仕訳ポイントはコレ！効率よく出張経費の勘定科目を選ぶ方法

出張経費として計上できるかの違いは？

出張経費を正しい勘定科目に仕訳する方法を説明する前に、出張経費として計上できる分とできない費用について解説します。

まず、業務に関連する支出だけが経費です。個人的な支出は経費とはならず、業務において必要であった支出のみが経費として計上できます。

例を挙げると、個人的なお土産の購入は経費になりませんが、取引先などにお土産を購入した場合には経費となるでしょう。

 

出張経費となるもの

経費の中でも、出張経費として認められるものがいくつかあります。ここからは、代表的な出張経費とその科目について説明します。

 

旅費交通費

出張時に利用した新幹線や飛行機、タクシー代などの移動にかかる経費は出張経費として計上が可能です。

この場合の仕訳は旅費交通費となるでしょう。

仕訳時には、いつどのような形で支払ったのかを分かりやすく明記します。

5月1日の出張当日に新幹線を手配し、現金で切符を支払った場合は「5月1日旅費交通費8千円・現金8千円」です。

 

交際費

出張時に取引先など業務に関係のある相手に接待を行った場合には、交際費として仕訳します。

取引先と会食を行ったときや、葬式などに参列し香典を渡した際の慰安費なども勘定科目は交際費です。

5月1日に出張時に取引先と飲食をし、現金で1万5千円を支払った場合の仕訳は「5月1日交際費1万5千円・現金1万5千円」と記載します。

 

出張手当

出張時には食事代や交際費といったさまざまな雑費がかかるでしょう。その分を出張者が支払うと負担が増えてしまいます。

また、出張にかかった費用を出張者が立替払いする場合には後日精算業務が必要となり、業務効率が下がってしまうことも問題とされてきました。

出張手当は費用の品目を問わずに一律で支給されますので、経理だけでなく社員全体の仕事を減らすステップとして出張手当を導入している会社も多いでしょう。この出張手当の勘定科目は旅費交通費です。

 

手当を支給するメリットは？

出張手当（日当）は出張にかかる雑費をまかなうために支給されていますが、これまで細々としているといった理由から後日精算業務を行わなかった支出も手当によって損金として落としやすくなります。

損金に算入されると法人税はもとより、消費税の節税が可能になり、経費削減につながるでしょう。

また、出張手当は給与とは別で支給されていますので、受け取る側の社会保険料もかかりません。

所得税もかからないことから、同じ額だけ給与が増額されるよりも手取金額が多くなるのがメリットです。

出張手当として旅費交通費の科目に仕訳しておくと、会社だけでなく出張者にも大きなメリットがあるという点から注目が集まっています。

 

旅費交通費の科目は非課税のため税金の節約が可能

出張手当を支給しておくと節税につながると説明しましたが、出張経費として旅費交通費の科目を選ぶと非課税になります。

旅費交通費の扱いは国内と海外では異なりますが、国内出張にかかった旅費交通費は課税仕入れとなるのです。

そういった理由から、法人税や消費税がかからないといえるでしょう。ただし、海外出張の場合には旅費交通費が課税仕入れにはなりませんので注意が必要です。

 

移動の目的をチェックするのがポイントに！

旅費交通費の科目に仕訳ができるのは、すべての移動にかかった費用ではありません。

旅費交通費には宿泊費も含まれますが、研修旅行で宿泊をした場合には「研修費」としての仕訳が必要です。

慰安目的の社員旅行でのホテル代は「福利厚生費」となりますので、注意するのが良いでしょう。出張時の旅費交通費は遠方の取引先などに出張した際の支出のみが仕訳されます。

 

宿泊費のポイントは食事の有無

出張時の宿泊費は旅費交通費への仕訳が可能です。

ただし、宿泊費を旅費交通費に仕訳する際には、食事があったかをしっかりと考えなければなりません。

なぜなら、多くの会社で食事代は出張に行かなくとも発生する費用だと考えられているからです。

そういった会社では、食事代は出張経費としては認められず、旅費交通費への仕訳もできません。

したがって、宿泊費と食事代の領収書を分けてもらうように指導しているところもあるでしょう。

朝食付きプランなどを提供している宿泊施設の利用は認めないとしているケースもみられるのです。

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宿泊費の勘定科目は旅費交通費？出張時のホテル代の分類方法

 

旅費規程の確認で正しい科目への仕訳を

出張時の移動にかかった費用や宿泊費などは旅費交通費に仕訳られます。けれども、どこまでが出張経費とし認められるのかが分からないという人も多いでしょう。

その際には、出張旅費規程を確認しておく必要があります。旅費規程は出張にかかる費用を会社ごとに取り決めた規定です。

出張関連の費用はこの規定に基づいて支給されますので、出張費用の仕訳時における指針となるでしょう。

旅費規程に出張時の宿泊費の上限が設けられている場合には、その上限を超えた金額が自己負担となることもめずらしくありません。

会社ごとに上限は異なりますので、しっかりと確認しておくことが大切でしょう。

旅費規程には出張手当に関する記載もあり、役職ごとの上限が設定されています。

一般的な社員と役員の出張手当の金額は異なることが多いため、しっかりとチェックしておくことが肝心です。

 

