個人に任せるだけで大丈夫？効率を上げ会社の経費も削減する出張手配の方法

出張時に必要となる交通機関やホテルの予約は、会社のどの部門がするのがベストなのでしょうか。個人に任せている会社でも、常に効率の良い方法を模索している傾向がみられます。

この記事では、出張手配を個人に任せるときのメリットやデメリットを紹介し、会社の経営向上につながる最適な方法を考えていきましょう。

 

出張手配を本人に任せる会社は多い

出張が決まると現地までの交通機関の手配やホテルの予約などが必要です。誰が出張手配をするのかというのは会社によって異なりますが、交通機関の予約は総務が手配してくれるという会社や、ホテルなどの宿泊施設は個人が予約するというところもあるでしょう。

また、会社が旅行代理店などと契約している場合には、個人がそのサービスを経由して手配をすることもあります。

 

高額になる海外出張は総務が手配する会社も

出張手配を個人に任せる場合には、個人があらかじめ立替え精算を行い、その領収書をもとに後日精算をするのが一般的です。

けれど、海外出張の場合には航空券のチケットなどが高額になりやすく、宿泊費も高くなるため総務が手配する会社もあります。

総務が手配することで出張者個人が身銭を切って立替え精算をする必要がなくなり、金銭的な負担の軽減が可能です。

 

個人に任せるときのメリット

出張手配を個人に任せると、会社にとってもメリットがあります。

まず、出張者は自分のスケジュールを把握していますので、出張手配がしやすいでしょう。何時の新幹線に乗れば間に合うのか、どのホテルに宿泊すればスムーズに業務が始められるのかが明確ですので、効率の良い出張が可能です。

出張での成果は会社の業績につながるため、出張手配を個人に任せて円滑な出張ができると、会社の利益にも直結する可能性が高くなります。

また、個人に出張手配をさせると、企業は出張手配をする人材を確保する必要がありません。人件費のカットも可能になることから経費削減にも大きく貢献します。

 

手配の流れ

個人が出張手配を行う場合の一般的な流れを紹介しましょう。

まず、出張が決まると、出張者本人が出張申請書を作成します。この出張申請書を上司に提出して承認を得た後、出張中に欠勤として扱われないよう、人事部に提出する流れがほとんどです。このとき、仮払金がある場合には申請をしておくとスムーズに進むでしょう。

人事部から出張に関する承認が得られると出張へと出かけられます。出張後には出張の成果などを記載した出張精算書を作成して上司に提出し、承認を得なければなりません。

その後、出張精算書を経理に提出し、経理で処理してもらいます。出張時には交通機関や宿泊先の予約に加えてこれらの書類の作成や承認といった事務仕事が必要です。よって、出張によって業務が増えると感じる人も多いでしょう。

 

個人にさせるときの問題

出張手配を個人にさせる会社は多いものの、個人にさせる場合にはいくつかの問題も生じます。

 

手配に手間がかかり業務効率が低下する

出張者が個人で出張手配をする場合には時間がかかることが多いでしょう。

ホテルを手配する場合でも、出張先へのアクセスや金額など条件に見合ったホテルを探しているとあっという間に時間が経ってしまうことがあります。

出張者は通常の業務に加え出張申請書などの書類作成も必要です。それに加えて手配に時間がかかると業務効率が低下してしまうといった悩みを抱えてしまいます。

 

後日精算など業務量の増大

個人が出張手配をした場合にはホテル代などを立替精算しているケースが多く、出張後の後日精算業務が必要です。

出張が多い会社の経理部門ではたくさんの領収書や書類を管理し、後日精算業務もこなさなければならないため、業務量の増大が問題とされているのです。

 

出張コストがかかりすぎることも

企業にとってのコストの削減は非常に重要な課題の1つでしょう。しかし、個人が出張手配をしている場合には、時間がないことでじっくりと安いホテルなどを選べず出張コストがかかりすぎてしまっているのが実態です。

だからといって、出張手配を行う専門の社員を雇うと人件費がかかります。

 

出張管理がしづらい

個人が出張手配を行う場合、提出された領収書だけではどのような出張を行ったかが明確にならないため、出張管理がしづらい点が問題でしょう。

これにより、水増し請求やカラ出張といった不正が起こりやすくなります。

社員の不正によって会社の経営が圧迫されてしまう可能性もあり、出張管理はどこの会社でも重要な課題として考えられているのです。

 

手配サービスの利用で問題解決

出張手配を個人に任せるとさまざまなトラブルが起こりやすくなります。しかし、総務ではなく個人が出張手配をする場合でも、出張手配サービスを使うとこれまでの問題が簡単に解決するでしょう。

なかでも、エルクトラベルを利用するとスムーズで安心の出張手配が可能になります。

 

簡単手配でコスト削減

エルクトラベルの法人向けの出張手配サービスを利用すると、オンライン上でチケットや宿泊先の申込ができます。

簡単な入力で出張に最適なプランが検索でき、スピーディーな手配が可能です。

複雑な手配でも専門のスタッフのサポートが受けられますので、安心感が得られます。さらに、利用料金も無料に設定されていますので会社のコスト削減に大きく貢献するでしょう。

 

事務仕事の大幅な削減も可能に

エルクトラベルが法人向けに打ち出しているサービス「出張手配プラス」では、出張申請書の電子化にも対応しています。

手間のかかる出張申請や承認機能がスマホで簡単に行えるようになりますので、サービスの利用で事務仕事にかかる時間が大幅に短縮できるでしょう。

加えて、出張手配の請求も会社に一括で行うことから、後日精算業務も必要ありません。エルクトラベルは経理部門の業務効率の向上にもつながる画期的なサービスです。

 

出張の見える化で不正を防止

エルクトラベルで出張手配をすると、誰がどのような出張をしたのかが分かりやすくなります。

総務ではなく個人が手配した場合でも、出張にかかった経費や行動が明確になることから、カラ出張などの不正も防止できるでしょう。

サービスの利用で出張管理がしやすくなり、総務部門の業務削減も可能ですので多くの会社で選ばれています。

 

個人だけでなく総務の利用も可能

エルクトラベルはサービスを利用できる人を制限していないため、会社のニーズに合わせて利用できるのが魅力です。

社長や役員の手配は総務の担当者や秘書、国内出張は個人、海外出張は総務に任せるなど、それぞれの使い方に合わせたサービスの利用ができます。

使い勝手がよく、出張管理もしやすいことからおすすめの出張手配サービスです。

 

出張手配サービスで安心の手配を実現させよう

出張手配を個人に任せると出張経費がかさみやすく、手間や時間がかかります。しかし、出張手配サービスの導入で、出張手配にかかる時間と手間の大幅な削減が可能です。

数ある出張手配サービスの中でもエルクトラベルは人気があります。エルクトラベルに相談すると、個人だけでなく総務の利用も可能になるなど柔軟に使えるのが魅力でしょう。

さらに、出張管理も簡単にできるようになり、水増し請求などの不正も防げるのです。エルクトラベルに相談をすると、安心で快適な出張手配が実現できるでしょう。

 

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