出張時は会社名それとも個人名？領収書の宛名の書き方を伝授

出張時に領収書が必要な理由

出張に出かける際にはなぜ領収書が必要となるのでしょうか。

まずは、出張時に領収書が求められる理由を解説しましょう。

 

ホテルなどの宿泊費や交通費は立替精算が多い

出張手配は出張者自らが行うケースが非常に多く、ホテルなどの宿泊費や交通費を立て替えることが多いでしょう。

立替精算した旅費交通費は経理担当者によって後日精算が行われるケースがほとんどです。

 

領収書なしでは後日精算ができない

出張者があらかじめ支払った旅費交通費を精算する際には、領収書が不可欠です。

添付する領収書がないと実際にどのくらいの費用を立て替えたかが会社に証明できないことから、後日精算ができなくなるでしょう。

なぜなら、領収書なしでは確定申告時に経費としての計上ができないからです。

 

出張旅費を経費にするには宛名が必要？

出張旅費として会社の経費にするためには、領収書が必要です。

ただし、領収書に宛名がない場合には経費には認められません。

宛名や但し書き、金額がしっかりと書かれている必要があるのです。

消費税の仕入税額控除を受けるには宛名、発行者、金額、日付、支払内容の5つの項目が記載されている必要があり、これらの領収書などの保管が義務づけられています。

 

 

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領収書の宛名や但し書きの書き方と７つのポイント

宛名や但し書きはどのように書いてもらうのが良いのでしょうか。

ここからは、領収書の宛名や但し書きについて説明しましょう。

 

宛名は会社名が基本

領収書の宛名は実際に商品の代金を支払う人の名前を書きます。

出張でホテルなどの宿泊施設を利用した場合には出張者が代金を立て替えて支払うケースが多いものの、最終的に精算するのは会社でしょう。

したがって、出張時の領収書の宛名は個人名ではなく会社名にするのが基本です。

ホテルなどの宿泊施設では会社名での領収書の発行に慣れていますので、個人が利用した際でも問題なく会社名での領収書を作成してくれます。

また、領収書の宛名は正確に記載してもらうのもポイントです。

「（株）」と略する場合や「株式会社」と書いてもらう方法もあるでしょう。

どちらで記載するかは会社ごとに決まりが設けられていることが多いため、前もって確認しておくと安心です。

 

上様と書いてあってもいい？

領収書の宛名を指定するのを忘れた場合には、宛名に『上様』と書かれてしまうことがあります。

上様は、かつての将軍や貴人などの呼び名として使われていた言葉です。

また、上得意や乗客を略して上様としている説もあります。

いずれにしても、宛名に上様と書かれた領収書では誰に対する領収書であるかがはっきりしません。

経費として認めてもらえず、後日精算ができなくなる可能性があるのです。

ただし、領収書の金額が3万円未満の場合には宛名が上様でも認められることもあるでしょう。

けれど、出張時の領収書は高額になりやすいため、会社名での宛名を書いてもらうように心がけます。

 

宛名が必要ない領収書も？

領収書の中には宛名がなくても良いとされる事業が存在します。例えば、旅客運送業がその1つです。

出張時にはJRや新幹線などの公共交通機関を利用する機会が増えますが、JRなどの切符を買った際には領収書をもらうのが非常に困難です。

そういった場合には、領収書なしでの精算も可能になるのです。

ただし、日付や金額、乗車区間を記載して総務などの経理担当者に提出しなければなりません。

これは、消費税法に基づいた考え方です。

しかしながら、会社によってはすべての領収書に宛名が必要としているところもありますので、確認しておくのが良いでしょう。

 

宛名が空欄でも自分で書かない

宛名が空欄となっている領収書を受け取ったとき、後から自分で宛名を書けば良いと感がる人もいるでしょう。

しかし、これは大きな問題に発展しかねないため避けるのをおすすめします。

なぜなら、自分が宿泊をしたホテルの領収書であっても、宛名を自分で書くことで誰かの領収書ではないかと疑われることがあるからです。

宿泊したことが証明できない場合には、私文書偽造罪に問われる可能性もあるでしょう。

したがって、出張時に利用したホテルなどの領収書の宛名は空欄にせず、会社名で宛名を書いてもらうように気を付けます。

 

