出張時の旅費は経費として精算を！手順や注意点、おすすめ方法を一挙公開

旅費精算（出張精算）とは

旅費精算とは、出張時に社員が立て替えた交通費や宿泊費、出張手当（日当）などの「旅費」を精算することを言います。

出張は会社から命じられ、勤務地とは異なる遠方に出向いて仕事をすることです。そのため、遠方への移動や宿泊が必要となるでしょう。その際にかかる旅費を出張者がクレジットカードなどで一時的に立て替えて、後日会社に精算をします。

会社は、出張旅費規程で定義されている「出張」にかかる費用に対して、規定に基づいて処理します。

 

会社によって旅費として精算できる内容は異なる

旅費として精算できる内容は会社の旅費規程によって定められています。したがって、会社ごとに旅費の定義が多少異なります。旅費規程には、行き先によって利用できる交通手段や宿泊の可否、上限金額などが規定されているので、どこまでが旅費として精算可能かトラブルにならないように事前に確認しておくと良いでしょう。

 

旅費精算（出張精算）できる経費の種類

旅費精算できる経費にはいくつかの種類が挙げられます。

 

出張にかかる費用が経費になることで、企業は消費税や法人税の節税になるため、出張時の費用はなるべく経費にするべきです。

そして出張中に認められる経費の内容は企業によって大きく異なり、それぞれのルールや規定に準じます。内容によっては、出張でかかった費用がすべて精算できるとは限らないため、出張前にどの種類が精算可能か知っておきましょう。

 

出張費

旅費とは、出張の際の交通費や宿泊費、交通費などすべての費用を合わせた名称で、会計上では「旅費交通費」として扱います。

ここからは出張費の中に含まれる費用について紹介いたします。

 

食事代

一般的に食事代は業務に関係なくかかる費用であるため、出張経費としては認められません。しかし出張では取引先との会食もあり、高額な食事代を使うこともあるでしょう。

普段の食事よりも高額である接待費用を「食事代だから」といって社員に負担させることは、著しいモチベーション低下につながります。そのため出張の際発生した会食では「接待交際費」で経費と認めることが一般的です。

また、打ち合わせを兼ねた食事の場合は一人あたり5000円以下の飲食費かつ、書類保存要件を満たした場合は「会議費」として経費で精算されます。

 

宿泊費

宿泊費とは、その名の通り出張の際に宿泊したホテルの費用です。社員の食事代は経費として認められないため、出張の際は素泊まりの安価でグレードの低いプランを選択することが基本ですが、日程や予約状況により素泊まりよりも食事つきプランのほうが安くなる場合があり、食事つきプランが優先されることもあります。どの範囲が経費として認められるか会社の規定により変わり、企業によっては食事付きプランを一切認めないこともあるため、ケースバイケースで柔軟に対応しましょう。

宿泊するホテルに関しての上限金額やプランについての規定は会社ごとに異なり、出張する社員が自ら予約する場合は事前によく確認する必要があります。

 

旅費交通費

出張費のなかでも「出張交通費」は出張中の交通費に着目したもので、主に飛行機や新幹線、バスやタクシーなどの移動手段に用いられます。飛行機や新幹線などは事前に予約が必要で料金も精算しやすいですが、タクシーやレンタカーに関しては利用後に料金が確定するため必ず領収書を受け取る必要があります。

一方で地下鉄やバスといった少額の交通費であれば、乗車駅や降車駅が判明すればすぐに調べられることから、領収書を不要としている会社も多いです。

ただし公共交通機関で行ける場所でタクシーを利用するケースなどは経費として認められない可能性があるため、緊急でタクシーを利用するといった合理的な理由がある場合に備えて、出張費用や交通費に関する細かい旅費規程を策定しておくとよいでしょう。

また出張に限らず旅費交通費に関しては外回りの営業も含めて細かい額の精算が多く発生するため、一回の出費ではなく出張ごとに申請したり、出張管理システムや経費精算システムを導入したりなど対策が求められます。

 

出張手当

出張手当とは、出張に行った社員に対して支給される日当を指します。出張では残業代がつかないことが多いですが、出張手当を支給することで長時間移動や時間外業務の負担を軽減します。社員のモチベーションアップにもつながるため、積極的に取り入れることが推奨される報酬です。

