旅費交通費だけじゃない！ホテル代の仕訳について解説
出張で利用したホテル代の仕訳は、経理担当者が頭を抱えるポイントのひとつです。ホテル代の仕訳にはどの勘定科目を選ぶべきでしょうか。
この記事では、出張時のホテル代の仕訳について選択すべき勘定科目を徹底的に解説します。
目次
ホテル代の仕訳方法は１つではない
社員が仕事の一環としてホテルを利用した際のホテル代は経費にできます。けれど、ホテル代を仕訳する場合にはその目的ごとに勘定科目が異なるのが特徴でしょう。出張時の主なホテル代の勘定科目は、旅費交通費と交際費です。
一般的な出張時のホテル代は旅費交通費
社員が取引先との打ち合わせや商品販売の促進を目的として出張する場合、ホテル代の勘定科目は旅費交通費に仕訳できます。出張は使用者の指示により会社から離れた場所で業務を遂行すること意味していますので、その目的は仕事として考えられるでしょう。仕事目的で利用したホテル代の勘定科目は旅費交通費になるのです。
車で移動をした際のガソリン代やレンタカー代の勘定科目も、旅費交通費で問題ありません。ただし、通勤費は経費に計上できませんので注意します。さらに、出張時の食事代やお土産代なども領収書の有無にかかわらず、経費にはなりません。
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旅費規程に記載しておくことが大切
仕事目的で遠方へと出かけ、宿泊が必要となったケースのホテル代の勘定科目は旅費交通費です。ただし、経費になるからと常識を超える範囲のホテル代を計上した場合には、経費として認められなくなります。また、社員が経費を使いすぎた場合には、経営が圧迫される恐れもあるでしょう。よって、どこまでが旅費交通費として計上できるのかを旅費規程に記載しておくのをおすすめします。
例を挙げると、出張旅費規程にホテル代は2万円までとしている場合、社員は2万円までしか精算できません。2万円を超えたホテルに宿泊するとその差額は自己負担となるのです。
旅費交通費の相場は会社の規模や経営状態によって異なります。ホテル代の上限を決める際には、同じ規模の会社を参考にし、税理士などにも相談してみるのがよいでしょう。
手当として支給する方法も
出張でかかった食事代やお土産代などは経費には含まれません。けれど、カバンや着替えなどをそろえるのにお金がかかることがあるでしょう。コピー代やサービス料などの細かな雑費も必要です。その部分を手当として支給する会社もみられます。
手当を支給することで雑費が発生しても社員が身銭を切る必要がなくなり、出張へのモチベーションが向上するでしょう。また、手当は渡し切りで問題なく、余った手当を払い戻す必要がないため、社員のポケットマネーが増える可能性もあるのです。さらに、会社は手当を経費としての計上が可能で、消費税の節約にもつながります。ただし、個人事業主の場合には、自分の出張に手当を支給できません。
ホテル代を交際費として仕訳する場合
出張目的は取引先の訪問などだけではないでしょう。取引先との接待目的の旅行に出かける可能性もあります。接待がメインとなる出張でのホテル代は旅費交通費として扱えないため注意が必要です。この場合の勘定科目は交際費として仕訳します。
このとき、ポイントとなるのが仕事に必要な交際かどうかです。仕事に関連のないホテル代を交際費の勘定科目で申告をすると税務署の厳しいチェックを受ける可能性が高くなります。
ホテル代が福利厚生費となるケースも！
社員旅行に出かけた場合のホテル代は、出張と同じ勘定科目になりません。社員の福利厚生を目的とした宿泊の場合には、福利厚生費に仕訳しましょう。
福利厚生費とするための注意点
ホテル代に福利厚生費の勘定科目を選ぶには、すべての社員を対象にした旅行でなければなりません。一部の社員だけを連れて慰安目的の旅行に出かけた場合には、福利厚生費の勘定科目が選べないのです。
また、福利厚生費の勘定科目を選ぶためには、一般的な範囲内として考えられる料金におさえられている必要があります。社員に福利厚生目的のホテル代として現金支給した場合にも、福利厚生費の勘定科目としては認められません。
