BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは？メリットや選定のポイントを解説
出張の多い企業だと、航空便やホテルの手配からその後の精算業務まで出張関連業務に追われることもあるでしょう。この記事では、近年こうした出張に関連する業務を効率化すると注目を集めるBTMについて、BTMとは何かや、そのメリット、選定の際のポイントを解説していきます。
目次
BTMとは？
BTMとは、ビジネストラベルマネジメントの略で、出張の際に必要な航空券や宿泊の手配・精算といった一連の業務や管理を一括して行うサービス、あるいはそのためのシステムのことを言います。出張の申請から出張手配、経費精算まで一元管理して業務効率化を図り、コスト削減や危機管理、ガバナンスの強化を可能とします。
BTMは旅行会社の新たなビジネスモデルとしてアメリカで誕生し、出張手配の簡素化・コスト削減・出張におけるリスクマネジメントや購買先への料金交渉など、出張に関わる包括的なサービスとして発展してきました。
BTMという言葉の認知度は日本ではまだまだこれからですが、経費削減に取り組む企業では近年注目を集めています。
BTM（ビジネストラベルマネジメント）のメリット
BTM（ビジネストラベルマネジメント）を導入することによって得られるメリットは以下の4つがあります。
BTM導入のメリット
- コスト削減
- 業務効率化
- リスクマネジメント
- ガバナンスの強化
それぞれについて詳しく見ていきます。
コスト削減
BTMを導入する最大のメリットは、出張に関するコストを削減するという点でしょう。
BTMを導入すると、航空券やホテルなどの手配や出張経費を一元管理し、「いつ、どこへ、だれが、どのような」出張をしたか可視化されます。日程や購入時期は適切だったのか、出張規定違反がないかといったことを購買データから分析を行い、分析結果をもとに経費削減方法の洗い出しや削減案の実行・検証など、PDCAサイクルを回して継続的な改善が可能です。
例えば出張の多い企業であれば、航空会社やホテルなどのサプライヤーに対して、購買データをもとに価格交渉や選定を行い、スケールメリットを活かした企業専用レートの設定などが可能です。
また、BTMに特化した旅行会社では、予め企業専用レートや、急な出張にも利用可能な独自の割引運賃などが用意されているところもあり、さらなるコスト削減効果が期待できるでしょう。
業務効率化
BTMを導入する2つ目のメリットは、出張関連の業務フローをシステム化することで業務が効率化することです。
BTMシステム上から航空券や新幹線・ホテルなどをオンライン予約をすることで手配業務を効率化するだけでなく、その費用は一括で会社に請求されます。そのため、立替精算や仮払い精算が不要になり、申請する側も精算処理を行う経理側も双方で業務負担を大幅に削減します。また、申込内容などトラベルデータに基づいて出張申請や経費申請も行えますので、業務フロー全体の効率化が可能です。
リスクマネジメント
BTMを導入する3つ目のメリットは、リスクマネジメントが行えるようになる点です。
出張者自身が行っていた従来の出張手配では、細かい旅程が会社に伝えられていないことも多くありました。BTMで旅程を一元管理することで災害など万が一の場合でも安否確認や迅速な対応が可能です。
ガバナンスの強化
4つ目のBTM導入のメリットとしては、コーポレートガバナンス体制が強化される点です。
BTMを導入すると一元管理された出張データの分析により、出張規定やガイドラインの策定・見直しを行えます。実際の利用データを基にしているため、出張傾向や購買方針を考慮した自社に最適な規程の策定が可能です。BTMサービスをっ提供する旅行会社によっては、規程策定のアドバイスももらえるでしょう。
また、既に出張規定があったとしても、認識不足による規程違反や、規程を悪用した不正行為が発生するという可能性もありました。BTMを導入すると、出張規定に沿ったプランのみを表示したり、クオカードなどの特典付きプランを除外するといった機能もあり、コーポレートガバナンス体制を強化します。
BTM選定のポイントは？
ここまでBTMを導入するメリットについてお伝えしてきましたが、では実際に導入する際にどんな基準で選定すればよいでしょうか？ここでは、BTMを選定する際のポイントについて解説していきます。
まずは課題の抽出から
出張に関して抱える課題は各企業によって異なり、解決可能なBTMも異なります。したがってまずは自社の抱える課題を抽出するところから始めます。例えば、「立替精算が多く個々の立替負担や経費処理の業務負担を減らしたい」や、「各サービスごとに手配先が異なり煩雑だ」、「出張にかかるコストを削減したい」などです。
