出張旅費規程で節税?宿泊・日帰り手当の基準を設けて上手な経費削減を

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出張に伴う宿泊・日帰り手当の基準を紹介

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出張に伴う宿泊・日帰り手当の基準を紹介

出張には日帰りと宿泊を伴うケースがありますが、いずれの場合も経費削減は非常に重要な問題です。

日当によって節税ができるとは知っていても、何を基準に金額を決めるべきか分からない企業も多いでしょう。今回の記事では、日当と出張旅費規程の関係を説明し、出張経費の削減についても解説します。

 

関連記事:
出張旅費規程で節税ができる?旅費規程のメリットと作成時の6つのポイントとは

 

 

出張旅費規定とは

社員に出張を命じるとき、出張に関する基準や決まりの設定が肝心です。明確な決まりごとがない場合には、社員それぞれが好き勝手にホテルなどを予約するようになり、出張費の管理がしづらくなってしまいます。

出張に関する事柄は、まずは就業規則に記載しておかなければなりません。ただし、本則となる就業規則に細かい取り決めをするのではなく、諸規定をまとめたものとして出張旅費規程を作成するのが一般的です。

出張旅費規程に記載されている内容は出張時の明確なルールですので、従業員はこれに則って出張手配をします。会社側は、出張旅費規程に定められていないことを従業員から求められることもありませんので、手当などを支払いすぎる必要がありません。

このように、出張旅費規程の制定には双方にメリットがあるのです。

 

出張旅費規程を作成するポイント

出張旅費規程を作成するときにはいくつかのポイントがありますので、ここからの段落で紹介してきましょう。

 

出張の基準を明確に定義する

出張はオフィスから離れた遠方でビジネスを行うことをいいますが、どこからが出張かの基準が分からないことには出張費の支給が難しくなります。そのため、出張の基準を明確にし、定義しておくことが大切でしょう。

一般的な会社では片道100キロメートルをこえる移動を伴う場合には出張だと定義されています。また会社からの移動時間も基準となりやすく、片道に2時間以上かかる場合には出張とされることがめずらしくありません。

 

出張経費を洗い出す

出張時に従業員があらかじめ立て替え払いをしたお金は、会社が後日精算するスタイルが一般的です。けれど、あれもこれもと後日精算に対応してしまうと、出張経費がかかりすぎてしまうでしょう。

そこで、何が経費として認められるかをしっかりと洗い出し、基準として定めておく必要があります。経費として認められるものの1つが出張時の移動手段です。

会社からの命令で出張に出かけた際の新幹線代や飛行機代は経費として認められます。また、ビジネスホテルなど会社の基準に沿ったホテルへの宿泊費も出張期間中であれば経費としての計上が可能です。

そのほか、適切だと考えられる基準内の日当の支給も経費となるでしょう。

 

どんなものが認められない?

出張旅費規程を作成する際には、何が経費として認められないかについてもしっかりと考えておくことが大切です。

例えば、ビジネス目的の出張で相場を超えたホテルへと宿泊し費用があげられます。

あまりにも高額な宿泊料は経費として認められません。また、支給目的があやふやな場合にも経費にはならないのです。

 

日当の必要性

宿泊の有無に関係なく、日帰りの出張でも日当(手当)を付与するところは多いでしょう。日当を付与することで出張時の雑費がまかなえますので、出張者は身銭を切っていると感じることがなくなります。

また、出張旅費規程に定められている日当は、宿泊や日帰りにかかわらず経費として認められるのが特徴です。日当の付与によって節税が可能なため、会社にとって日当を支払うメリットは大きいとでしょう。

けれど、日帰りや宿泊を伴う出張において、日当(手当)を支給する義務はありません。日帰り出張であってもその分の賃金は支払われており、残業となれば残業代を支払わなければならないのです。

宿泊出張では、いつもとは異なった遠方に出かけて宿泊もできることから、社員は旅行にいった気分も味わえるでしょう。出張に出かけることでそうしたメリットも得られますので、日当を支払う必要はないと考える会社も少なくありません。

宿泊・日帰り出張時の日当の扱い方は企業によって異なりますので、自分の会社の状況を踏まえてその必要性を考えるのが良いでしょう。

 

なぜ日帰りや宿泊出張の日当は節税になるのか

従業員や役員に一般的な手当を支給した場合には給与として扱われます。そのため、手当は給与課税の対象となり、手当を受け取った人に所得税がかかってしまうでしょう。

けれど、出張時の手当の場合には通常の経費と同じように損金算入ができますので、法人税の削減が可能です。

さらに、国内の出張では消費税の仕入れ税額控除の適用によって消費税の節約も可能になるでしょう。

加えて、日帰りや宿泊の日当は受け取る出張者にもメリットがあります。

日当は、所得税法上非課税として扱われ、会社の実務命令によって行われた出張の実費弁償という考え方が適用されるのが特徴です。

よって、出張者が立て替えた費用を会社が精算しているのと同じ状況になります。日本の法律では単に立て替えた費用には課税できません。日帰りや宿泊にかかわらず日当は非課税です。

所得税だけでなく住民税もかかりませんので、社会保険料の算定対象外といったメリットも期待できるでしょう。

 

日帰り日当の基準は?

