出張手配サービスの仕組みやBTMシステムを紹介

出張手配とは、出張の承認・出張の手配に伴う事務手続きといった一連の流れを持つ、企業やその他の組織における業務のことです。

海外・国内問わず、飛行機・列車などの予約や、旅程管理などの業務が一連のフローとなっていますが、複雑で手間がかかるフロー・仕組みになりがちです。

そこで複雑な出張手配の業務フローを効率化し、手間と経費を削減する仕組みを多くの会社で取り入れています。この仕組みが出張手配サービスです。

この記事では、業務効率をよくして、経費を削減するためには、どのような出張手配サービスの仕組みを選ぶのがよいか、仕組みの内容と各社に合わせた出張手配サービスの選び方についてお伝えします。

 

出張手配業務とは？

出張手配は、次のような流れを持つ一連の業務のことです。

ここで前半は、出張者本人がアクションを起こし、後半は秘書や営業事務の補助者などのサポートスタッフがが旅程に従い、もろもろの出張手配を行います。

• 出張者が出張申請書を作成、上司・上長へ提出
• 上司・上長の承認
• 人事部等へ出張申請書を提出し欠勤扱いにならないようにするなどの内部手続きをする
• 出張者が秘書・補助者に伝える
• 秘書・補助者が出張者に必要事項を確認する
• 秘書・補助者が移動手段の予約やホテルの予約を行う
• 秘書・補助者が日程表・旅程表を作成する

これらの出張手配業務は業務部門・経理部門・人事部門・総務部門・場合によってはコンプライアンス部門など、多数の当事者が関与する可能性のある業務であり、フロー・仕組みが複雑であるうえ、工数がかかりがちです。

同時に、企業には、出張手配業務に関する課題が山積です。例えば企業の課題には以下のようなものがあります。

• 出張コストの削減をしたい
• 個人手配をやめたい
• 個人立替の負担を軽減したい
• 売掛契約で一括精算したい
• 国内出張、海外出張の手配先をまとめたい
• 定期開催の管理者会議など複雑な手配を依頼したい
• 出張経費をリアルに把握したい
• 誰がいつ、どこになど具体的な出張内容を把握して コンプライアンスを強化したい
• 危機管理のため、所在の把握を即時に行いたい

現在コロナ禍の中での出張手配業務は、より危機管理や、コンプライアンスの課題も大きくなっています。

出張手配業務に関するコストと工程削減、その他の課題に対するソリューションが各社から提供されています。

旅行会社・システムベンダーそれぞれに企業のニーズに対応するシステム・アウトソーシングサービス、あるいはその組み合わせによる出張手配に関する企業の課題解決の手段を提供しているのです。

出張手配サービスの仕組み

出張手配サービスには、サービス提供主体の業種と、形態の組み合わせで、以下のものがあります。

• 旅行会社のシステム
• 旅行会社のシステム＋アウトソーシング
• IT会社のシステム
• IT会社のシステム＋アウトソーシング

出張手配に用いられるシステムのことをBTM（Business Travel Management）システムと呼んでいます。

こうしたシステムはクラウドサービスの仕組みを使ったもの、オンプレミスのものがありますが、主流はサービスプロバイダが月額利用料により提供するクラウド型の出張手配サービスです。

また、現状ではシステムだけを利用することによれば、システムの利用についてのヘルプデスク的な機能が必要になってしまったり、人の手で代行したほうが効率のよい工程もあります。

そこで、出張手配にはアウトソーシングサービスの仕組みも併用されていることが多いのです。

BTMシステムでできること・仕組み導入のメリットとは？

ビジネストラベルマネジメント（Business Travel Management、BTM）システムは、出張の仕組みを可視化し、一元管理ができるシステムです。

各出張手配サービス提供者で異なるシステムを使っていることから、システムのスペックは多少違いますが、企業の困り事・悩みの解決に有効であることが知られています。

どんな出張手配の悩みに有効か、詳細に見ていきましょう。

業務の効率化・コスト削減効果

出張手配は、旅費の見積もりを取り、価格の比較を行うこととなりますが、それだけでも非常に煩雑と感じられます。

BTMシステムを使うと、オンラインで各社の見積もりを取ることも瞬時にオンラインで可能なうえ、比較も素早く行うことができます。

BTMは各旅行会社のシステムと連携し、旅行会社や交通機関の垣根を超えてオンラインで手配できることがほとんどですので、それだけでも出張手配業務時間の短縮効果があります。

過去のデータを使えるところもメリットで、一つ一つの出張データによらなくても、繰り返し生じる出張などは、一から出張手配をしなくても、システムのデータを呼び出して、迅速に完結することができます。

また、出張申請ワークフローとの連携や、経理データとの連携も可能なので、社内での手続きと、旅行会社等での手配をシームレスにつなぐことができます。その結果、出張手配のフローがシンプルになります。

早くて、正確にデータ連携ができれば、人為的ミスにより、手続きの差し戻し・経費精算の訂正などの手間も最小限で済ませることができます。

各自で手配する・秘書等の補助役が手配する、どちらの形態をとっても、大幅に業務時間が削減でき、引いて人件費の削減につなげることができます。

システムには様々なスペック・機能のものがありますのので、導入費用やランニングコストには差があります。

しかし、特にクラウドサービスの利用ができて、月額料金の負担が大きくなければ、人件費との見合いで大きな出張手配業務にかかる費用の削減効果が出る例が少なくありません。

