初めてや海外でも問題なし！必要なものを準備して快適な出張にする方法

2021/02/27

情報コンテンツ

更新日：2023/05/18

初めての出張や海外出張へには、何を持っていくべきでしょうか。必要なものを忘れてしまったり、荷物が多すぎる場合にはスムーズな出張ができないでしょう。

そこで、出張時に必要なものを紹介します。

出張時にはたくさんの持ち物が必要？

出張は旅行ではなくビジネスでの成果を上げる目的で行われるものです。そのため、ビジネスで必要なものは忘れずに持っていきましょう。また、快適に仕事をするための十分な着替えも必要なものとして考えられています。

ただし、あれもこれも持っていっては、使い切れないことも多く、荷物が多すぎてスムーズな移動ができないこともあります。したがって国内・海外にかかわらず、出張では必要なものだけを準備し、ビジネスに集中できるように努めることが大切です。

出張時の荷物の決め方

出張では必要なものだけを持っていくのが良いと説明しましたが、どのような持ち物を選ぶのが重要でしょうか。

まずは、出張の際に必要となる荷物の決め方を解説します。

持ち物のリストアップから始めよう

出張が決まると、まず、どの持ち物が必要かを考えます。

必要だと思う持ち物をリストアップしておくと、必要なものとそうでないものが判断しやすくなるでしょう。そのためには、普段の持ち物を把握することから始めるのがおすすめです。ビジネスバッグにどのようなものを入れており、どのシーンでどの持ち物を活用しているかを考えると、必要なものが見えてきます。リストの中には、ホテルや滞在先に備え付けられているものもあるでしょう。そのようなアイテムは必要なものリストから削除し、荷物を減らす工夫も大切です。

スケジュールに合わせる

出張に必要なものリストが完成すると、次は出張の目的も洗い出しておくのが良いでしょう。どのような打ち合わせや商談があるのか、取引先との会食はどこで行われるのかが分かると、必要なものとそうでないものが明確になります。

例を挙げると、日中は取引先の本社で商談を行い、夜はドレスコードのあるパーティーへの参加というスケジュールの場合には、スーツだけでなくドレスシャツなども必要です。女性の場合には、ドレスなども必要なものと考えるのが良いでしょう。靴もビジネスシューズからハイヒールに履き替える必要があり、アクセサリーも華やかなものに変更しなければなりません。

パーティーなどに参加しない場合でも、長期の出張でいつも同じスーツばかりを着ているのは気が引けるという人も多いでしょう。何枚ものスーツを持っていくのはかさばるため、ネクタイを複数本持参し、コーディネートにアクセントをつけるのもアイデアです。

現地調達できるか

出張前には必要なものと考えていても、実際には使わないものもあるでしょう。また、シャンプーなどは重くてかさばるといった理由から、できれば持っていきたくないという人もみられます。そういったものは、現地調達ができるかを考えてみるのがおすすめです。

国内の長期出張の場合には、荷物を持っていくより現地で調達したほうが安く快適だと感じることもあるでしょう。海外出張の場合にも必要なものが現地調達できると、荷物が減らせます。コンビニなどを利用すると簡単に必要なものが購入できることから、現地調達も1つのアイデアとして考えておくのが良いでしょう。

こだわりグッズや便利グッズが必要か

出張でビジネスホテルに宿泊するときには、シャンプーや歯ブラシなどの必要なものが用意されているケースが多いでしょう。そのため、出張の持ち物を少しでも減らすことは可能です。しかし、ビジネスホテルのアメニティグッズではなく、自分のこだわりグッズがある人は、持っていくのも1つの方法です。普段から自分がこだわって使っているグッズであれば、出張の疲れが癒せます。海外などの長期の出張の場合には、ホテル暮らしにストレスもたまりやすいことから、こだわりのグッズを持っておくのが良いでしょう。ただし、こだわりグッズばかりをリストに入れると、荷物が増えすぎてしまいます。荷物を減らすべきか、必要なものとして持っていくか、しっかりと考えるのがおすすめです。

国内の場合に必要なもの

国内の出張は1泊や2泊などの短期が多いため、普段のビジネスグッズに着替えなどをプラスする程度で十分です。国内出張は持ち物が少ないため、準備にそれほどの時間がかかることもないでしょう。さらに、国内のホテルはアメニティグッズが充実しているケースが多いため、必要なものだけを準備するのがおすすめです。

