出張の多い企業の場合、ホテルと法人契約やコーポレート契約を結ぶことは多くのメリットが得られます。法人契約とは、企業とホテル間で締結される契約のことで、企業が指定する従業員がホテルを利用する際に特別な条件で宿泊できるというものです。契約内容には、宿泊料金の割引、優先予約、チェックアウトの時間延長など、多岐にわたる特典が含まれていることが多く、法人契約を活用することで、出張コストの削減はもちろん、予約手続きや出張管理も容易になり、出張関連業務の効率化ができるのです。

ホテルの法人契約を活用するメリット

企業がホテルと法人契約を結ぶことにはさまざまなメリットがあります。ここでは、企業側のメリットを説明していきます。

出張コストの削減や精算業務の効率化

法人契約を利用する最大のメリットは、何といっても出張コストの削済です。多くのホテルの法人契約では、法人会員向けに特別料金を設定しています。割引の方法はホテルによって様々ですが、ホテルの正規料金（ラックレート）から一定の割引率で割引されるパターンでは、空室状況に左右されず年間を通じで価格変動が少ないため込み合う日では大幅な割引となりやすく、また、ある程度経費の計算が立つため効率よく出張手配ができるでしょう。一方で、残室数に応じて価格が変わる一般料金から一定額を割引するベストレート保証型では、どの予約サイトから予約するよりもその時点での最安値を保証してくれますので出張コストを削減します。また、契約によっては、アップグレードサービスや無料での朝食が付いてくることもあります。

それだけではなく、精算業務の効率化も見逃せないポイントです。ホテルによっては従来の個別の精算手続きと異なり、月末にまとめて一括請求をしてもらえる法人契約もあります。社員の立替負担や精算業務の負担を軽減することができるため業務効率化につながります。法人契約による効果は、企業の生産性向上に繋がり直接コストの削減以外にも経営面で大きなメリットとなるでしょう。

出張管理や運用が容易

ホテルと法人契約を結ぶことで、出張や宿泊の管理が容易になります。特に、法人契約専用のオンラインポータルや法人会員専用のコールセンターを利用することで、出張の手配や管理が簡単かつ迅速に行えます。宿泊施設を探す手間の削減や、宿泊状況の把握が容易にでき、出張に関わる業務の負担が軽減されます。また、宿泊状況を把握することにより、カラ出張などの不正防止や、有事の際の出張者の安全確保に対する責任を果たしやすくなり、リスク管理の面でも安心感が高まります。

幅広い用途で活用できる

法人契約のホテルを活用することは、出張時の宿泊先選びに限らず、さまざまなビジネスシーンでメリットを感じられるものです。例えば、顧客やパートナー企業を招いたビジネスミーティングや社員研修の際に、契約ホテルの会議室や宴会場を使用することもできます。また、福利厚生として社員やその家族に優待価格で宿泊を提供するといった利用方法もあります。このように、法人契約はビジネスのみならず、企業のさまざまな場面で幅広い活用ができるのです。

法人契約サービスを提供するビジネスホテル

現代のビジネスシーンにおいて、出張はなくてはならない要素であり、その際の宿泊施設選びは重要なポイントです。法人契約を積極的に提供しているホテルでは、一般的な宿泊とは異なり、企業特有のニーズを理解し、出張コスト削減や業務効率化をサポートするサービスが充実しています。各ホテルチェーンには特色があり、それぞれ法人契約サービスにも独自の強みを持っているため、適切な選定が求められています。

ここからは、店舗数の多い代表的なビジネスホテルの法人契約サービスを紹介していきます。

ルートインホテルズの法人向けサービス

ルートインホテルズでは、全国展開するチェーンならではの便利さと、安心感が特徴です。出張先が多岐にわたる企業にとって、アクセスが良く、幅広い地域に立地している点は見逃せません。法人契約を結ぶことで、優先予約や宿泊料金の割引、経理業務の簡略化など、多様なメリットを享受できます。

全国に300施設を展開

ルートインホテルズは、全国に300施設のホテルがあります。津々浦々にホテルがあるため、全国の出張に対応できます。また、予約数に応じた宿泊優待券の進呈や、宿泊費を現地支払いで予約した場合にPontaポイントやdポイントを貯めることができたりとお得に利用が可能です。

宿泊料金の後払いに対応

ルートインホテルズの法人契約では、宿泊料金を会社へ一括請求の後払いに対応しているため、社員の立替の負担や経費精算の負担軽減が可能です。

ホテルステイそのものを楽しめる

ルートインホテルズは、短期の滞在ではもったいないと思えるくらい快適でホテルステイそのものを楽しめる設備が充実しています。例えば種類豊富な無料朝バイキングや、リラクゼーションルーム併設の大浴場、WOWOWが無料視聴できるなど、充実したサービスが特徴です。また、ワンランク上の設備や立地の「ホテルルートインGrand」や、温泉施設を併設している店舗が多い「ルートイングランディア」など出張の疲れを癒すのに最適でしょう。ビジネスホテルでありながら、心地よい滞在が可能です。

