休日や残業など労働時間の取り扱いが難しい?正しい出張管理を徹底解説

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出張はどこまでが労働時間?勤務時間の考え方を詳しく解説

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出張はどこまでが労働時間?勤務時間の考え方を詳しく解説

ビジネスにおいて出張は付き物ですが、出張中の「労働時間」をどのように判断すればよいのか迷ってしまうこともあるでしょう。出張時の移動や時間外労働、前泊や後泊などの場合、どこまでを「労働時間」として見なされるのか正しい知識を持っておくことが大切です。また、事前に出張旅費規程を定めて、出張に関する事項を決めておく必要があります。

今回は、出張における労働時間や事務処理の取り扱いについて、詳しく見ていきましょう。

 

本記事の内容:出張中の労働時間の考え方を解説

 

 

出張中の「移動」は労働時間に含まれるのか?

出張中の移動が労働時間に含まれるのかを考えるときには、移動時間に関する基本的な捉え方を理解しておく必要があります。それぞれのケースを踏まえて、移動時間に対する考え方を把握しておきましょう。

 

出張時における労働時間の基本的な捉え方

出張時における労働時間の基本的な捉え方

 

出張先が遠方で早めに出勤しなければならない場合

出張先が遠方である場合には、通常の出勤時間よりも早めに出発する必要があります。一般的には、会社や上司の指揮・命令が及ばない移動時間については、労働時間にはあたりません。しかし、場合によっては労働時間に含まれるケースもあるので注意が必要です。

たとえば、会社からの指示で必要な書類や商品・機材などを運搬している場合が該当します。また、上司に同行して移動中に仕事の打合せを行うような場合は、労働時間にあたるのです。

つまり、移動時間中に業務に関する何らかの作業を行っているときには、移動時間も労働時間に該当するといえるでしょう。裁判所の判例では行政解釈(厚生労働省の局長による通達である「基発」)などを踏まえたうえで、「労働者が使用者の指揮命令下に置かれている時間」が労働時間として判断されています。

 

出張先への到着時刻が始業時刻を過ぎてしまう場合

天候不順などで交通機関に影響が出てしまい、出張先への到着時刻が予定を越してしまう場合もあるでしょう。通常の始業時刻を過ぎて出張先に到着したときであっても、労働時間と見なされるのが一般的です。業務を開始していなくても、出張先への移動が業務にあたるため労働時間に含まれます。勤務地への通勤時と同じような扱いとなるのです。

 

出張先に車で移動する場合

出張先に車で移動するケースでは、自由に行動できるかどうかが判断のポイントになります。従業員が自由に行動できる状態であれば、基本的に労働時間にはあたりません。乗車中は拘束時間にはあたるものの、業務に従事していないという点では休憩時間と同じ扱いとなるため、労働時間に算入されないのです。しかし、物品の運搬などが目的である場合には労働時間に含まれます。

 

就業時間後の移動時間の取り扱い

出張先から従業員がそのまま自宅に帰る場合には、労働時間に該当しません。これは、従業員の行動が自由であるため、拘束時間とは見なされないためです。しかし、出張先から帰社する場合には労働時間にあてはまります。

会社や上司の指揮・命令が及ばない時間は労働時間にはあたらない

 

出張中の時間外労働は残業になるのか

出張先では必要に応じて、時間外労働を行うこともあるでしょう。この場合の取り扱いについて見ていきます。

 

基本的に残業扱いとなる

出張先で時間外労働を行った場合には、原則として残業扱いとなります。通常と同じように残業代を支払う必要が出てくるのです。たとえば、上司が同行して指示を受けていたり、電話などを通じて具体的な作業を命じられたりしているときが該当します。ただ、企業側の指揮監督が及ばず、労働時間の算定が難しいときには所定労働時間を働いたものとみなして、残業代を支払う必要はありません。

 

残業代の支払いが不要な「みなし労働時間制」

労使間で「みなし労働時間制」を採用しているときには、従業員に対して残業代を支払う必要はありません。みなし労働時間制とは、労働時間を正確に把握することが困難な場合に、あらかじめ決められた時間分だけを働いたとみなすことができる仕組みのことを指します。事業場外労働の特例として、労働基準法第38条の2において適用されるものです。みなし労働時間制の採用では、所定労働時間を越えた労働時間で算定する場合に労使協定が義務付けられています。就業規則にしっかりと盛り込むことによって、使用者と労働者との間で理解が得られるでしょう。

