実費精算とは？定額支給から切り替えて出張費を削減しよう

出張費を精算するときに実費精算の精算方式を採用している会社は多くありますが、「実費」や「実費精算」とはいったいどのようなものなのでしょうか。

この記事では、実費や実費精算についての意味や、「立て替え」「仮払い」といった具体的な精算方法の説明と、同じくよく使われる定額支給との違いについて解説しています。

 

 

実費精算とは

社命で社員が出張するときにかかる新幹線やホテルなどの旅費は、会社の経費として処理されますが、かかった費用を出張者本人が立替えるなどして領収書を基に後日精算することが一般的でしょう。

実費とは、宿泊費や交通費として実際にかかった費用の意味で、提出した領収書の金額に基づいて「実費」を精算することを「実費精算」といいます。

 

実費精算の意味

実費精算は、出張にどの程度の金額が必要であるか不明な際に有効です。たとえば新幹線のチケットと宿泊費が合わせて5万円である場合、最初に社員が自費で立替えて、後日会社に領収書を提出し経費精算することが実費精算の「立替精算」に当てはまります。

もう一つの実費精算である「仮払精算」では、会社がまず概算の金額で7万円渡して、余った分は出張の帰還後に返金することを指します。もし不足が発生した場合は社員が一旦立替えて、帰還後に立替精算と同じく追加で支給されるため、いずれも社員が最終的に自費で負担することはありません。

のちに経費として精算すれば、領収書通りの正確な金額で社員に返還されるため、会社と社員双方の負担が軽減されます。一方で領収書が無ければプライベートの物品購入や移動費への流用などの不正受給が疑われるため、公共交通機関の利用以外では必ず領収書を発行しましょう。

 

実費と自腹・自費との違いとは？

「実費」と似た言葉に「自腹」や「自費」があります。それぞれの使い方については、次の表をぜひ参考にしてください。

実費	実際にかかった費用、金額
自腹	払う必要のない費用を払っている
自費	自分が費用を負担する

 

「実費」は実際にかかる金額や必要な金額を指し、業務上での使い方は自分ではなく会社が支払う費用を意味する言葉です。たとえば通勤のための交通費やガソリン代などの実際にかかる金額は実費で、会社が負担します。

対して「自腹」や「自費」は自らの負担を指す言葉です。一般的に業務活動に必要な金額はすべて実費で経費精算されますが、昼食代や出張中の食事などは接待交際費以外では自費です。

自費も自腹も似た意味のことであり、自費は「自分が特定の費用を負担する」意味です。自腹は自費に比べると「本来は自分で払う必要のない金額を支払う」といったニュアンスが強いですが、業務に必要な費用は本来社員が払う必要がないので、いずれも意味は同じものと考えてよいでしょう。

 

実費に消費税は含まれる？

出張でかかる費用には主に交通費と宿泊費がありますが、2種類の実費のなかでも消費税が含まれるものと含まれないものがあります。

地下鉄やバス、JRなど公共交通機関の場合は税込の料金で金額が提示されているため、再び10％の消費税を加える必要はありません。そして消費税は国内の取引で発生する税金であるため、国際線を利用した場合は免税となり、実費のまま精算可能です。消費税込みの価格にさらに消費税を上乗せしてしまうと、故意でなくても「不正受給」とされてしまうため注意が必要です。

宿泊費に関しては宿泊機関により内税か外税か表示が異なるため、都度確認しましょう。税込の価格で表示されている内税の場合は10％を加える必要はありませんが、税抜表示の外税価格の場合は表示価格と実費が異なるため、申告時に間違えないようにしましょう。実際に支払った額は税込なのに税抜の価格で申告してしまうと、社員が消費税分を自費負担したことになってしまいます。

 

実費精算のメリット・デメリット

実費精算のメリットとしては、経費の正確な把握と適切なコスト管理が可能になる点です。実際に発生した経費のみを精算するため、無駄な出費を抑えることができます。

一方、デメリットとしては、経費精算の手続きが煩雑になることが挙げられます。領収書の管理や精算申請の手間が増え、業務の負担が増大する可能性があります。さらに、いったん経費を立て替えて後日精算する場合には、社員の立替負担も生じます。長期出張などで高額な旅費を立て替える際には、一時的にとはいえ社員の負担は増すため、立替負担を緩和する措置が求められます。

