出張費の立替は違法？相談が相次ぐ精算業務カットと経費削減の問題
出張先へと向かう際の交通費や現地での宿泊費は出張者があらかじめ立替えて支払うことが多いでしょう。
けれど、お金がないときに立替払いを命じられると大きな負担がのしかかるため、出張費の立替を強いるのは違法ではないかと感じる人もいるようです。
立替払いによって生じる精算業務は会社の業務効率を低下させているでしょう。そこで、立替払いが違法かを説明し、精算業務の削減につながる方法を解説します。
出張費の立替はよくあること
労働者が宿泊費や交通費といった出張費をあらかじめ立て替えることはめずらしくありません。また、出張費以外にも自分のお金で先に支払う費用もあります。
立替精算の対象となりやすいものの特徴
会社が社員に立替精算を命じるものの多くが消耗品です。現物として手元に残らず、その場で使い果たしてしまうものといった特徴があります。
会社での消耗品のなかでも現物がないのが通信費です。取引先との接待交際費や出張費にも現物がないため、そのほとんどを労働者が前もって支払っています。
ほかにも、業務を行う上で必要な文房具などの購入を、労働者があらかじめ支払うこともあるでしょう。文房具の場合には非常に少額ですが、出張費は金額も大きくなるため、社員は負担を感じてしまいます。
立替分は後日精算で戻ってくるケースがほとんど
出張費をはじめとした仕事をするうえで必要な費用は、正しく請求することで精算が可能です。
出張に行った労働者が出張の報告書を提出し、必要経費として支払った分の金額を明確にすることで精算してもらえるでしょう。
このとき、領収書の提出も必要であり、労働者は領収書も管理しなければなりません。経費としての計上が可能になることで、節税につながります。
ただし、後日精算された分は給料とは別で支払われますので、注意が必要です。
会社が立替を命じるのは違法？
出張に出かける頻度が高い労働者の場合には、立替精算によってお金がかかりすぎると感じることがあるでしょう。
給料の中から出張費を捻出しなければならず、ストレスがたまるという相談も多くみられます。
けれど、会社が労働者に出張費をあらかじめ支払うように求めることは違法ではありません。
前もって仮払金として支払う方法もありますが、先にお金を渡してしまうことで、出張費の着服や不正が起こりやすくなってしまいます。
社員があらかじめ出張費を支払い、実際にかかった費用を会社が精算するという方法であれば、不正を防ぐことができるでしょう。
カードでの決済
出張費の立替払いは違法ではありません。けれど、それほど給料の多くない社員に月に何度も出張費の立替払いを求めた場合にはきついと感じてしまうケースが多くみられます。
そこで、クレジットカードの利用を促す会社も多いものです。クレジットカードでの支払いにすると、急なときでも現金が必要ありません。
また、どれだけのお金をカードで支払ったのかの可視化もできますので、お金の管理がしやすくなるでしょう。
さらに、クレジットカードであれば支払いは1～2ヶ月後ですので、その間に会社から費用を振り込んでもらうと余計な出費をすることなく出張に出かけられます。
立替分の税金はどうなる？
出張費の立替は違法ではありませんが、気になるのが税金の扱いでしょう。税金を正しく収め、違法とはみなされないよう、税金について知っておくのがオススメです。
立替分は非課税になる
労働者があらかじめ支払った出張費は、要件を満たすと非課税として扱われます。非課税になるかは会社の出張旅費規程に定められていますので、確認してみるのが良いでしょう。
出張旅費規程の内容を総合的に判断し、適切であると判断された費用は非課税としての扱いが可能です。
出張費を非課税にするためには、同業種や同規模の企業と比較し、適切な支給額であるかをチェックするのがポイントでしょう。
また、社内でのバランスも不自然ではないかが判断されます。これらの基準をクリアした出張費は非課税になり、会社の経費削減に大きく貢献するのです。
さらに、精算してもらった出張費は給与とは異なる性質があり、所得税が課税されません。出張費として計上することで、会社と労働者の両方において税金が節約できます。
出張費を違法にしない精算方法は？
出張後、従業員は出張に必要となった費用を明記し、立替えた分の領収書を添えて上司や経理に提出します。
ただし、労働者が先に支払った出張費は、正しく精算しないことには法に触れてしまう可能性があるのです。
そこで、出張費を違法にしないための精算方法を紹介しましょう。
精算は給与のタイミングで
出張費の精算日は、給与を支払うタイミングに合わせるのが一般的です。
あらかじめ支払った出張費と給与がまとめてもらえるため、労働者は手取りが増えたように感じるでしょう。
出張に出かける日程が給料の支払い日に近い場合には、その月の精算処理が間に合わないことから、翌月以降に精算されるケースもめずらしくありません。
立替期間には注意を
企業によっては出張費の精算を後回しにしていると、精算が認められなくなることがあります。なかでも、出張費の立替が可能な期間が設定されている場合は注意が必要です。
〆切までの長さは企業によって異なりますが、立替後3カ月以内や、6カ月以内といった短い期間が多いでしょう。精算書の締日を毎月設けている会社もありますが、いずれにしても経費を早く精算するために速やかな対応が求められます。
少しでも早く精算ができると、経費の精算にかかる時間を短くするだけでなく労働者の金銭的な負担も軽くなるでしょう。あらかじめ支払ったお金は企業への貸付と同じです。
金額が増えすぎてしまうことで生活に支障が出てしまう可能性もありますので、経理担当者は早めに出張費の精算を促すのをオススメします。
出張費精算の流れと注意点
立替をした分を精算するには非常に多くのフローが求められます。
よって、面倒だと感じる人もいるでしょう。新入社員など、初めて立替分を精算をする場合には、どのようすればに出張費が精算できるのか、その方法が分からないといった相談も聞かれます。
