出張時の旅費は経費として精算を！手順や注意点、おすすめ方法を一挙公開

旅費精算とは

旅費精算とは、出張時に社員が立て替えた交通費や宿泊費、出張手当（日当）などの「旅費」を精算することを言います。

出張は会社から命じられ、勤務地とは異なる遠方に出向いて仕事をすることです。そのため、遠方への移動や宿泊が必要となるでしょう。その際にかかる旅費を出張者がクレジットカードなどで一時的に立て替えて、後日会社に精算をします。

会社は、出張旅費規程で定義されている「出張」にかかる費用に対して、規定に基づいて処理します。

 

会社によって旅費として精算できる内容は異なる

旅費として精算できる内容は会社の旅費規程によって定められています。したがって、会社ごとに旅費の定義が多少異なります。旅費規程には、行き先によって利用できる交通手段や宿泊の可否、上限金額などが規定されているので、どこまでが旅費として精算可能かトラブルにならないように事前に確認しておくと良いでしょう。

 

旅費精算の流れは？

出張にかかった旅費を精算する際には、いくつかのステップが必要になります。

正しい流れを知っていると、精算業務がスムーズになりますので、処理の流れについて説明していきましょう。

 

事前に出張申請と承認を取っておく

立替精算した旅費を後日精算してもらうには、出張前に事前申請が必要となることがあります。

どの程度の申請が必要かは会社によって異なりますが、出張旅費規程に詳しく書かれています。事前の承認がなければ出張できない会社もありますので、確認しておくのが良いでしょう。

もし、予約時に出張旅費が高額になることが分かっている場合には、上司からの承認を受けておくことも大切です。

後から精算できないといわれてしまわないよう、あらかじめ確認を取っておくのをおすすめします。

関連記事：
出張申請書の書き方と申請の手順を解説！無料テンプレートあり

 

出張時の経費は立て替える

出張の承認が下りたら実際に出張します。出張中にかかる経費は、いったん実費を立て替えて支払い、会社名の領収書をもらいます。領収書がないと旅費精算ができない場合があるため、忘れずに取得しましょう。

 

領収書をもとに旅費精算書を作成する

出張から戻ると精算書を作成して立て替えた分を精算してもらいましょう。

出張時の精算書は「出張旅費精算書」と呼ばれています。

ここには出張に必要となった交通費や宿泊費などの旅費の項目と目的、金額を領収書をもとに正しく記入しましょう。

必要な項目が抜けていたり、領収書の添付がないと経理部門で処理ができないため、書類に不備がないよう注意して作成します。

 

上司の承認を受ける

作成した出張旅費精算書は、出張を命じた直属の上司に提出します。

ここで、記載されている出張費の内容が精算にふさわしいものであるかを判断されるのです。

出張前に提出した申請書の内容と比較され、問題がない場合には承認されるでしょう。

予定外の出費などで申請書よりも大幅に金額が増えてしまった場合などには承認されないことがありますので注意が必要です。

 

経理に精算書を提出する

上司からの承認を得た出張旅費精算書は経理部門の担当者に提出しましょう。

ここでは、提出された出張旅費精算書をもとに「旅費交通費」として会計帳簿に記帳されます。

その後、出張者に精算されるという流れです。旅費精算書は、出張後すぐに提出するのが良いでしょう。

経理担当者が会計帳簿に正しい情報を速やかに記載でき、正確な経費管理が可能になります。

また、立て替えた旅費が少しでも早く精算されることから、早めの提出は出張者にとってもメリットがあるといえるでしょう。

 

旅費精算書の書き方

旅費の精算書には決まった形式が用意されていません。そのため、書き方が難しいと感じる人も多いでしょう。

しかし、必要な項目を抑えていれば承認されるケースがほとんどです。旅費精算書に必要となる項目には、出張者の氏名や所属部署が挙げられます。

申請日や出張先、出張の目的なども明記しておきましょう。

出張の期間や宿泊地、それに伴う宿泊料金の記載も必要です。さらに、出張手当が支給された場合にはその金額と、利用した交通手段や交通費についても書いておきます。

旅費精算書は税務調査時に金額や妥当性を確認されますので、正しく具体的に書く必要があります。

出張旅費精算書に必要な一般的な項目は以下のとおりです。

 

 

それぞれの項目を記入する際の注意点

旅費精算書を書く際には注意すべきポイントがあります。

ここからは、それぞれの項目における注意点を紹介しましょう。

 

出張先

出張先を書く場合には、具体的な会社名なども挙げておくのがよいでしょう。

出張先が複数に及ぶ場合には、地域も書いておくと分かりやすくなります。

 

出張目的

出張目的の項目には、なんのための出張であったのかを具体的に書きましょう。

「○○株式会社への新製品のPR」「取引先である○○社における導入済製品の稼働状況のヒヤリング」など、詳しい内容を書いておくようにします。

 

出張期間

いつからいつまで出張をしていたのかを記載するのがこの項目です。

出張に出発した日から帰社した日までを出張期間と考えて書きましょう。

 

