出張手当で節税が可能？会社の経費削減につながる日当を徹底解説

出張手当とはどんなもの？

出張手当とは、会社からの出張を命じられた社員に支給される金銭補助をいいます。

 

遠方での出張にはそれなりの持ち物が必要なことから、出張準備にお金がかかることがあるでしょう。出張先での食事代や雑費などが含まれ、その他に遠方での勤務を慰労する目的として出張手当が支給されています。

出張手当のほかに日当や出張日当などとも呼ばれます。

 

給与とは別のもの

出張手当は金銭補助として支給されていますので、給与とは別の扱いをするのが特徴です。手当として支給された金額をどのように使うかは受け取った社員の自由であり、領収書などを会社に提出する必要がありません。また、受け取った金額よりも使った金額が少ない場合でも、その差額を返却しなくても良いとされているのです。

 

出張経費との違いは？

出張手当と同じような使われ方をする言葉に出張経費があります。しかし、この2つは別のものですので注意が必要です。出張手当は出張中にかかる雑費をまかなう目的で支給されています。

一方、出張経費は出張中に必要となる費用全般のことで実費精算が基本です。代表的なもを例に挙げると、取引先への移動にかかる新幹線や飛行機のチケット・宿泊費がそれに当たるでしょう。

それ以外にも身支度や食事など細かい経費も必要となってきますが、それらすべてを実費精算すると事務負担が増えすぎてしまうため、負担軽減のため出張手当として支給されています。すなわち、出張経費の一部を事務負担軽減のため支給されているのが出張手当の考え方だといえるでしょう。

 

出張手当を支給している会社の割合は？

出張手当はどのくらいの会社が支給しているのでしょうか。ここからは、産労総合研究所が発表した「2019年度国内・海外出張旅費に関する調査」から、出張手当を支給している会社の割合を見ていきます。

 

日帰り出張の場合

日帰り出張時に手当を支給している会社を規模別に見ていくと、従業員が299人以下の会社での出張手当の支給率は85.9％です。300～900人規模の場合、出張手当の支給は75.5％で、1000人以上の会社では91.9％が日帰り出張に対して出張手当を支給しています。

全体を通しても84.2％の支給がみられることから、日帰り出張に手当を支給している会社は非常に多いといえるでしょう。

 

宿泊を伴う出張の場合

宿泊を伴う出張の手当の支給率も、同じように会社の規模別で見ていきましょう。従業員が299人以下の会社では、89.4％において出張手当が支給されています。300～900人規模では、宿泊を伴う出張での手当の支給は87.8％、1000人以上ではなんと100％の会社で出張手当の支給がみられています。

全体の平均でも91.2％となることから、宿泊を伴う出張では支給なしとしている会社の方が少ないといえるでしょう。

 

どの勘定科目に分けるのが良い？

出張手当は移動費や宿泊費と同じ勘定科目である「旅費交通費」として計上します。ただし、社長や役員に対して支給した手当は「役員報酬」になる場合もあるため、注意が必要です。会社が定めた出張旅費規程がある場合には、手当は旅費交通費として分けられるでしょう。出張旅費規程がない場合には役員報酬となるのです。

 

支給する際の注意点

出張手当を支給する際にはいくつかの注意点がありますので、覚えておくのが良いでしょう。

 

出張旅費規程の作成が必要

先ほども説明した通り、出張手当として旅費交通費に計上するためには、出張旅費規程を作成し、手当の項目を含めておく必要があります。出張時の支出は税務調査でも厳しくチェックされるポイントですので、出張手当についてもしっかりと規定しておくことが大切です。

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相場を超えないように支給する

出張手当は、出張の準備に必要となる諸費用や外食代などを手当として会社が負担するという考え方のもとに支給され、社会通念上からみて妥当な金額であれば旅費交通費として経費計上可能です。

ここでいう社会通念上からみて妥当な金額とは、同規模や同業種などの会社が支給している相場と同様であるということです。相場よりあまりにも高額な出張手当を支給すると、税務調査で会社の経費として認められないことがありますので、支給相場を確認したうえで出張旅費規程を作成するとよいでしょう。

