コストと手間の削減で経営の効率化を実現！管理しやすい出張手配の方法

出張が多い企業にとって、出張手配は大きな問題の1つといわれています。出張手配における管理がしっかりと行われていないことには、経営が効率化しないでしょう。

そこで、この記事では、出張管理をスムーズに行い、経営を効率化させる出張手配について紹介します。

出張手配時に求められる課題

企業における出張手配には、さまざまな課題が残されています。
出張手配のやり方や管理方法によって総務の業務が効率化できないこともあるでしょう。
まずは、企業が抱える出張手配の課題をシーンごとに紹介します。

 

新幹線や航空券・宿泊施設の手配における課題

出張者が自ら新幹線や航空券・宿泊施設の予約・管理を行うケースはめずらしくありません。
通常業務をこなしながら、出張予算に見合った交通機関やホテルを探さなくてはならない場合には、効率化を求める声も多いでしょう。
急な出張の場合には出張準備とともに出張手配をこなす必要にも迫られますので、業務の効率化が図れなくなることもあります。
企業においても、出張者が出張手配を行うと、経費が増大してしまうリスクも考えられるでしょう。
出張予算が明確に定められていない場合には、出張手配時に出張者にメリットの多いものが選ばれる傾向にあります。
しっかりと出張管理をしないことには企業の利益を損なう可能性があり、経営の効率化にもつながらないのです。

 

領収書管理における課題

出張者は、出張手配で発生した領収書の管理が求められます。
新幹線やホテルなどを別々に手配した場合には、複数の領収書が発行されるでしょう。
領収書が手元にない場合には、後日精算に対応してもらえないこともあります。
したがって、領収書を含めた出張管理を効率化させ、確実に行う必要があるでしょう。

企業においては、出張中の社員の行動管理も重要です。
行動管理が行き届いていない場合には、領収書の改ざんやカラ出張などの不正が発生するリスクがあります。
これらは経営の効率化を引き下げますので、危機管理の徹底も求められているといえるでしょう。

 

出張申請を行う際の課題

ペーパーレスが進んでいる現代でも、出張手配の申請を書面で管理するシステムを採用している企業は多いでしょう。
申請書や精算書は多くの承認を経て受理されることがめずらしくなく、たくさんの部署に書類を提出しなければなりません。
記入ミスがあればさらなる時間がかかり、作業の効率化が図れなくなります。
忙しいビジネスマンにとって、タイムロスは避けておきたいポイントのため、効率化を重視したシステムへの見直しが求められているのです。

 

立て替え分の精算時における課題

出張手配にかかる費用は、出張手配を行った社員が立て替えて支払っているケースがほとんどです。
出張者の出費となってしまうことから、早急な精算を求める声も多いでしょう。
少しでも早く対応するため、精算を効率化する必要があるのです。
しかしながら、出張管理がシステム化されていない場合には、効率化が図れず、精算までに時間がかかりすぎてしまうことがあります。

 

合理的な出張管理のためにすべきこと

出張手配を合理的に行うと、経営の効率化が図れます。
ただ、合理的で効率化された出張手配を行うにはどのような点に気を付ければよいのでしょうか。
ここからは、出張手配を合理的に行う管理方法を紹介します。

 

出張手配の流れを整備する

出張手配では手配の流れをしっかりと整備しておくことで、円滑に出張管理ができるようになります。
出張申請書の提出が必要であることを社内に浸透させ、記入すべき項目などについての理解を深めておきましょう。
出張申請書の保管方法もしっかりと確認しておくことで作業の効率化が可能になります。

 

システムを整えて手間を削減する

出張管理にエクセルなどを使用している企業は多くみられますが、エクセルで出張手配を管理すると手間がかかりすぎてしまい効率化が望めません。
管理にかかる時間を少しでも削減し、効率化を図るためには、出張管理システムの導入を検討するのが良いでしょう。

sapなどのシステムを利用すると会計管理がしやすくなり、業務の効率化が図れます。
しかしながら、sapの導入には高額の費用が必要な点を考慮しなければなりません。

また、導入してすぐに使えるシステムではないことも知っておく必要があるでしょう。
少しでも出張管理を効率化させるには、すぐに管理ができるシステムを採用しなければなりません。