宿泊地／宿泊料金

実際に宿泊したホテル名とともに、かかった料金を記載します。

この金額が会社から支払ってもらう額となりますので、正確に書いておきましょう。

仮払金がある場合には、実際にかかった経費から仮払い金を引いた金額を書きます。

 

交通手段／交通費

取引先や訪問先までの移動手段を書くのがこの項目です。

どの新幹線や飛行機を利用したのかを明記しておき、それにかかった交通費を正しく記載します。

交通手段が1つでない場合には、すべての交通手段を簡潔に書いておきましょう。

間隔をあけて分かりやすく書いておくと、読みやすい旅費精算書となるのです。

 

会社のフォーマットがある場合には利用すると便利

決まった形式がなく作成が難しい出張旅費精算書ですが、会社によってはフォーマットが用意されていることもあります。

この場合、フォーマットに従って必要な項目を記入していくだけですので、記入漏れなどが生じる心配がないでしょう。

会社にフォーマットがないという場合には、無料テンプレートを利用しても簡単に作成できます。

 

清算と混同しないよう注意を

｢精算｣と似たような言葉に「清算」があります。この2つは似て非なる言葉ですので、間違えないよう注意が必要です。

それぞれを説明すると、精算は金額を細かく正確に計算することをいいます。

「旅費を精算する」や「経費を精算する」というのがこれに当たり、金銭に関係する場合には精算を用いると考えるのが良いでしょう。

一方の清算は、過去の関係などを解消する場合に使用します。清らかでけがれのない関係に戻すといった意味で使われるケースがほとんどで、「過去を清算する」などと使うのが良いでしょう。

したがって、旅費や交通費の場合には精算を使うのが正しいといえます。

出張旅費精算書に間違った字を使用しないよう、再度チェックしておくのがおすすめです。

 

会社側が精算時に注意すべき点は

出張旅費を精算するとき、会社側にもいくつかの点に注意する必要があります。

精算時のチェックを怠ると、払いすぎてしまう可能性がありますので気を付けましょう。

ここからは、精算時に会社側が注意すべき点を紹介します。

 

出張旅費規程を整備する

出張の多い企業では、就業規則とは別に出張旅費規程を定めておくと良いでしょう。

出張旅費規程とは、出張に関する旅費の取り扱いについて定めた規定で、どこまでを旅費として認めるか明らかにしておくことで、出張費の節約や不正防止にもつながります。

関連記事：
出張旅費規程で節税ができる？旅費規程のメリットと作成時の6つのポイントとは

 

不正な記入がないかをチェック

出張は上司の目が届かないところで行われていますので、不正が行われる可能性があるでしょう。

そのため、旅費精算書の金額が妥当であるかをしっかりとチェックすることが大切です。もし、交通費などが高すぎる場合には、仕事とは関係のない寄り道がなかったかを確認する必要があります。

交通費は言われるままに精算することが多く、不正な精算が多いポイントだといえるでしょう。使用した経路をきちんと確認し、経費として計上が可能な金額かを見極めることが肝心です。

不審な場合には旅費精算書を差し戻し、本人に確認しましょう。

 

領収書があるか

旅費や経費を後日精算するには、領収書やレシートの添付が求められます。領収書がない旅費は経費として認められませんので、精算する必要がないでしょう。

ただし、在来線やバスなど、領収書が発行されないケースでは、区間のメモがあると精算できます。セミナーやイベントへの参加の際にも領収書が発行されないこともあるでしょう。

この場合には、参加したことが証明できるパンフレットなどがあれば経費としての計上が可能ですので、保管しておくよう社員に周知しておくのをおすすめします。

関連記事：
バス代の領収書がなくても交通費精算は可能？ 領収書の取得方法は？

 

交通費とは分けて考える

一般的に言われる交通費と出張時の旅費は同じものではありません。交通費は出張経費として計上しませんので、気を付ける必要があります。

なぜなら、交通費は通勤時や取引先への移動時にかかる支払いを意味しているからです。自宅から会社までや、会社から取引先のように普段の業務での近距離の移動にかかる費用を交通費としています。

一方、出張にかかるのは旅費交通費です。会社によっては出張旅費規程に「100km以上の移動を必要とするものが出張」と定めれられていることもあり、遠方に出向くものを出張として扱います。

この場合、宿泊を伴わなくとも出張としてみなされ、移動にかかる費用を旅費交通費として仕訳できるのです。

旅費交通費は、予め出張旅費規程で定義しておくと出張時の移動にかかる費用だけでなく、宿泊費や日当も計上できることが特徴でしょう。

 

目的によっては出張旅費にできない経費に注意

出張の経費として支払っていても、出張の目的によっては出張旅費として旅費精算ができない場合があります。

例えば、接待を目的とした出張の場合は、旅費交通費ではなく接待交際費として計上します。

研修施設を借りて泊りがけで研修旅行をした場合など、研修目的の旅費は研修費として計上します。

また、社員旅行や慰安旅行などの旅費は福利厚生費の勘定科目で計上しますので、混同しないように注意しましょう。

 

