仮払金は面倒？効率化の方法や前払金・立替金との違い、仕訳例などを解説

仮払金とは？

仮払金とは、会社の経費としての使用ではあるものの、詳しい使途や金額が定かでない場合に、会社が一時的に概算で支払うお金のことです。また、仮払金として支払った場合に会計処理で使用する勘定科目の名称でもあります。

例えば、従業員が出張をする場合に、宿泊費や交通費、飲食費や接待費など、すべての費用を前もって正確に計算することは困難です。しかし、高額になる事が予想される場合には、従業員の立替負担を減らす目的で出張にかかる金額を概算で計算し、事前に従業員へ渡しておく場合があります。このようなお金の呼び名やこの時の会計処理で使用する勘定科目の名称を仮払金と呼びます。

ただし、仮払金はあくまで正確な金額や使途が判明するまでの一時的な勘定科目のため、確定した時点ですみやかに本来の勘定科目に振り替える必要があります。出張の例でいえば、出張から戻って交通費や接待費などの金額がはっきりした段階でそれぞれの勘定科目に振り替えます。

 

仮払金と立替金の違いは？

仮払金と間違えやすい勘定科目で立替金があります。立替金とは、従業員や取引先などが本来負担するべき費用を会社が一時的に立て替えて支払った時に使用する勘定科目です。支払う時点で使途や金額が明確になっており、後で相手先から全額回収するため債権としての性質を持ちます。

対して仮払金は、一時的に支払うといった点では同じですが、そもそも自社の経費として負担することが前提となっている費用に対する支払いという点で異なります。

 

前払金との違いは？

同じく仮払金と間違えやすい勘定科目の1つに前払金があります。前払金とは、商品やサービスなど既に支出する内容が決まっていて、その代金の一部または全部を商品やサービス提供前に支払った場合に使用する勘定科目です。支払い前に使途が明確になっており、金額も確定していることが多いです。

一方で、仮払金は使途や金額が明確になっていない場合に使用する勘定科目です。先にお金を支払うという点が同じで間違いやすい項目のため、適切な使い分けに注意が必要です。

 

仮払金精算の流れと仕訳方法

ここからは、仮払金を精算する際の流れと、経理処理時の仕訳方法について説明していきます。

 

仮払金精算の流れ

仮払金の申請から精算までの流れは以下のステップがあるでしょう。

 

 それぞれ順番に見ていきましょう。

 

仮払経費申請書の作成と提出（申請者）

会社によってプロセスは異なりますが、まずは「仮払経費申請書」を申請者が作成し、上長など承認者へ提出して許可を得ます。申請者は、出張の日程や移動ルートに必要な飛行機や新幹線の概算費用や宿泊代などを計算して、仮払金の申請をします。

 

仮払経費申請の承認（承認者）

申請を受けた上長などの承認者は、申請内容をよく確認し、承認または差し戻しの判断をします。承認された申請書は経理担当者のもとへ渡ります。

 

仮払金を渡す（経理担当者）

経理担当者は、承認者から受領した仮払経費申請書の内容を再度確認し、問題がなければ申請者へ振込か現金を手渡しで支給します。その際に、記録を残すため記名や受領印などを申請者からもらいます。

 

仮払金の報告（申請者）

出張から戻ったら仮払金をどのように使用したか報告するために「仮払経費精算書」作成し承認者へ提出します。

仮払経費精算書は、仮払経費申請書で申請した仮払金に対して、実際に使用した経費の報告をするための書類です。仮払金の支給日や、仮払金額、仮払金から支払った経費の金額や内容、過不足の内訳を記入し、実際に利用した新幹線や飛行機の運賃、ホテルの宿泊代など、領収書やレシートと併せて提出します。路線バスの運賃など領収書の取得できないもについては、利用日や内容をメモに記入します。

 

仮払経費精算書の承認（承認者）

仮払経費精算書の提出を受けた上司などの承認者は、仮払経費申請書や領収書などと照らし合わせて確認し、問題なければ承認して経理担当者へ精算書を渡し、不備があった際は申請者へ差し戻します。

