正社員がベスト？派遣の秘書でも大丈夫？出張手配の最適な方法

出張手配を誰が行うかは企業によって異なります。派遣で働く秘書や事務員よりも信頼性が高いからと正社員に出張手配をさせている会社は多いでしょう。

しかし、正社員は業務量が多いのが問題です。そこで、正社員としての働き方について紹介し、最適な出張手配の方法を説明します。

 

正社員とは

出張手配を誰が行うのがベストかを考える前に、まずは正社員とはどのような雇用形態を指すのかについて解説しましょう。労働基準法をはじめとした日本の法律に正社員という言葉はありません。

正社員や契約社員、派遣社員、パートタイムをひとまとめとして「労働者」と呼んでいます。一般的には雇用期間の定めがなく、フルタイムで勤務する労働者を正社員と呼ぶことが多くみられますが、これは、企業や行政が労働者を区分するために使われているのです。

 

正社員のメリット

契約社員や派遣社員の場合には雇用期間が決められているものの、正社員には雇用期間の定めがないのが特徴です。同じ企業で長く働けるのが正社員の魅力ですが、ほかにはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは、正社員として働くメリットを紹介します。

 

仕事内容が充実

正社員は会社の将来と担う重要な戦力として雇用されていますので、重要な業務を任せられることが多いでしょう。

派遣などの場合には単調な事務仕事や来客の対応といった正社員のアシスタント業務を命じられることが多く、責任ある仕事は正社員に与える企業がほとんどです。

正社員はその業界にとって欠かせない重要な業務を担う素人材として考えられていますので、興味のある分野でやりがいを感じながら働けます。正社員としての経験を積むとたくさんのスキルが得られるようになり、働きながら自身の成長が実感できるのが魅力です。

 

収入が安定する

正社員は派遣社員などと比べると年収が高い傾向にあります。また、正社員は毎月の給与だけでなくボーナスや各種手当も受け取れますので、収入が安定するでしょう。

優れた成果を上げた場合にはインセンティブが支払われることもあり、業績が収入に直結することも多いのが正社員の魅力です。加えて、年功序列式で昇給する企業であれば、正社員として長く勤めれば勤めるほど収入が増えます。

契約社員や派遣社員にはない退職金が受け取れますので、正社員は将来に不安がありません。

 

福利厚生が手厚い

正社員として企業で働くと、手厚い福利厚生が期待できるのも魅力でしょう。福利厚生は会社によって異なりますが、正社員に交通費や住宅手当を支給している会社もあります。

会社の保養所が利用できるところや旅行補助が出る企業、さらにはスキルアップのための海外研修などの費用を負担していくれる会社もあるのです。

 

社会的信用度がアップ

正社員は雇用期限に定めがなく安定した収入が得られます。よって社会的信用度が高く、住宅や車を購入する際のローンが組みやすくなるでしょう。クレジットカードの審査も通りやすく、自由な買い物が楽しめるのが正社員の魅力です。

 

経験値が高く転職でも有利

スキルアップを目指した転職を考えるときでも正社員は有利です。これまで働いていた会社の名前を出すだけで、どのくらいのスキルや経験があるかが分かりやすく、興味を持ってもらいやすいでしょう。

また、正社員は責任のある業務を任せられる人材としても判断してもらいやすいため、派遣社員と比較しても転職しやすいといえます。

 

人間関係の構築が容易

同じ会社で長く仕事ができる正社員は、チームの絆を深めやすくしっかりとした人間関係が築けるのがメリットです。人間関係が安定するとお互いに協力し合いながら働けるようになるため、業務効率が向上するのもポイントでしょう。

 

正社員のデメリット

正社員として働くとたくさんの経験値が得られ、非常にメリットが多いのが特徴です。しかし、デメリットもありますので知っておくのがおすすめです。

 

大手の総合職は転勤の可能性も

大手企業で総合職として勤務する場合には、国内だけでなく海外などの遠方に転勤する可能性があります。突然異動を命じられるというケースはめずらしくなく、家族を持つ人は厳しい選択に迫られることもあるでしょう。

 

