出張手配の法人契約を選ぶ5つのポイント＆おすすめ10社を比較

出張手配とは？　業務と課題

出張手配と一言でいっても、いくつかの業務があり課題も異なります。

分解して考えてみましょう。

 

出張申請と承認管理

申請の提出と決裁

出張が決まったら、まず真っ先にやらなければならないのが、出張申請を提出し承認を得ることです。

出張申請のやり方は企業によりさまざまですが、一般的には所定のフォームに、いつ、だれが、どこに、何を目的として出張するかを申請します。

また出張費用はどの予算費目が使われるのかも重要です。

出張申請は一般に出張者の上司が決裁します。

出張手配に限らず、申請と承認は会社管理の基本ですのでしっかり対応しましょう。

 

出張電子決裁システムによる業務合理化と経費削減

出張申請の作成、提出、決裁は、紙ベースで作成する場合と電子決裁システムを活用する場合があります。

電子決裁システムは申請書類の作成が楽で、決裁状況も把握しやすく便利です。また出張後の費用精算のデーターベースになります。

業務効率化、経費削減、管理向上が実現できます。

システムは法人契約の導入で活用可能ですので、まだ利用していない企業は導入をおすすめします。

 

列車、航空券、ホテルなどの出張手配

コーポレート部門や本人による出張手配

出張申請が承認されたら、列車、航空券、ホテルなどの出張手配を行います。

企業によって、総務などコーポレート部門が対応するケースと出張者本人が行うケースがあるようです。

いずれにしても出張手配で大切なことは、まとめて一括して手配できることです。またスケジュールの急な変更などに弾力的に対応できることです。

さらに重要な管理ポイントは不正が起こらないようにすることです。

 

法人契約サービスの導入による出張手配の利便性向上

チケットなどの出張手配は時間がかかり煩雑なものです。

出張先までのルート選定、交通機関の調査、最適なホテルの選定などは、旅行会社が得意とする分野です。

また予約やチケット購入など、ひとつひとつやっていては時間がかかるばかりです。

ましてや出張先が海外の場合、お手上げのケースもあります。

出張前の時間は業務の準備にあてたいものです。

チケットなどの出張手配は、法人契約サービスのなかでももっとも利便性の高いものといえます。

またスマホのアプリから手続き可能なサービスもありますので、迅速な出張手配が期待できます。

さらに出張に関する不正を防止するためにも、法人契約サービスを導入し個人がばらばらに出張手配しない環境を整える必要があるのです。

なお航空機利用により航空会社からあたえられるマイルの取り扱いは、福利厚生の観点から個人のものとする企業が多いようです。

 

精算業務の効率化、キャッシュレス化、経費削減

精算業務の効率化

出張から帰ったあとは、費用の精算です。

精算管理のポイントは、出張者本人および経理など精算部門の負荷をできるだけ軽くすることです。

仮払い金と実績金額の紐付け、上限金額制限など出張規定内に納まっているかのチェック、精算結果の経理データーへの連結機能などが重要です。

 

支払のキャッシュレス化

精算業務を効率化することおよび不正防止のため、支払いに現金や個人クレジットカードの利用を極力少なくすることは出張手配の基本です。

現地で発生した経費の支払いは、法人クレジットカードの利用を原則とすべきです。

 

法人契約サービスの活用で精算業務の合理化と経費削減

精算業務は法人契約サービスを導入することで、業務の合理化と迅速化が実現できます。

また出張経費データーの蓄積、分析をシステム的におこない、今後の経費削減に活用できます。これまでエクセルなどを利用している場合に比較しは、はるかに管理レベルの向上が可能です。

法人契約により、提携法人クレジットカードの利用も可能になりますのでぜひ導入をおすすめします。

 

出張手配に法人契約を活用、5つのポイント

出張手配のための法人契約サービスは、2000年代前半からはじまりました。当初大企業向けが中心でしたが、今は中小企業による法人契約も活発になっています。

法人契約は、多くの旅行会社やIT会社がサービスを提供しています。

法人契約と一言でいっても、サービスの構成はいくつかに分かれます。

自社の企業特性にあわせて、どの法人契約を選定すればよいかよく考えてください。

選定のポイントとして、「チケットなどの出張手配」「精算業務システム」「出張電子決裁システム」「クレジットカードとの連携」「海外出張への対応」の5つを説明します。

 

