食事や交際費は？どこまでかが分かりづらい出張経費のポイント総まとめ

出張は遠方の取引先などに出向き、現地で業務を行うことから交通費や宿泊費が必要でしょう。

ただ、出張費用は経費として精算できるのでしょうか。

出張者にとっても、会社がどこまで出張にかかる旅費を負担してくれるか不安もあるようです。

そこで、出張経費について詳しく説明します。

 

出張経費の特徴

出張経費は出張時に発生した経費をいいます。

出張先での業務を遂行するために生じた旅費などの費用を会社側が支給するものであり、実費弁償という考え方が基本です。

しかしながら、その経費が相場をこえている場合には、経費としては扱われない可能性が高くなります。

なぜなら、出張経費は税法上の非課税として扱われているからです。

社員や役員への手当は給与課税の対象ですが出張経費は非課税ですので、会社にとっても支払うメリットがあるお金だといえます。

また、企業の規模に関係なく個人事業主であっても出張経費は非課税です。

ただし、出張経費として適応される範囲は決められていますので、ポイントをおさえることが大切でしょう。

 

出張経費の事例

出張経費にはこれといった決まりはありません。

ただし、相当と認められる金額を守る必要があります。

そのため、所得税法で認められている事例に基づいて考えるのがおすすめです。

所得税法の事例では、会社からの出張によって移動が必要となった時にかかる費用（旅費）があります。

また、宿泊費などもこれにあたるでしょう。

また、出張手当を日当として支払い、出張にかかった費用をまとめて精算するといった事例も少なくありません。

 

出張経費に含まれる具体例

出張経費に含まれる費用には具体的にどのようなものが挙げられるのでしょうか。ここからは、出張経費に含まれる具体例を紹介していきましょう。

旅費（交通費）

出張先に出向くのにかかる旅費は経費として認められます。

旅費として考えられているものに、新幹線や飛行機などの交通費があるでしょう。

それに加えてレンタカーなども旅費として扱われています。

普段は利用しない方法での移動であっても出張に必要な旅費である場合には、経費としての精算が可能です。

一方、必要ではないと判断されてしまう旅費には、特別な理由もなしに利用したタクシーなどがあるでしょう。

あまりにも近い場所にタクシーを利用した場合や、電車が利用できる場所へわざわざタクシーを使ったケースでは経費として必要な旅費としては認められません。

また、飛行機で行くべき場所に新幹線を利用したなども経費として精算できない場合があります。

これらは会社ごとに決めるものですので、会社の旅費基準をしっかりと制定しておくことが大切です。

 

宿泊費

遠方への出張の場合には宿泊費が発生することが多く、この宿泊も出張経費としての精算が可能です。

しかし、ここでポイントとなるのが宿泊費の金額でしょう。

宿泊費の上限は会社ごとに決められているケースがほとんどであり、それをこえる金額は経費として精算ができません。

ただし、海外出張などの場合には特別な相場が設けられているところもあります。

また、宿泊先によっては朝食付きなどのプランを提供しているところもあるでしょう。

しかしながら、朝食は出張業務とは関係のない食事ですので、出張経費としての精算が不可能なケースがみられます。

朝食付きの宿泊プランの予約は認めていない会社も少なくありませんので、注意するのがポイントです。

 

日当（手当）

一般的に日当と呼ばれる出張手当も、出張経費としての精算ができます。

出張手当は旅費などの出張時に必要となる費用を、まとめて日当として支給するものです。

日当がもらえることで旅費や宿泊費などといった出張費用を後日精算する必要がなくなるでしょう。

そのほかにも、出張では通常業務よりも拘束時間が長くなるケースが多いことを考え、出張する社員をねぎらう目的としても日当が支払われていることがあります。

ただし、出張手当を経費として認めてもらうには、出張旅費規程を定めておくことがポイントです。

出張旅費規程で出張手当について定めていない場合には出張手当が給与扱いとなり、経費としての計上ができません。

日当があれば、会社側の消費税や法人税の節約が可能で、社員にとっても所得税と住民税が課税されないことから、両者にメリットの多い制度だといえるでしょう。

日当の相場は会社ごとに異なりますが、一般的な社員と役員などの日当には差があるケースが多いといえます。

ただし、それぞれの相場に応じていれば日当を経費として精算しても問題はありません。

 