出張旅費の科目とは異なる経費

出張時の費用であっても、旅費交通費に仕訳できない経費もあります。

従業員研修で会議室を借りた場合の費用は、福利厚生や研修費の科目を選びましょう。

顧客向けのレセプションパーティーなどを行った際には広告宣伝費となりますので注意が必要です。

出張経費を旅費交通の科目にする際には、経費担当者がしっかりと仕訳方法を知っておく必要があるでしょう。

さらに、他部署にも情報を共有しておき、経費精算時にトラブルがおこらない工夫が必要だといえます。

 

仮払金がある場合の仕訳は？

出張経費を現金で支払った場合の仕訳では現金と記載していましたが、仮払金によって精算するとどのように書くのが良いのでしょうか。

仮払金とは、出張時に出張者が高額な費用を立替えることを懸念し、企業側があらかじめ費用を支給しておくことをいいます。

仮払金の金額は概算となるため、出張後に精算することで金額を確定するケースが多いでしょう。

現金とは異なる方法で支払うことから、仮払金の仕訳には注意が必要です。5月8日に出張において、5月1日に仮払金として5万円を支給したとしましょう。

しかし、実際に旅費交通費として使用した金額は2万円であり、現地で取引先の接待費に2万円がかかったとします。

このとき、1万円が残りますので、残額を現金で返金されたとしましょう。この場合の仕訳は次のように行います。

• 5月1日仮払金5万円・現金5万円
• 5月1日旅費交通費2万円・仮払い金2万円
• 交際費2万円
• 現金1万円

 

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仮払金とは？立替金との違いや精算を効率化する方法を解説

 

ICカードを利用した場合の仕訳方法

出張経費をICカードで支払った場合にも、仕訳方法が異なります。

近年ではSuicaやPASMOなどの交通系電子マネーをチャージして利用する社員も増えていることから、経費の処理方法には注意が必要です。

まず、ICカードへのチャージをした段階というのは、実際には交通費を支払ったとは考えにくく、チャージ分を交通機関に預けている状態といえるでしょう。

したがって、この場合にも「仮払金」という資産勘定を用います。ICカードに2万円をチャージし、1万5千円分を利用した場合の仕訳は次の通りです。

 

借方貸方適要仮払金

• 2万円現金
• 2万円ICカードチャージ

 

借方貸方適要旅費交通費

• 1万5千円仮払金
• 1万5千円ICカード利用

 

税務署調査でチェックされないように注意を！

旅費交通費など出張時の支出は税務署からの調査を受けやすいポイントだといえるでしょう。

なかでも海外出張は日数が長く、出張時に観光をするケースも増えることから、業務上の支出であったのかを疑われやすくなってしまいます。

国内の出張でも、旅費交通費として出張手当を支給している場合、その金額の妥当性や出張旅費規程の有無を確認してくるケースは多いものです。

税務署調査で指摘されてしまうと、税務署への説明や書類の提示などが求められますので、手間がかかってしまうでしょう。

税務署からの指摘によって間違いが見つかると、ペナルティとして税金の追加払いも発生してしまうのです。

旅費交通費などを正しく仕訳していると、これらの手間や支出は生じることがありませんので、適正な判断によって仕訳処理を行うことが大切になります。

 

出張経費を正しい勘定科目に仕訳する近道

出張経費を正しい勘定科目に仕訳すると、経費削減と業務効率の向上につながります。

しかし、出張の多い会社で出張者による立替精算を行っている場合には、膨大な量の出張を管理する必要があるでしょう。

経理の業務を削減し、効率良く正しい勘定科目に仕訳するためには、出張手配サービスの利用がおすすめです。

数ある出張手配サービスの中でも、エルクトラベルを選ぶと旅費交通費の仕訳が簡単になるでしょう。

 

エルクトラベルの魅力

エルクトラベルで出張手配を行うと、出張時の旅費交通費への仕訳が楽になると評判です。

また、出張時の経費も大幅に削減できますので、会社の経営状態の向上も期待できます。

ここからは、エルクトラベルの魅力を紹介します。

 

旅費交通費の仕訳が一度に！

エルクトラベルを利用すると、出張者は自分が手配したホテル代や交通費を立替精算する必要がありません。

エルクトラベルを利用したすべての社員の手配が、1カ月ごとにまとめて会社に送られますので、精算業務が驚くほど簡単になるでしょう。

後日精算業務自体がカットされることから、経理担当者の負担も大幅に軽減できると高く評価されています。まとめて請求された分の仕訳も一度に行えますので、効率良く業務が行えるようになるのです。

 

旅費交通費の削減も可能に！

出張が多い会社では旅費交通費としての負担が大きく、会社の経費を圧迫していると感じるケースも多いでしょう。

その点、エルクトラベルでは快適なホテルや交通機関の手配を安く簡単に行えるのが魅力です。

国内のホテルであれば楽天トラベル・じゃらんと提携していることから、たくさんのホテルの中から予算にぴったりのホテルが選べます。

 

正しい仕訳で出張経費の削減を目指そう

出張時の旅費交通費の扱いは非常に難しく、どの出張経費が旅費交通費の科目かを正しく知っておくことが大切です。

また、仕訳方法も支給方法や支払い方法によって異なりますので、注意する必要があるでしょう。

経費として計上できると法人税などの節税も可能です。

エルクトラベルを利用すると仕訳業務が簡単になります。それだけでなく、出張費用も抑えられますので経費削減に大きく貢献するでしょう。

エルクトラベルを利用して、正しい仕訳と経費削減を目指してみてはいかがでしょうか。

 

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