実費精算とは?定額支給との違いやメリットを解説

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実費精算とは?定額支給から切り替えて出張費を削減しよう

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実費精算とは?定額支給から切り替えて出張費を削減しよう

出張費を精算するときに実費精算の精算方式を採用している会社は多くありますが、「実費」や「実費精算」とはいったいどのようなものなのでしょうか。

この記事では、実費や実費精算についての意味や、「立て替え」「仮払い」といった具体的な精算方法の説明と、同じくよく使われる定額支給との違いについて解説しています。

 

 

実費精算とは

社命で社員が出張するときにかかる新幹線やホテルなどの旅費は、会社の経費として処理されますが、かかった費用を出張者本人が立替えるなどして領収書を基に後日精算することが一般的でしょう。

実費とは、宿泊費や交通費として実際にかかった費用の意味で、提出した領収書の金額に基づいて「実費」を精算することを「実費精算」といいます。

 

実費精算のメリット・デメリット

実費精算のメリットとしては、経費の正確な把握と適切なコスト管理が可能になる点です。実際に発生した経費のみを精算するため、無駄な出費を抑えることができます。

一方、デメリットとしては、経費精算の手続きが煩雑になることが挙げられます。領収書の管理や精算申請の手間が増え、業務の負担が増大する可能性があります。さらに、いったん経費を立て替えて後日精算する場合には、社員の立替負担も生じます。長期出張などで高額な旅費を立て替える際には、一時的にとはいえ社員の負担は増すため、立替負担を緩和する措置が求められます。

 

実費精算における2つの方法と精算の流れ

実費精算による精算方法には「立て替え」と「仮払い」の2つの方法があります。それぞれ見ていきましょう。

 

立て替え

会社が負担すべき旅費や交際費などの経費を、一時的に社員が金銭を立て替えて支払い、立替経費精算書や領収書を基に後から精算する方法です。立替精算とも呼ばれています。

立て替えの場合の経費精算の流れは以下になります。

立て替えの場合の経費精算の流れ

  1. 出張時の交通費や宿泊費を社員が立替えて支払い、会社宛ての領収書をもらいます。
  2. 出張から戻ったら出張報告書を作成し上司に承認を得ます。上司の承認を得たら立替経費精算書に支払先や支出金額を記入し、領収書を添付して経理部門へ提出します。
  3. 精算書を受け取った経理部門は、記載の金額や内容に誤りがないか確認し、問題なければ申請額を社員に支払います。

 

仮払い

仮払いとは、購入やサービス利用前に、いくらになるか分からない今後予定される経費について、会社が概算額を一時的に支払い、実際に経費が発生した後で金額の確定と過不足額を精算する精算方法です。仮払精算とも呼ばれています。主に立て替える金額が高額になると予想される場合に、社員の負担を和らげる目的で導入されています。

仮払いの場合の経費精算の流れは以下になります。

仮払いの場合の経費精算の流れ

  1. 社員は出張に必要な費用の概算額を記入した「仮払申請書」を作成し、承認済みの出張申請書とともに経理部門へ提出します。
  2. 経理部門では、申請内容を確認し申請金額を社員に支払います。
  3. 社員は、受け取ったお金で交通費や宿泊代などを支払い、会社宛ての領収書をもらい保管しておきます。
  4. 出張から戻ったら支出先や金額をまとめた「仮払金報告書」を作成し、領収書とともに経理部へ提出します。仮払金を超える支出があった場合は不足額を受け取り、余った場合は会社へ返金します。

 

実費精算以外に定額支給する方法もある

出張費の清算には実費精算以外にもあらかじめ決まった金額を支給する定額支給という方法もあります。

出張旅費規程であらかじめ宿泊費は9,000円などと支給金額を決めておき、実際にかかった金額にかかわらずその金額を支給します。定額支給の方式が利用されるものとしては、日当(出張手当)や宿泊費などが一般的です。

旅費や日当を定額支給する場合、支出先などを一つ一つ調べて経理処理をする手間や、経費精算の事務負担を削減するメリットがあるため、これまで多くの会社で採用されていました。

一方で、社員が支給金額よりも安いホテルを利用してその差額を社員のポケットマネーにしてしまうなど、実際の費用よりも多く払いすぎてしまうため、実費精算と比べて経費が増えてしまうデメリットもあります。

 

