経験値が必要な出張手配を派遣に依頼？事務仕事の効率化を考える

働き方改革によって終身雇用制度が崩壊し、新しい働き方が見直されるようになりました。それと同時に派遣社員として働く人も増え、大手企業でも多くの派遣社員が採用されています。

ただ、時給で働く派遣社員に重要な出張手配を任せても良いのでしょうか。派遣と出張手配について考えます。

 

派遣としての働き方が人気

正社員とは異なり、フレキシブルな働き方ができる派遣は若い世代から選ばれることの多い働き方です。

求人数も非常に多いのが特徴ですが、派遣はどのような点が人気なのでしょうか。まずは、派遣としての働き方の魅力を紹介しましょう。

 

プライベートの時間が確保できる

派遣はあらかじめ定められた労働契約によって仕事の内容が決められています。そのため、急に仕事が増えて残業を強いられることが少なく、時間通りに仕事が終わりやすいのが特徴でしょう。

仕事帰りの予定が決めやすく、習い事や資格の勉強も可能で、決まった曜日に休みやすいことから旅行にも行きやすくなります。プライベートな時間が充実できますので、自分磨きができるという声も多いものです。

 

スキルアップが可能

派遣社員としてさまざまな会社で働くと、多くの経験やスキルが得られます。

十分な経験を積むことで自分の目指す道に進むことも可能になることから、将来の目標がある人にもぴったりの働き方でしょう。高度なスキルを身につけるとより専門性の高い仕事につけるようになり、自分自身の価値を高められます。

 

経験を積むと正社員になれる可能性も

国内企業や外資系企業で正社員を目指している人の最初のステップとしても派遣という働き方は役に立ちます。派遣から正社員として直接雇用をする企業は多く、正社員になるために派遣で経験を積んでいる人もめずらしくないでしょう。

また、メーカーなど正社員として働きたい企業の環境が本当に自分が求めるものかを確かめるため、短期間だけ派遣として働いてみるというのも1つの方法です。

 

どんな人が向いている？

派遣の多くは一般的な事務仕事のため、パソコン操作の経験が求められることが多いでしょう。

また、基本的なビジネスマナーも必要であり、これらの経験がある場合には、歓迎されやすい傾向がみられます。出張が多い会社では事務仕事の一環として出張手配を任せられることもめずらしくありません。

よって、前職の事務で出張手配の経験があると、採用へとつながりやすいでしょう。そのほかにも、ほかの社員や顧客とのコミュニケーション能力が問われる可能性が高くなります。

これまで派遣や事務の仕事の経験がなかった人でも、コミュニケーションスキルをアピールすると採用につなげることもできるでしょう。

 

契約期間には注意を

2015年に労働者派遣法が改正され、派遣社員は同じ職場で最長3年間しか仕事ができないようになりました。派遣社員が同じ会社で短期間しか働けなくなったことで辞める時期が早まり、事務経験などが積みにくくなっているのです。

また、仕事への責任感が薄れてしまう傾向もみられ、重要な事務仕事は派遣に任せられないという企業も増えています。長期の勤務によってたくさんの経験やスキルを身につけたいという派遣社員からもこの法改正には不満の声が聞こえており、派遣のキャリアアップが難しくなっているのが現状です。

 

出張を命じてもOK？

派遣の多くは秘書などをはじめとした事務仕事を任せられることが多いでしょう。しかし、営業経験の豊富な派遣社員の場合には、出張を命じられることがあります。

ただし、企業が派遣社員に出張を命じられるのは、労働派遣契約書にその旨が正しく記載されている場合のみです。派遣には労働派遣契約書に書かれていない内容の仕事を命じることができず、あらかじめ派遣社員に対して出張があるという旨の説明も必要とされています。

そのほかにも、企業は派遣先管理台帳を作成し、派遣元に提出しなければなりませんので注意しましょう。

 