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その他の勘定科目
企業では、仕事目的の出張や接待、社員旅行以外でもホテル代が必要となることがあります。社内研修をした場合の宿泊や、徹夜での作業となり自宅へ帰れなかったときなどのホテル代はどの勘定科目に分類されるのでしょうか。
そのほかのケースでの勘定科目について説明します。
社内研修の際のホテル代
研修施設を借りて宿泊を伴う研修をした場合には、勘定科目は研修費として仕訳します。全従業員を対象として社内研修を行う場合には福利厚生費の勘定科目を選ぶことも可能ですが、特定の社員が研修を行った場合には研修費が適切です。
徹夜作業によって宿泊したホテル代
仕事が終電を過ぎても終わらず、徹夜作業となってしまった場合には社員をホテルに宿泊させる会社もあるでしょう。社員が自宅に戻れなかったケースでのホテル代は旅費交通費の勘定科目を選んで問題ありません。雑費としての処理も可能ですが、仕事のために宿泊が必要となったと考えられるからです。
さらに、タクシーに乗って帰宅する代金の代わりとしてホテル代を支払うのですから、出張のときと同じように旅費交通費の勘定科目が選べます。
出張時には経費削減が重要
宿泊を伴う出張のホテル代は、旅費交通費の勘定科目を選ぶと経費になります。経費として扱えるようになると、節税にもつながりますので会社にもメリットが多いでしょう。
けれど、経費そのものを少なくすると会社の経営を向上させることが可能です。そこで、経費削減方法には注目が集められ、出張時の交通費やホテル代の削減に努めている会社も珍しくありません。
出張にかかる宿泊費の削減を目指すのであればエルクトラベルがおすすめです。
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出張手配サービスを提供しているエルクトラベルでは、法人でも利用できる出張パックや格安チケット、格安ホテルを取り扱っています。なかでも、国内の宿泊先は楽天トラベル・じゃらんと提携していますので、豊富な宿泊施設の中からお気に入りが選べると評判です。
さらに、初期費用や月額の利用料も無料に設定されていることから、経費を抑えた出張ができるようになるでしょう。簡単に導入できるのが魅力で、出張の回数が少ない会社からも使いやすいと高く評価されています。
一括請求で仕訳が簡単に！
エルクトラベルで出張を手配すると、すべての社員が利用した宿泊先や交通機関の請求が月単位でまとめて会社に送られます。そのため、社員それぞれへの精算業務がなくなり、経理の手間が大幅に削減できるでしょう。
また、立替精算をする際には、各ホテルからそれぞれ発行される領収書や請求書などがインボイス制度対応済みか確認する必要がありますが、エルクトラベルは適格請求書発行事業者に登録済みのため、エルクトラベルからの一括請求では確認作業が不要になり、経費の仕訳業務が簡単になるのも魅力です。
適している勘定科目へと仕訳する時間も短縮できますので、経理担当者の負担が軽くなると高く評価されています。
出張時のホテル代の仕訳を効率化し経費削減を目指そう！
宿泊を伴う出張では、ホテル代の勘定科目は旅費交通費に分類されます。しかし、接待や社員旅行などのホテル代の勘定科目は異なるため、注意するのが良いでしょう。
仕訳業務を大幅に減らし、ホテル代などの経費削減を考えているのであればエルクトラベルに相談してみてはいかかでしょうか。エルクトラベルであれば、経理担当者の負担を減らし、経費を抑えた出張手配が可能です。
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この記事を書いた人
エルクトラベル編集部
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出張手配専門旅行会社の株式会社エルク（エルクトラベル）のメディア編集部。
これまで2,300社以上の出張関連業務の効率化を支援してきた実績を活かし、出張者はもとより出張に関わる経理や総務などのバックオフィス部門にも役立つビジネス情報を発信しています。
