実費精算とは？定額支給から切り替えて出張費を削減しよう
出張費を精算するときに実費精算を採用している会社は多くありますが、「実費」や「実費精算」とはいったいどのようなものなのでしょうか。
この記事では、実費・実費精算についての説明と、同じくよく使われる定額支給との違いやメリットについて解説しています。
目次
実費精算とは
社命で社員が出張するときにかかる交通費や宿泊費などの経費は、会社の経費として処理されますが、出張先でかかった費用を出張者本人が立替えるなどして領収書を元に後日精算することが一般的でしょう。
このとき、ホテルなどの宿泊費やタクシー代など、実際にかかった費用のことを「実費」、提出した領収書の金額に基いて実費を精算することを「実費精算」といいます。
実費精算における2つの方法
実費精算による精算方法には「立て替え」と「仮払い」の２つの方法があります。それぞれ見ていきましょう。
立て替え
会社が負担すべき旅費や交際費などの経費を、一時的に社員が金銭を立て替えて支払い、立替経費精算書や領収書を基に後から精算する方法です。立替精算とも呼ばれています。
立て替えの場合の経費精算の流れは以下になります。
立て替えの場合の経費精算の流れ
- 出張時の交通費や宿泊費を社員が立替えて支払い、会社宛ての領収書をもらいます。
- 出張から戻ったら出張報告書を作成し上司に承認を得ます。上司の承認を得たら立替経費精算書に支払先や支出金額を記入し、領収書を添付して経理部門へ提出します。
- 精算書を受け取った経理部門は、記載の金額や内容に誤りがないか確認し、問題なければ申請額を社員に支払います。
仮払い
仮払いとは、購入やサービス利用前に、いくらになるか分からない今後予定される経費について、会社が概算額を一時的に支払い、実際に経費が発生した後で金額の確定と過不足額を精算する精算方法です。仮払精算とも呼ばれています。
仮払いの場合の経費精算の流れは以下になります。
仮払いの場合の経費精算の流れ
- 社員は出張に必要な費用の概算額を記入した「仮払申請書」を作成し、承認済みの出張申請書とともに経理部門へ提出します。
- 経理部門では、申請内容を確認し申請金額を社員に支払います。
- 社員は、受け取ったお金で新幹線代やホテル代などを支払い、会社宛ての領収書をもらい保管しておきます。
- 出張から戻ったら支出先や金額をまとめた「仮払金報告書」を作成し、領収書とともに経理部へ提出します。仮払金を超える支出があった場合は不足額を受け取り、余った場合は会社へ返金します。
実費精算以外に定額支給する方法もある
出張費の精算には実費精算以外に定額支給する方法もあります。
出張旅費規程であらかじめ宿泊費は9,000円などと支給金額を決めておき、実際にかかった金額にかかわらずその金額を支給します。日当（出張手当）や宿泊費などが一般的です。
旅費や日当を定額支給する場合、宿泊先などをひとつひとつ調べて処理をする手間や経費精算の事務負担を削減するメリットがあるため多くの会社で採用されています。
いっぽうで、社員が支給金額よりも安いホテルに宿泊してその差額を社員のポケットマネーにしてしまうなど、実際の費用より多く払いすぎてしまうデメリットも。
実費精算に切り替える企業が増えている
上で述べた通り、宿泊費を定額支給としていると実際の費用よりも多く払いすぎてしまうことがあるでしょう。
また、出張の少ない社員との不公平感による不満の噴出やコンプライアンスの面でも問題があると言え、宿泊費の実費精算方式を採用する企業が年々増えてきています。
宿泊費の実費精算、定額支給を採用する企業の割合は、株式会社Aカードホテルシステムの調査で2009年は実費精算36％、定額精算53％だったのに対し、2021年は実費精算57％、定額支給37％と比率が逆転しています。
企業のコスト削減意識とコンプライアンス意識が向上してきている結果でしょう。
宿泊費を実費精算にしても経費精算の負担や不正リスクは残る
定額支給から実費精算方式へ切り替えると経費の払いすぎを防ぐことができるでしょう。しかし、経費精算にかかる事務負担は増えてしまいます。
また、実費精算では、精算時に社員と現金の収受が発生することから少なからず不正リスクは残ります。
精算時に領収書の添付を義務付けていても、私的な領収書を提出するなどして水増し請求やカラ出張などの不正を働く場合があります。
業務効率化と不正リスク低減には出張管理システムがおすすめ
実費精算で経費の払い過ぎを防止して、水増し請求やカラ出張などの経費精算の不正リスクを低減し、経費精算業務の効率化するには出張管理システムの導入がおすすめです。
なかでもエルクトラベルの出張手配プラスは無料で導入でき、不正リスクや精算業務の効率化ができると評判です。
ここからは出張手配プラスの導入メリットについて説明します。
精算業務をカット
出張手配プラスで手配する新幹線や飛行機などの交通費や、ホテル代などの宿泊費は全て纏めて会社へ一括請求されます。
立替精算や仮払い精算が不要となり、負担の大きい精算業務そのものを大幅カットができるのです。
また、現金収受の機会を減らすことにより、不正リスクも減らすことができるのです。
出張の見える化で不正リスクを低減
出張手配プラスで出張手配すると、管理画面にすぐに反映され、管理者は誰が・いつ・どこに・どのような内容を手配したのか一目で把握できるようになります。
手配内容を管理者へメール通知もできるため、内容把握をリアルタイムに行えます。
出張管理が容易になることで不正な経費申請を防ぎ、出張コスト削減を可能にするでしょう。
また、出張管理を徹底することで、社員の意識改革を促し内部統制の強化にもつながるのです。
出張費の削減が可能
多くの企業では、経費削減のために少しでも安いフライトやホテルを利用するように規定しているものの、出張前の忙しい時に交通機関やホテルの検索は骨の折れる仕事です。
そのため、あまり比較せずに予約するケースもあり、経費削減にはほど遠いのが実情でしょう。
出張手配プラスであれば、航空会社の一括比較機能や簡単な検索でたくさんの情報が得られますので、経費削減につながりやすいでしょう。
また、出張管理システムを提供する多くの会社では、初期費用や月額利用料を設定しています。
しかし、エルクトラベルでは初期費用や月額利用料を無料で提供していますので、費用をかけずに導入可能です。
実費精算と出張管理システムの導入で経費削減と業務効率化を！
出張費の精算には定額支給よりも実費精算の方が経費を抑えることができますが、業務負担が増えてしまいます。
出張管理システムとセットで導入することにより経費精算業務をカットし、不正リスクを低減できるでしょう。
定額支給から実費精算へ切り替える際は、併せて導入を検討するとよいでしょう。
なかでもエルクトラベルの出張手配プラスは費用をかけずに導入できるのでおすすめです。
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この記事を書いた人
エルクトラベル編集部
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出張手配専門旅行会社の株式会社エルク（エルクトラベル）のメディア編集部。
これまで1,400社以上の出張関連業務の効率化を支援してきた実績を活かし、出張者はもとより出張に関わる経理や総務などのバックオフィス部門にも役立つビジネス情報を発信しています。メディア運営会社：https://www.tehaiplus.com/company/outline/