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すべての社員に支給する

出張旅費規程に手当の項目を設ける際には、特定の人だけに支給するように定めることができません。出張手当を特定の人だけに支給するのは出張旅費規程の目的に反してしまいますので、すべての社員に支給する必要があります。

このとき、役職によって支給する金額に差を設けても問題はないでしょう。

 

出張の記録の管理

税務調査が入った際には、出張の記録もしっかりとチェックされます。そのため、出張手当支給の根拠として出張報告書や出張旅費精算書などの作成を徹底し、記録を管理しておくのが良いでしょう。

このとき、最低限の出張先や目的、日程などを明記しておくことが重要です。

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消費税の取扱いに注意が必要

消費税の取扱は、出張先が国内か海外かによって違いがあります。

国内の場合には消費税の課税仕入れとして考えられていますが、海外の場合に消費税の課税仕入れの対象とはなりません。したがって、国内か海外かをしっかりと考えて仕訳をする必要があるでしょう。

 

個人事業主の場合には事業経費とならない

個人事業主が出張に出かけた際、自分自身に手当を支払っても経費としての計上はできません。しかしながら、出張旅費規程を定めた個人事業主の従業員が出張をした際の出張手当は旅費交通費としての計上が可能です。

 

出張手当を支給するメリットは？

出張手当を支給すると会社と社員の両方にメリットがあります。ここからは、出張手当を支給するメリットを紹介していきましょう。

 

会社の税金が節約できる

出張手当は会社に必要な物品の購入やサービスの利用をした費用として考えらえるため、「課税仕入れ」の1つです。したがって、そこに含まれる消費税は「課税売上」と相殺することができ非課税となるのがメリットでしょう。

また、出張時の食事代は出張費としての計上はできませんが、出張手当という名目で支給しておくと品目を問われることがありません。出張にかかる雑費をまとめて損金として扱え、法人税の節税にもなります。

 

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社員の所得税も節約できて手取り額がアップ

出張手当は給与として支給されるわけではありません。したがって、社員の給与所得とはならず、所得税が非課税となるのがメリットです。

社会保険料もかからないことから、同じ金額を給料として受け取るよりも手取り額が増えるといえるでしょう。これは、社員と会社双方にとってメリットとなるでしょう。

 

事務処理が簡単に

出張時の移動に必要となる新幹線や飛行機のチケットといった交通費や、ホテルなどの宿泊費は、出張者が事前に立て替えて精算することが多いでしょう。この場合、領収書を管理し出張旅費精算書などを作成しなければなりません。営業などの自分の仕事を抱えながら事務仕事もこなさなければならないため、出張者の負担が増えるといえるでしょう。

また、経理担当者の業務も増加することから、経理の現場の業務効率が悪くなっていまします。その点、出張手当として支給するとこれらの事務仕事の簡略化が可能です。

 

出張経費を削減するその他の方法は？

出張経費が経営を圧迫しているという会社は多く、経費の削減は早急な解決を必要とする問題でしょう。手当を支給することでも経費の削減は可能ですが、ほかにも方法はたくさんあります。

ここからは、経費削減を可能にする方法を紹介しましょう。

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出張に行く回数を減らす

出張が多い会社は、その回数自体を減らすのも1つのアイデアです。ウェブ会議などを利用するといった方法を利用すると、実際に取引先に出向く回数が減らせます。

また、これまで長期出張にしていた分を短期に変更するだけでも宿泊費などが節約できるでしょう。出張の回数が少なくなると、経費の節約だけでなく社員の身体的な負担も減らせます。それにより、業務効率の向上も目指せるのです。

 

出張管理をしっかりと行う

出張手配のすべてを社員に任せてしまうと、仕事に関係のない休日のアクティビティに使った費用まで請求されてしまうことがあるでしょう。また、領主書を改ざんするなど、不正に出張費を請求するケースもみられます。これらは横領として考えられ、法律にも触れてしまうことから、社員の出張管理は非常に重要です。

出張旅費規程などをしっかりと設け、決められた上限を出ないような宿泊施設などを予約されるといった管理が求められています。無駄な出費が抑えられることで、経費の削減が目指せるでしょう。

