社員旅行は経費にできる？条件や手順を解説

社員旅行を経費処理するときの勘定科目

社員旅行は一般的に福利厚生費として処理されます。ここでは、社員旅行を経費処理するときの勘定科目について詳しく見ていきましょう。

 

福利厚生費とは

福利厚生費は、従業員の快適な就業環境や私生活をサポートするために、役員以外の従業員に公平に支払われる給与以外の費用のことです。福利厚生の手厚さは、従業員が働きやすい環境であるか見極めるポイントとして大きな役割を担っています。

そのため、福利厚生を充実させ社内環境を整えることで、従業員の会社満足度を上げ、離職率を下げたいと考える企業も多いのではないでしょうか。福利厚生費は企業としては大きな出費となることもありますが、一定金額内に収められると非課税となるため節税効果も期待できます。

福利厚生費には法律で定められている「法定福利厚生」と企業が独自で定める「法定外福利厚生」の二種類があります。

 

 

 

しかし、社員のために行うものを全て福利厚生費として計上できる訳ではありません。福利厚生費として計上するためには、どのような費用であっても次の3つの条件をすべて満たす必要があります。

これらの要件を満たしていない場合は福利厚生費として認められず、課税対象となることもあるので注意しましょう。例えば社員旅行に参加する社員の旅行費を負担し、参加しない社員には旅行費用分を現金支給した場合は、経済的利益があるため給与として判断されます。この場合は社員旅行に不参加者だった従業員だけでなく、参加した従業員の旅費や宿泊費、交通費など、社員旅行に関わる費用が全て課税対象になります。ただし、社員旅行代金を給与天引きで積み立てていた場合の返金分は、課税対象とはなりません。

また、例外的処置として、交代制勤務などで業務上やむを得ない理由による不参加は、旅費分を金銭で支給することができます。その場合は当事者のみが給与所得として処理され課税対象となるので注意しましょう。

社員旅行を福利厚生費として扱うためには、慰安旅行であることが条件です。研修を目的とした研修旅行の場合は、研修費や旅費交通費として処理します。

 

社員旅行を経費として処理するための条件

　
社員旅行の旅行費用を福利厚生費として経費計上するためには、旅行内容なども一定の要件をクリアしなければなりません。詳しい条件を確認しておきましょう。

社員旅行は要件さえ満たすことができれば、宿泊費、往復の交通費、食事代、国内旅行保険、観光費用などが社員旅行の経費として認められます。しかし、少額の旅行であっても、要件を満たさなければ税務調査で指摘され、給与所得となったり交際費として処理されたりするケースもあるようです。福利厚生費として認められる事例と認められない事例をチェックしていきましょう。

 

①旅行期間

旅行期間は国税庁によって明確に定められており、国内旅行と海外旅行で日程が異なります。国内旅行の場合は旅行期間が4泊5日以内であること、海外旅行の場合は滞在日数が4泊5日以内となっており、海外旅行において機内泊は旅行期間に含まれません。

 

②参加人数

参加率においても、従業員の50％以上が参加していることが条件となっています。従業員には正社員だけでなく、パートタイム労働者やアルバイト等も含まれます。会社の規模が大きい場合は、全社合同でなく支店ごとに開催することが可能ですが、その場合も各支店の従業員の過半数が参加しなければなりません。

このため、営業成績優秀者による褒章を目的とした旅行や、役員のみが参加する旅行は社員旅行として認められず、課税対象となる可能性が高いです。一部の社員が参加する旅行の場合は給与所得扱いとなり、役員のみが参加する旅行は役員賞与とみなされます。ただし、業務上必要な出張としていく視察旅行の場合は、旅行交通費として処理することが可能です。

また、社員旅行に家族同伴や取引先を招待するケースもありますが、福利厚生費は従業員に対するものなので家族分の旅費を福利厚生費として計上することはできません。個人事業主で家族が事業専従者として働いているケースでも、単なる家族旅行と区別がつかないため否認され、福利厚生費とならない可能性が高いでしょう。取引先を接待目的で社員旅行に同伴させた場合は、取引先の旅費は交際費として処理することとなるため課税対象となります。

 

③金額

社員旅行の金額については明確な規定がないため、社会通念上一般的な行程となっているか、贅沢過ぎない金額かどうかがポイントとなります。一般的には会社負担分が一人当たり10万円までという見方が強いようです。

 

 

この場合はいずれも会社の負担額が10万円以下となるため、金額的には問題ないと判断されるでしょう。また、社員旅行にふさわしくない豪華な旅行内容であると判断されます。

 

 

社員旅行が数年に一度でも、上記のような一人あたりの社員旅行の費用が高額になった場合などは、福利厚生費として処理できなくなる可能性があります。

 

社員旅行についての就業規則を整備しよう

社員旅行としての要件を満たさずに福利厚生費として計上していた場合、税務調査で指摘を受けることがあります。追徴課税の対象となってしまうこともあるため注意が必要です。税務調査では社員全員への公平な福利厚生であったかが重要視されます。福利厚生目的であることを示すためにも、就業規則などで明確なルールを設け、社員に明示するようにしましょう。

 

経費処理を効率的に進められるシステム導入の検討も◎

複雑な経理処理をスムーズにすすめる方法として経費精算システムや出張管理システムなどの導入もおすすめです。部署ごとプロジェクトごとの旅費や経費の管理もできるため、社員旅行や研修旅行を計画している企業の担当者は、検討してみるとよいでしょう。

 