関連記事：
ルートインの法人契約の特徴やメリットを解説

東横インの法人向けサービス

東横インは利便性を重視する出張者に適した法人向けサービスを展開しています。駅近に位置するホテルが多く、移動に便利な立地条件が特徴のビジネスホテルチェーンです。法人契約を利用すると、スマートでお得な幅広い特典を得られます。

お得な料金やサービスが使える

東横インと法人契約を結ぶと一部の店舗を除きいつでも宿泊料金を5％OFFで利用ができます。加えて、東横INNクラブカードポイントも加算できるためさらにお得に利用できます。また、通常4カ月前から予約開始のところ、法人会員だと6カ月前から予約ができますので、込み合う前に優先的に部屋を確保することが可能です。

国内外に354店舗

東横インは、国内・海外合わせて354店舗、77,704室（※2024年3月22日時点）と非常に多くの客室があるのが特徴です。また、上記でも述べた通り全国にあるだけでなく、駅前や駅近、ビジネス街など便利な立地を中心に店舗があるため出張時のホテル選びに困りません。

会社一括請求や事前カード決済も

東横インの法人契約サービスでは、現地決済以外にも事前のオンラインカード決済や、法人一括後払い制度などが用意されており契約企業に合わせて選択することができます。事前のオンライン決済では、チェックインがスムーズになると評判です。

関連記事：
東横インの法人契約の特徴やメリットを解説

アパホテルの法人向けサービス

アパホテルは新都市型ホテルとしてモダンなデザインと高い機能性で、多くのビジネスパーソンから支持されています。また、大型の会議設備や宴会場を備えた施設も多く、出張時のさまざまなニーズに応える姿勢も評価されています。アパホテルは、快適な宿泊環境と効率的な出張支援を期待する法人にとって、適切な選択といえるでしょう。

アパ直よりもさらに割引も

アパホテルの法人契約「アパ直Biz」では、個人にポイント付与しないプランを選択すると、ベストレート保証の「アパ直」料金よりもさらに3％割引で利用が可能です。また、お得に30連泊できるマンスリープランも用意されているので、長期出張にも利用できます。

全国250以上で利用できる

アパホテルは、全国に250以上の施設があり主要都市への出張でしたらアパホテルとの法人契約のみで問題はないでしょう。法人会員の家族や関係者も利用できるため、福利厚生としても利用できます。

支払い方法が選べる

アパホテルの法人契約では、現地払いか事前クレジットカード払いが選択できます。コーポレートカードも利用可能で、事前クレジットカード払いなら1秒チェックインが利用でき待たずにすぐにお部屋に入れます。また、利用実績に応じて一括後払いも相談できます。

関連記事：
アパホテルの法人契約「アパ直Biz」を解説

その他ホテルの法人契約サービス

上記のような圧倒的な店舗数を誇るホテルには店舗数では劣りますが、その他のホテルチェーンでも法人契約サービスを提供しています。ここからは、その他の人気ホテルチェーンの法人契約サービスを紹介していきます。

スーパーホテルの法人契約サービス

スーパーホテルでは、法人契約を結ぶと、全国のスーパーホテルに特別料金で宿泊ができます。公式サイトのベストレートプランよりも最大10％割引になるため経費削減が可能です。

「法人予約ログイン」ページから、契約時に提供されたIDとパスワードを使用して、簡単に予約手続きを行うことができます。また、法人契約を結ぶと、専用の管理画面で宿泊履歴を一括で管理ができ、管理業務の効率化が見込めます。

関連記事：
スーパーホテルの法人契約の特徴やメリットを解説

ドーミーインの法人契約サービス

ドーミーインの法人契約サービス「詩季倶楽部」では、全国のドーミーインブランドのホテルで、人気の朝食が無料になる特典や、ハイグレードな旅館やリゾートホテルを展開する共立リゾートブランドの施設で宿泊料が最大50％割引になるなど、コスト削減が可能です。

その他にも、運営元の共立メンテナンスが運営する社員寮や賃貸、飲食店などでも割引が受けられ、従業員の福利厚生として活用できるでしょう。

関連記事：
ドーミーインの法人契約「詩季倶楽部」を解説

ダイワロイネットホテルズの法人契約サービス

ダイワロイネットホテルズと法人契約を結ぶと全国76カ所にあるダイワロイネットホテルを法人会員料金で宿泊ができます。また、出張利用以外にも社員のプライベートな旅行にも利用できるため、福利厚生としても活用できます。