食事は含まれないため注意が必要！

旅費や宿泊費などは出張経費に含まれていますが、支給目的の不明瞭な費用や、通常の移動には関連しない費用は出張経費には含まれません。

例を挙げると、出張先の手土産や観光費などが当たります。

コインランドリーを利用した場合でも経費としての精算は難しいでしょう。

また、移動時に新幹線の中でビールを飲んだなどの費用も当然ながら経費としての精算はできません。

それだけでなく、出張時の食事代や飲み物代も経費としての精算が不可能です。

食事は出張に行かなくてもかかる費用であるため、出張者の食事代は自分で負担します。

先ほど朝食付きプランのホテルの予約は認めていない会社が多いと説明した通り、昼食や夕食の場合でも、領収書の有無にかかわらず食事代として経費にはならないのです。

しかしながら、出張先で取引先との会食に発生した費用は経費扱いとなります。

ただし、この分は接待交際費となり出張経費とは異なる科目での分類となるのがポイントでしょう。

打ち合わせを兼ねた食事代では、5,000円までであれば会議費の科目での計上が可能です。

食事代は出張経費とは異なる科目ですが、経費となる可能性もありますので、前もって調べておくのをおすすめします。

 

経費の精算方法が知りたい！

出張にかかる所費や宿泊費は出張者が立替精算しているケースがほとんどでしょう。

出張後に精算してもらえるとはわかっていても、たくさんのお金が出ていくことに不安を感じる社員もみられます。

そこで、後日精算がスムーズに行えるよう、出張者が知っておくべき経費の精算方法を紹介しましょう。

 

事前申請

会社によっては、出張にかかる経費を事前に申請するスタイルを採用しているところがあります。

出張する旨を上司や経理担当者に申請し、承認を受けると、出張にかかる費用を前もって受け取れるという方法です。

このとき、少なめに申請してしまうと足りなくなり、後日申請が必要となることがあります。

何度も申請をすると本来の業務に支障をきたしてしまいますので、少し多めに申請をし後から差額を精算するのがおすすめです。

このとき、不正に多額な出張費を受け取ると犯罪となりますので注意しておく必要があります。

 

領収書を管理し出張旅費精算書の作成

一般的な精算方法として知られるのが出張者が立替精算をする方法でしょう。

出張者が管理した領収書をもとに出張旅費精算書を作成し、経理に提出する方法です。

このとき、出張者は旅費や宿泊費にかかった領収書をしっかりと管理しなければなりません。

領収書がないことには実際にどのくらいの旅費や宿泊費がかかったという証明ができませんので、満額を精算してもらえないこともあるのです。

旅費などは高額になりやすいため、紛失しないようしっかりと管理しておくことが大切でしょう。

出張報告書の書き方は会社の規定に基づくテンプレートなどの利用がベターです。

書きあがった出張報告書は上司の承認を受け、会社の経理へ提出します。

後日精算分は給与と合わせて支払われることが多いため、すぐに精算されないことも知っておくのが良いでしょう。

 

業務の効率化は会社の重要な問題

会社の経営にとって非常に重要とされているのが業務の効率化です。

無駄な業務が多すぎる場合や、勤務時間が長すぎるといったケースでは業務が効率化しないでしょう。

業務が効率化しないことには会社の収益にもつながりません。

そこで、無駄な勤務時間がないかを徹底的に見直し、勤務時間の削減にも努める必要があります。

出張が多い会社では、出張にかかった費用の後日精算などの業務に追われるケースが非常に多いのが特徴です。

出張者だけでなく、経理の担当者もたくさんの書類の整理や領収書の仕訳などにより業務量が膨大になりやすいといえます。

出張精算にかかる業務は直接売上げにはつながらないことがほとんどですので、出張手配の方法も見直しが求められています。

 