社員旅行を経費で落とせないケースとは

上記で説明した「福利厚生費」の条件を満たさない場合、社員旅行の費用は給与または交際費として扱われることになり、会社負担額が非課税ではなくなります。

「社員旅行を経費として処理するための条件」と重複する部分もありますが、ここで改めて、経費では落とせないケースをまとめてご紹介いたします。

 

観光がメインの旅行になっている

旅行の目的が観光や娯楽に偏りすぎていると、慰安目的と認められず、福利厚生費ではなく給与と判断されることがあります。

豪華すぎる旅行や、自由行動が主体で旅行日程の大部分が観光に充てられている場合は注意が必要です。

 

取引先の接待に使っている

社員だけでなく、主要な取引先の接待を主な目的とした旅行費用は、福利厚生費ではなく交際費として扱われます。

交際費は、接待飲食費を除き、原則として損金算入に制限があるため、福利厚生費として処理する場合とは税務上の取り扱いが大きく異なります。

 

旅行の不参加者に金銭を支給している

旅行に参加しない従業員に対して、現金やそれに代わるもの（商品券など）を支給した場合、参加者の旅行費用だけでなく、不参加者への金銭支給分も合わせて、全額が給与として扱われる可能性が高くなります。

不参加者への金銭支給は、「旅行に参加する権利を買い取る」行為とみなされ、旅行が実質的に経済的利益の供与（給与）と判断される大きな要因となるため、避けるべきです。

 

社員旅行の経費計上で注意すべきポイント

ここまでの内容も踏まえて、社員旅行の経費計上で注意すべきポイントをまとめます。

 

役員のみ・特定部署のみの旅行は要注意

役員のみが参加する旅行や、特定の一部部署のみが参加する旅行は、原則として福利厚生費として認められません。役員のみの旅行は役員報酬や交際費、特定部署のみの旅行は給与または交際費と見なされる可能性が高いです。

福利厚生費として認められるためには、「全従業員」を対象とすることが基本となります。やむを得ず部門別に行う場合でも、全従業員が参加機会を持つことが重要です。

 

海外旅行に行く際の注意点

「①旅行期間」でもお伝えした通り、海外旅行の場合も、国内旅行と同様に現地滞在期間が「4泊5日以内」や「参加率50％以上」「一人あたり10万円以内（目安）」の条件が適用されます。

特に高額になりがちな海外旅行では、一人当たりの会社負担額が10万円の目安を超えないように注意深く計画し、明確な根拠を残しておく必要があります。

 

取引先や家族が同伴する場合の取り扱い

取引先が同伴する場合は、「取引先の接待に使っている」でもお伝えした通り、接待目的と見なされると交際費となります。

一方、従業員のご家族が同伴される場合は注意が必要です。まず費用についてですが、会社が負担すると「給与」として課税されてしまいます。そのため、ご家族分は自己負担としなければなりません。

また行動面については、社員本人は全行程への参加が必須ですが、自己負担で参加するご家族にはその義務はありません。ご家族だけ別行動をとることも可能です。

 

出張旅行の経費処理に役立つBTM（ビジネストラベルマネジメント）とは

出張旅行の経費処理は、申請や手配、承認作業など多岐に渡るため、処理方法に悩む企業も多いのではないでしょうか。近年注目されているサービスとして、出張業務をサポートし、経費処理に役立つBTM（ビジネストラベルマネジメント）があります。

BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは、出張に関連する業務を一括で管理するシステムやサービスのことです。多岐に渡る出張業務を規程に沿って一元管理することが可能なため、業務の効率化とコンプライアンスを遵守する風土の醸成を図るために導入する企業も増えています。

 

出張状況、出張目的やコストの把握もできる出張手配プラス

出張手配プラスでは、社員旅行や出張の際に必要となる飛行機や新幹線などのチケットの手配、宿泊先の確保、経費処理などを簡潔に行うことが可能です。
また、出張者の申請・承認状況の確認、出張内容やコストなどを、リアルタイムで把握することもカンタンです。

こうした一括管理システムを採用することで、出張管理業務を可視化させると、不正防止にもつながります。経費処理を効率よく進めるだけでなく、コストの適正化、経費削減にも役立つ出張手配プラスを利用してはいかがでしょう。

 

よくある質問

社員旅行の経費に関してよくある質問と回答をまとめました。

 

日帰り旅行でも経費にできますか？

はい、日帰り旅行でも福利厚生費として経費計上は可能です。

ただし、日帰りであっても、参加率50％以上や社会通念上妥当な金額であるという条件を満たす必要があります。

 

旅行費用の上限は決まっていますか？

明確な法律上の上限額はありませんが、前述の通り、一人当たり10万円までが福利厚生費として非課税と認められるための一般的な目安とされています。

この金額を超える場合は、給与課税される可能性が高くなります。

 

社員旅行は何泊まで経費として認められますか？

社員旅行として福利厚生費で認められる期間は、4泊5日以内です。

国内旅行の場合は、旅行期間が4泊5日、海外旅行の場合は滞在期間が4泊5日となっており、機中泊などの移動日は含めません。

 

準備～経費処理までを効率化できるシステム導入で、有益な社員旅行の計画を

社員旅行は一定の条件を満たすことができれば福利厚生費として計上することができます。条件を逸脱した場合は課税対象となり、税務調査などで指摘されてしまうこともあるため注意が必要です。

社内コンプライアンスを遵守し、適切な処理を行うことを心がけましょう。BTM（ビジネストラベルマネジメント）を利用することで業務の効率化とともに経費削減効果が期待できます。