出張時にかかるホテル代などの宿泊費や交通費は出張者が立替精算を行い、後日精算に対応している会社も多いでしょう。しかし、出張時には宿泊費などの旅費のほかに外食も求められます。さらに、普段とは違う生活によって身の回りのものをそろえなければならないこともあるでしょう。出張によって社員の支出が増えてしまいますので、会社が手当として支給しているケースもめずらしくありません。また、日当は出張中の残業代の意味も込められています。日当として宿泊費や細々した雑費などを含めた手当を支給することで、後日精算の必要がなくなるのです。

手当が多い場合には、宿泊費などを差し引いて残った手当は返却する必要がありませんので、出張によってポケットマネーが増え、出張へのモチベーションが高くなる社員もいるでしょう。

手当は受け取った側も非課税となりますので、所得税や住民税などがかかりません。会社側にとっても支給した日当は経費となることから、双方にとって節税効果が期待できるのです。

出張の宿泊費の勘定科目は旅費交通費

出張時のホテル代などの宿泊費は、どの勘定科目を選ぶのが良いのでしょうか。宿泊に関する勘定科目は、「旅費交通費」「交際費」「福利厚生費」の3種類です。このうち、出張時のホテル代は旅費交通費の勘定項目に分類します。出張手当も旅費交通費に含まれますので、日当を支給する場合にも旅費交通費に分類して問題ありません。また、交通費も旅費交通費に含まれるため、出張時の移動で利用した新幹線や飛行機も勘定科目は旅費交通費です。

旅費の中でもガソリン代の扱いは非常に難しいといえますが、社用車を使用しての移動の場合には仕事としての移動が前提となります。したがって、経費としての精算が可能です。高速代も旅費交通費に含めることができますので、確認しておくのをおすすめします。

宿泊費として認められる金額

出張時に利用したホテルであっても、あまりに高額なホテルに宿泊した場合には宿泊費として認められないことがあります。しかしながら、どのくらいの宿泊費であれば認められるとはいい切れないためビジネス目的の出張だと判断してもらえる範囲内に収めるのが良いでしょう。例を挙げると、15,000円程度の宿泊費であれば問題ないといわれています。ただし、会社の業績などにも左右されますので、宿泊費の金額についてはあらかじめ税理士と相談しておくと安心です。

接待を伴う宿泊の勘定科目は交際費

ホテルなどの宿泊費を勘定科目に分類する際には、どのような目的でその経費を使用したかが非常に重要です。

出張時の宿泊の場合には旅費交通費の勘定科目を選びましたが、取引先とのゴルフなどの接待を伴う宿泊の場合の勘定科目には、旅費交通費ではなく交際費を選びましょう。

社員旅行時の宿泊の勘定科目は福利厚生費

社員旅行でも経費で宿泊をしますが、社員旅行のような社員の慰安を目的として遠方へと行く場合の勘定科目は福利厚生費となります。

しかしながら、社員旅行を福利厚生費とするためには、いくつかの注意点が挙げられるでしょう。まず、旅行の内容は「社会通念上一般的」でなければなりません。また、社員旅行の期間は4泊5日以内で、全従業員を対象とした上で従業員全体の50％以上の参加が必要です。さらに、自己都合で社員旅行に参加しなかった人には金銭を支給しないことも条件とされています。

社内研修などの宿泊の勘定科目は研修費

その他、上記3つ以外の目的で宿泊する場合があります。

例えば、宿泊を伴う社内研修などを行う会社がありますが、この場合の宿泊費の勘定科目は「研修費」を使用して処理します。全従業員を対象として社内研修を行う場合には、「福利厚生費」の勘定科目を選ぶことも可能ですが、研修を目的とした場合には「研修費」が適切です。

しかし研修旅行の費用に観光など研修に必要のない部分が含まれる場合、必要でない部分は給与としてみなされ課税対象となるので企画する際には注意が必要です。

出張は経費精算が面倒

出張時の宿泊費は旅費交通費の勘定科目に分類しますが、いずれにしても出張手配を社員が行った際にはいったん旅費を立て替えて後日精算が必要でしょう。社員があらかじめ立て替えて支払った宿泊費の領収書を添えて出張報告書を提出し、経理担当部署で経費精算が行われます。この業務は通常業務と並行して行う必要があることから、業務効率が下がってしまう点が問題です。出張が多い会社では経理の仕事が増加してしまう点も問題視されているといえるでしょう。

また、令和5年10月1日からスタートするインボイス制度では、仕入税額が異なるため宿泊費などの仕入れ先が免税事業者なのか適格請求書発行事業者なのかの確認も必要となるでしょう。

経費精算の手間を削減するならエルクトラベル

宿泊費の経費精算をする手間の削減であれば、エルクトラベルの出張管理システム「出張手配プラス」の導入がおすすめです。出張手配プラスであれば、社員それぞれの出張時の旅費をまとめることができ、月単位での一括請求が可能になります。

部署単位やプロジェクト単位での請求や、経費負担先コードを申込時に登録できるため、経費の管理も簡単になります。面倒な旅費の経費精算の手間や領収書を管理する必要がなくなり、出張者だけでなく経理の業務量も大幅に削減できるでしょう。

ホテルや新幹線といった旅費交通費が月単位でまとめて請求され適格請求書発行事業者にも登録されていますので、立替精算時に必要なインボイスの要件を満たしているかの確認作業も大幅に削減でき仕訳業務が驚くほど簡単になるのが魅力です。

エルクトラベルなら海外出張にも対応

エルクトラベルの出張管理システムは、国内だけでなく海外の出張でも問題なく利用できます。海外の場合には旅費がかさむことから、社員が立替精算をする際には負担が増えてしまうといえるでしょう。その点、エルクトラベルは海外出張の費用も会社へ一括請求をしていることから、立替精算をする必要がありません。社員も安心して海外出張に出かけられますので、出張でのパフォーマンスも向上する可能性が高いのです。

国内の出張の場合でも、ホテルの予約は楽天トラベル・じゃらんと提携していることから、出張にぴったりのホテルや旅館が探せます。

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