必要な機能の絞り込み
課題を抽出したら課題解決に必要な機能の絞り込みをします。全ての機能を備える高機能なBTMの場合、導入費用や月額費用が高額になることがあります。そのため、自社の課題解決に必要な機能に絞って選定すると費用対効果も最大化するでしょう。
具体的なコストを算出する
課題・機能の絞り込みができたら、BTMサービスのベンダーと法人契約した場合にかかる初期費用や月額使用料、手配手数料など具体的なコストを算出します。また、併せて自社で個別手配をする場合のコストと比較することも忘れてはいけません。そうすることで、BTM導入後のコスト削減目標に具体的な数値を設定することができ、効果検証や改善施策の立案に役立つでしょう。
関係者の同意を得る
せっかくBTMを導入しても、システムの利用率が上がらないことには効果は期待できません。そのためには、出張者はもちろん承認者である上司や経理部、総務部、経営層といった関係者全員の同意を得ることが重要です。必要によっては、従来の業務プロセスの変更も検討することがあるからです。また、利用率向上のためにシステムの使い方の講習など、サービスベンダーに協力を得る形で進めるとよいでしょう。
海外では専任のトラベルマネージャーも！その業務とは？
BTMを活用して出張管理を行う上で「トラベルマネージャー」という重要な役割があります。日本では聞きなれない言葉ですが、BTMの分野で先行する欧米の多くの企業では、総務人事部門、購買部門、旅行会社などと並んで出張管理の重要な役割として知られています。
どの企業でも出張コストは可能な限り削減したいものですが、そのために出張規程を厳しくし過ぎると出張者の満足度は下がっていきます。出張者の満足度が下がりすぎると出張の成果も下がってしまうため、企業側の要求を満たしながらも出張者の満足度が下がらないようにするのがトラベルマネージャーのミッションです。
ここでは、そんなトラベルマネージャーの業務について簡単にご紹介します。
出張規程の策定・運用
宿泊料金・交通機関の座席グレードや出張手当など、出張する地域や出張者の役職ごとに設定し、出張規程（トラベルポリシー）として策定します。出張者が業務に専念できるようにすると同時に、出張コストを削減できるようなバランスの取れた内容にすることが求められます。
ホテル・旅行会社など法人契約の選定
ホテルや航空会社、旅行会社などサプライヤーの選定と、スケールメリットを活かした料金交渉を行うこともトラベルマネージャーの業務の一つです。
出張の把握と社内連携の円滑化
出張申請・承認状況の確認や、出張内容・コストを把握し承認者や経理部門などと情報共有をすることもトラベルマネージャーの役割です。
また、出張中の社員の安全管理や行動把握にも気を配ります。もしものトラブルが発生した時に、会社として適切な対応を取るためです。
経営層への成果報告と改善サイクルの実施
BTMで一元管理された出張データを分析し、BTMの導入によってどのような成果が得られたのかを経営層に報告します。また、同時に分析結果をもとにさらなる改善計画を策定します。
出張管理システムが注目を集めている
働き方改革やDXの推進によって近年注目を集めるBTMですが、BTMを導入することによって、出張手配や経費精算の効率化につながるだけでなく、トラベルデータを一元管理し分析・改善を行っていくことでコスト削減や、ガバナンス強化する効果が期待できます。BTMサービスを展開するベンダーによって強みやかかるコストが異なるため、自社の課題を抽出し、必要な機能の絞り込みをしたうえで、自社に最適なシステムを選ぶとよいでしょう。
出張の成果を最大化し、業務を効率化によって生産性向上やコスト削減が期待できるBTMをこの機会に検討してみてはいかがでしょうか。
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この記事を書いた人
エルクトラベル編集部
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出張手配専門旅行会社の株式会社エルク（エルクトラベル）のメディア編集部。
これまで1,800社以上の出張関連業務の効率化を支援してきた実績を活かし、出張者はもとより出張に関わる経理や総務などのバックオフィス部門にも役立つビジネス情報を発信しています。メディア運営会社：https://www.tehaiplus.com/company/outline/
