出張費と交通費の関係は?勘定科目や経費の節約方法を大公開

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出張費とは?交通費や旅費交通費との違いや勘定科目・経費の削減方法を解説

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出張費とは?交通費や旅費交通費との違いや勘定科目・経費の削減方法を解説

会社から遠方に出向く出張では移動にかかる交通費やホテルなどの宿泊費が必要となることが多いでしょう。

しかし、これらは経費として課税の対象から外せるのでしょうか。また、その際の勘定科目が気になる人もいるでしょう。

そこで、出張費の仕訳方法や交通費・旅費交通費との違いなどについて解説します。

 

 

出張費とは

出張費とは、出張にかかる新幹線や飛行機などの交通費や宿泊費、出張手当(日当)などの費用をひとまとめにしたものの総称で「一般的な呼び名」です。旅費や出張旅費とも呼ばれます。出張費には車で出向いた際のガソリン代や支度料など広範な費用を含むことができます。

出張費は、出張の費用として必要であると認められる部分については経費として計上でき、非課税となります。

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交通費とは

交通費とは、勤務地から近郊の取引先へ出向く際などの移動にかかる移動費を仕訳する際に使用する勘定科目です。社用車で移動する際の駐車料金なども含めることができます。

従業員の自宅から勤務地までの移動にかかる通勤費を含めることができますが、通勤費の一部は所得税の課税対象となる事があり、単独の勘定科目として区分する会社もあります。

また、交通費は、移動にかかる費用の総称としての一般的な呼び名の意味もありますが、本稿では勤務地から近郊へ出向く際にかかった移動費の勘定科目としてご説明します。

 

旅費交通費とは

出張費を考える上で、キーワードとなるのが旅費交通費でしょう。旅費交通費とは、その名のとおり旅費と交通費を経費処理するために使用する勘定科目の名称です。出張時にかかる旅費や交通費によって構成されています。また、宿泊を伴う出張の宿泊費も旅費交通費として仕訳します。

なお、出張以外の勤務地から近郊への移動の際にかかる交通費についても、旅費交通費としてまとめて仕訳をすることもできますが、ここでは区分して会計処理するものとして説明いたします。

旅費交通費として計上する項目は、会社の旅費規程に定義されていますので、会社ごとに当てはまる範囲が若干異なる場合があります。代表的な費用を以下にご紹介します。

 

出張に伴う交通費

出張先へと移動する際の交通費は旅費交通費として分類します。具体的には、飛行機代や新幹線・電車・バスといった公共交通機関の料金があるでしょう。また、有料道路の通行料金やタクシー代なども旅費交通費です。

ただし、個人的な帰省の際の交通費は旅費交通費に計上できません。業務に関係がないと判断されますのでご注意ください。

 

宿泊費

出張で利用したホテルの宿泊費も旅費交通費です。

宿泊費は出張者が手配して立替精算を行い、支払時に受け取った領収書をもとに後日精算する会社が多いでしょう。しかし、旅費規程に宿泊費の定額支給が定められている場合には、その支給額は旅費交通費として計上できます。

ここで注意すべき点は、旅費規程が制定されているかどうかでしょう。会社の旅費規程が定められていない場合に宿泊費を定額で精算してしまうと、個人の所得として考えられてしまいます。会社としても宿泊費が経費として扱えなくなり、出張者も節税ができなくなるのです。

 

出張手当(日当)

旅費規程に出張に関する費用が定められている場合には、旅費交通費として経費の扱いが可能です。この旅費規程に出張手当(日当)が定められていれば、日当も旅費交通費として仕訳します。。

日当を支給することで、後日精算の必要がなくなることから、経理の業務も効率化するでしょう。また、出張者も手当によって宿泊費などの立替精算をする必要がなくなり、出張時の負担も軽減されます。

ただし、手当の支払い基準は会社によって異なるでしょう。また、日当には、出張時の昼食代や食費などを含んだ金額が支給されるケースは多くみられます。

支給された金額と実費で支払った金額の差額を返却する必要もありませんので、出張者にとってメリットが多いといえるでしょう。

 

海外への出張費も認められる

旅費交通費として認められるのは、国内の出張だけではありません。海外への出張の場合にも経費としての精算が可能です。

ただし、ここでポイントとなるのが消費税でしょう。国内の出張旅費や宿泊費、日当には消費税が課税されます。一方、海外での旅費交通費は非課税です。そのため、国内の旅費交通費と海外の旅費交通費は分けて処理しなければなりません。

 

