出張手配は総務？本人？経営視点からの企業改革を！

出張手配は総務がやるか出張者本人がやるか

 

事務上の瑣末な問題に目をむける

出張が決まると、さまざまな事務処理が発生します。
出発までに真っ先にやらねばならない仕事として列車、航空券、ホテルなどの出張チケット手配があります。

出張手配は誰がやるか、会社によって総務などコーポレート部門がやるケースと出張者本人がやるケースがあるようです。

事務上の瑣末な問題として軽視してはいけません。
事務（総務）担当者が課題として抱えている悩みに目をむけるところから、企業の経営改革が始まるのです。

 

チャットやSNSで飛び交う社員個人の叫び

出張手配は総務がやるべきか出張者本人がやるべきかという問題は、チャット、SNSや個人ブログなどでよく意見交換されています。
出張手配を担当する総務などの事務経験者たちが、悩みを共有することもあれば、他部門と総務の間で意見交換されることもあります。
なかなか興味深いやりとりを覗くことができます。

企業で働く人たちの悩みは、大手も中小も、正社員も派遣社員も、昔も今も、似たところがあるなと感じてしまいます。

 

出張手配は総務のオシゴトか本人か、その実態は？

それぞれの会社で出張手配の実態がどうなっているか、ネット上で得た情報をアットランダムにそのまま羅列します。
単に出張手配は総務か本人かの問題にとどまらないようです。

 

（実態1）航空会社と法人契約、個人がオンライン手配

会社と航空会社（JAL、ANA）が法人契約し、各自がオンライン手配している。出張手配は個人、請求は総務宛。
新幹線もエクスプレスカードを使い、各自手配している。

 

（実態2）新幹線、航空券は総務が手配

以前の会社は、新幹線、航空券は総務が手配していた。
今の職場は個人が出張手配している。

 

（実態3）トラベル代理店と法人契約を結び個人手配

トラベル代理店と法人契約を結び個人が出張手配している。
出張旅費規程で料金のガイドラインを設けている。
チケット代金は総務に請求されるか、または法人クレジットカードを利用する。

航空料金は繁閑や条件による値幅が大きいので、個人にすべての裁量を任せると際限がない。

 

（実態4）事務（総務）担当者が出張手配

事務担当者が移動手段やホテルなど出張手配している。
出張費に関する決まりはない。
出張者の仕事が何時に終わるのか、ホテルの好みも分からないので、本人が手配してほしい。

 

（実態5）事務（総務）担当者が出張手配

なにかあった時、出張者の宿泊場所を一元管理するほうがよいので、事務（総務）担当者が出張手配している。
個人が自由に手配するとタガがはずれる人が出てくる。
出張費の決まりはないが、経験豊富な事務（総務）担当なら、ある程度の相場がわかる。

 

（実態6）アシスタントの事務（総務）担当者が出張手配

上場企業、中堅企業、半官半民企業で事務経験があるが、すべて事務（総務）担当者が出張手配していた。
今は航空券もホテルもネット予約できるので便利。

 

（実態7）秘書の事務（総務）担当者が出張手配

中小企業の営業所で事務（総務）をしているが、上司の出張先ホテルや本社からの来訪者のホテル手配をしている。
事務（総務）担当者が出張手配するほうが、上司の動静が把握できるので便利。

 

（実態8）個人が決めて総務に手配依頼する

出張旅費規程の範囲内で交通機関は個人が決めて、総務に手配依頼する。
ホテルは常宿を個人手配する。

 

（実態9）出張者が個人手配する

本人が出張手配する。
役職位により規定の宿泊費が異なるが、安いホテルを利用し差額を小遣いにしてもよいし、個人で補填し高級ホテルに泊まるのも自由。

 

（実態10）同一会社でも場所により総務手配と本人手配がある

同じ社内でも社員数が多いところは、総務が旅行代理店をとおし手配する。
値引きを要求しコスト削減を図るため。総務の経験を活かせる。

社員数が少ないところは、事務（総務）担当者が少ないため本人が出張手配する。

各自が出張手配するとホテル選定などに時間がかかるので、総務による出張手配にくらべトータルで無駄が多い。
仕事経験の豊富な事務員（総務）が出張手配するほうが理にかなっている。

 

（実態11）ぜんぶ本人が出張手配する

従業員300人に対し、事務（総務）担当者は1人しかいない。
出張先への交通機関を調べ、近くのホテルを探してなどとてもやってられない。すべて本人が出張手配している。

 

（実態12）大手企業勤務だが、出張規定内で本人が選び手配する

従業員数万人の大手企業に勤務している。
出張規定でホテル料金は距離などに応じて一定額なので、範囲内で本人が自由に決めて出張手配している。
ネットで簡単に手配できるので、派遣社員や新人にやらせるより効率的ということもある。

 

