立替経費の精算方法と注意点は？面倒な立替精算は廃止できる？

立替精算とは？

立替精算とは、本来会社が負担すべき旅費や交際費などの経費を、社員が一時的に金銭を立て替えて支払った「立替経費」について、後で会社と精算する精算方法のことです。

 

立替経費とは？どんな場合に発生する？

立替経費は、本来会社が負担すべき経費を社員が一時的に立て替え払いた経費全体のことを指します。

例えば、出張のために社員が飛行機代を立て替えて支払った場合や、会社で購入すべき文房具などを社員が購入した場合もなどです。通常、経理部が立替経費を処理するときは「旅費交通費」や「消耗品」など、具体的な勘定科目を使って処理します。

また、立替精算をする際は、「立替経費精算書」の提出を必須としている会社もあります。「立替経費精算書」とは、本来会社が負担すべき経費について、一時的に社員が金銭を立替えて支払ったものを、後日、会社より精算してもらうために提出する書類のことです。

 

立替精算と仮払い精算の違い

出張時の立替精算の場合、出張に伴い、旅費や交通費といった必要な諸費用を支払う場合や、業務に必要な物品を購入する費用をあらかじめ立て替えて出費する際に生じます。

ポイントは社員の出費が先行して後で精算される点です。

 

いっぽうで仮払い精算とは、購入やサービス利用前に、いくらになるか分からない今後予定される経費について、会社が概算額を一時的に支払い、実際に経費が発生した後で金額の確定と過不足額を精算する精算方法です。

先に渡した概算額が足りなければ追加で支払われ、余った場合は会社に返金をします。

立替払いとは手順が異なり、手続きの手間が増えますが、経費を立て替える際の社員の金銭的負担が少ない事が特徴です。

 

立替精算が多く発生するもの

立替精算が多く発生する立替経費の中では、主に旅費交通費、通信費、接待交際費や消耗品費が多くなります。

旅費交通費の立て替えに多いのは、取引先への出張時にかかる飛行機などの移動やホテルなどの旅費を社員が立て替えをした場合です。

通信費の立て替えは、取引先に荷物を送る際にかかった送料やテレワークの際に電話をかけた費用を社員が負担するケースが該当します。

交際費の立て替えが発生するケースが多いのは、取引先に対する接待や、贈り物の代金やそれを送る際にかかった送料を社員が負担した場合です。

消耗品費の立て替えは、業務に必要な筆記用具やファイルなどを社員が購入するなど少額の場合が多いでしょう。

なかでも件数・金額ともに多いのが出張費などの旅費交通費です。経費精算をスムーズに行うためにも、出張時の精算の流れと注意点について詳しく理解しておきましょう。

 

出張費を立替精算する流れ

 

立替精算が最も多く発生する旅費交通の中でも、出張費は立替経費精算が発生するケースが多いと言えるでしょう。

経理業務をスムーズにすすめるためには、出張時の経費精算の流れや注意点を押さえておく事がポイントです。

ここでは出張者と経理担当者の立替精算の流れを説明いたします。

 

立替精算は多くの関係者の手続きが必要！

出張費の精算では、経理担当者が出張者から申請を受けて経費処理を行います。出張者と経理担当者それぞれの作業フローは概ね以下の通りです。

 

出張者の場合

出張者は、 出張から帰社したあとに、速やかに出張精算書類を作成し、上司に承認を得ましょう。上司の承認を得てから、 立替経費精算書を経理担当者に提出します。

会社の出張規定によっては出張が決まった時点で出張申請書を作成し、経理や人事部に提出することが求められる場合があります。

また、立替金が多額になる事が予想されるときは、事前に上司の承認を得て仮払い申請書などを作成し、想定される費用をあらかじめ受け取っておくなど、出張先での不測の事態に備えて経済的余裕を持つのも良いでしょう。

ただし、仮払いは事前承認、仮払い申請、出張後の精算手続きと手間が多く発生します。出張者自身だけでなく、経理部門にも2重で手間が増えてしまうデメリットがあります。

 

承認者の場合

出張者からの立替経費申請書を受け取った承認者は、出張申請書や出張報告書の内容と照らし合わせて妥当であるか速やかに判断をします。

もし、出張申請時の内容と大きく相違がある場合には、出張者に理由を確認した上で、妥当であると判断できる場合にのみ承認をします。

 