 

実費精算における2つの方法と精算の流れ

実費精算による精算方法には「立て替え」と「仮払い」の2つの方法があります。それぞれ見ていきましょう。

 

立て替え

会社が負担すべき旅費や交際費などの経費を、一時的に社員が金銭を立て替えて支払い、立替経費精算書や領収書を基に後から精算する方法です。立替精算とも呼ばれています。

立て替えの場合の経費精算の流れは以下になります。

 

仮払い

仮払いとは、購入やサービス利用前に、いくらになるか分からない今後予定される経費について、会社が概算額を一時的に支払い、実際に経費が発生した後で金額の確定と過不足額を精算する精算方法です。仮払精算とも呼ばれています。主に立て替える金額が高額になると予想される場合に、社員の負担を和らげる目的で導入されています。

仮払いの場合の経費精算の流れは以下になります。

 

経費精算書の記載事項

経費精算書のフォーマットは企業ごとに異なるため、会社で用意されている様式を利用しましょう。一般的な経費精算書には、以下の事項を記入し提出します。

 

このほかにも備考や押印の欄を設けている企業もあるため、書類の様式に従って記入して提出しましょう。

また出張や営業の機会が多い企業では、毎日何枚もの経費精算書が提出されることもあるため、経理の業務負担が気になるのであれば経費精算システムや出張管理システムの導入をおすすめします。業務効率が大幅に向上するため、結果的に人件費の削減にもつながります。

 

実費精算を行う際の注意点

実費精算をおこなう際は、いくつかの注意点を踏まえておく必要があります。

 

トラブルを未然に防ぎ、もし不測の事態が発生しても落ち着いて対処できるよう、注意点をよく確認しておきましょう。

 

実費金額の上限を決める

実費精算を取り入れる前に社内規定で決めておきたいことの一つに、実費として利用できる金額が挙げられます。通常経費と認められる範囲の金額であれば問題ありませんが、不必要に高いグレードのホテルに泊まったり頻繁に新幹線のグリーン車を利用したりなどは、経費として認められないこともあるでしょう。

実費精算した金額は業務に必要な経費となり、所得税が一部非課税になるため、すべてを経費と認めてしまうと税務署から指摘が入る可能性があります。会社も何を経費として精算すべきか慎重に判断しており、金額の上限を定めなければ高額な実費金額の領収書が提出されることもあるでしょう。

 

社内規定を明確にして周囲に告知する

旅費に関する社内規定の明確化は出張のある企業にとって非常に大切なポイントです。上記の旅費の上限や交通費、宿泊費に関する細かい規定などのルールがないのであれば策定しましょう。たとえば、接待費用は実費でも、個人の飲食費は自費といった基本的なことから決めていくと誰でもわかりやすく参照できます。

特に公共交通機関では領収書の発行の有無を迷う方も多いため、バスや地下鉄では定めた金額以上の運賃がかかる場合のみ領収書を発行するといった規定を作ることをおすすめします。

ルールとして策定したマニュアルは文書化して、社員全員が目に通せるよう周知するのみでなく、いつでも参照できるような資料として管理することが望ましいといえます。金額や細かい規定は出張時に「現状にそぐわない」とした場合に改定できるため、なるべく早めに規定を策定することが大切です。

また、社内規定を策定する際は、実費精算のみでなく定額支給や出張手当についても同時に定めることで、出張に関する明確なマニュアルを作成できます。

 

トラブル発生時の対応を決める

実費精算は社員の立替払いになるため、トラブルが発生する可能性があります。たとえば領収書をもらい忘れたというようなトラブルはありがちですが、レシートやカード明細で代用したり出金伝票に記入したりなどの具体的な解決策が挙げられます。