出張手当に関しては支給前に一つ注意点があります。出張手当はあらかじめ出張旅費規定として定めなければ経費精算できないことを知っておきましょう。そして同業種、同規模の会社と比較した際に妥当な金額であることも経費精算できる条件の一つであり、もし出張旅費規定がなかったり高額な出張手当を支給したりなどの際は「出張手当」ではなく「給与」扱いとなってしまいます。

出張手当が給与扱いになると、社員は出張により支給された出張手当にも給与と同じように所得税や住民税が課税され、本来支払わなくてよい部分の税金がかかります。支給する際は事前に確認しましょう。

また役職や移動距離に応じた出張手当を自動で割り当てる機能付きの出張管理システムでは、都度出張手当を設定する手間が省けます。

 

旅費精算（出張精算）の流れは？

出張にかかった旅費を精算する際には、いくつかのステップが必要になります。

正しい流れを知っていると、精算業務がスムーズになりますので、処理の流れについて説明していきましょう。

 

事前に出張申請と承認を取っておく

立替精算した旅費を後日精算してもらうには、出張前に事前申請が必要となることがあります。

どの程度の申請が必要かは会社によって異なりますが、出張旅費規程に詳しく書かれています。事前の承認がなければ出張できない会社もありますので、確認しておくのが良いでしょう。

もし、予約時に出張旅費が高額になることが分かっている場合には、上司からの承認を受けておくことも大切です。

後から精算できないといわれてしまわないよう、あらかじめ確認を取っておくのをおすすめします。

関連記事：
出張申請書の書き方と申請の手順を解説！無料テンプレートあり

 

出張時の経費は立て替える

出張の承認が下りたら実際に出張します。出張中にかかる経費は、いったん実費を立て替えて支払い、会社名の領収書をもらいます。領収書がないと旅費精算ができない場合があるため、忘れずに取得しましょう。

 

領収書をもとに旅費精算書を作成する

出張から戻ると精算書を作成して立て替えた分を精算してもらいましょう。

出張時の精算書は「出張旅費精算書」と呼ばれています。

ここには出張に必要となった交通費や宿泊費などの旅費の項目と目的、金額を領収書をもとに正しく記入しましょう。

必要な項目が抜けていたり、領収書の添付がないと経理部門で処理ができないため、書類に不備がないよう注意して作成します。

 

上司の承認を受ける

作成した出張旅費精算書は、出張を命じた直属の上司に提出します。

ここで、記載されている出張費の内容が精算にふさわしいものであるかを判断されるのです。

出張前に提出した申請書の内容と比較され、問題がない場合には承認されるでしょう。

予定外の出費などで申請書よりも大幅に金額が増えてしまった場合などには承認されないことがありますので注意が必要です。

 

経理に精算書を提出する

上司からの承認を得た出張旅費精算書は経理部門の担当者に提出しましょう。

ここでは、提出された出張旅費精算書をもとに「旅費交通費」として会計帳簿に記帳されます。

その後、出張者に精算されるという流れです。旅費精算書は、出張後すぐに提出するのが良いでしょう。

経理担当者が会計帳簿に正しい情報を速やかに記載でき、正確な経費管理が可能になります。

また、立て替えた旅費が少しでも早く精算されることから、早めの提出は出張者にとってもメリットがあるといえるでしょう。

 

出張旅費精算書の書き方

旅費の精算書には決まった形式が用意されていません。そのため、書き方が難しいと感じる人も多いでしょう。

しかし、必要な項目を抑えていれば承認されるケースがほとんどです。旅費精算書に必要となる項目には、出張者の氏名や所属部署が挙げられます。

申請日や出張先、出張の目的なども明記しておきましょう。

出張の期間や宿泊地、それに伴う宿泊料金の記載も必要です。さらに、出張手当が支給された場合にはその金額と、利用した交通手段や交通費についても書いておきます。

旅費精算書は税務調査時に金額や妥当性を確認されますので、正しく具体的に書く必要があります。

出張旅費精算書に必要な一般的な項目は以下のとおりです。

 

 

それぞれの項目を記入する際の注意点

旅費精算書を書く際には注意すべきポイントがあります。

ここからは、それぞれの項目における注意点を紹介しましょう。

 

出張先

出張先を書く場合には、具体的な会社名なども挙げておくのがよいでしょう。

出張先が複数に及ぶ場合には、地域も書いておくと分かりやすくなります。

 

出張目的

出張目的の項目には、なんのための出張であったのかを具体的に書きましょう。

「○○株式会社への新製品のPR」「取引先である○○社における導入済製品の稼働状況のヒヤリング」など、詳しい内容を書いておくようにします。

 