 

仮払経費精算書の確認と過不足の精算（経理担当者）

仮払経費精算書を受領した経理担当者は、領収書のチェックや過不足の確認をして精算を行います。仮払いした現金が余った場合、残金の返金を受け取り、不足していた場合は、出張者が立て替えた不足金額を支払います。この時点でようやく仮払金が出張経費として確定します。

 

仮払金の仕訳方法

仮払金の支払いや精算時には会計処理が必要です。それぞれの仕訳方法についてご紹介します。

 

仕訳例①仮払いを行ったとき

まずは、仮払金を支給したときの仕訳から見ていきましょう。

（例）出張経費として申請者に現金150,000円を手渡した場合

 

仮払いを行ったときの仕訳例

借方科目	金額	貸方科目	金額
仮払金	150,000円	現金	150,000円

 

 

仕訳例②仮払金の使途が確定し、余剰金がでたとき

仮払金の使途が確定したら、正しい勘定科目へ振替を行います。支払った仮払金が実際の経費より多かった場合、残金の返金を受けます。なお、消費税については、消費税の税抜方式で経理処理している会社では、仮払消費税という勘定科目を使用します。

（例）出張経費として仮払金150,000円のうち、旅費に120,000円、消費税10％がかかった場合

 

仮払金の使途が確定し、余剰金がでたときの仕訳例

借方科目	金額	貸方科目	金額
旅費交通費	120,000円	仮払金	150,000円
仮払消費税	12,000円
現金	18,000円

 

 

仕訳例③仮払金の使途が確定し、不足が生じていたとき

上記とは反対に、仮払金の使途が確定し不足が生じていた場合には、不足分を従業員へ支払います。

（例）出張経費として仮払金150,000円のうち、旅費に120,000円、交際費が50,000円、消費税10％がかかり、37,000円不足していた場合

 

仮払金の使途が確定し、不足が生じていたときの仕訳例

借方科目	金額	貸方科目	金額
旅費交通費	120,000円	仮払金	150,000円
交際費	50,000円	現金	37,000円
仮払消費税	17,000円

 

 

仮払いのメリットとデメリット

仮払金にはメリットとデメリットがそれぞれあります。仮払金を自社で採用するか検討している場合は、それらを踏まえて判断する必要があります。ここでは仮払金のメリットとデメリットについて紹介します。

 

【仮払いのメリット】社員の立替負担をなくせる

仮払いのメリットは、従業員が高額な経費の立て替え負担をなくせることです。

海外出張で欧米に渡航する場合では、航空券やホテル代など二十万円～三十万円といった金額になる事も珍しくありません。月に複数回出張に出向くこともあるでしょう。これを従業に立て替えさせるのは無理があります。そのため会社が従業員に仮払金としてまとまったお金を渡しておくことで、従業員も安心して出張に出向くことができるでしょう。

 

【仮払いのデメリット】多くの手間が発生する

仮払いのデメリットはいくつかありますが、最大のデメリットは現金の取り扱いが煩雑なため、業務負担が大幅に増えることでしょう。経理担当者は、仮払金の出金・精算のたびに出納業務を行います。細かな現金を扱う場合、ミスが増えやすいため念入りな確認が求められます。小口現金から出納業務を行っている場合は、残高確認にさらに時間がかかるでしょう。仮払が必要となるたびにこれらの業務を行うと、経理担当者には大きなな負担となってしまいます。

その他にも、現金のやり取りが発生するため、少なからず不正申請の恐れがある点や、精算漏れがないか月末や年度末など定期的にチェックも必要となる点が挙げられます。

 

仕訳け時のポイント

仮払金は、不正に用いられる可能性もあるため、慎重な取り扱いが求められます。ここでは、仮払金の仕訳時に注意すべきポイントを4つ紹介します。

 