関連記事：
ダイワロイネットホテルの法人契約を解説

相鉄フレッサインの法人契約サービス

主要駅から徒歩圏内の便利な立地で、リーズナブルな価格で快適にすごせるとビジネスマンに人気の相鉄フレッサインでは、法人契約を結ぶと契約企業専用の特別価格で宿泊できるようになります。また、社員証や保険証などを提示できれば、従業員の家族だけでの利用も可能なところは特徴でしょう。

関連記事：
相鉄フレッサインの法人契約の特徴や申込方法を解説

東急ホテルズの法人契約サービス

東急ホテルズは、エントリーブランドの「東急REIホテル」、ミドルブランドの「エクセルホテル東急」、ハイブランドの「東急ホテル」などを提供し、一般社員から役員クラスまで幅広い用途で利用が可能なホテルチェーンですが、法人契約サービスを利用することで、全国の東急ホテルズを公式サイトの一般価格よりもお得な優待価格で宿泊が可能となります。

その他にも、個人会員プログラムのコンフォートメンバーズ特典が併用でき、ポイント加算や先行予約などの優遇も得られます。

ホテルの法人契約選定時の注意点

企業がホテルとの法人契約を考える際にはいくつか注意点があります。契約を結ぶことにより出張費の削減や業務の効率化が見込める一方で、適切なホテル選びを怠ると、かえって不便や無駄が生じる可能性もあります。したがって、慎重にホテルを選定することが重要です。ここでは、ホテルとの法人契約を選定する際の注意点を紹介します。

出張場所にホテルがあるか

法人契約を検討する際、まず押さえておくべき点は、よく行く出張先の近くに契約対象のホテルが存在するかどうかです。出張先のアクセスを考慮し、交通の便が良い場所に位置するホテルを選ぶことが重要となります。たとえば、空港や駅からのアクセスが容易な場所にホテルがあれば、移動時間の短縮や疲労軽減につながります。また、ビジネスエリアやクライアントの事務所に近いホテルを選ぶことも一つのポイントです。

出張費の削減になるか

出張費用の削減は、法人契約を検討する大きな理由のひとつです。ホテルの選定では、提供される料金プランや割引率が企業の出費削減に資するかも重要なポイントになります。契約を結ぶ際には、料金体系をしっかりと把握し、企業の出張頻度や宿泊人数に応じた最適なプランが提供されるかを確認することが求められます。また、特別料金での追加サービスやアップグレード、ポイント制度の有無も、コスト削減効果を見極めるためにチェックしておきたい項目です。

予約や精算業務の効率化になるか

企業として出張手配や精算業務の効率化も見逃せません。法人契約を結ぶことで、オンラインの予約システムや精算プロセスの簡略化が可能になるかどうか見極める必要があります。経理部門の手間を減らし、事務作業を効率的に進めるためには、一括後払いやコーポレートカードの利用ができるかはポイントとなるでしょう。さらに、管理者は予約状況や宿泊実績が簡単に把握・管理できるかも重要な要素です。

プライベートで利用できるかは契約条件次第

社員への福利厚生の一環としてホテルと法人契約を検討している場合は、社員のプライベートな旅行でも利用できるか確認が必要です。ホテルによっては法人会員以外の利用を制限しているところもあるからです。フロントで社員証や会員証を提示しないと割引を受けられない場合もあるため、予約方法や利用方法についても確認をしておくとよいでしょう。

ホテルの法人契約が向いている企業

企業がホテルと法人契約を結ぶと多くのメリットがあるのですが、特に向いている企業とはどのようなものでしょうか。法人契約は、事業の規模や特性を問わず、様々な企業に有効ですが、特に出張が多い企業、宿泊費の削減を重視する企業、社員の福利厚生を充実させたい企業にとって大きな利点があります。以下に、それぞれの観点から企業にとってのメリットと、なぜ法人契約が向いているのかを具体的に解説していきます。

出張が多い

出張が多い企業の場合、出張経費はかなりの部分を占めます。毎回宿泊先を検討する手間を省くと同時に、優待価格で利用できる法人契約は非常に魅力的です。また、専用窓口や専用の予約サイトを通じて予約が行えるため、業務の効率化にも寄与します。出張を計画する際の手間と時間を削減できるのは、ビジネスの機動力を高めるのに役立ちます。さらに、繁忙期でも優先的に部屋を確保できるといった特典もあり、企業にとっては大きな利点でしょう。

なお、ホテルの法人契約は全ての企業が利用できるわけではありません。ホテル側で最低利用泊数を設定している場合が多く、出張の少ない企業ではそもそも法人契約を結べない可能性があります。