出張期間

いつからいつまで出張をしていたのかを記載するのがこの項目です。

出張に出発した日から帰社した日までを出張期間と考えて書きましょう。

 

宿泊地／宿泊料金

実際に宿泊したホテル名とともに、かかった料金を記載します。

この金額が会社から支払ってもらう額となりますので、正確に書いておきましょう。

仮払金がある場合には、実際にかかった経費から仮払い金を引いた金額を書きます。

 

交通手段／交通費

取引先や訪問先までの移動手段を書くのがこの項目です。

どの新幹線や飛行機を利用したのかを明記しておき、それにかかった交通費を正しく記載します。

交通手段が1つでない場合には、すべての交通手段を簡潔に書いておきましょう。

間隔をあけて分かりやすく書いておくと、読みやすい旅費精算書となるのです。

 

会社のフォーマットがある場合には利用すると便利

決まった形式がなく作成が難しい出張旅費精算書ですが、会社によってはフォーマットが用意されていることもあります。

この場合、フォーマットに従って必要な項目を記入していくだけですので、記入漏れなどが生じる心配がないでしょう。

会社にフォーマットがないという場合には、無料テンプレートを利用しても簡単に作成できます。

 

出張旅費精算書を作成する際に重要なポイント

出張旅費精算書を作成する際には、事前に知っておきたい重要なポイントが2点あります。不十分な状態で経理部門に提出すると、書類の正確性について追及を受けることもあるため、略さず正確に記載して提出しましょう。

 

交通費の経費申請

交通費の経費を申請をする際には、以下の点について一度確認してみてください。

 

出張旅費精算書では片道や往復の記入が漏れやすいため、記入時には必ず確認しておくべき部分です。

もし片道分しか記載がない場合は、実際に往復分の交通費を払っている場合でも社員に経費として支給されない場合があります。社員もミスに気づかずに損してしまう可能性もあるため、提出前には記載があるか確認しましょう。

そして交通費は提示されている料金が基本的に税込みであるため、わざわざ追加で税金を加算する必要はありません。もし10％が加算された状態で申請されていると、交通費を多く支払うことになります。

また出張する社員が自身で飛行機や新幹線のチケットを購入する場合、最安のルートになっているかどうかも重要なポイントです。

社員が交通費を多く受け取るために、高額なチケットで申請して安価なルートで移動する可能性もあるため、不正防止のために一度経路探索システムを利用して最安値のルートを調べることをおすすめします。

一方で、金額が高額になるほど従業員の立替による負担が大きくなります。必ず正確な領収書を受け取って全額返還するために、新幹線のチケットや航空券に関しては購入方法により領収書の入手方法を出張前に調べておきましょう。

 

宿泊費の経費申請

宿泊費の経費を申請をする際には、以下の点について確認しましょう。

 

宿泊費は高額になりやすいため、不正を防ぐためにも領収書を正確に受け取る必要があります。出張旅費精算書の提出は領収書も必要になり、不足していると正確に精算されません。

予約前に確認しておきたいことですが、宿泊代金の上限や朝食の有無といったホテルのプランについては会社で定めている上限の金額を確認しましょう。

宿泊費に関しては基本的に上限金額を定めている会社が多いため、上限金額を上回る宿泊費用の場合は経費として認められないケースがあります。

朝食付きプランについても食事は業務と直接のかかわりがなく接待費用でもないため、領収書を宿泊費と食事代でわけたり、そもそも食事付きプランが認められてなかったりなど会社によって規定が異なります。

交通費や宿泊費が正確に経費として精算されるよう、事前に出張旅費規定についてよく確認する必要があります。

 

「精算」と「清算」を混同しないよう注意を

｢精算｣と似たような言葉に「清算」があります。この2つは似て非なる言葉ですので、間違えないよう注意が必要です。

それぞれを説明すると、精算は金額を細かく正確に計算することをいいます。

「旅費を精算する」や「経費を精算する」というのがこれに当たり、金銭に関係する場合には精算を用いると考えるのが良いでしょう。

一方の清算は、過去の関係などを解消する場合に使用します。清らかでけがれのない関係に戻すといった意味で使われるケースがほとんどで、「過去を清算する」などと使うのが良いでしょう。

したがって、旅費や交通費の場合には精算を使うのが正しいといえます。

出張旅費精算書に間違った字を使用しないよう、再度チェックしておくのがおすすめです。

 