 

コストを削減する

出張にかかるコストを削減するには、早期予約などの利用が良いでしょう。
出張手配を早めに行うように働きかけることで、コストを抑えながらワンランク上の宿泊施設が利用できることもあります。
また、出張者向けのプランを活用することでも、コストの削減は可能です。

 

出張手配の管理ができるサービスの利用

法人向けの出張プランを提供しているサービスでは、新幹線の切符や航空券などと宿泊がセットになったプランが設けられていることが多くみられます。
この場合、請求書を1枚にまとめることが可能ですので効率化が期待できるでしょう。
また、請求を一括して行うこともできるケースもあり、出張管理がしやすいシステムが整えられています。
このようなサービスを利用すると、出張管理が楽になるだけでなく、従業員が宿泊費を立て替える必要もなくなるのです。
精算業務自体が削減できるようになり、業務の大幅な効率化が目指せます。

 

出張手配の管理ができ効率化が可能なサービス

出張管理ができるシステムを備えたサービスはたくさんあります。
しかし、出張手配サービス選びを怠ると、業務が効率化できないでしょう。
そこで、それぞれの管理システムの特徴を説明し、経営の効率化という観点から注意しておきたいポイントを詳しく解説します。

 

Concur Travel

出張手配やスケジュール管理、経費精算までの流れがスムーズに行える管理システムがConcur Travelです。
業務の効率化が目指せると高く評価されていますが、月額料金が必要となるのがネックで出張の少ない企業では経営の効率化は目指せないケースが多いでしょう。

 

J‘sNAVI NEO

大手の旅行会社であるJTBが提供する法人向けの出張手配システムがJ'sNAVI NEOです。
自社商品を優先して提案してもらえますので、大手の安心感が得られるでしょう。
しかし、月額利用料がかかることから、コストの削減につながらず、経営の効率化は難しいケースもあるでしょう。

 

AI Travel

出張管理が可視化できると評判のシステムがAI Travel。簡単に出張が管理できるシステムですので業務の効率化が期待できます。
ただし、AI Travelも利用料や手配料金が発生するため、経費削減ができない場合もあるでしょう。したがって、出張機会の少ない企業には経営の効率化にはつながりにくいでしょう。

 

BORDER

充実したサポートが魅力のBORDERでは、チャットでの問い合わせが可能です。
スピーディーに出張手配ができるシステムですので業務の効率化につながるでしょう。
また、月額使用料もかかりませんので、経費の削減も可能です。手配料金も抑えられることから、経営の効率化も目指せます。

 

Racco（ラッコ）

楽天トラベルの出張・予約管理システムであるRacco（ラッコ）の場合にも、月額使用料がかかりません。
そのため経費の削減が可能です。
また、国内の宿泊施設を多く取り扱っている楽天トラベルが提供するサービスですので、選択肢が豊富なのも魅力でしょう。

 

経営が効率化！出張管理ならエルクトラベルがおすすめ

ここまで、企業の出張管理を簡単にする出張手配システムを提供する会社をたくさん紹介してきましたが、出張手配におすすめなのがエルクトラベルです。
エルクトラベルには、ほかのサービスにない魅力がたくさんあるといえるでしょう。
ここからは、出張管理にエルクトラベルを選ぶメリットを紹介します。

 

大幅な経費削減が可能

エルクトラベルの魅力には、システムの月額利用料がかからないことが挙げられるでしょう。
毎月の無駄な出費を削減して出張管理システムが利用できますので、出張が少ない企業でも利用しやすいといえます。
また、出張手配時の発券手数料も抑えられることから、大幅な経費削減になり経営が効率化すると評判です。

 