突発的な支払いが発生した際や個人のクレジットカードで支払ってしまった際の対応を定めておくことで、出張先でも慌てずに対処できるでしょう。

もし問題が頻発するようであれば、経費精算ツールの導入もおすすめです。経費精算に特化したツールを導入することで経理担当の負担が大幅に軽減されるのみでなく、履歴の確認や誰がいくら使ったか経費の詳細を把握しやすくなるため、経費の透明化が実現します。

 

経費精算関連の書類は原則7年間保存する

実費精算に限らず、経費精算が発生した場合の領収書や書類は法令により7年間の保存が義務付けられています。そのため実費精算で社員に返還したからといって領収書を捨ててしまわないように気をつけましょう。

また、欠損金の繰越が発生した事業年度は7年ではなく10年間の保存義務があるため、企業によって保存年数は異なります。

 

実費精算を用いることが多いシーン

実際に実費精算を用いることが多いのは、主に交通費と出張費です。それぞれのケースについて解説するため、実費精算導入の前にぜひ参考にしてください。

 

交通費の実費精算

交通費の実費精算は、以下が重要なポイントになります。

 

交通費の実費精算は、自己負担分の金額を正確に把握できる点が大きなメリットです。公共交通機関は調べれば運賃がわかり、領収書やレシートがなくても正確なルートと金額を書類に記入することで実費精算できます。しかし、公共交通機関を利用した場合でも、料金が高額である場合は領収書を受け取る必要があるため、高額な交通費がかかる場合は事前にマニュアルを参照したり上司に相談したりなどの対応が必要です。またタクシーに関しては実際に乗車しなければ運賃がわからないため、必ず領収書を発行しましょう。

そして出張中は取引先の車で移動することも考えられますが、車で移動した際は本来かかるはずだった交通費を経費に計上できません。もし定額支給で受け取っている場合は帰還後に差額を返還する義務があります。

営業や出張先で車の移動が多くなる場合は、石油会社などが発行する法人向けガソリンカードの検討もよいでしょう。系列のガソリンスタンドでは割引価格で給油できるため、これまで通常価格で給油していた企業にとっては経費削減にもなります。ガソリン代にかかる実費精算や定額支給が必要なくなり、経理業務の効率化を目指すのであれば積極的に導入したいサービスの一つです。

また、法人向けガソリンカードは給油代価格が割引になるのみでなく、出張時に利用できる空港ラウンジや宿泊施設の割引、そしてスポーツジムの優待などの特典が付随するものもあり、経費削減と社員の福利厚生の二つのメリットがあります。

交通費の実費精算では、以上のことを踏まえることで慌てずに対処できるでしょう。

 

公共交通機関を利用した際の実費精算

バスや地下鉄、JRなどの公共交通機関は金額が少額かつ明確であることから、領収書の発行を義務付けない会社が多いです。ただし乗り間違いで本来の経路から外れたり別の駅から乗降したりなどの場合は、乗った駅や降りた駅を記録しておきましょう。公共交通機関であれば、区間がわかれば料金も後ほど調べられます。

また現在は通勤費にも実費精算を取り入れている企業も多く見られます。通勤を実費精算した際の経理担当者の業務は以下の流れになります。

 

1回ごとの手間は大きくありませんが、社員全員分でこの流れを適用すると経理担当の業務が膨大なものとなってしまうため、経費削減のために実費精算を取り入れたもののかえって人件費がかかってしまったケースも珍しくありません。その際は経費精算システムを導入することによって労働環境の改善が期待できます。

 

出張費の実費精算

出張にかかる交通費以外の費用に関しては、主に宿泊費や接待交際費が挙げられます。特に長期間の出張となれば宿泊費が高額になるため、社員の負担を考えて実費精算ではなく定額支給を採用している企業も多く見られます。

しかし、定額支給にすると、会社が支給した金額より費用がかかる際に社員の自費になってしまい、不満が上がることが予想されます。一方で社員が安い宿泊施設に予約して、支給された金額の一部が余った場合は、ほかの社員から不満が漏れることもあるでしょう。