会社側が出張旅費精算時に注意すべき点は

出張旅費を精算するとき、会社側にもいくつかの点に注意する必要があります。

精算時のチェックを怠ると、払いすぎてしまう可能性がありますので気を付けましょう。

ここからは、精算時に会社側が注意すべき点を紹介します。

 

出張旅費規程を整備する

出張の多い企業では、就業規則とは別に出張旅費規程を定めておくと良いでしょう。

出張旅費規程とは、出張に関する旅費の取り扱いについて定めた規定で、どこまでを旅費として認めるか明らかにしておくことで、出張費の節約や不正防止にもつながります。

関連記事：
出張旅費規程で節税ができる？旅費規程のメリットと作成時の6つのポイントとは

 

不正な記入がないかをチェック

出張は上司の目が届かないところで行われていますので、不正が行われる可能性があるでしょう。

そのため、旅費精算書の金額が妥当であるかをしっかりとチェックすることが大切です。もし、交通費などが高すぎる場合には、仕事とは関係のない寄り道がなかったかを確認する必要があります。

交通費は言われるままに精算することが多く、不正な精算が多いポイントだといえるでしょう。使用した経路をきちんと確認し、経費として計上が可能な金額かを見極めることが肝心です。

不審な場合には旅費精算書を差し戻し、本人に確認しましょう。

 

領収書があるか

旅費や経費を後日精算するには、領収書やレシートの添付が求められます。領収書がない旅費は経費として認められませんので、精算する必要がないでしょう。

ただし、在来線やバスなど、領収書が発行されないケースでは、区間のメモがあると精算できます。セミナーやイベントへの参加の際にも領収書が発行されないこともあるでしょう。

この場合には、参加したことが証明できるパンフレットなどがあれば経費としての計上が可能ですので、保管しておくよう社員に周知しておくのをおすすめします。

関連記事：
バス代の領収書がなくても交通費精算は可能？ 領収書の取得方法は？

 

交通費とは分けて考える

一般的に言われる交通費と出張時の旅費は同じものではありません。交通費は出張経費として計上しませんので、気を付ける必要があります。

なぜなら、交通費は通勤時や取引先への移動時にかかる支払いを意味しているからです。自宅から会社までや、会社から取引先のように普段の業務での近距離の移動にかかる費用を交通費としています。

一方、出張にかかるのは旅費交通費です。会社によっては出張旅費規程に「100km以上の移動を必要とするものが出張」と定められていることもあり、遠方に出向くものを出張として扱います。

この場合、宿泊を伴わなくとも出張としてみなされ、移動にかかる費用を旅費交通費として仕訳できるのです。

旅費交通費は、予め出張旅費規程で定義しておくと出張時の移動にかかる費用だけでなく、宿泊費や日当も計上できることが特徴でしょう。

 

目的によっては出張旅費にできない経費に注意

出張の経費として支払っていても、出張の目的によっては出張旅費として旅費精算ができない場合があります。

例えば、接待を目的とした出張の場合は、旅費交通費ではなく接待交際費として計上します。

研修施設を借りて泊りがけで研修旅行をした場合など、研修目的の旅費は研修費として計上します。

また、社員旅行や慰安旅行などの旅費は福利厚生費の勘定科目で計上しますので、混同しないように注意しましょう。

 

出張旅費精算は問題が多い

出張にかかる旅費の精算をする場合には、出張者だけでなく会社にもさまざまな問題が生じます。

これらの問題によって業務の効率化や経営の効率化が妨げられることもあるでしょう。

ただ、具体的にはどのようなことが問題とされているのでしょうか。

ここからは、出張者と会社側の両方から旅費精算の問題を考えていきます。

 

出張者の抱える問題

旅費を精算する作業は通常の業務と並行して行う必要があるでしょう。

出張後には多忙となるケースが多く、忙しい合間を縫って旅費精算書などの作成をしなければなりません。

月末の出張の場合には経理の都合から提出期限が短くなることもあり、時間がない中ではじっくりと作成できないこともあるでしょう。

その結果、差し戻しを受ける可能性が高くなってしまいます。修正が必要になると、通常業務に影響が出てしまうため面倒だと感じることも多いでしょう。

差し戻しによって出張者のモチベーションが下がり、出張自体を嫌がる社員が増えることもあります。

 

