業務改善とは？すぐに着手したいアイデアと成功に導くポイントを解説

業務改善とは？

業務改善とは、業務上の課題解決や効率化による生産性向上などにより組織の競争力高めることを目的として、それぞれの業務の目的やフロー全体を見直し、改善を行うことです。

業務改善の基本は、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を排除し、業務の削減や簡素化、集約化などを行います。その際には「品質の向上」「コストの削減」「時間の効率化」という3つの観点が重要です。

また、業務改善は実施すれば終わりになるというものではなく、「改善が成功したか」を検証することが必要です。その検証には、長い時間がかかることも少なくありません。

 

「業務改善」と「業務削減」「経費削減」の違いは？

業務改善と似た言葉として、「業務削減」「経費削減」が挙げられます。これらは業務改善の一環であり、業務上で発生する費用やプロセスから無駄を省き、全体として効率化を目指すものです。たとえば、申請処理のフォーマットを簡易化したり、不要なミーティングを削減したりすることが業務削減にあたります。

一方、経費削減はその名の通り、業務上の無駄な経費を削減するものです。備品の管理を徹底することで新規購入費用を抑えたり、照明や冷暖房の使用にルールを設けることで光熱費を削ったりすることを指します。

 

業務改善で得られる効果

業務改善を行うことで具体的に以下の効果が得られるでしょう。それぞれ解説していきます。

 

 

業務効率化による生産性向上

業務改善によって得られる効果のひとつに生産性向上があります。具体的には、業務のシステム化や従来の取り組みを見直してムダな作業の削減や簡略化するなどして業務効率化を図ると、一つの業務にかかる時間を短縮できます。余った時間を別の業務に充てることでより多くの成果が得られ生産性が向上します。

 

コストの削減

業務改善を行うことで得られる2つ目の効果としてコスト削減がります。例えば、業務改善によって作業にかかる時間が削減さると残業代などの人件費を削減することがでます。また、業務マニュアルを整備し業務を標準化することで人材育成にかかるコストの削減が可能です。

 

労働環境の改善

業務改善を行うことで得られる3つ目の効果は労働環境の改善です。業務改善によってムダな作業の削減や、個々の社員に対してムリな作業量やスケジュールの見直し、社員ごとの業務量のムラを把握し再分配するなど業務内容そのものを見直して改善することで、労働時間の短縮や働きやすい環境の実現につながります。

働き方改革を進めていくうえでは、業務改善が必須の取り組みといえるでしょう。

 

業務改善の進め方

 

ここからは、業務改善を行う際の具体的な進め方について、項目ごとに詳しく解説します。

 

 

業務改善に効果的なフレームワーク4つ

業務改善を行う際には、フレームワークをうまく活用することで効率的に業務改善を行えます。ここでは、業務改善に効果的なフレームワーク4つを紹介します。

 

ロジックツリー

ロジックツリーとは、あるテーマに対して原因や問題など、そのテーマを構成する要素を枝分かれさせたツリー状に書き出し、分解して論理的に考えることで解決策を導き出すフレームワークです。

業務改善には、以下の3種類のロジックツリーを使います。

 

要素分解ツリー（Whatツリー）

要素分解ツリー（Whatツリー）では、大きなテーマを構成する要素を一つずつ分解していくことで、全体像を把握します。例えば、「残業時間が多い」というテーマに対して、「業務量」や「人員」と要素を分解して網羅的に洗い出すことで、どこに問題が発生しているか課題箇所の特定に役立ちます。

 

原因追及ツリー（Whyツリー）

原因追及ツリー（Whyツリー）は、課題の原因を追究するために用いるロジックツリーです。一つの課題に対し「なぜ起きたのか？」原因を挙げていき、出てきた原因に対してさらに「なぜ起きたのか？」を繰り返し分析をしていきます。そうすることで根本原因を把握し、正しいアクションを導き出すのに役立ちます。

 

問題解決ツリー（Howツリー）

問題解決ツリー（Howツリー）は、課題に対しての解決策の洗い出しと優先順位をつけるために用いるロジックツリーです。原因追究ツリーで課題の原因を突き止めたあとに、その解決策を列挙していきます。さらにその解決策も深堀していき、具体的なアクションにまで落とし込みます。その結果、具体的な改善策と優先順位の決定に役立ちます。

ロジックツリーを作る際は、What→Why→Howの順番に行い、MECE（ダブりがなく、漏れもない状態）を意識して取り組むとうまくいくでしょう。

 

ECRS（イクルス）

ECRS（イクルス）とは、Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（交換）、Simplify（簡素化）の頭文字を並べたもので、4つの視点から効果的な改善手法とその順序を示す行うフレームワークです。

 

①Eliminate（排除）	不要な業務やなくてもよい工程をやめる（排除）
②Combine（結合）	複数の部署で行われる類似業務を一か所にまとめる（結合）
③Rearrange（交換）	業務の順序や人材を入れ替えることで効率化を図る
④Simplify（簡素化）	業務の一部を自動化したり、パターン化や回数を減らすなどして業務を簡素化する

 

E→C→R→Sの順番で改善効果が高いとされており、順番に沿って改善策の検討・実施を進めることで、適切な優先順位で業務改善が行えます。

 

KPT

KPTとは、「Keep」「Problem」「Try」の頭文字を取ったもので、業務改善を行った後の施策の評価に用いられるフレームワークです。

 