 

出張中の勤務時間を効率良く把握する方法

タイムカードを使用して勤怠管理を行っている際には、出張中の勤務時間を正しく把握するのは難しいものです。1つの解決策としては、スマートフォンを使用して従業員に勤務時間を打刻させる方法があります。ただ、虚偽の報告をされてしまう可能性もあるので注意が必要です。打刻時間と位置情報を同時に取得するシステムもあるので、うまく活用してみると良いでしょう。

 

出張時の前泊は労働時間に含まれる?飛行機が飛ばずに後泊した場合は?

出張時の前泊は労働時間に含まれる?

 

出張先が遠方にあるために前泊をしたり、飛行機が天候の影響で飛ばずに後泊をする場合もあるでしょう。このような場合の取り扱いについて解説します。

 

前泊・後泊が必要となるケース

遠方への出張先で早朝から打合せがあるときや、出張当日の出発が早い場合には前泊が必要になります。また、予定通り飛行機が飛ばなかったり、急遽会食の予定が入って出張先に泊まったりする必要があるときには後泊を行う必要も出てくるでしょう。突発的な問題が発生してしまったときに、宿泊するケースが多いといえます。

 

出張先での宿泊が労働時間に含まれる可能性

何らかの理由で宿泊が必要になった場合、基本的には労働時間には含まれません。労働時間に含まれるのは、何か果たすべき別段の用務を命じられたり、具体的な業務に従事していたりするときなのです。そのため、特定の目的地に赴くために交通機関を使って往復している移動時間については、労働時間に当たらないという判断がなされています。

 

出張旅費規程を定め、出張時の状況や勤務時間を 正しく把握

出張旅費規程を定め、出張時の状況や勤務時間を 正しく把握

 

出張コストの把握が大切

出張が頻繁にある企業においては、出張中の労働時間を含め、かかった費用を正確に把握することが大切です。管理が適切に行われていなければ、無駄な出張コストが発生してしまう要因となってしまうでしょう。出張旅費規程を定めて、役員・従業員のすべてがルールを守って行動していく必要があります。

<関連リンク>
出張コストの把握には無料の出張管理システム「出張手配プラス」

 

出張旅費規程を作成する際のポイント

出張旅費規程は、出張にかかる経費や支払う日当の取り扱いなどを決めるためのものです。必要な項目を盛り込むことによって、事務処理にかける手間の削減を図ることができます。出張旅費規程で定める項目は、出張の定義や交通費・宿泊費・日当・その他の費用の取り扱い、精算方法や申請・報告・提出義務などについてです。

出張旅費規程の作成自体は自由であるものの、あらかじめ押さえておくべきポイントもあります。たとえば、役員だけに適用されるのではなく、従業員も含めた全員に支給されるものであることを明文化しておく点です。税法上は出張旅費規程で対象者を限定することができないため、全社員に周知しておきましょう。

また、いくら社内ルールとして定めているものであっても、出張日当の支給額が高額である場合には税務署から否認されるケースもあります。同業他社などの動向も踏まえて、社会通念上の適正と認められる範囲で設定することが大切です。

<関連記事>
出張旅費規程で節税ができる?旅費規程のメリットと作成時のポイントとは

 

出張を正しく管理して従業員を守ろう

出張に関する取り決めが曖昧なままでは、会社側が従業員の行動を適切に管理できていない状態も生まれてくるものです。たとえば、出張先で従業員が自然災害に遭ってしまったときに、労務管理をきちんと行っていなければ安否確認にも手間取ってしまうでしょう。従業員に安心して働いてもらうためにも、労働契約などの取り決めと同様に、出張に関する規定もしっかりと整備しておきましょう。

 

ルールに則って安心できる出張旅費規程を定めよう!

事業活動を継続していくうえでは、出張は欠かせないものです。従業員の数が増えるほど出張も多くなる傾向にあるので、日頃からしっかりと労務管理を行っておく必要があります。出張に関する取り決めは、あらかじめ出張旅費規程を作成して、不公平感が生まれないようにしておくことが肝心です。無駄なコストを削減し、勤怠管理を適切に行うためにもルールにもとづいた出張旅費規程を定めてみましょう。

 

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