法人契約の最大メリットはチケットなどの手配サービス

列車、航空券、ホテルなどの出張手配は、煩雑で時間がかかります。素人が悪戦苦闘するより、手配のプロの法人契約を利用すべきです。

法人専用割引などが提供されている事もあり、個人で手配するよりもお得に利用できることもあるでしょう。

多くの法人契約は、提供サービスのなかにチケットなどの出張手配を含んでいます。

大手の法人契約であれば、大きな差はないといえます。

 

法人契約で2番目に大切な精算業務システム

出張精算は、シンプルで迅速で正確であることが求められます。

そして実績データーにもとづく経費削減など、会社の経営や管理に生かされなければなりません。

多くの法人契約は、提供サービスのなかに出張精算システムがあります。

単なる精算実務だけでなく、どのような管理に使いたいのかよく考えて選択するほうがよいでしょう。

 

法人契約でできれば欲しい出張電子決裁システム

電子決裁システムは、出張業務の効率化と管理の向上に大きなメリットをもたらします。

大企業の場合、自前でシステムを開発し、出張管理に限らず幅広く業務全般に取り入れています。

出張申請の決裁は比較的定型化されていますので、自前でシステムをもつまでもなく法人契約による汎用システムの利用で十分といえます。

法人契約の選定にあたっては、電子決裁システムの有無を確認することをおすすめします。

 

提携先法人クレジットカードは出張管理の有力な武器

法人クレジットカードは、現地経費が会社に請求されますので不正防止に有効です。また使用したデーターを精算システムに自動的に取り込むことにより精算業務が効率化されます。

法人クレジットカードを出張者本人にもたせることになりますので、厳格な管理は必要ですが、出張手配の面からは有力な武器です。。

法人契約により、提携先法人クレジットカードが利用できることがあります。

法人契約の選定にあたっては、提携先法人クレジットカードが利用できるか確認をおすすめします。

 

法人契約は海外出張に対応しているか

法人契約はサービスの対象が国内だけのものと、国内と海外を対象にしているものがあります。

自社の出張実態に応じて海外を対象に含めるか検討しなければなりません。

海外出張の件数が少ないからといって、対象からはずしてよいものか慎重に検討してください。というのは、海外の出張手配を自社で行うのは国内に比較してはるかにハードルが高くなります。海外の出張手配こそ法人契約のメリットということもできるのです。

法人契約の選定にあたっては、海外の出張手配に対応しているか確認をおすすめします。

 

国内主要10社の出張手配システム比較表とツールの選び方をまとめた資料はこちら

 

 

法人契約、おすすめの10選を紹介

具体的に出張手配のための法人契約はどのようなものがあるか、人気の9選を紹介します。

 

1、Bzit（ビジット）

 

Bzitは旅行業界最大手のJTBが独自開発した、出張手配と管理の法人契約サービスです。

列車、航空券、ホテルなどの一括手配が可能で、割引運賃など出張コスト削減プランの利用による経費削減が期待できます。出張申請・承認などの電子決裁機能はオプションで追加できます。

ポータルサイト型のシステムで、JRや各航空会社の法人専用システムと連携して出張手配を行います。海外出張にも対応しています。

出張手配、申請・承認、精算の一連業務の効率化と管理向上が実現できる法人契約サービスといえます。

【関連記事】
JTBも導入！出張管理も可能な出張手配のメリットや魅力を大公開

 

2、SAP Concur

 

SAP Concurが提供するConcur Travelは、ERPシステムで世界的に有名なSAP社が提供する法人向けの出張手配システムです。

最大の特徴は国内だけでなく全世界に法人契約を展開し、海外の出張手配がスムーズに行える点にあります。

またスマホのアプリを利用したスケジュール変更が可能です。

航空機やホテルなどの出張チケット手配、出張承認申請、費用精算など出張手配の一連の業務の効率化と管理向上が期待できます。

 

3、楽天トラベル Racco（ラッコ）

 

Raccoは楽天トラベルが提供する出張手配のシステムです。

国内の航空券、ホテルの手配が可能です。

費用を会社請求にできるタイプと法人クレジットカードを利用するタイプがあり、柔軟な経費管理が可能です。

出張手配を個人がやる場合、ホテルなどは楽天トラベルを利用するケースが多いようです。Raccoは無料で利用できますので、法人契約で利用し出張手配の一元管理で経費削減の一助としてはどうでしょうか。