（実態13）出張手当の範囲内で各自が自由に手配する

大手企業の営業部門に勤務。出張手配は各自が行う。
出張手当が決まっているので、安いホテルを探したり、格安ツアーで宿泊する人もいる。

 

各社の泥臭い実態が浮かび上がってきた

 

総務か出張者本人か？中小と大手で各社まちまち

出張手配は総務がやるのか出張者本人がやるのか、各社まちまちのようです。
傾向として小規模の会社は事務（総務）担当者の仕事とされ、大手企業は出張規定の範囲内で本人が手配するようです。

大手企業の場合、総務が一件ごとに出張の中身と出張者の意向を把握して手配しきれないという事情があります。

 

不正出張への警戒感や緊急事態への対応意識がある

事務（総務）担当者が手配する理由として、出張旅費規程がないので個人手配すると、タガがはずれた使いかたをされるという心配があるようです。
不正出張に発展しかねないという警戒感です。
また出張者の動静が把握できるので連絡が取りやすいという理由もあります。
緊急事態が発生した場合の対応が念頭にあるといえます。

 

総務手配、出張者手配にもバリエーションがある

ネットにあがってきた出張手配についての意見を見ると、総務手配か出張者手配か一言で言いきれないバリエーションのあることがわかります。

 

総務による出張手配

1. 交通機関の選定、時刻の決定、ホテルの決定など白紙の状態から総務が決めて出張手配する。
2. 交通機関やホテルは出張者本人が決めて、旅行会社などへの手配を総務に依頼する。

 

出張者本人による出張手配

1. 出張者本人が会社指定の旅行会社などをつうじて出張手配する。
2. 出張者本人が自分の好みや都合にあわせて自由に出張手配する。

 

業務改善や経費削減を検討する場合は、どの分類に該当するのか仕分けして議論しないと混乱をまねくことになります。

 

総務などコーポレート部門の存在価値はどこにあるか

出張手配は総務か？出張者本人か？という問題を議論するとき、そもそもコーポレート部門は何故存在するのかという原点に立ち返った考察が必要です。
総務に限らず、経理、企画、人事などに共通のテーマです。
昭和の時代から現在に続く永遠の長期テーマです。

コーポレート部門の存在価値は3段階にわけられます。

 

各部門の共通業務を括りだして1カ所で管理する

会社にはいろいろな部門があります。
製品事業に直接関係する部門として一般的に、営業、設計、調達、製造、アフターサービスがあります。
各部門は担当正面の仕事の他に、かならず付随する周辺業務があるものです。
出張手配は典型的な周辺業務です。
ほかにも給与、教育、採用、安全・衛生など細かくあげるときりがありません。

こうした周辺業務は、各部門がそれぞれよく似た仕事を抱えることになります。
それならば、共通業務を括りだして1カ所で処理するほうが効率的です。

これらはコーポレート部門の第1段階の存在価値です。

人材の重複配置がなくなり、仕事の経験豊富な人が処理するほうが効率的です。仕事のやり方の改善が期待できます。

また業務マニュアルの整備により仕事の定型化が可能ですので、派遣社員が時給制で担当したり、アウトソーシングすることも可能です。

出張手配は典型的な周辺業務ですので、総務から社外への委託が可能です。

 

高度な専門性が要求される

第1段階で説明した存在価値は、俗な言い方をすると「簡単な庶務的な雑務を1カ所に集めて処理する」ということです。

一方でコーポレート部門の仕事には、高度な専門知識と長期の経験が要求される業務があり、なかには公的な資格を要求されるものもあります。
会計、資金、企画、労務、社会保険、各種制度の構築などがあげられます。

時給いくらという単純な評価のしにくい分野です。

こうした高度な専門性が、コーポレート部門の第2段階の存在価値です。

これらに対応可能な人材は一朝一夕に得られません。
かつての日本企業は、特定の部門で長い時間をかけて経験を積ませ先輩から後輩に引き継いできました。
残業をいとわぬ企業文化の源流です。

しかし現在は、自前主義から脱却し積極的にアウトソーシングを取り入れる時代になっています。

出張手配について、最適な交通機関を選び、最適なホテルを探し出すことに習熟するには、それなりの経験が必要です。
いくつかの選択肢からもっとも安いものを選んだり、期間限定の格安パッケージツアーを探したりすることはその道の経験豊富なトラベル会社を起用するほうが効果的です。

海外出張では、現地と英語で相談しながらの手配が必要なことがあります。

出張手配は社内に専門性をもった総務担当者を配置するより、トラベル会社やIT会社が提供する法人契約サービスを活用するほうが効率的です。

 

経営への提案機能をもつ

コーポレート部門の第3段階の存在価値は、経営への提案機能をもつということです。

コーポレート部門ならではの視点から、経営データーを分析し会社の経営戦略などを提言する機能です。
単なる事務処理屋にとどまらず経営レベルに参加することこそ、コーポレート部門の真の役割であるといえます。