実費精算に切り替える企業が増えている

上で述べた通り、定額支給方式を採用していると実際の費用よりも多く払いすぎてしまうことがあるでしょう。

また、出張の少ない社員との不公平感による不満の噴出やコンプライアンスの面でも問題があると言え、宿泊費を実費精算方式に切り替える企業が年々増えてきています。

実費精算と定額支給の比率変遷グラフ

上のグラフは、宿泊費用に関する実費精算・定額支給を採用する企業の割合を調査した株式会社Aカードホテルシステムの『出張ビジネスマンのホテル利用実態』の調査結果をグラフ化したものです。2009年1月の調査では「実費精算36%、定額精算53%」だったのに対し、増減はありましたが2013年1月以降に比率が逆転し、2023年1月の調査では「実費精算58%、定額支給36%」となるなど、年々実費精算の割合が増しています。

企業のコスト削減意識とコンプライアンス意識が向上してきている結果と言えるでしょう。

 

出典:株式会社Aカードホテルシステム『出張ビジネスマンのホテル利用実態』

 

切り替えだけでは事務負担や不正リスクは残る

定額支給から実費精算方式へ切り替えると経費の払いすぎを防ぐことができるでしょう。しかし、経費精算にかかる事務負担は増えてしまいます。

また、実費精算では、精算時に社員と現金の収受が発生することから少なからず不正リスクは残ります。

精算時に領収書の添付を義務付けていても、私的な領収書を提出するなどして水増し請求やカラ出張などの不正を働く場合があります。

 

業務効率化と不正リスク低減には出張管理システムがおすすめ

実費精算で経費の払い過ぎを防止して、水増し請求やカラ出張などの不正リスクを低減し、経費精算業務を効率化するには、出張管理システムの導入がおすすめです。

なかでもエルクトラベルの出張手配プラスは無料で導入でき、不正リスクや精算業務の効率化ができると評判です。

ここからは出張手配プラスの導入メリットについて説明します。

 

精算業務をカット

出張手配プラスで手配する新幹線や飛行機、ホテル代などの出張費は月締めで纏めて会社へ一括請求されます。これにより、立替精算や仮払い精算が不要となり、負担の大きい精算業務そのものを大幅カットができるのです。

また、現金収受の機会を減らすことにより、不正リスクも減らすことができるのです。

 

出張の見える化で不正リスクを低減

出張手配プラスで出張手配すると、管理画面にすぐに反映され、管理者は「誰が・いつ・どこに・どのような」内容を手配したのか一目で把握できるようになります。

手配内容を管理者にメール通知する機能もあり、容易かつリアルタイムに出張内容を把握することで不正な経費申請を防ぎ、出張コスト削減を可能にします。

また、出張管理を徹底することで、社員の意識改革を促し内部統制の強化にもつながるのです。

 

費用をかけずに出張費を削減できる

多くの企業では、経費削減のために少しでも安いフライトやホテルを利用するように規定しているものの、出張前の忙しい時に交通機関やホテルの検索は骨の折れる仕事です。そのため、あまり比較せずに予約するケースもあり、経費削減にはほど遠いのが実情でしょう。出張手配プラスであれば、航空会社の一括比較機能や簡単な検索でたくさんの情報が得られますので、経費削減につながりやすいでしょう。

また、出張管理システムを提供する多くの会社では、初期費用や月額利用料を設定しています。しかし、エルクトラベルでは初期費用や月額利用料を無料で提供していますので、費用をかけずに導入可能です。

 

宿泊費の現地精算も対応可能

宿泊費の実費精算への移行を検討していても旅費規程の変更が必要なため、移行に時間がかかる場合があります。出張手配プラスであれば、宿泊費の現地支払いにも対応しているため、実費精算に移行手続き中でもご利用いただけます。また、新幹線や飛行機、レンタカーなど宿泊以外の部分利用も可能です。

 

実費精算と出張管理システムの導入で経費削減と業務効率化を実現!

ここまで、実費精算の言葉の意味やメリット・デメリット、実費精算の2つの方法と具体的な流れについて解説してきました。

出張費の精算には定額支給よりも実費精算の方が経費を抑えることができますが、業務負担が増えてしまいます。

一方、出張管理システムを導入することで、経費精算そのものを削減し業務負担を抑えつつ、透明性の向上や不正リスクの低減が期待できます。

実費精算と出張管理システムを併せて導入にすることよって、それぞれが補完し合う形で企業の経費削減と業務効率化を実現します。

経費削減と業務効率化は、企業にとって永遠のテーマです。この機会に、ぜひ実費精算と出張管理システムの導入を検討してみてください。

特にエルクトラベルの出張手配プラスは費用をかけずに導入できるのでおすすめです。

 

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