経理担当者の場合

承認済の出張精算書を受け取ったら内容に従って経理処理をすすめていきます。

社員が出張精算書を提出する際は、出張で かかった費用を証明するために領収書の添付を徹底してもらいましょう。

また、仕訳の日付には注意が必要です。仕訳は、実際に立替払いをした日ではなく、社員の立替費用を精算した日に行います。

しかし、決算をまたいで立替金処理が発生するときは、処理方法が異なるので注意が必要です。

内容に問題がなければ、申請者へ支払いを行います。支払い方法は、小口現金から支払いする方法や、給与口座へ振り込みなど会社の規定に沿って実行します。

 

社員に立替してもらうときの注意点は？

立替精算は、申請者、経理担当者双方に負担の大きいため、ミスのないよういくつか注意が必要です。ここでは、立替精算の時に注意しておきたい点についてみていきます。

 

電子帳簿保存法

2022年1月の改正電子帳簿保存法では、2024年1月1日より、電子取引で領収書や請求書などを受領した場合は、すべて電子保存が義務付けられました。そのため、立替経費の領収書を社員が電子データで受け取っていた場合、会社は電子データのまま社員から受け取ります。例えば航空会社のウェブサイトで航空券を購入し、電子領収書を受領する場合などです。

違反した場合には罰則もあることから、会社としてどのように申請や受領をするか、具体的なルールを定めて全社員に通知しておく必要があるでしょう。

 

期間と金額に注意が必要

立替精算をするときには、期間と金額に注意が必要です。

立替金の精算が長期間滞ってしまうと、帳簿の修正が必要となることがあります。基本的に立替金は社員が一時的に支払った費用であるため、１ヵ月を目安に精算を行うようにしましょう。

また、経費処理を円滑に進めるためには、社員の協力が欠かせません。遅滞なく精算書の提出をしてもらうためにも、社員に対して立替金の締め日を設けておくとよいでしょう。

 

出張の多い営業部などの社員は、出張費や交通費などで立替金額が大きくなることが少なくありません。

なかには10万円を超える立て替えをしている社員もおり、日常生活にも支障が出てきてしまいますので、会社は社員の立替金額が増えすぎないような配慮や対策が必要です。

 

立替精算の課題やデメリットとは？

立替精算業務の運用は、社員個々の能力や資質にかかっていること、社内の連携が取れていることが円滑な業務の前提となっています。しかし、そうなっていない場合には次のような課題や問題点が浮かび上がります。

ここからは、立替精算の具体的な課題やデメリットについて解説していきます。

 

ミスが起こりやすい

立替精算では経費精算に慣れていない社員や、精算機会の少ない社員ほど属人的なミスが起こりやすく、また同じミスを繰り返す恐れがあります。

例えば、立替精算では以下のようなミスがよく起こります。

 

経理担当者の業務負担が大きい

立替経費の精算には、精算手続きが必要になり、立替精算をする社員の業務負担はもちろん、経理担当者も業務量の多い業務の一つで、その負担は軽視できません。

申請のときに提出する立替経費精算書、領収書のチェックなどお金に関わる業務のため時間と労力がかかります。

特に海外出張など内容が理解しづらい場合もあるため、申請の不備や領収書の添付漏れが多く、余計なストレスや信頼関係を損なうことも少なくありません。

経理担当者の業務負担が大きくなる要因は次のことが挙げられます。

 

立替する社員の経済的負担が大きい場合も

2019年4月に株式会社pringが行った「会社員の経費申請」に関する調査では、「会社員の64.4%が、経費申請せずに“経費自腹”をしたことがある」と回答しています。

なかでも「経費立て替えにより生活が圧迫された経験がある」の回答が2割もあり、特に出張などの多い営業職は経済的な負担を抱えている場合があります。

また、立替精算の申請には領収書の添付など必要な書類も多く、細かいチェックも重要になるため、本来の業務に集中できずモチベーションの低下にもつながるでしょう

 

「経費を自腹で支払ったことがある」64.4%。経費自腹、立て替えで社員の生活を圧迫する“経費ハラスメント”実態も明らかに。＜会社員の「経費申請」に関する調査＞

 