そのため、出張手配業務にかかる費用を削減する仕組み＝BTMシステム、といっても過言ではありません。

コンプライアンス・危機管理に対応、強化可能

出張手配業務には、社内規定に従うこと・決裁ルートに従い承認を受けることなど、社内のルールを反映させる必要性があります。

なにかと手間がかかるものですが、現在は出張手配システム上、旅程の流れがよく見えて、かつ一括設定ができるので、社内規定とのコンプライアンスにしたがった管理もかつてより容易です。

例えば、旅費規程でこの職位は、国内宿泊費は12000円まで、という制限がある場合に、予約可・不可をシステム上設定すると、規定違反の出張が生じることを防ぐことができます。

その結果、規定違反の処理にかかる手間も最小限にすることができます。

また、特に海外出張の場合、従業員の安全管理・安全確保、リスクマネジメントおよび危機管理も課題となります。

旅程の把握だけでなく、緊急連絡先にすぐにつながるようにしておきたいものです。

BTMシステムを使うと、保険加入状況・居場所など、ダッシュボードなどで、システム上見える化が行われ、管理しやすくなります。

なかにはシステム上からすぐに緊急連絡先へ連絡できるようなものまであります。

2020年につづき、2021年もコロナ禍による危機管理強化の必要性は認められますので、こうした出張管理を強化するにもシステム導入が役に立ちます。

さらに、海外サポートのアウトソーシングサービスとシステムとを組み合わせて、渡航先の出張者がサポートを24時間体制で受けられ、安全確保に役立つようなサービスメニューを持つものもあります。

社内規則・危機管理体制の構築と規定の運用など、コンプライアンス・危機管理とシステムによる出張手配及び出張管理は仕組み上相性がよく、一元的・一律に実行できるうえ、記録を残しやすいことから監査にも対応しやすくなります。

経費精算の効率化にも

出張手配システムの中には、経費精算に関する機能が強化されているものがあります。

API連携により、他のシステムと相互にデータを参照、出張手配にかかる経費精算を通常の業務システムとシームレスに連携できるなどの機能です。

例えば、SAP Concurとの連携は多くのBTMシステムが対応しています。

このため、小口現金・仮払・買掛管理（売掛金で代金を支払える旅行会社の場合）をするのが効率化します。

コーポレートカードとの連携機能が付いたシステムもあり、こうした場合はさらに経費精算の効率化を進められるでしょう。

さらに機能の利用における工夫をし、総仮払金額を減らすことができた・社員の立替の負担を減らすこともできた、など、業務の効率化とともに他の課題を解決できた事例もあります。

BTMシステムの留意点とは？

業務効率化・経費削減の仕組みとして、大変優れているBTMシステムですが、出張手配業務への導入・利用において留意点またはデメリットがないわけではありません。

一つには、BTMシステムは出張手配の丸投げが可能なほど万能な方法ではないということです。

システムに人員を張り付けておく余裕がない・システムへのサポートが欲しい、という場合は、あまり難しすぎるシステムをつかわない・出張手配のアウトソーシングサービスをうまく活用するようにする、という対応が考えられます。

この点、旅行会社の出張手配サービスで、システムのみを提供するものによらないようにすると、解決がしやすいでしょう。

また、大手旅行代理店が提供している出張手配サービスには、対応しているサービスと、そうでないサービスがあるなど、1本だけですべてまとめられるとは限らないということです。

例えば、海外ホテルだけはオンライン予約できない、新幹線予約は別、などです。

結果、各旅行代理店のシステムを並列させる必要が出たり、一部手作業での対応を強いられるなどのデメリットがでて、フローも複雑になります。

外部に任せるのであれば、できるだけ広く自社のニーズをカバーするサービスを選ぶ必要があります。

そうでないと、業務の効率化が思ったほど期待できないからです。また、アウトソーシングサービスで補充できる工程であればそれによることも検討しましょう。

BTMシステムは、仕組みとしては非常に優れており、今後も出張手配業務の効率化・経費削減のために導入する企業は増える一方と思われます。

しかしご説明した理由から万能ではなく、工夫が必要、ということに留意しておきましょう。

主流はアウトソーシング＋システム提供、2つの仕組みをうまく使うこと、さらにその上のサービスもあり

ただし、出張手配サービスに期待することは各企業の事情によってまちまちです。

「余裕がないので、できるだけシステムでもアウトソーシングでもよいので、丸投げをしたい」「急ぎの場合にできるだけ人の手で対応してほしい」こうした少し高度なご要望には、現在主流となっている大手旅行代理店のシステム＋アウトソーシングでは対応できない面があります。

こうした場合、専門の旅行会社によると、システムもサポートも提供し、出張の企画管理から手配まですべて丸投げOKというサービスがあります。

例えば、エルクトラベルの「出張手配プラス」なら、システム導入の初期費用はゼロ、システムの管理機能を使うことができるうえに、アウトソーシングサービスで面倒なところを補うハイブリッドサービスです。

システムのスペック中心で選ぶか、あるいは、専門業者に任せる安心と手軽さを重視するか、御社の実態にあわせて出張手配サービスをぜひご検討ください。

まとめ

出張手配サービスは、システムによるもの、アウトソーシングサービスによるものがあります。2つ組み合わせたものを旅行会社を中心に提供するのが主流です。

ただし、システムにも限界があり、また、大手の標準的なサービスでは業務の効率化・経費削減の効果を達成しにくい場合があります。

こうした場合は、アウトソーシングサービスの対応を重視し、例えばエルクトラベルの出張手配プラスによるなど、人の手を補うサービスの利用を検討しておきましょう。

 

 

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