節税につながる可能性も

旅費交通費は経費として扱われる幅が非常に広く、会社にとっても支払うメリットの多い費用だといえるでしょう。それだけでなく、旅費交通費として認められると、消費税の節約にもつながります。企業が消費税を計上するためには、課税売上から控除される仕入れ金額が大きなポイントとなるでしょう。

課税仕入れの金額が多い場合には、消費税として納める税金も少なくなります。旅費交通費は課税仕入れとしての計上が可能ですので、正しい計算を行うと、消費税が大幅に節約できるのです。出張の多い会社では経費としての旅費交通費がかさみますが、消費税分だけでも10%の節税ができます。

例を挙げると、100万円の旅費交通費がかかった場合には、10万円もの節税が可能になるのです。

さらに、節税になるのは会社だけではありません。出張費が手当として支給されている場合には、非課税所得となります。出張者の所得税や住民税などの節約にもつながりますので、非常にメリットが多いといえるでしょう。

 

出張費と交通費、旅費交通費との違い

出張費と交通費、旅費交通費は経理業務の中でも良く耳にする言葉ですが、それぞれの違いに迷うこともあるでしょう。出張費は出張時にのみかかる費用をまとめた総称で「一般的な呼び名」を指します。対して交通費と旅費交通費は会計処理上の勘定科目の名称です。

交通費は、旅費交通費としてまとめて仕訳することができますが、区分しない場合は勤務地から近郊への移動にかかる費用全般が含まれます。一方で旅費交通費は、遠方への出張時のみにかかる移動のための交通費や旅費などの費用が含まれます。

 

業務目的によって仕訳が変わる

出張にかかる費用を勘定科目へと分ける際には、どれを選べばよいか悩むこともあるでしょう。旅費交通費は、出張時の旅費全体の経費であり、宿泊を伴う出張での費用も勘定科目では旅費交通費として扱われます。ただし、仕事で遠方へと出向いた場合でも、勘定科目が旅費交通費とならないこともあるため注意が必要です。

また、取引先の接待や親睦会に向かう際の交通費は、旅費交通費の勘定科目に分類されません。この場合には交際費としての扱いです。

社員研修の場合の交通費は、研修費として扱わなければならず、慰安旅行時に精算した交通費の仕訳は福利厚生費となります。ただし、福利厚生費として認められるには、条件がありますので注意が必要です。

まず、国内旅行の旅行期間は4泊5日以内であり、海外の場合には外国での滞在日数が4泊5日以内と決められています。従業員の半数以上が参加していなければならず、会社負担の社員一人当たりの上限は10万円程度となっています。この基準をこえてしまうと、経費として扱われません。社員の給与としてみなされてしまった場合には節税につながらないため注意が必要です。

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難しい点は税理士に相談を

出張として遠隔地へと赴く場合でも、車通勤をしている人が自家用車を使った場合には私用の移動と判断されてしまうことがあるでしょう。出張の帰りに自宅に直帰または立ち寄りをしたなどのケースや、実家に寄り道をした場合でも経費としての扱いが難しくなります。さらに、指定席の予約も経費として扱って良いか問題となることがあるのです。

そのほかにも、領収書の宛名なども統一しておくのが良いでしょう。出張費を経費として扱うにはしっかりとした旅費規程を制定しておくことが重要だといえます。

しかしながら、勝手な判断では課税の対象として判断されてしまうこともあるため、不明瞭な点は顧問税理士に相談しましょう。

 

出張費や手配の手間を減らす方法

出張費は旅費交通費の勘定科目に分類が可能で、経費として扱われるため、税金を浮かすことが可能です。しかしながら、出張費がかかりすぎると会社の経営を圧迫するでしょう。

また、出張手配を出張者が個々に行うケースでは出張者の立替精算の負担や、経理の後日精算の手間がかかります。そのため、出張にはたくさんの問題があるといえるのです。

出張にかかる費用や手間が抑えられると、会社の経営や業務が効率化し、たくさんのメリットが得られます。そこで、出張手配に関する問題を紹介し、簡単に出張手配を行い、手間を削減する方法を解説しましょう。

 

出張手配に関する問題

出張手配に関する問題を、出張者側と経理側から考えていきます。

まず、出張者が自ら飛行機や新幹線、宿泊先などの手配をする会社は多いでしょう。このとき、出張者は通常の業務や出張への準備を進めながら出張手配を行わなければなりません。出張者の業務量が多くなることで、業務が円滑に進まなくなるケースもあるでしょう。