そのため出張費は、過不足が発生せず公平を保てる実費精算も選択肢です。

また、出張時に起こりえるトラブルの一つに、飛行機の欠航・遅延による移動手段や宿泊先の変更が挙げられます。その際はすぐに会社へ報告し指示を仰ぎましょう。当日の予約でグレードの高い部屋しか宿泊できないとしても、不測の事態であるため実費で経費精算が可能です。

 

実費精算以外に定額支給する方法もある

出張費の清算には実費精算以外にもあらかじめ決まった金額を支給する定額支給という方法もあります。

出張旅費規程であらかじめ宿泊費は9,000円などと支給金額を決めておき、実際にかかった金額にかかわらずその金額を支給します。定額支給の方式が利用されるものとしては、日当（出張手当）や宿泊費などが一般的です。

旅費や日当を定額支給する場合、支出先などを一つ一つ調べて経理処理をする手間や、経費精算の事務負担を削減するメリットがあるため、これまで多くの会社で採用されていました。

一方で、社員が支給金額よりも安いホテルを利用してその差額を社員のポケットマネーにしてしまうなど、実際の費用よりも多く払いすぎてしまうため、実費精算と比べて経費が増えてしまうデメリットもあります。

 

実費精算に切り替える企業が増えている

上で述べた通り、定額支給方式を採用していると実際の費用よりも多く払いすぎてしまうことがあるでしょう。

また、出張の少ない社員との不公平感による不満の噴出やコンプライアンスの面でも問題があると言え、宿泊費を実費精算方式に切り替える企業が年々増えてきています。

上のグラフは、宿泊費用に関する実費精算・定額支給を採用する企業の割合を調査した株式会社Aカードホテルシステムの『出張ビジネスマンのホテル利用実態』の調査結果をグラフ化したものです。2009年1月の調査では「実費精算36％、定額精算53％」だったのに対し、増減はありましたが2013年1月以降に比率が逆転し、2023年1月の調査では「実費精算58％、定額支給36％」となるなど、年々実費精算の割合が増しています。

企業のコスト削減意識とコンプライアンス意識が向上してきている結果と言えるでしょう。

 

出典：株式会社Aカードホテルシステム『出張ビジネスマンのホテル利用実態』

 

実費精算に切り替えるだけでは事務負担や不正リスクは残る

定額支給から実費精算方式へ切り替えると経費の払いすぎを防ぐことができるでしょう。しかし、経費精算にかかる事務負担は増えてしまいます。

また、実費精算では、精算時に社員と現金の収受が発生することから少なからず不正リスクは残ります。

精算時に領収書の添付を義務付けていても、私的な領収書を提出するなどして水増し請求やカラ出張などの不正を働く場合があります。

 

実費精算を紙面でおこなうリスク

実費精算をはじめとする経費精算を手書き書類やExcelに入力し印刷して提出している企業も多いです。しかし経費精算を紙面でおこなうと書類の管理が煩雑だったり入力ミスや紛失などヒューマンエラーのリスクが大きかったりなどのデメリットが存在します。

紙面で申請をおこなえば承認のために手渡しでハンコをもらうこともあり、途中で紛失するリスクも考えられるでしょう。書類を紛失するとセキュリティ上のリスクが高いことはもちろん、実費精算という社員の負担で支払っている特性上、正確な金額で返還する必要があり、出張に行った社員と経理担当双方にとってストレスを抱える業務となりがちです。

また紙面で経費精算をおこなうと精算にかかる処理時間が長くなります。出張者や経理担当が不在の場合は申請や承認が停滞して、会計処理に大きな遅れが生じる可能性があります。

このような紙面で経費精算をおこなう際のリスクやデメリットを解決するものが「出張管理システム」や「経費精算システム」です。

 

業務効率化と不正リスク低減には出張管理システムがおすすめ

実費精算で経費の払い過ぎを防止して、水増し請求やカラ出張などの不正リスクを低減し、経費精算業務を効率化するには、出張管理システムの導入がおすすめです。

なかでもエルクトラベルの出張手配プラスは無料で導入でき、不正リスクや精算業務の効率化ができると評判です。

ここからは出張手配プラスの導入メリットについて説明します。

 

