大企業だけではない出張手配で出張業務を管理する会社が増加

特定の業種に限らず、多くの企業において出張とは必要不可欠な業務といえます。

そんな出張にかかる費用は、管理やチェックが難しいのが実情でしょう。

合理的に出張費用を管理することが課題の企業も多く、そんな企業にこそ出張手配代行サービスがおすすめとなります。

この記事では、どのような企業に出張手配代行サービスがおすすめかなどを中心に解説していきましょう。

 

出張が多い業種とは？

出張手配が必要な企業を考えた場合、まず出張の機会が多い企業ということになるでしょう。

では、どのような業種で出張が多いのか。まずは出張をする機会が多い業種について説明していきましょう。

出張が多い業種となると、出張費用も多くなるため、当然ながら出張費用のコスト削減が重要になります。

コスト削減や事務手続きの簡略化のために出張手配の代行サービスを利用している企業も多いようです。

 

総合商社／専門商社

世界を股にかけて飛び回る商社マンは当然ながら出張の多い仕事となります。

出張先は国内に限らず海外にも及び、場合によっては海外に一定期間在中するケースなどもあるでしょう。

 

各種メーカー

電化製品や自動車など、各種製品を生産するメーカーも出張の多い業種と言われています。

もちろん国内の工場や顧客を訪問するような出張も多いのですが、海外への出張も少なくありません。

メーカーとして製品を作るにあたって、その資材や部品を海外からの輸入、もしくは海外工場での生産に頼っている部分もあるため、海外出張も必然的におおくなるわけです。

 

コンサルティング業

企業に対する経営コンサルタントや、個人投資家に対して経営方針や資産運用のアドバイスを行うコンサルティング業界も出張の多い業種になります。

アドバイスや講演などは顧客のもとに行く必要があるため、必然的に出張が多くなります。

 

建設業

意外なところでは建設業界も出張の多い業界となります。

業務上現地に直接出向き、建設業務を行うのはもちろん、調査などでも現地を訪れる必要があります。

主に国内出張が中心となりますが、海外での業務が多い企業となれば海外出張、しかも長期出張などが増える傾向にあります。

 

上記以外の企業でも出張手配がおすすめの理由

業種的に出張が多い企業にとっては、出張の手配や管理は大きな問題となります。

しかし、それ以外の企業においても出張手配サービスを利用するのはメリットが大きくおすすめとなります。

そこで、幅広い企業に出張手配がおすすめとなる理由をいくつかご紹介しましょう。

 

出張コストの経費削減ができる

出張手配代行サービスは多くの企業が行っているサービスになります。どのサービスにも共通するのは、出張コストを最小限に抑える工夫を行っているということです。

出張の際に必要となる鉄道チケットや航空券の手配も、そのタイミングでもっとも安いものを選んだり、安くなるプランを鉄道会社や航空会社と結んでいる出張手配サービスもあります。

出張で宿泊するホテルに関しても同様です。

多くのホテルでは、宿泊する日にちや曜日で料金プランがいくつも存在します。

その各種プランから、最もお得になるプランを提供するシステムが構築されています。

これまで通りに出張者が自ら航空券や鉄道チケット、ホテルなどの予約を行うと最安値を見つけるのは難しくなりますし、出張者自身の希望も含まれてしまいます。

これだけでもコスト削減が叶うということになるでしょう。

 

出張データの管理が可能

出張者が、出張のたびに自身で予約し出張に行っていると、すべての出張のデータをまとめて管理することが難しくなります。

しかし、多くの出張手配サービスでは、出張手配の代行とともに、出張に関するデータの一元管理も行っています。

この出張データを見ることで、出張全体にかかる費用などを俯瞰的にみることができ、出張全体のコスト把握、削減案の提案につなげることができます。

コストを削減するといっても、まずは全体像を把握する必要があり、そのためにも出張手配代行サービスが役立つといえます。

 

出張に関する社内規定の見直し

多くの企業では、出張に関する規定を社内で設けているかと思います。

しかし、その規定が社内に徹底されているかどうかは微妙なところではないでしょうか。

社内規定はあるものの、出張者にその規定が徹底されていない、もしくは急な出張が多く、規定と照らし合わせている時間がないなどのケースもあるかと思います。

出張手配代行サービスを利用する際は、事前に社内規定に関して出張手配代行サービス側に伝えておくことができます。

この社内規定を知る出張手配代行サービス側は、その規定に沿った出張を手配してくれます。

出張者やチェック部門の手間を低減し、かつ規定に沿った出張を実現することができるでしょう。

 

出張者や経理部門の事務負担を軽減できる

出張の目的は、現地に行かないとできない業務を行うことであり、その費用を抑えるために努力をすることではありません。

しかし、出張者が出張を手配し、さらにその手配内容を人事部や経理部が精査するような状況では、当初の目的に影響が出かねません。

その点出張手配代行サービスは、社内規定に則った、適正な出張プランを提示してくれます。

そうすることで経理部や出張者の負担を減らし、本来の業務に集中してもらうことができるでしょう。

 

実際に出張手配代行サービスを利用している企業

出張手配代行サービスを利用するメリットを理解したところで、実際に出張手配代行サービスを利用している企業をいくつかご紹介しましょう。

非常に幅広い業界が利用をしており、その規模もさまざまです。

今回は出張手配代行サービス企業「エルクトラベル」を利用している企業をご紹介します。

 

保険マンモス株式会社

保険マンモス株式会社は、保険情報サイト「保険マンモス」の運営や、保険商品に関するコンサルティング業、さらにマーケティングリサーチや各種イベントの企画運営など幅広く手掛ける企業です。