中小企業では同じ人との付き合いが続く

大企業では社員の人数が非常に多いため、一定の人と長く一緒に働く可能性が低くなります。一方、中小企業の場合には長期間同じメンバーで働くことがほとんどで、人間関係に不満を抱える場合にはストレスを感じてしまいやすい点が問題です。

 

長期休暇の取得が難しいことも

正社員になると責任ある仕事が増えることから長期休暇の取得が難しくなります。なかでも、管理職になると長期休暇が取れないと感じることが多いでしょう。

管理職になってからは海外旅行に行けなくなったという声も多く、有給休暇の取得は正社員にとって難題ともいえます。派遣であれば取りやすい休みも正社員の管理職には難しいことから、働きづらさを感じてしまう人いるでしょう。

 

自分の求める業務に就けないこともある

正社員として大企業で働くと、希望していた部署に配属されないことも多く、希望する業務ができないことがあります。どれだけ経験があっても、その経験が活かせないことから、仕事へのモチベーションが低くなることもあるのです。

 

会社の業績に直結する出張

正社員として営業などの仕事に就くと、出張を命じられることも多いでしょう。出張は遠方の顧客にも自社商品をアピールしたり、販売した商品のメンテナンスなどの目的で行われます。

出張で重要な商談をすることもめずらしくなく、出張の成果が会社の業績に直結するといっても過言ではありません。よって、いかにスムーズに出張ができるかは極めて大切なポイントであり、現地への到着が遅れるなどのミスは許されないのです。

スケジュール管理も非常に重要な仕事であり、先方に迷惑がかからないようしっかりと予定を立てた出張手配をする必要があります。出張は非常に重要な業務であると考え、ミスのない出張手配を進めなければなりません。

 

出張手配は誰がする？

会社にとって極めて重要な業務である出張をスムーズに行うための出張手配は、誰がするのが良いのでしょうか。

 

出張者本人

多くの会社では、出張をする本人が出張手配をすることが多いでしょう。インターネットなどを利用すると比較的簡単に飛行機や新幹線など交通機関の予約ができます。

また、インターネット上にはホテルなどを予約できるサイトもありますので、旅行代理店などに出向くことなく出張手配ができるでしょう。しかし、どれだけ簡単に出張手配ができるとはいえ、出張者本人は通常の業務を抱えながら出張手配をしなければなりません。

正社員は責任ある業務を任されており、出張手配によって本来の業務に支障が出る可能性が高くなります。加えて、時間がない中で出張手配をすると料金の安いホテルなどを見つける時間が捻出できず、出張経費がかかりすぎてしまうこともあるのです。

出張費によって会社の経費が圧迫される可能性も考えられますので、出張管理は徹底しておく必要があるでしょう。さらに、出張者本人に出張手配を任せてしまうと、出張管理が難しくなりカラ出張や水増し請求といった不正が起こる可能性も高くなります。

関連記事：
個人に任せるだけで大丈夫？効率を上げ会社の経費も削減する出張手配の方法

 

総務部・経理部・秘書など

会社によっては出張にかかわる事務仕事を総務部や経理部が行うこともあるでしょう。出張者本人は事務経験の豊富な総務部や経理部に出張手配を任せると、安心して出張に出かけられます。

また、この場合には出張者が出張費の立替払いをする必要がありませんので、領収書を管理する必要がなくなるのもメリットです。

これにより、金銭的な負担だけでなく事務作業のわずらわしさも軽減されるでしょう。出張者本人が出張手配を行わないことで、出張管理がしやすくなり、不正なども防げます。

社長や役員などの場合には、秘書が出張管理を行うケースも多いでしょう。秘書は社長や役員のスケジュール調整や事務仕事のサポートを得意としていますので、秘書に任せてOKです。

関連記事：
総務とは？仕事内容やその役割について分かりやすく解説
出張手配は総務？本人？2022年経営視点からの企業改革！

 

専任スタッフを派遣で雇用

年間に何度も出張をするという会社では、出張手配を専門とした事務員を派遣会社から雇用する方法もあります。出張手配の経験が豊富な事務専任のスタッフがいることでスムーズな出張手配や出張管理が可能になるでしょう。