宿泊費を削減したい

コスト削減に注力している企業にとって、宿泊費は見逃せない経費の一つです。法人契約を結ぶことで一般価格と比較し、宿泊費を削減できることが大きなメリットです。長期のプロジェクトや頻繁な出張がある場合には、その効果はさらに大きなものになります。一定期間、あるいは一定の宿泊回数に応じた割引率が適用されたり、ポイントが貯まり次回の宿泊時に割引として利用できるなど、利用するほどに得をするシステムが整っています。

福利厚生にも使いたい

社員の福利厚生としてホテルの法人契約を活用する企業も増えています。法人契約の対象となるホテルはビジネスホテルに限定されず、リゾートホテルや高級ホテルとの契約も可能です。社員個人が私用で宿泊する際にも法人価格で利用できるため、社員の負担を減らすことができます。加えて、家族を伴う宿泊などプライベートでの利用にも適用されるケースがあり、社員のモチベーション向上や企業のイメージアップにも寄与するでしょう。

旅行会社との法人契約もおすすめ

企業が出張費の削減や出張管理をより効率化するためには、旅行会社と法人契約を結ぶこともおすすめです。特に、出張管理システムを提供する旅行会社と契約締結することで、出張関連業務全般の効率化につながるでしょう。

出張管理システムは、宿泊予約や交通手配から精算まで一連のプロセスを効率化することが可能です。また、法人専用料金でお得な宿泊・交通の利用や、ルールに基づいた適正な支出管理が行え、経費削減や不正利用の防止にも寄与します。中でもエルクトラベルが提供する「出張手配プラス」は、出張関連業務の効率化や出張費削減につながると評判です。ここからは、出張手配プラスについて説明していきます。

出張手配・経費精算の簡素化による作業効率の向上

エルクトラベルと法人契約を結ぶと出張管理システム「出張手配プラス」を利用できます。出張手配プラスを導入することで得られるメリットの一つは作業効率の向上です。従来は複数のサイトを介して行っていた宿泊予約や交通の手配も、簡単な操作で一括で行うことができ、時間の節約が大きなメリットとなります。

また、出張手配プラスを通じて予約したホテルや新幹線などの費用は、会社に一括で請求されますので、社員が個々に経費精算をする必要がなくなります。領収書の紛失リスクや申請の不備を減らして関係部署の業務スピードアップが図れます。全てのデータがシステム上に記録されるため、管理者はリアルタイムで出張費用の管理ができ、企業のコンプライアンス体制の強化にも有効です。

法人専用プランや予算上限設定によるコスト削減

出張手配プラスでは、楽天トラベルRacco・じゃらんコーポレートサービスと連携して、法人専用料金でホテル予約ができます。楽天トラベルやじゃらんの一般予約サイトよりもお得な金額で利用できるため、宿泊費を削減できます。また、QUOカードや金券付きプランの除外や宿泊費の上限設定をする機能があり、予算オーバーとなるような高価なホテルへの宿泊を未然に防ぐとともに、出張規程違反の防止もできるのです。その他にも、出張申請・承認のプロセスをシステム内で行うことができ、出張に関するガバナンスが向上されます。

出張データの可視化で経費の削減に

出張手配プラスを利用すると「いつ」「だれが」「どんな旅程で」「いくらで」といった出張予約のデータが蓄積されていきます。管理者は必要なデータを簡単に抽出し、出張費用の分析が行えます。出張予約の時期は適切だったのか、コストの安いルートだったのかなど、データを用いて分析することで企業はコスト削減に向けた戦略を練りやすくなります。

まとめ

企業がホテルと法人契約を結ぶメリットは、出張コストの削減や精算業務の効率化、さらに出張管理の容易さが大きな利点であることがわかります。ホテルによっては、ビジネス用途に限らず、社員のプライベートな旅行でも利用ができる法人契約もあるため、福利厚生の一環としても使用できるところもポイントです。各ホテルチェーンも様々なサービスを展開し、企業のニーズに対応しているため、出張が多く、宿泊費の削減をはかりたい企業にとって法人契約の締結は特におすすめの方法です。

しかしながら、ホテルの法人契約を選定する際は、出張場所や業務の効率化、費用削減など複数の視点で注意を払う必要があります。自社の出張スタイルとニーズに応じた最適なホテルの法人契約を見つけることが、ビジネスの効率を高め、コスト削減に繋がる重要なステップとなるでしょう。

出張コストの削減や出張管理・精算業務の効率化を目指す企業には、ホテルとの法人契約を結ぶ以外にも、出張管理システムを提供する旅行会社と法人契約を結ぶことによって、さらなる業務の効率化を目指すことも可能です。

本記事の内容を踏まえ、企業それぞれに適したホテルの法人契約を検討し、多くのメリットを享受していただければ幸いです。

法人価格でのホテル手配も無料の出張管理システムで効率化！