旅費規程を確認する必要があります。そのためにも、会社経営者や管理者は出張旅費規程をしっかり定めることが大切です。企業の出張旅費規程を作るときは、役員や部長クラス、一般社員など役職別に金額を決めるなど、一定の基準を設けてのルール設定が欠かせません。食事代をいくらまでにするかなどは、同業種や同規模の会社と比べて、相場を参考にして基準を設定しましょう。また、出張旅費規程を会社の全員に周知することや、出張手当を非課税扱いにするための合理的な金額の基準設定も不可欠になります。

このような理由もあり、出張旅費規程を作るときは、国税庁サイト内にある「課税仕入れの範囲 (出張旅費・宿泊費・日当等)」を参考にして、問題がないかしっかり確認しましょう。なお、宿泊費の支払いにクオカードなどを付与した場合、給与とみなされるため注意が必要です。

 

出張経費の精算方法と精算業務を軽減するポイント

出張経費の精算方法と精算業務を軽減するポイント

会社にとって業績の簡素化は大きな課題です。効率的に業務を遂行するためにも、出張経費の精算方法と精算業務を軽減するポイントを知っておきましょう。

 

出張経費の精算方法

出張経費は、出張者が提出した書類にもとづいて精算します。「経費精算書」で精算することが一般的ですが、具体的な方法は各会社・企業の方法に従いましょう。出張経費の精算に際して領収書は不可欠であり、一定の期間は保管する必要があります。また、領収書がない食事代は原則的に認められないことも把握しておきましょう。なお、出張に際しては、出張者が経費の立替払いをする場合がでてきます。

 

出張者の立替払いを軽減するには

出張費用は出張後に精算することが基本的な流れですが、一時的であれ立替払いをすると出張者の負担が大きくなります。それを軽減するために「仮払金」勘定を使うとよいでしょう。仮払金とは、会社があらかじめ設定された金額を出張者に支払うもので、出張後に過不足を精算します。出張者に100,000円を渡した場合、次のような仕訳になります(出張に関する勘定科目は「旅費交通費」を使用。「出張手当」に補助勘定科目を作っておくと、後日、抽出する際に役立ちます)。

(出張前)
仮払金:100,000 現金:100,000

(出張後)お金が余った場合:出張者から返金してもらう
旅費交通費:80,000 仮払金:100,000
現金:20,000

(出張後)お金が足りなかった場合:出張者に追加払いする
旅費交通費:110,000 仮払金:100,000
現金:10,000

仮払金の勘定を使うことで出張者の負担軽減に役立ちます。しかし、精算業務は軽減されないだけでなく、逆に増える可能性もでてきます。事務処理を軽減・削減するためには、出張管理システムや経費精算システムの導入も考えましょう。

 

出張経費の効率的な精算のためにできること

出張経費の実費精算の手間を削減し、さらに正確性を高めるためにできることもあります。

 

出張旅費規程を周知する

出張旅費規程を周知させることは、出張に関する経費処理を行ううえでも非常に重要かつ効果的です。また、従業員の理解を促すことで認識不足による間違いが減り、経費処理の手間も省けます

 

出張経費精算を正確かつ効率的に行うには、BTM(ビジネストラベルマネジメント)の導入を

BTM(ビジネストラベルマネジメント)は出張の際に必要な飛行機や新幹線のチケット、宿泊先などの一括手配を行うことができるサービス のことです。社員の旅費管理を効率的に行うことができるため、経費削減にも役立ちます。
社員による立替、事前の仮払金の支払い、出張後の実費精算などの業務も大幅に削ることが、経理業務の負担軽減に役立ちます。

 

出張経費を把握して効率的な経費処理を目指そう!

役員や一般社員が出張するときは、交通費や宿泊費以外に食事代も発生します。経理処理をスムーズに行い節税につなげるためには、出張経費や出張手当についてきちんと理解することが大切です。出張旅費規程を作るのはいうまでもないでしょう。出張者、とくに一般社員の負担軽減のために仮払金処理するのも一案です。出張経費を把握したうえで、効率的な経費処理を目指しましょう。

 

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