精算業務をカット

出張手配プラスで手配する新幹線や飛行機、ホテル代などの出張費は月締めで纏めて会社へ一括請求されます。これにより、立替精算や仮払い精算が不要となり、負担の大きい精算業務そのものを大幅カットができるのです。

また、現金収受の機会を減らすことにより、不正リスクも減らすことができるのです。

 

出張の見える化で不正リスクを低減

出張手配プラスで出張手配すると、管理画面にすぐに反映され、管理者は「誰が・いつ・どこに・どのような」内容を手配したのか一目で把握できるようになります。

手配内容を管理者にメール通知する機能もあり、容易かつリアルタイムに出張内容を把握することで不正な経費申請を防ぎ、出張コスト削減を可能にします。

また、出張管理を徹底することで、社員の意識改革を促し内部統制の強化にもつながるのです。

 

費用をかけずに出張費を削減できる

多くの企業では、経費削減のために少しでも安いフライトやホテルを利用するように規定しているものの、出張前の忙しい時に交通機関やホテルの検索は骨の折れる仕事です。そのため、あまり比較せずに予約するケースもあり、経費削減にはほど遠いのが実情でしょう。出張手配プラスであれば、航空会社の一括比較機能や簡単な検索でたくさんの情報が得られますので、経費削減につながりやすいでしょう。

また、出張管理システムを提供する多くの会社では、初期費用や月額利用料を設定しています。しかし、エルクトラベルでは初期費用や月額利用料を無料で提供していますので、費用をかけずに導入可能です。

 

宿泊費の現地精算も対応可能

宿泊費の実費精算への移行を検討していても旅費規程の変更が必要なため、移行に時間がかかる場合があります。出張手配プラスであれば、宿泊費の現地支払いにも対応しているため、実費精算に移行手続き中でもご利用いただけます。また、新幹線や飛行機、レンタカーなど宿泊以外の部分利用も可能です。

 

エルクトラベル「出張手配プラス」の導入事例

ここからはエルクトラベルの「出張手配プラス」を導入した企業の成功事例を2社紹介いたします。

 

保険マンモス株式会社「出張目的別の経費管理が実現」

FPと顧客をマッチングするサービスを提供する情報サイト「保険マンモス」では、新規事業に伴い出張機会が大幅に増加して、交通の手配や費用の管理が課題となっていました。

そこでエルクトラベルの出張手配プラスを導入したところ、担当者がチケット購入のために駅へ移動する負担がなくなり、経費がシステム上で一覧化されて出張目的別の管理が簡単になったとの効果がありました。

出張手配が可視化されて手配にかかる時間も短縮されたことから、出張にまつわる課題の解決につながった事例です。

 

株式会社レーベンコミュニティ「チケット予約が簡単」

マンション管理企画事業や建物点検・修繕工事事業などを提供している株式会社レーベンコミュニティでは、出張の内容管理やコスト削減、出張中の実費精算について課題を抱えていました。

これまでは個人が出張に関する手配をおこなっており、出張者の実費精算が多くて精算処理に時間を割いていたところ、出張手配プラスを導入して立替負担もなくなり、人件費のコスト削減にもつながった事例です。

また、エルクトラベルではJR券や国内航空券のJR券が可能であり、エリアによっては当日に届けられるため、急ぎの出張にも対応している点も優秀なポイントです。

 

実費精算と出張管理システムの導入で経費削減と業務効率化を実現！

ここまで、実費精算の言葉の意味やメリット・デメリット、実費精算の2つの方法と具体的な流れについて解説してきました。

出張費の精算には定額支給よりも実費精算の方が経費を抑えることができますが、業務負担が増えてしまいます。

一方、出張管理システムを導入することで、経費精算そのものを削減し業務負担を抑えつつ、透明性の向上や不正リスクの低減が期待できます。

実費精算と出張管理システムを併せて導入することよって、それぞれが補完し合う形で企業の経費削減と業務効率化を実現します。

経費削減と業務効率化は、企業にとって永遠のテーマです。この機会に、ぜひ実費精算と出張管理システムの導入を検討してみてください。

特にエルクトラベルの出張手配プラスは費用をかけずに導入できるのでおすすめです。

 

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