各種業務における出張の機会は多く、その出張の手配をエルクトラベルに依頼することで、出張者の負担軽減、出張コストの削減を実現しています。

特に出張者がチケット購入のために割く時間を削減できることが、業務上大きなメリットとなっているようです。

 

株式会社レーベンコミュニティ

株式会社レーベンコミュニティは、マンションやテナントビルの管理運営を中心に、建物の修繕工事やビルメンテナンス、さらにリフォーム工事まで手掛ける企業で、全国に支社を設ける企業です。

支社間の出張も多く、当然ながら管理を担当している物件などへの出張が多い企業ですので、出張手配代行サービスを利用することで多くのメリットを得ているようです。

出張が頻繁にあるため、出張者が出張経費を立て替えるケースも多く、その経費精算にも多くの時間と手間が発生していました。

さらにJRのチケットなど、出張者が自身で予約を行う手間も省け、その分業務効率も上がっています。

 

株式会社イリモトメディカル

株式会社イリモトメディカルは、レントゲンやMRI、CTスキャンの画像を遠隔地にて読影するというサービスを行っている企業です。

遠隔地における読影ということで、出張とは縁遠い業務にも見えますが、もちろん病院との契約の際など出張が必要な機会は少なくありません。

そんなときのために出張手配代行サービスを利用。出張費のコスト削減、出張データの管理などを活用しています。

 

そのほかにも

そのほかにも太陽光発電システムの開発、運営、管理を行うソラリング・ジャパン・サービシズ合同会社、不動産の賃貸管理などを行う株式会社ダンゴネット、さらに大阪国税局などもエルクトラベルの出張手配代行サービスを活用しています。

業種や規模を問わず、多くの企業が利用している出張手配代行サービス。

それだけの価値があるサービスということができるでしょう。

 

出張手配代行サービスでできること

では、実際に出張手配代行サービスを利用した場合、どのように利用するのか、出張手配以外にどのようなサービスがあるのかを確認していきましょう。

出張手配のサービスを行っている企業は多く、それぞれの企業でサービス内容には差があります。

ここでは「エルクトラベル」を例に挙げて解説していきます。

 

出張手配代行サービスの利用方法

エルクトラベルでは出張者自身による申し込みのほかに、代理人である秘書の方などからの申し込みにも対応しています。

申し込みはお手持ちのスマホやPCでも簡単にできますし、オフラインでの申し込みも可能です。

出張者、もしくは秘書などの代理人から申し込みがあると、プランがいくつか提示されます。
オンラインで申込を完了するまでの時間が最短2分。
秘書などの代理人からの申し込みの場合、申込者と出張者双方にプランの連絡があります。

提示されたプランの中から最適なものを選択し、手配依頼を行います。
出張者、および秘書などの代理人が行う作業はここまで。
あとはエルクトラベルが適切に予約手配を行います。
チケットの受け渡しが必要な場合は、郵送にて対応します。

 

利用料金は？

エルクトラベルの出張手配プラスは、初期導入費・月額利用料が現在無料で提供されています。

また、企業全体での利用はもちろん、企業内の1部署のみの契約などもできますので、料金やプランなどを比較検討して利用するのがおすすめです。

 

出張手配以外のサービスは？

出張のチケットやホテルの手配以外のサービスとしては、まずは出張データの管理が挙げられます。

だれがいつどこに出張したか、その際どのようなチケットを用意し、どのようなホテルに宿泊し、どのくらいの費用が掛かったかなどが一目でわかるようになります。

出張手配に準じたサービスとしては、全国での会議、講演などの手配も可能。適切なサイズの会議室の確保や講演会場の確保なども依頼できます。

また、出張地での移動に使用するレンタカーの手配などもサービスに含まれています。

さらに社員の研修や社員旅行の手配も可能ですので、ご自身の企業でどのようなケースで利用できるかを検討してみるといいでしょう。

 

海外出張にも対応

エルクトラベルは海外への出張に必要なサービスも提供しています。

海外出張においても航空券の予約やホテルの手配はもちろんのこと、さらにビザの発給、現地での移動手段の手配、現地の通訳およびガイドの手配も可能です。

特に渡航する社員の安全面が気になる海外出張ですが、細かな部分までサービス対象となっており、安全面という点でも非常に利用価値のあるサービスとなっています。

 

まとめ

出張手配代行サービスは、鉄道チケットや航空券の手配から、ホテルの予約まで一括で任せることができるサービスです。

出張コストを一元的に管理し、さらに削減する効果が期待できます。

出張する機会の多い企業はもちろん、そうでない企業にもメリットの大きいサービスで、近年利用する企業もどんどん増えています。

特に出張コストの削減に関しては、企業の種別や大きさに関係なく非常に大きな問題です。

そのコスト削減に力を発揮するサービスですので、大企業、中小企業問わず利用するのがおすすめといえるでしょう。

 

また、もう一つ特徴的なサービスが出張データの管理です。

出張データを見直し検証することで、より効率的な出張に関する社内規定の作成も可能になるでしょう。

出張手配代行サービスは、多くの企業がサービスを提供しています。

じゃらん(じゃらんコーポレートサービス)のような旅行予約サイト、JTB(Bzit)のような旅行代理店、アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行(GBT NTA)のようなクレジット会社と旅行会社の合弁会社、そしてエルクトラベルのように出張手配を専門に請け負っている企業もあります。

どの企業を選ぶかは、その出張代行企業の提供しているサービスが自社に合うかどうかがポイント。

海外出張が多い企業であれば、海外出張にも対応しているサービス会社を選ぶなど、適切なサービス会社を選びましょう。

 

 

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