立替精算をなくすメリット

 

立替精算を少なくする事によってどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、立替精算を減少させることによって得られるメリットを解説いたします。

 

カラ出張や不正を減らせる

社員に立替精算をさせると現金の収受が発生することから、少なからず不正が発生するポイントになります。

立替経費の精算時に領収書の添付を義務付けたとしても、プライベートで利用した際の領収書を提出するなどして、カラ出張や水増し請求などの不正を働く場合があります。

最初は少ない金額から始まりますが、徐々に回数や金額が大きくなり、問題が発覚した時には総額数百万円に達する様な事例がニュースで取り上げられるなど後を絶ちません。

一般社団法人日本CFO協会のレポート「出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策」においても、旅費規定における違反が発生しているかの質問に対して「全く発生していない」の答えがわずか25％しかいなかったように、多くの企業で抱えている問題ともいえるでしょう。

一度ニュースに取り上げられれば、横領金額の被害はもとより企業イメージの低下は図り知れません。

立替精算自体がなくなれば社員との現金収受がなくなり、出張に行ったことにして旅費を受け取るカラ出張などの不正のリスクを限りなく減らせるでしょう。

関連記事：
カラ出張は防止できる？総務・経理が覚えておきたい不正な経費精算の種類とカラ出張を防ぐ仕組みとは？

 

小口現金の保管や管理に掛かる労力をなくせる

立替精算の精算方法としては、給与口座へ振込で対応する事が推奨されています。

ただ、少額な立替金や予期せぬ急な出張の際に事前に仮払いする場合など、振込では間に合わないケースや振込手数料の方が高く付く場合があります。

そのため経理部門では多かれ少なかれ小口現金を管理されていると思いますが、日々の残高確認や銀行へ出金しに行く手間や時間を考えると、経理部門の管理負担は想像以上に大きいものです。

小口現金の残高が合わないときは、膨大な時間と労力を必要とすることがあり、当事者はもとより、部署やチームとしても疑いの目を向けられ、全体のモチベーション低下につながることもあるでしょう。

立替精算を少なくすることにより、小口現金に触れる回数を限りなく減らす事が管理負担と時間の無駄をなくし、トラブル回避につながります。

関連記事：
小口現金は廃止すべき！その理由や手順・代替方法について解説

 

経理部門の手間と負担を大幅に軽減できる

立替精算の精算時は、振込や現金で支払いますが、振込のための入力業務や振込後の仕訳作業など1件の立替精算に付随してさまざまな作業が増えていきます。

月末や立替精算の締め日前後に数が集中するために、経理担当者は立替精算の処理に追われて別の業務が手につかないといったことが毎月起きてしまいます。

立替精算の件数を減らすことで、付随して発生する入力や確認業務を大幅に削減し、これまで立替精算に割いていた分の時間や労力を、より付加価値の高い業務に向かわせることができます。

 

立て替えをしている社員の経済的負担を減らせる

立替金は少ながらず立替をしている社員の生活の負担になる事は間違いありません。

とくに出張旅費の立替精算では立替金額が大きくなりがちで、出張の多い営業部などの若手社員からは経費の立替は経済的にきついといった声も多く聞かれます。

立替精算を減らすことで社員の経済的負担を減らすことにつながります。

 

立替精算を減らす方法とは？

立替精算の多い会社では、精算業務のためだけに人材を何人も抱えないといけない場合もあり、精算業務の効率化を課題とされている企業も多いことでしょう。

立替精算に関する業務は、件数や金額が増えるにつれ各担当者の負担は大きくなり、作業にかかる時間や手間に多くの会社が悩まされてきました。

そんな立替精算の手間を減らす具体的な方法について紹介していきます。

 

法人用クレジットカードの導入

立替精算の手間を軽減するための具体的な方法の1つが、法人用クレジットカードを導入することです。

立替金の支払いが多い社員に対して、クレジットカードを持たせることで経理業務と社員の経済的負担が軽減され、利用歴の確認が用意になります。

ほかにも、立替金の精算期日を設ける方法があります。毎月決まった日を精算の期日とし、精算した差額を給与と一緒に給与口座に振り込むようにするのです。給与の振込と立替精算を一緒にすることで、作業の負担軽減が期待できます。

