出張費が非課税になる方法や注意点を解説

会社の経営を考えるとき、節税が大きなテーマになることがあるでしょう。交通費などの出張費も経費としての計上が可能になると、ビジネスが成功しやすくなります。

そこで、出張費を非課税にし、節税対策を可能にする方法を紹介しましょう。

 

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出張費が経費になるメリット

出張費が経費になると非課税として扱われるため、節税対策につながります。ただし、出張費が非課税になることでメリットを受けられるのは企業側だけではありません。

出張費を受け取る側である社員にも大きなメリットをもたらすのです。そこで、それぞれのケースにおけるメリットを解説します。

 

企業側のメリット

出張費を支払う会社は、出張費そのものが経費となることで、法人税や消費税・住民税を抑えることが可能です。

 

受け取る側のメリット

実際に出張に出かけ、会社側から出張費として出張手当（日当）を受け取った従業員や役員には、納税額が低くなるメリットがあります。なぜなら、出張手当には所得税と住民税が課税されないといった性質があるからです。

よって、出張の日当として50万円を受け取っても年収がそのまま50万円増えると考えましょう。所得税は収入によって税率が異なるものの、最高税率である50％であっても税金は25万円安くなります。

 

なぜ出張費が非課税になるのか

出張費が非課税になると双方にとってメリットが期待できますが、なぜ出張手当をはじめとした出張費は非課税になるのでしょうか。その仕組みを解説しましょう。

 

実費精算がキーワード

ホテルや交通機関といった出張費の支払は、予約者が立て替えるケースが多いものです。立て替えたものを会社が精算する「実費精算」の場合には、所得税は非課税となります。

実費精算で支払った費用というのは、売上げのために必要な費用と考えられることから、経費としての計上が可能です。このような理由から、出張費は非課税として扱われています。

 

実費精算が不要な出張手当（日当）が非課税の理由は？

実費精算が可能な費用は非課税となると説明しましたが、出張手当（日当）の扱いは異なります。出張手当は出張時に普段よりも余計な支出が増えることを考慮して出張者に支給する報酬です。

あらかじめ企業で設けられたルールに従って一定の金額を支払うものですが、この支出は実費精算ではありません。けれど、出張に必要な費用として考えられていますので、それほど高額でない場合には、出張費と同じように非課税となるのです。

 

出張費が非課税と認められる範囲

常識を超えた金額の出張費を経費として計上すると、課税の対象となってしまうことがあります。そのため、出張費として非課税になる金額の範囲は知っておくのが良いでしょう。

ただし、具体的にいくらまでが上限という決まりはありません。企業の規模や従業員の人数などによっても、出張費の相場は異なります。

 

旅費が非課税となる目安は？

出張費が多すぎることに目をつけられ、税務署からの調査を受けると課税対象とされてしまうことがあります。けれど、出張旅費が非課税になる具体的な金額は示されていません。

しかしながら、おおよその目安は存在します。まず、旅費を非課税にするには、その内容がビジネスにおいて妥当な金額かがポイントです。

一般社員の出張時に新幹線のグリーン車や、飛行機のビジネスクラスを使うと、交通費として妥当だと認められないでしょう。

自由席や普通車指定席、エコノミークラスの利用であれば問題なく非課税と認められます。

また、出張にもかかわらず、高級ホテルのスイートルームに宿泊したケースでも、課税の対象となることがあるのです。

 

出張費を設定するポイント

旅費の精算では、課税・非課税の基準が非常に曖昧だといえるでしょう。しかし、出張費や出張手当は一般的な社員と役員の支給額を変えても問題はありません。

社長や重役はグリーン車やビジネスクラスを利用しても非課税として扱われることが多いのです。

また、国内出張よりも海外出張の手当が高額になりがちですが、この場合でも問題なく経費として認められ、非課税になる傾向がみられます。

会社の業種や規模を考え、それに見合った出張費を設定することが大切です。

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非課税にするためにすべきこと

出張費を非課税にするには次のことに気を付けましょう。

 

出張旅費規程の作成

出張費を社員に支給して所得税や住民税を非課税にするのであれば、出張旅費規程を作成する必要があります。

出張旅費規程に出張費の細かな取り決めを記しておき、社員にも周知しておきましょう。加えて、出張旅費規程に記載した通りの金額を社員に支給することも大切です。

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出張旅費精算書や報告書の作成を徹底

出張が多い会社などでは、その出張が本当に行われたのかを税務署から疑われてしまうことがあります。

そういった疑いをかけられないためにも、社員に出張旅費精算書や出張報告書を作成させるのが良いでしょう。

これらの書類には出張先や期間・目的などを明確に記載し、交通費やホテル代などの領収書を添付する必要があります。

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定額支給も1つの方法

交通費と宿泊費は実費精算といった性質がありますが、出張手当（日当）は定額支給です。いずれの支給方法でも非課税としての扱いが可能なため、すべてを定額支給する会社もあるでしょう。

定額支給にすることで、後日精算業務がカットでき、経理担当者の負担が軽減します。業務効率が格段にアップしますので、経理業務を削減したいという会社にはぴったりの方法でしょう。

ただし、定額支給にすると出張費を払い過ぎてしまうこともあるため注意が必要です。

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出張手配サービスで旅費の扱いを簡単に

出張時の交通費や旅費を実費支給すると精算業務が増えてしまいます。精算業務の多さに困り果てる経理担当者は多く、業務効率が悪くなってしまうケースもめずらしくないでしょう。

そこで、出張手配サービスの利用がおすすめです。出張手配サービスであれば精算業務がカットでき、出張経費の大幅な削減もできます。

 

まとめて支払えて仕訳が楽に

旅費や交通費を実費支給していると、精算業務などが必要です。

しかし、出張手配サービスを利用すると、すべての社員の出張旅費を会社がまとめて支払えるようになるため、精算業務そのものがカットできます。

また、たくさんの領収書のチェックや管理の必要もなくなりますので、業務効率が格段にアップするでしょう。仕訳業務も簡単で、空いた時間や人材を使って新たなビジネス展開も可能です。

 

安く快適な手配が可能

出張手配サービスの中でもエルクトラベルを利用すると、出張手配にかかる費用が安くなります。

簡単な検索でたくさんの情報が分かるようになることから、交通機関やホテル選びなどが楽しくなるでしょう。また、サービスの導入にも費用がかかりません。

月額利用料も無料に設定されていますので、出張費をおさえた手配が実現します。

 

少しのコツで出張費が非課税に

出張費が非課税になると会社だけでなく従業員も節税が可能です。

ただし、出張に必要な旅費が非課税にできるかの線引きは非常に曖昧だといえます。

けれど、いくつかのポイントをおさえると非課税として認めてもらえるでしょう。

出張費をおさえるには出張手配サービスの利用も1つの方法です。エルクトラベルであれば出張経費の大幅な削減が可能ですので導入を検討してみてはいかがでしょうか。