Keep（良かったこと／継続すること）	成果が出ていて継続すべきことを抽出
Probrem（悪かったこと／改善すべき課題）	上手くいかなかった施策や問題点、原因を<抽出/td>
Try（次に取り組むこと）	「Probrem」の具体的な解決策や「Keep」の更なる改善案を抽出

 

業務改善を行った後に現状をKeepとProbremに分類します。細かなことでも気にせずに、思いついたものをどんどん洗い出していきます。抽出されたKeepやProbremに対して、選んだ要因やそれぞれの原因を掘り下げて考えていき、その上でTryを決めます。Tryを決める際は「心がける」や「頑張る」など抽象的なものではなく、具体的なアクションに落とし込みます。

KPTは個人でも複数人でも進められますが、複数人で行う方が新たな発見や気付きにつながりやすいため、5～6人前後を目安にメンバー構成すると良いでしょう。

 

バリューチェーン分析

バリューチェーン分析とは、マーケティング手法の1つで、商品の製造から流通・販売・サービスといった流れを企業が提供する「価値の連鎖」として考え、それぞれの工程ごとに分析する手法です。

事業活動を商品の製造・開発やサービス提供などの「主活動」と、人事・労務管理や技術開発、企業インフラ、調達などの主活動を支える「支援活動」に分類し分析を行います。

カテゴリーを分けて分析を行うことで、どの工程にどのような価値があるかや、どの業務にコストがかかっているか、競合他社と比べて自社の強みや課題を可視化することができるフレームワークです。無駄なコストの削減に役立てたり、他社との差別化を図ったり、特定の顧客層・商品にリソースを集中して投資するなどの改善案を導き出します。

 

業務改善のアイデア

業務改善を行おうとしても、「どこから始めるべきか」を見極めるのは簡単ではありません。まずは具体的な改善策を見ていき、実施できる改善方法を検討してみると良いでしょう。

 

 

業務改善を成功に導くポイント

 

企業における業務改善を成功させるためには、意識すべきポイントがあります。要点を抑えることで、現場レベルで効果的に業務改善を進めていけるようになるでしょう。

 

QCDを意識する

QCDとは、「Quality（品質）」「Cost（コスト）」「Delivery（納期）」の略称です。一般的には製造業などで使われるフレームワークですが、業務改善を進める際にも当てはまる考え方です。より良い商品・サービスを、低いコストで、求められた量と納期で届けることを目指して改善を進めます。

しかし、CQDの各要素は相互に関係しているため、一つの要素に偏って改善を進めるとその他の要素に悪影響を及ぼします。例えば、品質を追求しすぎるとコスト増や納期に時間がかかりすぎてしまいます。したがって、QCDの各要素をバランス良く取り組むことが重要です。

業務改善で何を目標とすべきかがわからない場合には、まずQCDの向上を目指して生産性を高めてみると良いでしょう。

 

業務改善を重視する風土を醸成する

業務改善は、経営陣や管理職だけが努力すれば良いというものではありません。従業員自身が自発的に取り組んでこそ、本当の意味で業務の効率化を図ることができます。そのため、従業員が自ら進んで改善案を提案してくるような社風を作ると、望ましい結果を得やすくなるでしょう。

たとえば、社員同士が積極的に成功事例や失敗事例を共有し合う習慣が生まれると、企業全体の業務改善に貢献します。良い社風を根づかせるためには、業務完了後の振り返りを実施し、改善点を提示する時間を設けるようにするといった手法があります。また、積極的に改善に取り組む従業員や部署を、組織としてきちんと評価してあげる仕組みを整えることも大切です。

そして、社内だけでなく取引先などの顧客からの意見も参考にしていく必要があります。顧客に対する営業やサービスなど、ビジネスの基本的な面でも問題が起こっていないかを確認することも、業務改善に役立ちます。

 

定期的に効果測定をする

業務改善の効果は、すぐに表れるとは限りません。長期間にわたって改善を続ける必要がある場合、定期的に効果を測定することが重要です。また、定期的に効果測定を行うことで、従業員にも業務改善の成功を実感してもらえるようになり、さらなる改善や問題点の解決を促します。

全社的な取り組みを促すためにも、情報共有を行って「見える化」していくことも大切です。

 

ボトルネックを把握し、解消に努める

業務改善を続けることは、自社の課題を発見するきっかけにもなります。現状を把握したうえで分析し、ボトルネックを改善することができれば、さらに業務や作業を効率化できるでしょう。そのためにも、社内における情報収集を意識的に行い、従業員からも情報提供を募るなどの工夫を重ねることが重要です。

ボトルネックを把握するためには、業務全体の流れを示すフローチャートから導き出すことが有効だといえます。1つずつ手順を確認することで、作業ごとの優先順位が分かり、どこで業務が滞っているのかを理解できるのです。

普段の作業手順を点検することによって、業務改善のフレームワークを構築してみましょう。

 

無理のない業務改善で効率化を実現しよう！

業務改善を進めることで、コストの削減はもちろんのこと、自社が提供する商品・サービスの品質向上につなげることもできます。単に業務が効率的になるという効果だけではなく、顧客満足度の向上にもつながるのです。

専用ツールの導入やシステムを活用するなどの方法も検討してみましょう。出張の多い会社では出張管理システムの導入で、出張申請・手配・管理・精算まで一元管理で効率化され、立替精算業務も削減できるのでおすすめです。

効率よく持続的に取り組むには、複数のメンバーが同じ方向を見て共通認識を持って取り組むことも重要です。業務効率化研修も実施することで組織として体制を強化することもおすすめです。

 

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