出張旅費精算は問題が多い

出張にかかる旅費の精算をする場合には、出張者だけでなく会社にもさまざまな問題が生じます。

これらの問題によって業務の効率化や経営の効率化が妨げられることもあるでしょう。

ただ、具体的にはどのようなことが問題とされているのでしょうか。

ここからは、出張者と会社側の両方から旅費精算の問題を考えていきます。

 

出張者の抱える問題

旅費を精算する作業は通常の業務と並行して行う必要があるでしょう。

出張後には多忙となるケースが多く、忙しい合間を縫って旅費精算書などの作成をしなければなりません。

月末の出張の場合には経理の都合から提出期限が短くなることもあり、時間がない中ではじっくりと作成できないこともあるでしょう。

その結果、差し戻しを受ける可能性が高くなってしまいます。修正が必要になると、通常業務に影響が出てしまうため面倒だと感じることも多いでしょう。

差し戻しによって出張者のモチベーションが下がり、出張自体を嫌がる社員が増えることもあります。

 

経理担当者の抱える問題

出張が多い会社の経理担当者は、たくさんの旅費精算書をチェックしなければなりません。

その結果、業務量が膨大になり経理担当者の負担が増えてしまうでしょう。また、旅費精算書にミスが多い場合には、修正を依頼する必要があります。

出張者が忙しくすぐに対応してもらえないことはめずらしくなく、業務がスムーズに進まないことも多いのです。

 

解決策として考えられること

旅費の精算時におこる問題にはいくつかの改善策がありますので、紹介していきましょう。

 

テンプレートの活用や改善

旅費精算書に記入漏れなどがあった場合には、出張者と経理担当者の業務が滞ってしまうでしょう。

そのため、テンプレートを作成し社内の共有フォルダなどにアップロードしておくのをおすすめします。

テンプレートの記載例も加えておくと、記入ミスも防げるようになるでしょう。すでにテンプレートがある会社は、ミスが多い部分を改善するのも効果的です。

また、テンプレートをエクセル化しておくと、ほかのテンプレートにも反映できるようになりますので使い勝手が広がります。

 

経理システムを変える

旅費精算の問題は経理システムの改善でも解決できることがあるでしょう。

オンラインで経費精算ができる経費精算システムやアプリなどを導入すると、出張旅費の申請から承認までをデータ化できます。

クラウド型のシステムの場合には、営業などで外出が多く旅費の精算ができないという社員の悩みも解決できるでしょう。

会計システムと連携が可能なものも多く、転記する手間やミスを減らすことができ、大幅な効率化が期待できます。

 

出張管理システムの導入

出張旅費精算の問題を解決するには、旅費精算そのものをカットしてしまうのも1つの方法です。

出張管理システムを通じて申込した新幹線やホテルなどの旅費は、月締めでまとめて会社へ一括請求されるため、社員が立替精算をする必要がなくなり、旅費精算業務をなくせるでしょう。

出張管理システムは業務の効率化が図れるだけでなく不正な経費精算の防止やガバナンスの強化ができると人気ですので、導入を検討してみるのがおすすめです。

 

エルクトラベルで快適な出張手配を

出張精算業務がカットできる出張管理システムはさまざまな業者が提供しています。

そのなかでも、エルクトラベルの「出張手配プラス」は使いやすさが魅力です。

ここからは、出張手配プラスの魅力を解説しましょう。

 

一括請求で出張精算の必要なし

エルクトラベルの出張管理システム「出張手配プラス」を導入すると、出張手配プラスを利用したすべての社員の請求を一括で会社請求にできます。

社員それぞれが旅費精算をする必要がなくなり、経理担当者も出張精算業務に追われることがないでしょう。その結果業務が効率化すると評判です。

 

出張申請・承認をオンラインで

「出張手配プラス」は、出張申請・承認ワークフローが標準機能として提供されています。

出張申請、承認もシステム上で管理ができるため、押印や書類を管理する手間を削減できます。

スマホでも利用でき、各関係者へ自動で申請や承認通知がされるため、なかなか決裁されないといったことを防止します。また、どこで承認が止まっているかも確認可能です。

 

出張を見える化して危機管理や不正防止に

出張手配プラスで申込をすると、管理者に通知がとどき、いつ、誰が、どのような手配をしたのか一目でわかるようになります。

出張内容の詳細な情報の把握・分析が可能になり、出張コストの削減や災害時などの危機管理を容易にするでしょう。

また、出張管理を徹底することで、社員は管理されている意識が生まれ不正防止や内部統制の強化につながります。

 

出張精算を削減して業務の効率化を

出張旅費精算にはたくさんの問題があり、精算が滞ることで業務の円滑化を妨げることがあるでしょう。

テンプレートの活用や経費精算システムなどを導入して効率化を図ることが重要でしょう。

なかでも、旅費精算そのものを削減するのがおすすめです。

エルクトラベルが提供する出張管理システムを利用すると、一括請求が可能になることから、出張精算がカットできるようになります。

導入費や月額使用料が無料で利用できることから費用対効果は高いと言えるでしょう。

快適な出張を可能にし、業務の効率化を目指すのであればエルクトラベルを利用してみてはいかがでしょうか。

 

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