 

出張管理システムの導入

出張手当を支給すると精算業務の削減が可能です。しかし、手当を支給するための別の手続きなどが必要となるため、事務仕事そのものを減らすことはできません。また、出張者の管理も難しいといえるでしょう。これらを解決できるのが出張管理システムです。

出張管理システムを利用すると、どのような施設に宿泊したのか、どのような交通手段を利用したのかといった管理が可能になります。また、会社への一括請求ができるシステムを選ぶと、精算業務が削減できるのです。

ただし、出張管理システムのなかには、システムの利用料金がかかるところもあるため注意が必要です。

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出張手配ならエルクトラベルがおすすめ！

出張手配にかかる費用をおさえ、簡単な手配を可能にできるのがエルクトラベルです。ただ、エルクトラベルはほかの出張手配を行う旅行会社などとどのような点に違いがあるのでしょうか。

ここからは、エルクトラベルの魅力を紹介しましょう。

 

月の請求が一括

出張時には、社員それぞれが出張手配を行うのが一般的です。宿泊費や交通費の領収書を管理し、それらを後日精算をすることが多いでしょう。その結果、経理の仕事が膨大になってしまいます。出張手配サービスを利用すると宿泊と交通の請求を1つにまとめられるため、精算業務が減らせるでしょう。しかしながら、出張者それぞれが後日精算する作業は残るのです。

その点、エルクトラベルであれば、宿泊・交通にかかわらず、すべての社員が手配した分の請求を1カ月単位でまとめることができます。それぞれの後日精算に対応する必要がなくなることから、経理の業務量が大幅に削減できるでしょう。社員も立て替え精算の必要がなくなり、無駄な出費を抑えられます。

 

海外航空券の手配も可能

エルクトラベルでは、国内だけでなく海外の出張にも対応しているのが魅力です。海外行きの航空券を購入する際には発券手数料がかかりすぎるのが問題でしょう。その理由は、多くの出張手配サービスでは発券手数料に料金連動型を採用しているからです。航空券の料金が高くなれば発券手数料も上がるといった仕組みですので、長距離の出張では費用がかかりすぎることがあります。

エルクトラベルでは発券手数料が一律であり、距離によって高くなることがありません。また、現地での運転が必要な場合には、レンタカーの手配も可能です。ビザが必要なケースでは取得の代行も依頼できますので、海外出張にかかる時間を大幅に節約できるでしょう。

 

利用料金が無料

出張手配サービスを利用する際には月額料金がかかることが多いでしょう。出張回数が少ない会社の場合には、出張に行かない月でも利用料金を支払わなくてはなり、無駄な出費がかさみます。

その点、エルクトラベルであれば月額の利用料がかかりません。初期費用なども必要ないことから、無駄なお金を支払うことなくシステムが利用できるようになります。出張が少ない会社でも始めやすいため、注目が集まっているサービスだといえるでしょう。

 

JRのチケットは取りに行く必要なし！

エルクトラベルでJRのチケットを購入した場合には、前日15時までの翌日夕方までのデリバリーサービスが受けられます。チケットを届けてもらえますので、取りに行く手間が省けると人気です。

また、座席の列指定や在来線区間の乗車券も併せて購入できる点など、フレキシブルに対応してもらえると高く評価されています。EXカードの連携もでき、より便利なJRでの出張が可能です。

 

手当よりも手配の充実を

手当を支給すると面倒な精算業務の削減が可能です。消費税や法人税の節約ができ、会社の経費削減が可能になります。また、出張者にとっても所得税が非課税となるのが魅力でしょう。さらに、もらい過ぎた分を精算する必要もありませんので、手取り額が増やせます。

しかし、手当を支給しても事務仕事の削減はそれほどまでに期待できず、社員の出張管理も難しい点が問題です。その点、エルクトラベルであれば無料でこれらの問題が解決できるでしょう。事務仕事が大幅に削減できるようになり、業務効率の向上にもつながります。

経費節約を目指すのであれば、エルクトラベルを利用してみてはいかがでしょうか。