BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは？メリットや選定のポイントを解説

BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは？

BTMとは、ビジネストラベルマネジメントの略で、出張の際に必要な航空券や宿泊の手配・精算といった一連の業務や管理を一括して行うサービス、あるいはそのためのシステムのことを言います。出張の申請から出張手配、経費精算まで一元管理して業務効率化を図り、コスト削減や危機管理、ガバナンスの強化を可能とします。

BTMは旅行会社の新たなビジネスモデルとしてアメリカで誕生し、出張手配の簡素化・コスト削減・出張におけるリスクマネジメントや購買先への料金交渉など、出張に関わる包括的なサービスとして発展してきました。

BTMという言葉の認知度は日本ではまだまだこれからですが、経費削減に取り組む企業では近年注目を集めています。

 

BTM（ビジネストラベルマネジメント）の主な機能

BTMには主に4つの機能があります。

数多くのBTMサービスがありますが、これらの4種類は多くのBTMで採用されている機能です。ここでは機能の細かい内容について解説していきます。

 

　

航空券・宿泊施設の手配代行

BTMの主な機能は、出張で利用するための航空券や宿泊施設の手配など、これまでトラベルマネージャーが人力でおこなっていた業務です。航空券や宿泊施設の予約を取るのみでなく、新幹線の乗車券やレンタカー、Wi-Fiの手配など、出張や業務に必要な予約をBTM一つでおこなえます。

エルクトラベルの「出張手配プラス」では、ただ乗車券を取得するのみでなく、以下のような特徴があります。

「出張の見える化」とは、一目で「誰が・いつ・どこに・どうやって」出張するのか把握できることです。これらの見える化で出張経費の全容も把握でき、不正な経費利用も防げ、出張者の意識改革にもつながります。

そして予約窓口は出張場所や予約の種類に問わずすべて一元化されており、出張手配プラスのみですべて予約が完結することもポイントです。たとえオンラインで予約できないチケットを取る際も、出張手配プラスのスタッフがすぐに対応します。

航空券や宿泊券の予約をスムーズに取りたい場合は、出張手配プラスのように窓口が一元化しており自身で予約業務をおこなう必要のないシステムの検討をおすすめします。

そして、BTMのなかにはベッドのタイプから部屋の広さ、景観まで指定できるサービスもあり、役職や出張者の希望に合わせた適切なホテルを探したい企業にもおすすめです。航空券や宿泊施設は数多くの選択肢があるからこそ、BTMを利用し一括で探すことで最適なプランを導けるでしょう。

 

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出張手配の管理

従来は航空券と宿泊施設の予約を別のサイトでおこなっていたところ、BTMを利用することでBTMのシステム上から一括でおこなえるようになります。特に出張手配に特化したBTMであれば、条件に適合した一番安価な航空券や宿泊施設を探せて、経費削減にもつながります。

BTMによる出張手配として管理できるものには、以下の点が挙げられます。

 

BTMではこれらの情報や予約を管理できるため、多くのBTMサービスではシステム上でワークフローが完結します。BTMを参照すれば出張者はいつでも旅程が確認でき、複数のサイトを何度も確認する必要がなく、業務の効率化にもなるでしょう。スマートフォン対応のBTMであれば、出張先でもすぐに旅程確認が可能です。またワークフローが一つのシステムで完結するBTMはペーパーレス化も進み、申請や承認作業の効率化にもつながります。

 

　

経費精算サポート

出張にまつわる懸念点の一つに「出張者の立替清算」が挙げられます。出張では出張者がその場で必要経費を支払い、のちに会社に清算し返金を受けることがよくあります。しかし立替清算は私利目的の清算が含まれているケースもあり、何らかの問題が発生する可能性があるため、避けたいという企業も多いでしょう。

出張者が帰社し清算する際も、社内規定に沿っていない書類の提出やそもそも適切な記録・申告がされていないといったリスクもあり、業務効率の悪化にもつながります。

後払いに対応するBTMを利用すれば、航空券や宿泊施設の料金はまとめて会社に請求されるため立替清算や清算にかかる入力作業が不要になり、出張者の不安や負担を減らせます。コンプライアンスを強化したい企業にとっては、メリットの大きい機能です。