経理担当者の抱える問題

出張が多い会社の経理担当者は、たくさんの旅費精算書をチェックしなければなりません。

その結果、業務量が膨大になり経理担当者の負担が増えてしまうでしょう。また、旅費精算書にミスが多い場合には、修正を依頼する必要があります。

出張者が忙しくすぐに対応してもらえないことはめずらしくなく、業務がスムーズに進まないことも多いのです。

 

出張旅費精算を効率化する方法・解決策

旅費の精算時におこる問題にはいくつかの改善策がありますので、紹介していきましょう。

 

テンプレートの活用や改善

旅費精算書に記入漏れなどがあった場合には、出張者と経理担当者の業務が滞ってしまうでしょう。

そのため、テンプレートを作成し社内の共有フォルダなどにアップロードしておくのをおすすめします。

テンプレートの記載例も加えておくと、記入ミスも防げるようになるでしょう。すでにテンプレートがある会社は、ミスが多い部分を改善するのも効果的です。

また、テンプレートをエクセル化しておくと、ほかのテンプレートにも反映できるようになりますので使い勝手が広がります。

 

経理システムを変える

旅費精算の問題は経理システムの改善でも解決できることがあるでしょう。

オンラインで経費精算ができる経費精算システムやアプリなどを導入すると、出張旅費の申請から承認までをデータ化できます。

クラウド型のシステムの場合には、営業などで外出が多く旅費の精算ができないという社員の悩みも解決できるでしょう。

会計システムと連携が可能なものも多く、転記する手間やミスを減らすことができ、大幅な効率化が期待できます。

 

出張管理システムの導入

出張旅費精算の問題を解決するには、旅費精算そのものをカットしてしまうのも1つの方法です。

出張管理システムを通じて申込した新幹線やホテルなどの旅費は、月締めでまとめて会社へ一括請求されるため、社員が立替精算をする必要がなくなり、旅費精算業務をなくせるでしょう。

出張管理システムは業務の効率化が図れるだけでなく不正な経費精算の防止やガバナンスの強化ができると人気ですので、導入を検討してみるのがおすすめです。

 

エルクトラベルで快適な出張手配を

出張精算業務がカットできる出張管理システムはさまざまな業者が提供しています。

そのなかでも、エルクトラベルの「出張手配プラス」は使いやすさが魅力です。

ここからは、出張手配プラスの魅力を解説しましょう。

 

一括請求で出張精算の必要なし

エルクトラベルの出張管理システム「出張手配プラス」を導入すると、出張手配プラスを利用したすべての社員の請求を一括で会社請求にできます。

社員それぞれが旅費精算をする必要がなくなり、経理担当者も出張精算業務に追われることがないでしょう。その結果業務が効率化すると評判です。

 

出張申請・承認をオンラインで

「出張手配プラス」は、出張申請・承認ワークフローが標準機能として提供されています。

出張申請、承認もシステム上で管理ができるため、押印や書類を管理する手間を削減できます。

スマホでも利用でき、各関係者へ自動で申請や承認通知がされるため、なかなか決裁されないといったことを防止します。また、どこで承認が止まっているかも確認可能です。

 

出張を見える化して危機管理や不正防止に

出張手配プラスで申込をすると、管理者に通知がとどき、いつ、誰が、どのような手配をしたのか一目でわかるようになります。

出張内容の詳細な情報の把握・分析が可能になり、出張コストの削減や災害時などの危機管理を容易にするでしょう。

また、出張管理を徹底することで、社員は管理されている意識が生まれ不正防止や内部統制の強化につながります。

 

旅費精算（出張精算）を削減して業務の効率化を

出張旅費精算にはたくさんの問題があり、精算が滞ることで業務の円滑化を妨げることがあるでしょう。

テンプレートの活用や経費精算システムなどを導入して効率化を図ることが重要でしょう。

なかでも、旅費精算そのものを削減するのがおすすめです。

エルクトラベルが提供する出張管理システムを利用すると、一括請求が可能になることから、出張精算がカットできるようになります。

導入費や月額使用料が無料で利用できることから費用対効果は高いと言えるでしょう。

快適な出張を可能にし、業務の効率化を目指すのであればエルクトラベルを利用してみてはいかがでしょうか。

 

関連記事：
出張報告書の必要性や書き方のポイントは？無料テンプレートあり
実費精算とは？定額支給から切り替えて出張費を削減しよう
領収書は再発行できる？主な手順と発行不可の場合の対処法
領収書がない場合の交通費精算の方法とは？