ここからは、国内の出張に必要なものを紹介しましょう。

衣類や下着

国内の出張において、必要なものの1つが衣類です。男性・女性を問わずスーツは必要なものですので、準備するようにしましょう。スーツでなくとも、ビジネスカジュアルは最低限求められます。また、カジュアルな私服で出張に出かける際には、革靴を忘れる人が多いため、気をつけておきましょう。ワイシャツやネクタイ、スーツ用の靴下も必要なものとしてリストアップしておきます。そのほかにも、旅程分の肌着が必要です。

ノートパソコン

国内出張の持ち物の中でも、必要なもの度が高いのがノートパソコンだといえます。普段からノートパソコンを使用した業務をこなしているビジネスマンは多く、仕事の必需品だと考える人もいるでしょう。ノートパソコンがあれば、たくさんの資料を持ち運ぶ必要がありません。ホテルにWiFiがある場合には、調べごとをしたいときにも便利です。長文のメールなども簡単に遅れることから、仕事が円滑に進むでしょう。上司とのやり取りもしやすくなりますので、ノートパソコンは出張に必要なものとして準備するのをおすすめします。

スマホの充電器

地図アプリを開いたり、現地の情報を調べたりと出張先ではスマホを使う機会が増えるでしょう。そのため、普段よりも充電の減りが早いと感じることがあります。充電が切れてしまってはスマホが使えなくなってしまいますので、スマホの充電器も必要なものリストに記載しておくのが良いでしょう。充電器は出張の持ち物の中でも忘れやすいアイテムの1つですので、前もって準備しておくことが大切です。

海外で必要なもの

1週間や2カ月などの長期出張や、中国・韓国・アメリカなどへの海外出張の場合には、必要なものが異なります。

そこで、海外出張に必要なものとしてリストに書いておくべき持ち物を紹介しましょう。

パスポート

海外への出張の場合に必要なものにパスポートがあります。パスポートを忘れてしまうと出国できませんので、持ち物リストにしっかりと記載しておくのが良いでしょう。また、パスポートの有効期限が6カ月以上必要な国もあります。したがって、出張手配をする際にはパスポートの有効期限も確認しておきましょう。出張先でパスポートを紛失した場合にも、予定通りの帰国が難しくなることから、出張先でのパスポートの管理も大切です。

ビザ

パスポートだけでなくビザが必要な国もあるでしょう。ビザの手配は非常に手間がかかるため、出張が決まった際には早急に手続きをしておくのがおすすめです。ただし、出張の準備を進めながらビザの手配までをこなすのは大変な作業だといえます。スムーズな出張準備のためにも、ビザ取得の代行が可能なエルクトラベルに相談し、出張手配を快適に行いましょう。

電源プラグ変換アダプタ

パソコンやデジタルカメラ、スマートフォンなどは海外でも変圧器なしに使用できますが、海外は電源プラグの形状が異なることから、電源プラグ変更アダプタが必要です。電源プラグの先に取り付けるだけですので、大きすぎず持ち運びにも便利な持ち物でしょう。ただし、うっかり忘れることの多いアイテムとしても知られていますので、必要なものとしてしっかりと書きだしておきのをおすすめします。

国際運転免許証

海外でレンタカーを借りる場合に必要なものが国際運転免許証です。国内で使える運転免許証だけでは海外では運転ができませんので、準備しておくようにしましょう。

ポケットWiFi

海外でメールやインターネットを頻繁に利用するという人は、カバンにポケットWiFiを入れていくのが良いでしょう。宿泊先のWiFi環境が整っていない場合にも、ポケットWiFiがあると便利です。空港などでもレンタルが可能で、帰国時に空港で返却できるものもありますので、探してみるのが良いでしょう。

モバイルバッテリー

海外出張ではたくさんの情報を記録するために写真や動画を撮る機会が増えるでしょう。そのため、スマホの充電がすぐになくなると感じることがあります。その点、モバイルバッテリーがあれば、外出先でもすぐに充電が可能ですので、不便さを感じることがないでしょう。小さいタイプのモバイルバッテリーであれば、移動時にかさばることもありません。モバイルバッテリーは忙しいビジネスマンにも必要なものとして知られていますので、出張にも持っていくのをおすすめします。

部屋着・普段着

どうしても必要なものではありませんが、あると便利なアイテムが部屋着や普段着です。出張中はスーツを着ていることがほとんどのため、気が休まる暇がないと感じる人も多いでしょう。滞在先のホテルにパジャマなどがあるところもみられますが、普段から愛用しているパジャマやスウェットなどがあるとリラックスが可能です。ホテルで十分な休息が取れると仕事のパフォーマンスも上がりますので、部屋着や普段着を持っていくのも良いでしょう。