日付もしっかりと記載が基本

領収書には宛名だけでなく日付の記載も忘れてはいけません。

日付があると経費となりやすく後日精算の申請が可能です。

それだけでなく、飛行機などを利用して出張をした事実を証明する役割も果たすでしょう。

そういった理由から、領主書には発行した日付を記載してもらうようにします。

日付は誰が見ても分かればどのような西暦や和暦でも問題ありません。

しかしながら、誤認されてしまう可能性を考えると、西暦が分かりやすいでしょう。

 

但し書きも忘れずに書いてもらう

領収書の宛名があっても、但し書きが「お品代として」となっている場合には具体的に何を購入したのががはっきりしません。

取引内容が分からないことから、後日精算ができないこともあるでしょう。

そのため、領収書には具体的な取引内容を書いてもらうようにします。

「宿泊代として」や「飲食代として」としてもらうことで、領収書としての役割が果たせるようになるのです。

ただし、領収書の書き方にしっかりとした決まりを設けている会社もありますので、前もって確認しておくのをおすすめします。

 

収入印紙が必要な場合もある

領収書に記載されている金額が5万円以上を超えた場合には収入印紙が必要です。

これは、印紙税法という法律によって義務付けられていますので、5万円を超えた場合には必ず印紙を貼ってもらうようにしましょう。

 

領収書の管理が難しいときには

出張では領収書が発行されることが多く、後日精算が非常に手間だと感じる社員が多いでしょう。

どこでどの領収書をもらったのかといった管理が難しく、宛名を会社名にしてもらうことを忘れる可能性もあります。

出張では領収書に悩まされるケースが多いため、管理したくないという声も聞かれるのです。

そこでおすすめなのがエルクトラベルの出張でしょう。

エルクトラベルで出張手配を行うと、社員それぞれが出張時に領収書を管理する必要がなくなります。

ただ、エルクトラベルを利用すると具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。次からの段落で紹介していきます。

 

エルクトラベルだからできること

エルクトラベルで出張手配を行うとたくさんのメリットが期待できます。

安く快適に出張ができるようになりますので、試してみるのがおすすめです。

ここからは、エルクトラベルだから可能になることを紹介しましょう。

 

一括請求で領収書を管理する必要なし

エルクトラベルを利用して出張手配を行うと、出張時に利用したホテルや新幹線などの請求書をまとめることができます。

すべての社員が利用した出張手配を一括して会社に請求することから、社員それぞれが領収書を管理する必要がなくなるでしょう。

後日精算の手間もかかりませんので、本来の業務に集中できるようになります。

 

新幹線の手配が格安に

出張のように法人利用の場合にはGoToトラベルキャンペーンの利用はNGとされていますが、エルクトラベルではパックを利用しなくとも格安で新幹線の手配ができます。

法人向けのトラベルパックのように、乗車する新幹線が限定されないため、快適な出張ができると人気です。

 

ホテルのチョイスが豊富

エルクトラベルで利用できる国内のホテルは非常に種類が豊富なのが魅力です。

その理由は、楽天トラベル・じゃらんと提携していることにあるでしょう。

たくさんの宿泊施設を取り扱うことで知られる楽天トラベル・じゃらんの在庫からホテルが選べますので、出張先にアクセスの良いホテルも見つかりやすくなります。

ホテルの空室状況もリアルタイムで反映されますので、探しやすいといえるでしょう。

 

利用料が無料

便利で快適な出張手配ができるエルクトラベルですが、サービスの利用に料金がかからないのも魅力です。

安く、簡単、便利に出張手配ができますので、会社の経費削減にもつながります。

エルクトラベルの出張手配システム「出張手配プラス」につてのご説明はこちらから▼
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宛名の書き方を知って正しい出張を

出張時の領収書は正しく宛名が書かれたものを用意すると旅費交通費としての計上がしやすいでしょう。

個人名ではなく会社宛ての領収書をもらうのもポイントです。

しかし、領収書の管理によって出張者の仕事のパフォーマンスが下がってしまう可能性もあります。

エルクトラベルであれば出張者の業務効率を上げながらの出張手配が可能になりますので、試してみてはいかがでしょうか。

 

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