決算までには内容を確定させる

仮払金は、あくまで内容が確定するまでの一時的な勘定科目のため、その内容が判明次第、できるだけ早く正しい勘定科目へ振替が必要です。遅くとも決算までには内容を確定させる必要があります。決済までに確定できなかった場合は、仮払金として貸借対照表に計上しなければなりません。そうなると、税務署や金融機関から本来支出してはいけないところに支出していないかや、管理体制の不備を疑われてしまうかもしれません。それによって税務調査に入られたり、融資を断られたりする可能性もあります。そのため、仮払金は放置せず、可能な限り早期に確定させるようにし、それでも残ってしまうものだけ仮払金として計上しましょう。また、併せてなぜそうなったのか説明できるようにしておきます。

 

消費税の計上には注意が必要

仮払金は、支払い時点で支出内容や金額が決まっていないため、消費税が発生しません。内容確定前に消費税を計上してしまうと、後日確定した時に金額の相違が生じる可能性が高くなるため、消費税は仮払金の内容が確定し、勘定科目が決まった時に併せて計上するようにします。

 

仕訳のミスや漏れに注意する

仮払金は未確定な支出を一時的に処理するには便利ですが、正しい勘定科目に振り替えるときにミスが発生しやすく、件数が増えると処理漏れなども起こりやすくなります。

会計処理の際には、一円単位で金額を合わせる必要がありますので、ミスや漏れが起こらないように管理台帳を作成するとよいでしょう。いつ、誰に、いくら仮払金を支払い、内容の確定時期がいつになるのか、などを記録して管理します。

また、不正防止や適切な管理を保つためにも、仮払金は必ず複数人で管理するようにしましょう。1人の担当者に任せていると、管理がずさんになったり、不正リスクが高まります。複数人でチェックする体制を整えておくことが大切です。

 

業務効率の低下に気をつける

ミスや漏れによって仮払金の経理処理に時間がかかると、その他の業務に支障が出てくる可能性も高まります。経理業務には、日次、月次、年次と厳密な締め切りのある業務が多くミスも許されないため、経理担当者の負担を軽減するためにも、業務改善や会計ソフトの導入などによって業務効率化を図りましょう。

 

効率化の方法は？

仮払金に関する業務の効率化には、会計ソフトを導入してミスを減らすことも有効ですが、仮払金そのものをなくす方法が最も有効です。ここでは、仮払金をなくして効率化する方法をご紹介します。

 

少額の場合は立替精算（実費精算）で対応する

仮払金は、申請者の高額な立替負担を軽減する方法であるため、少額の経費であれば従業員に立て替えしてもらい実費精算で対応します。

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コーポレートカードを導入する

仮払いを減らす方法にコーポレートカードの導入も有効です。従業員にコーポレートカードを支給し、経費の支払いをコーポレートカードで決済してもらえば、経費を立て替える必要も仮払いする必要もなくなります。また、経費精算時の手作業による金額の転記ミスも防止できます。

 

出張管理システムを導入する

出張の多い会社では、出張管理システムの導入も非常に効果的です。出張が発生した従業員が、出張管理システムで出張手配を行うと、手配した交通や宿泊などの費用は、後日会社に一括請求されます。出張にかかる費用を従業員に仮払いする必要がありませんので、大幅に効率化されるでしょう。

 

まとめ

仮払金は、まだ使途や金額がはっきり決まっていない場合に会社が一時的に概算で支払うお金のことで、会計処理で使用する勘定科目の名称です。仮払金を取り入れることで従業員の金銭的負担が軽減します。仮払金は、あくまで一時的に使用する勘定のため、できるだけ早期に内容を確定させ、正しい勘定科目に振り替えなければなりません。遅くとも決算までには振り替えを完了させるようにしましょう。そのためには定期的に漏れや重複のチェックが必要となるでしょう。

効率よく進めるためには会計ソフトなどを導入して、ミスを防ぐことも大切です。また、出張管理システムを導入すると、出張経費に関する仮払金そのものを削減することができ、大幅な効率化につながりますので、出張の多い企業では導入をおすすめいたします。

 

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