業務効率化におすすめの方法

出張経費の精算にかかる業務をうまく削減し、業務の効率化を目指すにはおすすめの方法があります。

ここからは、業務効率化にぴったりの方法を紹介しましょう。

 

手当（日当）を支給

出張にかかる旅費や宿泊費を出張者が立替精算している場合には、後日精算の業務が必要です。

後日精算では、出張者だけでなく経理担当者の業務も増えることから、後日精算そのものを削減してしまうのがよいでしょう。

その代わりとして、旅費などを出張手当として支払うのがおすすめです。

出張者の金銭的な負担が抑えられ、経理担当者の後日精算業務も削減できます。

しかしながら、手当を経費として計上するには、出張旅費規程を作成しておく必要があるでしょう。

さらに、相場通りの金額を設定しておかないことには税金の節約にはなりません。

 

出張手配を任せて効率化

出張手配にかかる業務を効率化させるのであれば出張手配を依頼するのも1つの方法です。

旅行会社などでも出張手配を行っているところがあり、法人向けの宿泊プランなども豊富にそろえられているでしょう。

出張手配を依頼すると、まとめて精算が可能なところもありますので、出張者それぞれが立替精算をする必要がありません。

ただし、出張手配の利用には月額料金などがかかるケースもめずらしくないのです。

その結果、出張費用がかかりすぎてしまう可能性も考えられます。

 

出張手配ならエルクトラベル

出張手配にかかる業務を効率化させ、出張手配の費用の削減も求めるのであればエルクトラベルがおすすめです。

ここからは、エルクトラベルによって得られるメリットを紹介しましょう。

 

国内・海外の出張にも対応

エルクトラベルでは、新幹線から航空券の予約・ホテルなどの宿泊先の手配までが可能です。

国内だけでなく海外の出張にも対応しているため、非常に便利だといえるでしょう。

国内の宿泊先は楽天トラベル・じゃらんと提携しているのも魅力で、豊富な宿泊先から自分にピッタリのホテルが選べます。

また、海外のレンタカーなどの手配も簡単に行え、スムーズな出張も可能になるのです。

 

経理の手間を大幅に削減

出張にかかる費用の精算を日当で行うと、後日精算の手間は削減が可能でしょう。

しかし、日当を申請する手間は必要です。

したがって、結果的な業務量の削減にはつながらないのが問題とされています。

その点、エルクトラベルで手配を行うと、かかった費用の一括請求が可能です。

社員それぞれの領収書を管理し、後日精算に対応する必要がなくなりますので経理の業務も大幅に削減できます。

さらに、一括請求となることで社員が食事代などの旅費以外にかかった費用を不正に請求する心配もなくなり、会社の経営も向上が期待できるでしょう。

 

簡単操作ですぐに使えて便利

エルクトラベルの出張手配サービスプラスを利用すると、非常に簡単に出張手配ができます。

必要な項目を入力するだけですので、誰でもすぐに使いこなせるでしょう。

秘書などに手配を依頼する必要もなくなることから、人件費の削減も可能です。

また、大手の旅行会社などでは1枚だけのチケットに対応してくれないケースがみられますが、エルクトラベルであればチケット1枚からの依頼も可能です。

会社ごとの出張スタイルに合わせた出張手配ができますので、会社の規模に関係なく選ばれているサービスだといえます。

 

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エルクトラベルで経費の削減を可能に

出張にかかる経費の考え方は非常に複雑です。旅費や宿泊費は経費となりますが、食事代などは含まれないと考えましょう。

食事代などを負担できるよう日当を支給する場合でも、相場をしっかりと考えておくことが大切です。

ただし、出張経費の後日精算などによって業務量が増えることは問題だといえるでしょう。

その点エルクトラベルであれば業務の効率化が目指せ、会社の経費削減も可能ですので、活用してみるのがおすすめです。

 

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