しかしながら派遣で専任の事務スタッフを雇用すると時給がかかります。出張経費が節約できても人件費が増大してしまう点が問題でしょう。

関連記事：
経験値が必要な出張手配を派遣に依頼？事務仕事の効率化を考える

 

出張手配サービスの利用

出張手配を行う専任のスタッフを雇うのではなく、出張手配経験の豊富な出張手配サービスに相談するという方法もあります。出張手配サービスであれば、出張者本人だけでなく秘書なども利用でき、会社全体の出張管理が可能になるでしょう。

また、出張手配サービスのなかには会社に一括請求ができるところもありますので、支払や仕訳に関する事務仕事が非常に楽になります。さらに、国内だけでなく海外出張の手配も対応しているところが多く、英語に自信がない人でも簡単に海外の出張手配が可能です。

 

エルクトラベルで出張手配を行うメリット

出張手配サービスを提供しているところは多く、インターネットなどで検索をすると多くの出張手配会社が見つかるでしょう。そのなかでも、おすすめはエルクトラベルです。

エルクトラベルは非常にスムーズな出張手配が可能で、業務効率の向上も目指せると高く評価されています。ここからは、エルクトラベルで出張手配をするメリットを紹介しましょう。

 

出張管理が簡単に！

エルクトラベルでは、正社員や秘書をはじめとしたすべての社員が行った出張手配の請求をひとまとめにすることが可能です。会社に一括請求をすることで、出張時の面倒な領収書の管理や立替払いに対する後日精算等の業務がカットできるでしょう。

さらに、経理担当者の仕訳業務も簡単になりますので、業務効率が向上します。また、どの社員がどのような出張をしたかという情報も一目でわかることから、出張管理が驚くほど楽になるのです。

 

海外出張の経験がなくても安心

海外出張の経験がない正社員の場合には、どのような飛行機を手配してどのホテルに宿泊をするとスムーズな出張ができるかが分かりにくいことがあります。

海外出張では、海外旅行保険の契約や現地でのレンタカーの予約、観光、海外でも使えるWi-Fiなどの手配が求められることもあり、十分な経験が必要です。

その点、エルクトラベルには海外の出張手配経験が豊富なスタッフも揃えられていますので、安心して海外出張の手配が任せられるでしょう。

 

出張経費の削減に貢献

宿泊費や交通費に上限を設けていない会社では、出張手配を正社員自らが行うことで出張経費がかかりすぎてしまう可能性があるでしょう。

また、出張経費の上限を高く設定している企業でも同じことが起こりやすくなります。

出張手配の方法を見直すと出張経費が大幅に削減できるため、出張経費の節約について正社員をはじめとしたすべての労働者に周知しておくことが大切でしょう。

その点、エルクトラベルでは国内・海外を問わずこれまでの出張手配のデータを分析し、より出張経費が抑えられる出張手配方法の提案が可能です。

これまで気づかなかった出張手配の方法がデータを管理することで分かるようになりますので出張経費を削減し、スムーズな出張手配と出張管理ができるようになります。

 

月額利用料も無料で安心

エルクトラベルでは導入時の初期費用や月額利用料金を無料に設定しています。出張経費を抑えられるだけでなく、出張手配にかかる費用も削減できますので、会社の経費削減に大きく貢献するでしょう。

月額料金が無料にもかかわらず、十分な出張管理も可能ですので、中小企業をはじめとした多くの会社から選ばれているサービスです。

 

経験方法な出張手配サービスに任せるのが得策

正社員として働くと、派遣社員には得られない安定した収入や社会的信用度が得られます。責任ある仕事も任せてもらえますので、仕事へのやりがいも得られるでしょう。

なかでも正社員は会社の業績にかかわる出張を命じられることもあり、会社に貢献できる働きができるのが魅力です。このような出張手配は出張管理も可能なエルクトラベルが最適でしょう。

海外出張にも対応でき、出張経費の削減も可能なため、相談してみるのをおすすめします。

 

関連記事：
総務とは？仕事内容やその役割について分かりやすく解説
出張手配は総務？本人？2022年経営視点からの企業改革！
経験値が必要な出張手配を派遣に依頼？事務仕事の効率化を考える
個人に任せるだけで大丈夫？効率を上げ会社の経費も削減する出張手配の方法