また領収書の発行も減らせるため、経理担当者の業務効率化にも大きく影響します。経費精算の業務効率化を目指す場合には役立つでしょう。

 

トラブルアシスタントサービス

BTMにおけるトラブルアシスタントサービスとは、海外への出張者を対象とした安否確認や、24時間対応の予約変更・発券などが挙げられます。

国内では災害時の安否確認として、社員全員への通知機能を導入している企業も多いですが、海外の災害やデモ、感染症などの起こりうるトラブルには対応していないことがほとんどです。万が一海外出張中に不測の事態が発生しても、社員に安否確認の通知や24時間対応の予約・発券システムのあるBTMであれば、すぐに帰国を命じることも可能になるでしょう。

そのため頻繁な海外出張が予想される企業の場合はトラブル防止のために、オペレーター対応が24時間体制のBTMがおすすめです。

 

BTM（ビジネストラベルマネジメント）のメリット

BTM（ビジネストラベルマネジメント）を導入することによって得られるメリットは以下の4つがあります。

 

それぞれについて詳しく見ていきます。

 

コスト削減

BTMを導入する最大のメリットは、出張に関するコストを削減するという点でしょう。

BTMを導入すると、航空券やホテルなどの手配や出張経費を一元管理し、「いつ、どこへ、だれが、どのような」出張をしたか可視化されます。日程や購入時期は適切だったのか、出張規定違反がないかといったことを購買データから分析を行い、分析結果をもとに経費削減方法の洗い出しや削減案の実行・検証など、PDCAサイクルを回して継続的な改善が可能です。

例えば出張の多い企業であれば、航空会社やホテルなどのサプライヤーに対して、購買データをもとに価格交渉や選定を行い、スケールメリットを活かした企業専用レートの設定などが可能です。

また、BTMに特化した旅行会社では、予め企業専用レートや、急な出張にも利用可能な独自の割引運賃などが用意されているところもあり、さらなるコスト削減効果が期待できるでしょう。

 

業務効率化

BTMを導入する2つ目のメリットは、出張関連の業務フローをシステム化することで業務が効率化することです。

BTMシステム上から航空券や新幹線・ホテルなどをオンライン予約をすることで手配業務を効率化するだけでなく、その費用は一括で会社に請求されます。そのため、立替精算や仮払い精算が不要になり、申請する側も精算処理を行う経理側も双方で業務負担を大幅に削減します。また、申込内容などトラベルデータに基づいて出張申請や経費申請も行えますので、業務フロー全体の効率化が可能です。

 

リスクマネジメント

BTMを導入する3つ目のメリットは、リスクマネジメントが行えるようになる点です。

出張者自身が行っていた従来の出張手配では、細かい旅程が会社に伝えられていないことも多くありました。BTMで旅程を一元管理することで災害など万が一の場合でも安否確認や迅速な対応が可能です。

 

ガバナンスの強化

4つ目のBTM導入のメリットとしては、コーポレートガバナンス体制が強化される点です。

BTMを導入すると一元管理された出張データの分析により、出張規定やガイドラインの策定・見直しを行えます。実際の利用データを基にしているため、出張傾向や購買方針を考慮した自社に最適な規程の策定が可能です。BTMサービスを提供する旅行会社によっては、規程策定のアドバイスももらえるでしょう。

また、既に出張規定があったとしても、認識不足による規程違反や、規程を悪用した不正行為が発生するという可能性もありました。BTMを導入すると、出張規定に沿ったプランのみを表示したり、クオカードなどの特典付きプランを除外するといった機能もあり、コーポレートガバナンス体制を強化します。

 

BTM選定のポイントは？

ここまでBTMを導入するメリットについてお伝えしてきましたが、では実際に導入する際にどんな基準で選定すればよいでしょうか？ここでは、BTMを選定する際のポイントについて解説していきます。

 