出張手当を支給する？

派遣社員に出張を命じる際には、手当や交通費の取り扱いが難しい点が問題です。また、移動中に事故が起きた場合の保障など、さまざまな問題が起こりやすくなるでしょう。

そのため、労働派遣契約書に出張に関する取り決めやルールを記載しておき、出張手当を支給するかどうかについても明確にしておくのがおすすめです。

 

派遣秘書に出張手配を任せられる？

派遣社員は誰でもできる一般的な事務仕事を担うと考えられがちですが、秘書業務に派遣社員を起用する会社もあります。社長など役員以上のクラスの場合には正社員が秘書を務めることが多いものの、課長などを担当する秘書業務は派遣社員が担うこともめずらしくないでしょう。

よって、課長などが出張を行う場合には派遣秘書が出張手配を行うケースも見られます。ただし、秘書とはいえ派遣社員は長くとも3年間しかその会社で働くことができません。よって、出張手配の経験が少ない秘書の場合には、出張手配にミスが生じる可能性も高いでしょう。

 

アシスタントには任せないのがベター

派遣を秘書のアシスタントとして配置している会社の場合には、派遣に出張手配を任せることに不安を感じやすくなります。出張は重要な商談などを行うことが多く、会社の業績に大きくつながる仕事です。

出張時のスケジュールにミスが生じると会社の損失にもつながりかねないでしょう。また、秘書業務の幅は非常に広く、たくさんの仕事を一度にこなさなければなりません。

秘書としての経験が少ない人がアシスタントとして起用されている場合には、効率的に仕事をこなすことが難しくなるでしょう。さらに、スケジュール管理など責任ある仕事を確実にこなさなければならないため、派遣の秘書アシスタントに出張手配をさせない企業は少なくありません。

 

出張手配は専門のサービスが安心

複雑で手間のかかる出張手配を時給で働く派遣秘書に任せると不安を感じてしまいます。しかし、出張手配業務だけを行う事務スタッフを雇うのにはコストがかかりすぎるでしょう。

だからといって出張者本人に出張手配を命じると、業務効率が低下してしまうのが問題です。そこで、出張手配サービスの利用をおすすめします。

 

国内・海外出張の手配がスムーズ

出張手配サービスは法人に特化したサービスを展開しているのが特徴です。

旅行手配を得意としている経験豊富な旅行会社が出張手配サービスに進出しているケースは多く、国内だけでなく海外出張の手配もスムーズに行えるのが魅力でしょう。

出張の場合には一般的な旅行パックなどが利用できないのを考慮し、法人向けのパックを展開しているところもみられ、安く簡単に出張手配ができます。

 

英語ができなくても安心

海外出張を得意としてる出張手配サービスでは、英語が得意なスタッフをそろえており、現地とのやりとりを任せることも可能です。

英語ができなくとも思い通りの出張手配ができるようになりますので、海外出張時にも不安がありません。経験豊富なスタッフに複雑な事務仕事を任せられるため、安心感が得られるでしょう。

 

在宅ワークでも出張手配が完結できる

2021年には新型コロナウイルスの感染拡大を予防するため、多くの企業で在宅ワークが導入されるようになりました。出張に出かける回数も少なくなっている傾向がみられますが、顧客に商品を直接見てもらうことで成功するビジネスは多いものです。

また、すでに販売した商品のメンテナンス目的で出張をしなければならないこともあるでしょう。そういったやむを得ない出張の手配で、出張者本人が在宅ワークの場合には秘書による出張手配に時間がかかりすぎる可能性があります。

メールや電話ではスケジュール管理がしづらく、出張手配にミスが生じることもあるからです。その点、出張者本人が出張手配サービスに依頼すると、希望通りの出張手配をスムーズに完了してもらえます。

スケジュール調整などに時間を費やす必要もなくなり、業務効率も格段にアップするのです。

 

おすすめはエルクトラベル

出張手配に手厚いサポートを求めるのであればエルクトラベルが良いでしょう。エルクトラベルを利用すると業務効率のアップが目指せるだけでなく、経費の削減にも貢献します。

ここからは、エルクトラベルをおすすめする理由を紹介していきましょう。

 