また、出張者自身のクレジットカードなどで精算した場合には、後日会社と精算が必要です。このとき、出張者は領収書を管理し、後日精算の申請書を作成しなければならないなど、手間が増えてしまいます。

また、経理を担当する部署でも、出張者個々の領収書をもとに精算業務を行う必要があるのです。出張が多い会社の場合には出張に関する精算業務に追われることが多く、業務効率が悪くなってしまうでしょう。精算業務が経理の仕事を圧迫している会社もめずらしくなく、社員の増員によって人件費がかかりすぎることもあるのです

 

手当として支給し精算業務を減らす会社も

出張にかかる費用の精算業務に追われると本来の業務が滞ってしまうことを懸念し、出張手当を支給している会社も多いでしょう。手当も旅費交通費として認められていますので、経費として扱われ、税金が節約できます。

しかしながら、手当を受け取るには前もって届けを出さなければなりません。手当によって出張費に関する精算業務がなくなったとしても出張者の業務量は変わらないというケースもみられます。

 

出張管理システムの利用がおすすめ

出張者の業務量を大幅に削減し、経理の精算業務をカットできる方法には出張管理システムの利用があります。出張手配を行っているサービスの中には、出張者それぞれの請求をまとめ、会社に一括請求できるところもあるのです。そういったサービスを選ぶと、精算業務が大幅に削減できるでしょう。

出張手配を依頼すると公共の交通機関から宿泊先までをまとめて検索できますので、出張手配にかかる時間の短縮が可能です。ただし、出張管理システムの中にはシステムの利用料金がかかるところもあり、経費の削減にはつながらないケースもみられますので、注意が必要です。

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BTM機能がついた出張手配の導入が正解!人気の出張管理システムを徹底比較

 

出張管理システムならエルクトラベル

出張手配を行うサービスはいくつかありますが、手配にかかる時間を削減し、後日精算のための計算などにかかる時間をカットするのであれば出張管理システムの「出張手配プラス」を提供するエルクトラベルの利用が良いでしょう。

ここからは、エルクトラベルを利用するメリットを詳しく紹介します。

 

エルクトラベルを導入するメリットは?

エルクトラベルでは、社員それぞれが依頼した出張手配をまとめて会社に一括請求しています。一括請求ができることによって、経理課が個々の領収書を管理する必要がなくなり、業務の効率化が目指せるでしょう。また、一括請求は部署ごとに行うことも可能で、会社のスタイルによって請求方法が選べるのも魅力です。

そのほかにも、社員が自腹で立て替えたり、仮払い申請などを行う必要がなくなり、精算業務もカットできると人気です。

 

豊富な宿泊先からお気に入りが見つかる

出張手配プラスで扱うホテルは、楽天トラベル・じゃらんと提携していますので、選択肢が豊富なのが魅力でしょう。

出張手配プラスではたくさんのホテルから好みの宿泊先が選べますので快適な出張が可能になります。ホテルの在庫状況も楽天トラベル・じゃらんと連携していますので、リアルタイムで空室状況がわかり、手配にかかる時間の短縮にもつながるのです。役員などのランクが高いホテルの検索も可能で、満足のいく出張が可能になるでしょう。

 

格安チケットの検索も可能

ビジネスを目的とした出張の場合には、早期に予約しないと利用できない格安チケットは使えないケースがほとんどです。パッケージツアーを利用した場合でも、観光目的のツアーは利用できず、法人に特化したプランのみが対象となるでしょう。そのため、出張にかかる費用を抑えるのは難しいと感じる会社は多いといえます。

その点、エルクトラベルでは出発間近でも利用できる変更可能な割引チケットの販売を行っていますので、相場よりも安い価格での出張手配が可能です。また、法人に特化したパッケージツアーも取り揃えていますので、旅費交通費にかかる経費が大幅に抑えられます。

 

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旅費交通費の知識をプラスして節税と経費削減を

出張における交通費の勘定科目は旅費交通費に分類されます。出張費は経費としての計上が可能で、課税対象とならないことから節税にも効果が期待できるでしょう。

ただし、出張手配では社員の立替精算や経理担当者の後日精算といった精算業務が求められます。これらの精算業務によって、通常の業務が効率化しないのが問題でしょう。

業務の効率化を目指すため、手当(日当)を支給している会社も多くみられます。手当も経費として計上でき課税の対象にはなりませんが、出張手配にかかる手間は問題だといえるでしょう。

これらすべてが解決できるのがエルクトラベルでの出張手配サービスです。エルクトラベルであれば、会社の業務効率化を目指せますので、依頼してみるのをおすすめします。

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