楽天トラベルと提携した充実したラインアップ

出張時に宿泊施設を必要とするケースは多いでしょう。エルクトラベルでは、国内の宿泊施設の予約は楽天トラベルと提携していますので、国内のたくさんのホテルが検索できます。また、楽天トラベルの在庫と常に連動していることから、空室状況が可視しやすいのも魅力だといえます。

 

出張手配プラスを利用するとよりスムーズに

エルクトラベルでは、出張申し込みや出張管理が簡単にできる「出張手配プラス」というサービスも提供しています。
出張手配プラスの使い方は非常に簡単で、メールアドレスとパスワードでログインが可能です。
出張手配プラスを利用し、出張内容や申請する上司の名前などを入力すると、出張申請もできるようになります。
出張申請は、事前承認または事後承認が選べることから、企業のスタイルを崩すこともありません。
これまでと同じスタイルを保ち、効率化だけを向上させますので、非常に便利な出張管理システムです。

 

請求方法も選択可能

出張者が自ら出張手配を行うと、総務では非常に多くの請求書を管理する必要があります。
しかし、エルクトラベルでは請求も一括して行えることから、出張管理がしやすくなるといえるでしょう。
エルクトラベルを通したすべての出張手配を一括で管理・請求されますので、業務上の手間が大幅に削減でき、業務が効率化します。

また、締日の2営業日の夜には担当者にメールが届けられますので、支払いを忘れることもありません。
さらに、請求書は部署ごとの発行も可能です。複数の部署を1つにまとめて登録しておくこともできることから、スムーズな支払いができるようになり、効率化が期待できます。

 

管理の権限も決められて安心

出張管理システムを複数で利用する場合には、出張の情報が漏れてしまう恐れもあります。
しかし、エルクトラベルには、データの管理の権限を特定の人にしか与えない機能を付与。
例えば、企業の管理者は全て申込履歴の閲覧が可能ですが、部署管理者は部署傘下の申込履歴しか見られません。
個人利用者は利用した本人の申込履歴しか見られない仕組みが採用されていますので、安心だといえるでしょう。
個人利用者が利用者登録をするためには部署管理者の許可が必要となるため、不正な出張手配システムの利用が防げます。

 

ビジネスパックがお得

経費を削減するためには、出張費を少しでも抑えることが大切です。
エルクトラベルでは、ビジネスパックと称した法人向けの出張パックを用意し、出張にかかるコストの削減をサポートしています。
飛行機や新幹線を利用するパックの場合には7日前の手配で約50％の割引を受けることが可能です。
※パックによりケースバイケースでの対応もありますので、お問い合わせください。

 

充実したサポートで安心

飛行機と宿泊やレンタカーがセットになったプランなど、複雑な出張手配を自分で行う場合にはさまざまな条件やプランを検索しなければなりません。
その点、エルクトラベルの出張手配システムでは、専門のチームに気軽に相談できるのが魅力でしょう。
最適なプランなども提案してもらえますので、出張手配が効率化できます。

また、2020年11月6日からは法人向けの出張プランがGOTOキャンペーンの適用外となりました。
その点に関しても気軽に質問できることから安心です。

 

海外出張の手配もエルクトラベルで効率化が可能

エルクトラベルでは、国内の出張手配はもちろんのこと、さまざまなサービスを提供して業務の効率化をサポートしています。
海外出張の場合には、航空券だけでなくビザの取得も必要となることがあるでしょう。
業務をこなしながらビザを取得するには手間がかかりますので、ビザ取得の代行サービスを行い、業務を効率化させています。

また、海外でのレンタカーの手配や、送迎、ビジネスには欠かせないレンタルWIFI、レンタル携帯等の手配も任せることが可能で効率化が目指せます。

 

まとめ

出張が多い企業における経営の効率化には、出張手配システムの導入が欠かせません。
たくさんの出張手配システムがありますが、手間やコストが削減できるものを選ぶのが良いでしょう。
エルクトラベルでは、出張手配にかかる手間やコストが大幅に抑えられます。
経営の効率化を求めるのであれば、エルクトラベルを利用してみましょう。

 

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