日帰り出張で日当を支給するとき、基準となる金額の決め方は非常に重要になります。

なぜなら、日当は従業員の役職によって差が付けられることが多く、役員や管理職の日帰り日当の金額と一般的な社員の金額には違いが見られるからです。

日帰り日当の基準は会社ごとに決められますので、どこも同じではありません。

けれど、あまりにも高すぎる日当を支給すると税務署からのチェックを受けることがあるため注意が必要です。

日帰り出張での日当の金額は同業種・同規模の会社の基準を参考にするのが良いでしょう。基準とした金額に不安がある場合には、税理士などの専門家に相談しておくのがおすすめです。

 

宿泊時の日当の基準は?

宿泊を伴う出張では外食などの必要もあり、普段よりも私的な出費がかさむ傾向にあります。

個人的な食事代は経費にはならないことから、日当として私的な出費に充当することが多いでしょう。

また、事業場外のみなし労働時間制を採用している企業では、宿泊を伴う出張で労働時間が長くなっても残業手当がつきません。

手当がないという理由で社員の不満が募る可能性もありますので、日当を支給する会社もあるでしょう。

宿泊を伴う場合には、日帰りよりも日当の金額が高くなる傾向にありますが、部長などの場合には1日当たり2,800円程度が基準です。

一般的な従業員の場合には2,500円が基準とされていますので、あまりにも高すぎる金額を支払う必要はありません。

 

関連記事:
どのくらいの日当が相場?気になる出張手当と経費削減のポイント

 

効率よく経費を削減するなら手配の見直しも

日帰りや宿泊にかかわらず出張にかかる費用は会社に大きな負担となってのしかかります。そのため、出張経費の削減に力を入れる会社も多いでしょう。

経費削減には、根本的な部分からの改革も大切だといえます。そこでおすすめなのが出張手配の見直しです。

 

日帰りや宿泊出張の経費を削減するならエルクトラベル

出張手配を社員が行っている場合には、安い宿泊施設の検索に時間がかかりすぎることがあるでしょう。時間がないからと高い宿泊施設を予約した場合には経費がかかりすぎてしまいます。

そこで、安く簡単に手配できる出張手配サービスの利用が求められているのです。なかでも、エルクトラベルであれば宿泊を伴う出張だけでなく日帰り出張でも経費が削減できると人気があります。

記事のここからは、エルクトラベルが選ばれる理由を紹介していきましょう。

 

交通費が抑えられる!

エルクトラベルで新幹線や飛行機のチケットを手配すると、自分で予約するよりも安く抑えられることがあります。新幹線のチケットは1枚からでも予約が可能ですので、気軽に購入できるのが魅力でしょう。

飛行機の場合には各航空会社を一括比較ができますので、安い便を簡単に購入ができます。また、海外航空券は発券手数料が一律ですので、宿泊を伴う遠方への出張でも発券手数料がかかりすぎることがありません。

その結果、これまでの基準では考えられないほどの経費削減が可能になります。

 

領収書の管理が不要

日帰りや宿泊出張にかかわらず、出張者が出張手配をしている場合には領収書の管理が求められていました。

領収書がないことには後日精算ができないため、出張者は交通機関や宿泊施設などの領収書を1枚1枚丁寧に管理する必要があったのです。

その点、エルクトラベルでは出張者が手配した宿泊費や交通機関にかかる代金をまとめて会社に請求します。出張者は領収書の管理が不要になり、経理担当者の後日精算業務もカットが可能ですので、業務効率の向上が期待できるでしょう。

 

導入にかかる費用がゼロ

エルクトラベルの手配サービスとして知られる出張手配プラス。日帰り、宿泊に関係なく簡単に手配ができると評判のシステムですが、このシステムの導入にかかる費用は無料です。

さらに、月額利用料金などもかかりませんので、より経費を抑えた出張手配が可能になります。出張頻度の低い会社でも導入しやすいことから、多くの会社で利用されているサービスです。

 

基準を把握してビジネス効率をアップさせよう

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出張費の経費節減として出張旅費規程を作成し、日当を支給する方法もあるでしょう。日当を支給すると節税にはつながります。しかし、旅費そのものを抑える方法も注目されているのです。

エルクトラベルの出張手配サービスを利用すると、出張費が大幅に安くなりますので経費削減に大きく貢献するでしょう。また、出張者の事務作業もカットできることから、業務効率の向上にもつながります。

会社の業績アップにも期待できますので、出張手配サービスの利用を考えているのであればエルクトラベルを選んでみてはいかがでしょうか。

 

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