よって、企業は立替をした分の精算方法を労働者に説明しておことが大切です。ここでは、一般的な流れと注意点を説明しましょう。
出張者がすべき作業
出張から戻るとできるだけ早く精算の申請書を作成しましょう。そうすることで、精算までのスピードがアップします。できあがった書類を上司に確認してもらい、承認を得た後、経理担当者に提出します。
出張から戻った後にはたくさんの仕事を抱えている場合が多くみられますが、できるだけ早く申請書を作成することで立替精算までの時間が短縮できるのです。
経理担当者の流れ
労働者から精算のための申請書を受け取ると、経理担当者は経費としての処理を開始します。このとき、申請書に書かれている費用が本当に出張で必要な費用だったのかを証明するため、領収書の提出を求めることが大切です。
預かった領収書をもとに出張精算申請書をチェックし、仕訳をしていきます。仕訳の日付は出張者が実際に立替払いをした日ではなく、精算を行った日ですので、注意しなければなりません。
立替精算をなくすのも1つの方法
労働者による立替払いが起こると、精算などの業務が増えてしまうでしょう。出張回数が多い場合や、金額が増える場合には経理担当者の仕事量も増大します。
また、出張者の申請書の作成業務も必要になるのです。そこで、立替精算自体をなくす会社も増えています。
立替精算をなくすメリット
出張費の立替精算そのものをなくすと、先ほども説明した通り、経理担当者の負担が大幅に軽減されます。
立替精算業務では、提出された申請書と領収書を照らし合わせてチェックし、出張者への支払を行わなければなりません。
現金での支給ではなく口座振込の場合には、振込業務も必要になるでしょう。さらに、出張ごとに仕訳をしなければならず、出張回数の多い会社では経理担当者の負担が大きくなるのが問題とされています。
その点、精算業務をなくしてしまうと、経理担当者の仕事量が大幅に削減できるでしょう。経理担当者の人件費を減らすことも可能で、経費削減にもつながります。
加えて、労働者による水増し請求やカラ出張といった不正のリスクも減らせるようになるのです。
また、現金での立替払いをストップし、法人のクレジットカードによる支払いも推奨されています。
この方法では利用履歴が確認できるようになり、行動管理も可能になるでしょう。社員も管理されているといった意識が高まることから、不正を減らせるのがメリットです。
出張手配ですべてを解決
出張者に立替払いを求めている場合には、不正などがおこりやすく経費削減が難しくなるといえるでしょう。
また、立替払いは精算業務が必要になるため、出張者だけでなく経理担当者にも負担がかかります。
これらの問題をすべて解決できるのが出張手配サービスの導入です。なかでも、エルクトラベルの出張手配プラスを利用すると、立替精算が不要な出張手配ができるようになります。
一括請求で双方にメリットが
出張費の精算業務をカットするため、法人カードなどの利用を促す会社もあるでしょう。
けれど、法人向けのクレジットカードでもホテルや交通機関を別々に予約した場合には、それぞれの仕訳業務が必要となることがあります。
その点、エルクトラベルでは出張者全員の出張手配をまとめて会社に請求しますので、仕訳業務が驚くほど簡単になるのが特徴です。
立替分の精算業務がなくせるため、経理担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。
出張者も個人で立替払いをする必要がなく、金銭的な理由での負担を感じることがありません。
経費削減に効果大
経費のなかで大きなウエイトを占める出張費は、少しでも減らしたいという会社が多いでしょう。
出張経費そのものが削減できると、会社の経営もスムーズになります。
経費削減のため、少しでも安いホテルや交通機関の利用を促す会社は多いものの、時間に追われるビジネスマンにとって、ホテルや交通機関の検索は骨の折れる仕事です。
よって、簡単に見つかったものを予約する傾向がみられ、経費削減が難しくなるのが実情でしょう。
しかしながら、エルクトラベルであれば、忙しいビジネスマンでも簡単に安いホテルや交通機関の切符が見つけられます。簡単な検索でたくさんの情報が得られますので、経費削減につながりやすいでしょう。
また、出張手配サービスを利用すると、サービスを利用するための初期費用や月額利用料がかかる場合が多いものです。
しかし、エルクトラベルでは初期費用や利用料が無料ですので、無駄なお金を使うことなく出張費の削減を可能にします。
よりよい方法を提案
出張手配は時間がないなかで行われることが多く、安心できる同じチェーンのホテルなどに宿泊するケースは多いでしょう。
また、検索のトップに出てきた宿泊施設などを予約する人も少なくありません。
この方法では価格をそれほど気にしないため、出張費の削減が難しいといえます。エルクトラベルには出張手配のエキスパートがそろえられていますので、出張費を抑える方法の相談が可能です。
また、土地勘のない場所への出張であっても気軽に相談ができることから、快適な出張が可能になるでしょう。
さらに、これまでの出張手配の傾向から出張費を抑えたより良い手配方法を提案してもらえ、安心して利用できると評判です。
海外出張の場合でも親身になって相談できるため、海外でも不安なく仕事ができるでしょう。
違法ではないが細心の注意が必要
出張費の立替払いを会社から求められても違法ではありません。しかし、立替精算が可能な時期を過ぎるとお金が戻ってこなくなる可能性があります。
したがって、出張から戻るとすぐに精算業務を開始することが大切です。
ただ、立替精算には手間と時間がかかることから、経理担当者の負担になることが多いでしょう。
残業が続くこともめずらしくなく、体力的にもきついと感じる人もみられます。
そこで、出張費の立替払いそのものをカットする出張手配サービスの利用がオススメです。
エルクトラベルであれば経費を削減しつつ快適な出張手配ができるようになるでしょう。
経費削減と業務の削減を求めるのであればエルクトラベルに相談してみてはいかかでしょうか。