成果が時給でなく年収という尺度で評価される仕事と言い換えることができます。

ひとつの事例を紹介します。
ある日本の衣料販売会社で数年前から資金回転率が落ちる傾向がみられました。
経理部門の提案で原因の究明と対策立案が行われることになりました。

調査の結果10月中旬から11月中旬にかけて若者向け冬物衣料販売が極端に落ちることがわかりました。
販売部門がさらに分析したところ、原因は中国の「独身の日」11月11日にあるようです。

最近日本でも11月11日が中国の「独身の日」で、数兆円規模のネット販売が行われることが知られるようになりました。
2020年11月11日も日本のメデイアが報じていましたのでご存知のかたも多いことでしょう。

独身の日の影響で、中国向け越境販売が不振になり10月中旬から11月中旬の販売が落ち込んでいたわけです。

11月11日独身の日の中国ネット販売は、日本企業も参加の道があります。
また今後日本でも11月11日が独身の日として賑わう可能性があります。

この会社は、経理部門からの提案を受けて、11月11日独身の日への対応を経営戦略の1つに取り入れようとしているそうです。

 

経営視点からの出張手配と経費削減

会社の課題解決は経営視点から

出張手配は総務がやるか出張者本人がやるかという事務的な問いかけから出発しましたが、出張経費削減はより高い視点から会社全体を見とおすアプローチが必要です。

現状の出張手配のやり方の問題点を抽出し、対策を考えるアプローチでは現状の延長上の改善しかでてきません。

派遣か正社員の仕事か、時給を尺度に管理できる業務か否かというところからスタートしても革新的な改革は生まれないのです。

経営理念、経営戦略をしっかりもって、経営レベルから指針を示す必要があります。

 

そのオシゴト必要ですか？

出張手配を改革し経費削減を図るためにまずやるべきことは、出張を減らすことです。
その出張が本当に必要なのかゼロベースに帰って考えること(re-consideration)が重要です。

無計画に何度も顧客に出向き、とにかく顔を出せばよいと考え、いつも「no！」で終わる出張をしていませんか。
関係部門から何人も出張し、仕事か観光かわからない出張はありませんか。
前回からの続きで、惰性のような出張はありませんか。

いわば時給管理の対象になるようなワンパターンの出張をくり返していては、何度出張しても「ok」の成果は得られません。

こうした出張をやめさせるのは、経営者や管理者の役割です。

出張手配は総務か本人かという表層的な問題を検討する前に、まず真っ先に実行すべきです。

 

不正出張は会社を腐らせ命取りになる

つぎに経営者が優先すべきは、不正を起こさない出張手配の仕組みを作ることです。

交通費や宿泊費などを水増し請求することは詐欺罪に該当します。
不正が何度も起こると、管理がルーズないいかげんな会社のレッテルを貼られ社会的な信用を失いかねません。
コンプライアンスが遵守されない会社として、事業継続を危うくするケースも出てきます。

また不正がはびこると金額の大小にかかわらず従業員のモラルが低下し、仕事への悪影響がでるものです。

出張手配の仕組みを考えるとき、業務の効率や経費削減に優先して不正防止を考えるべきです。

 

出張手配は会社全体のトータルバランスを考慮する

出張手配において、総務と出張者本人の負担を少なくすることは重要な要素です。
出張手配は総務か本人かという二者択一で考えるのではなく、ともに満足するやり方を考えなければなりません。
また仕事を効率化し経費削減を図ることも成り立たせなければなりません。

 

出張手配の法人契約は承認申請や旅費精算も効率化

出張に関する一連の業務は、交通機関やホテルなどの手配にとどまらず、出張申請し承認を得ること、帰任後費用を精算することなどがあります。

これらは賃金形態に例えると時給で管理できる仕事であり、システム化により業務改善と経費削減が可能です。

出張手配の法人契約の多くは、出張承認電子決裁システムや旅費精算システムを提供してくれます。
これらを含めた一連の業務改革を考えるべきです。

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まとめ

出張手配の業務を効率化し経費削減をすすめるため、出張手配は総務がやるべきか本人がやるべきかという問いかけからスタートしました。

また総務などコーポレート部門の存在価値はどこにあるかを考察しました。

出張手配に関する総務の仕事は、アウトソーシングが可能です。

また旅行会社などが提供する出張手配の法人契約は、豊富な経験に裏付けられたサービスが期待できます。
さらに出張承認申請や旅費精算の効率化が図れます。

不正を生まない公平な出張手配のためには、総務が手配するにせよ本人が手配するにせよ、会社の出張旅費規程を整えることが必須です。

そのうえで出張手配に法人契約を導入すれば、総務と出張者の負荷軽減、不正防止、業務効率化、経費削減への道が開けます。

本年を経営革新スタートの年として、今すぐ取り組んではどうでしょうか。

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