まずは課題の抽出から

出張に関して抱える課題は各企業によって異なり、解決可能なBTMも異なります。したがってまずは自社の抱える課題を抽出するところから始めます。例えば、「立替精算が多く個々の立替負担や経費処理の業務負担を減らしたい」や、「各サービスごとに手配先が異なり煩雑だ」、「出張にかかるコストを削減したい」などです。

 

必要な機能の絞り込み

課題を抽出したら課題解決に必要な機能の絞り込みをします。全ての機能を備える高機能なBTMの場合、導入費用や月額費用が高額になることがあります。そのため、自社の課題解決に必要な機能に絞って選定すると費用対効果も最大化するでしょう。

 

具体的なコストを算出する

課題・機能の絞り込みができたら、BTMサービスのベンダーと法人契約した場合にかかる初期費用や月額使用料、手配手数料など具体的なコストを算出します。また、併せて自社で個別手配をする場合のコストと比較することも忘れてはいけません。そうすることで、BTM導入後のコスト削減目標に具体的な数値を設定することができ、効果検証や改善施策の立案に役立つでしょう。

 

関係者の同意を得る

せっかくBTMを導入しても、システムの利用率が上がらないことには効果は期待できません。そのためには、出張者はもちろん承認者である上司や経理部、総務部、経営層といった関係者全員の同意を得ることが重要です。必要によっては、従来の業務プロセスの変更も検討することがあるからです。また、利用率向上のためにシステムの使い方の講習など、サービスベンダーに協力を得る形で進めるとよいでしょう。

 

BTMを活用して出張管理するトラベルマネージャーの業務とは？

BTMを活用して出張管理を行う上で「トラベルマネージャー」という重要な役割があります。日本では聞きなれない言葉ですが、BTMの分野で先行する欧米の多くの企業では、総務人事部門、購買部門、旅行会社などと並んで出張管理の重要な役割として知られています。

どの企業でも出張コストは可能な限り削減したいものですが、そのために出張規程を厳しくし過ぎると出張者の満足度は下がっていきます。出張者の満足度が下がりすぎると出張の成果も下がってしまうため、企業側の要求を満たしながらも出張者の満足度が下がらないようにするのがトラベルマネージャーのミッションです。

ここでは、そんなトラベルマネージャーの業務について簡単にご紹介します。

 

出張規程の策定・運用

宿泊料金・交通機関の座席グレードや出張手当など、出張する地域や出張者の役職ごとに設定し、出張規程（トラベルポリシー）として策定します。出張者が業務に専念できるようにすると同時に、出張コストを削減できるようなバランスの取れた内容にすることが求められます。

 

ホテル・旅行会社など法人契約の選定

ホテルや航空会社、旅行会社などサプライヤーの選定と、スケールメリットを活かした料金交渉を行うこともトラベルマネージャーの業務の一つです。

 

出張の把握と社内連携の円滑化

出張申請・承認状況の確認や、出張内容・コストを把握し承認者や経理部門などと情報共有をすることもトラベルマネージャーの役割です。

また、出張中の社員の安全管理や行動把握にも気を配ります。もしものトラブルが発生した時に、会社として適切な対応を取るためです。

 

経営層への成果報告と改善サイクルの実施

BTMで一元管理された出張データを分析し、BTMの導入によってどのような成果が得られたのかを経営層に報告します。また、同時に分析結果をもとにさらなる改善計画を策定します。

 

出張管理システム（BTM）が注目を集めている

働き方改革やDXの推進によって近年注目を集めるBTMですが、BTMを導入することによって、出張手配や経費精算の効率化につながるだけでなく、トラベルデータを一元管理し分析・改善を行っていくことでコスト削減や、ガバナンス強化する効果が期待できます。BTMサービスを展開するベンダーによって強みやかかるコストが異なるため、自社の課題を抽出し、必要な機能の絞り込みをしたうえで、自社に最適なシステムを選ぶとよいでしょう。

出張の成果を最大化し、業務の効率化によって生産性向上やコスト削減が期待できるBTMをこの機会に検討してみてはいかがでしょうか。