専門のスタッフによる手厚いサポート

エルクトラベルには経験豊富なスタッフが配置されていますので、出張手配に関する相談が可能です。土地勘のない場所の出張手配でも不安がなく、海外出張の手配もスムーズに行えると高く評価されています。

 

新幹線のチケットは1枚から手配可能

出張手配サービスの中には個人の出張に対応していないところもありますが、エルクトラベルは新幹線のチケット1枚だけでも利用できます。

新幹線のチケットも安く購入できると評判で、当日の朝10時までであればデリバリーサービスも利用できるなど、安く快適に出張へと出かけられるでしょう。

 

代金は会社にまとめて一括請求

出張者による立替払いと後日精算は非常に面倒な業務であり、これらの事務仕事の多さに頭を抱える会社は多いでしょう。エルクトラベルでは個々の出張手配をまとめて会社に一括請求しますので、立替払いと後日精算業務のカットが可能です。

面倒な事務仕事がなくなることから仕事に集中できるようになったという声も多く、業務効率の向上につながるでしょう。さらに、在宅ワークで後日精算がしづらいという問題も解決できます。

そのほか、会社に一括請求が可能なことで水増し請求やカラ出張といった不正も防げるようになるのがメリットです。社員の出張管理も可能になりますので、安心して出張が命じられます。

 

出張時の経費削減方法を提案

頻繁に出張を行う企業では出張費によって会社の経営が圧迫されてしまうことがあります。しかし、通常の業務で忙しい中、出張に便利で費用の抑えられる宿泊先を探す作業は労働者にとって至難の業だといえるでしょう。

経費を抑えようと躍起になり本来の業務がおろそかになってしまう点も問題です。エルクトラベルでは、これまでの出張手配の傾向を分析し、その企業に合った出張費の抑えかたを提案しています。

これまで気づけなかった方法での出張手配が可能になり、簡単に経費削減ができるようになるでしょう。

 

利用料を無料に設定

出張手配が快適にできると人気の出張手配サービスですが、導入費用や月額料金がかかる場合には結果的に経費がかかりすぎることがあります。

しかし、エルクトラベルは導入にかかる費用だけでなく、月額料金も無料に設定していますので、無駄なお金をかけることなく出張手配が完了するでしょう。

面倒な事務仕事も任せられますので、派遣を雇う必要がなくなり、経費削減に大きく貢献します。また、月額利用料もかからないことから出張の頻度が低い会社でも取り入れやすいと人気で、多くの企業から選ばれているサービスです。

 

海外出張も任せて安心

経験の少ない派遣社員に海外出張の手配を任せると、スムーズな海外出張ができなくなることがあるでしょう。

その点、エルクトラベルには海外出張の手配を得意としている経験豊富なスタッフが多く、安心して任せられます。

海外出張で必要となるWi-Fiの手配や現地でのレンタカーの予約なども依頼できることから、エルクトラベルに出張手配を任せると快適な海外出張になるでしょう。

 

海外出張も格安に

海外出張で必要となる航空券の手配には発券手数料がかかります。この発券手数料に料金連動型を採用している出張手配サービスは多く、ヨーロッパなどの遠方への出張の場合には手数料がかかりすぎることがあるでしょう。

しかし、エルクトラベルでは発券手数料が一律です。どれだけ遠方に出張をしても発券手数料は変わらないため、出張手配にかかる費用が抑えられます。

 

派遣社員よりも安心の出張手配を

派遣社員を雇う企業は多く、派遣社員に事務仕事を任せると社員は自分の業務に専念できます。しかし、経験の少ない派遣社員に出張手配を任せるのには不安があるでしょう。

そこで、出張手配経験の豊富なスタッフが配置されているエルクトラベルの利用がおすすめです。エルクトラベルであれば本来の仕事と並行して出張手配ができますので効率が良いのが魅力でしょう。

出張経験の浅い社員でも簡単に出張手配ができ、経費削減にもつながります。導入費用もかかりませんので、エルクトラベルで派遣よりもスムーズな出張手配を経験してみてはいかがでしょうか。

 

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