 

経費精算システムの導入

経費精算システムの導入で、面倒な交通費の計算や入力が自動化されます。

各種交通系ICカードやクレジットカードとの連携、会計ソフトへの連携も可能なものもあり、人の手によるミスや手間を減らして、大幅に業務効率化できるでしょう。

さらに、スマートフォンアプリをダウンロードすれば、申請者はいつでも申請ができるなど、時間を有効に活用できます。

 

アウトソーシングを活用する

立替精算業務の一部またはすべてをアウトソーシング会社に委託します。

新たなコストは生じますが、領収書の管理や申請内容の確認、会計システムへの入力などシステムでは賄えない業務もアウトソーシングできるため、経理担当者の負担を大幅に削減できるでしょう。

 

出張管理システムの導入

立替経費が多くなりがちな出張時の精算を減らすために、出張管理システムの導入も検討してみるとより効果的です。

経費精算システムと連携できる出張管理システムを取り入れれば、煩雑な出張関連の精算の効率化、カラ出張の撲滅、社員の立替の負担などメリットが多数あります。

 

コストをかけずに立替精算を削減するには出張管理システムの導入がおすすめ

経費精算システムやアウトソーシングを活用することによって立替精算の業務削減はできますがコストがかかり過ぎる場合があるでしょう。

また、立替精算自体はなくならず、不正などのリスクは一定程度残ると言えるでしょう。

これらの問題を解決できるのが出張管理システムの導入です。

なかでもエルクトラベルの出張手配プラスは、システム費用が無料で立替精算が不要な出張手配を実現できます。

 

一括請求で出張者・経理担当者双方にメリットが

出張者がホテルや交通機関を別々に予約して立替精算した場合には、それぞれの仕訳業務や支払い業務が必要となることがあります。

その点エルクトラベルでは、新幹線や飛行機・ホテルなどすべての申込み窓口を一元化して手配と管理の業務負担を軽減でき、出張費はまとめて会社に一括請求しますので、驚くほど仕訳業務が簡単になるのが特徴です。

また、立替経費そのものをカットできるので、立替精算にかかる経理担当者の負担を大幅に軽減でき、出張者も立替による金銭的負担がなくなります。

 

経費削減が可能

経費のなかでも大きなウエイトを占める出張費は、少しでも減らすことが理想的でしょう。

しかし、経費削減のため、少しでも安い交通機関やホテルの利用を促す会社は多いものの、忙しいビジネスマンにとって交通機関やホテルの検索は骨の折れる仕事です。

そのため、あまり比較せずに予約する傾向がみられ、経費削減にはほど遠いのが実情でしょう。

エルクトラベルであれば、忙しいビジネスマンでも簡単に安い交通機関やホテルが見つけられます。

航空会社を一括比較できる機能や独自の割引運賃の提供で、経費削減につながるでしょう。

また、出張管理システムを利用すると、システムを利用するための初期費用や月額利用料がかかる場合が多いものです。

しかし、エルクトラベルでは初期費用や月額利用料が無料ですので、費用をかけずに出張費の削減を可能にします。

余計な費用がかからないことから、導入しやすいところもメリットです。

 

不正な経費精算を防止

エルクトラベルで出張手配をすると、管理者は誰が、いつ、どのような手配をしたのかが一目でわかるようになります。

出張管理が容易になることで不正な経費申請を防ぎ、出張費のコスト削減を可能にするでしょう。

出張管理を徹底することで、社員の意識改革を促し内部統制の強化にもつながるのです。

また、一括精算をすることで社員と現金のやりとりが無くなり、不正な経費申請をする機会を奪います。

 

まとめ

立替精算には多くのフローがあり、その負担は申請者だけにとどまらず、承認者・経理担当者と多くの部門にまたがって多くの無駄が発生します。

無駄の多い立替精算を減らす事で、不正防止や経理部門の負担を軽減でき、企業全体の業務効率化が図れるでしょう。

まずは、負担の大きい旅費交通費の立替精算の削減に向けて、出張手配システムの導入に取り組んでみてはいかがでしょうか。

エルクトラベルでしたら費用もかからず導入できるのでおすすめです。

 

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