【関連記事】
楽天トラベルの出張手配サービス「Racco」を解説

 

4、HIS BTM Portal

 

HIS BTM Portalは、大手旅行会社のHISが提供する出張手配の法人契約サービスです。

海外旅行の最大手としているHISらしく、海外格安航空券はもちろん、海外拠点の多いHISならではの危機管理やリスクマネジメントなども提供しているところが特徴です。

出張申請機能を標準で実装しているほか、経費精算システムへのデータ連携にも対応していますので、出張に関する業務が効率化できます。

関連記事：
HISの出張手配サービスは海外旅行に強い！メリット・デメリットは？

 

5、GBT NTA

 

GBT NTAは、アメリカンエキスプレス、グローバルビジネストラベル(GBT)、日本旅行(NTA)が提供する、出張手配の法人契約サービスです。

特に海外の航空券、ホテルの手配に強みがあります。

また世界約140カ国のネットワークを生かし、災害時の安否確認サービスが充実しており、非常時管理に優れています。

 

6、じゃらんコーポレートサービス

 

じゃらんコーポレートサービスは、リクルート社が提供する出張手配の法人契約サービスです。

日本最大級の宿泊予約サイト「じゃらんnet」を活用した国内ホテル手配に強みがあり、20,000社以上の企業が導入しています。

SAP Concurの提供サービスConcur Expenseと連携し、出張管理業務の効率化が図れます。

関連記事：
じゃらんコーポレートサービスとは？特徴やメリット・注意点を解説

 

7、AI Travel

 

AI Travelは、株式会社AIトラベルが提供する出張手配の法人契約サービスです。

出張手配、申請・承認、精算を一元的に管理することができ、業務の効率化が図れます。出張費用はAIトラベル社が立て替えて会社に請求しますので、出張者と管理者双方の負担軽減が可能です。

操作画面が分りやすく、出発地と目的地、時間や人数を入力するだけで予約ができ使いやすいと評判です。

 

8、BT Compass

 

BT Compassは、イオングループの旅行会社AEON Compassが提供する出張手配の法人契約サービスです。

国内の新幹線、航空券、ホテルの手配ができます。ホテル手配は「泊まるくん」「じゃらんコーポレートサービス」の予約サイトが統合されています。

 

9、BORDER

 

BORDERは、株式会社ボーダーが提供する出張手配の法人契約サービスです。

海外航空券手配に強みがあり、独自のチャットシステムで相談しながら手配できます。

 

10、エルクトラベル

 

エルクトラベルは、株式会社エルクが提供する出張手配サービスです。

独自システムの「出張手配プラス」を通じて出張状況を見える化するのが特徴で、出張管理がしやすくなると高く評価されています。

また、手配した出張費は一括請求となるのもポイントです。その結果、出張者の立替精算や経理担当者の後日精算業務のカットを実現しています。

国内外の出張にも対応し出張手配のすべてが任せられることから、業務効率の向上にもつながるでしょう。

初期費用や月額利用料を無料で提供しているのも選ばれる理由で、無駄なコストをかけることなく出張手配が可能です。

これまでの出張履歴を分析し、最適な出張プランの提案も受けられることから、出張費の大幅な削減も期待できます。

 

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まとめ

企業にとって国内出張、海外出張を上手に管理し、業務の効率化と経費の削減をすすめるニーズが高まっています。

出張手配は、申請・承認、列車・航空券・ホテルなどの手配、出張経費の精算というプロセスから成り立っています。

これらを効率的にすすめ、管理向上を図るため、法人契約の利用がおすすめです。

多くの法人契約がありますが、それぞれの特徴を見極めた選択が大切です。特に出張電子決裁システムがあるか、また法人クレジットカードが利用できるかは1つのポイントです。さらに海外出張に対応の必要があるかよく検討の必要があります。

よく利用されている10の法人契約を取り上げ特徴を紹介しましたので参考にしてください。

法人契約の積極的な活用は、一般従業員、管理者、経営層にとって業務効率化、経費削減、管理向上を実現するものです。