出張費と交通費の関係は?勘定科目や経費の節約方法を大公開

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出張に伴う交通費の経費処理方法を解説

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出張に伴う交通費の経費処理方法を解説

出張では移動にかかる交通費やホテルなどの宿泊費が必要となることが多いでしょう。

しかし、これらは経費として課税の対象から外せるのでしょうか。

また、その際の勘定科目が気になる人もいるでしょう。そこで、出張時の交通費を詳しく解説します。

 

出張費と交通費は違う?

出張費と交通費は良く耳にする言葉ですが、この2つには違いがあるのでしょうか。

まずは、両者の違いについて説明しましょう。

 

出張費とは

出張では、出張先に向かう交通費が必要です。

また、宿泊を伴う出張では、宿泊費もかかります。

これらの出張にかかる費用をひとまとめにしたものが出張費です。

出張費にはガソリン代や支度料なども含むことができます。

 

旅費交通費とは

出張費を考える上で、キーワードとなるのが旅費交通費でしょう。

旅費交通費は出張費の中の一部であり、旅費と出張中の交通費によって構成されています。

また、宿泊が必要な際の宿泊費も旅費交通費として考えましょう。

旅費交通費は会社の旅費規程に定義されていますので、会社ごとに当てはまる範囲が同じではありません。

 

出張に必要となる公共交通機関を利用した場合

出張先へと移動する際の交通費は旅費交通費として分類します。

具体的には、飛行機代や新幹線・電車・バスといった公共交通機関の料金があるでしょう。

また、有料道路の通行料金やタクシー代なども旅費交通費です。

ただし、個人的な帰省の際の交通費は旅費交通費にはなりません。

業務に関係がないと判断されますので注意するのをおすすめします。

 

宿泊費

出張で利用したホテルの宿泊費も旅費交通費です。

宿泊費は出張者が手配して立替精算を行い、支払時に受け取った領収書をもとに後日精算する会社が多いでしょう。

しかし、旅費規程に宿泊費の定額が定められている場合には、その定額も旅費交通費です。

ここで注意すべき点は、旅費規程が制定されているかどうかでしょう。

会社の旅費規程が定められていない場合に宿泊費を定額で精算してしまうと、個人の所得として考えられてしまいます。

会社としても宿泊費が経費として扱えなくなり、出張者も節税ができなくなるのです。

 

手当(日当)

旅費規程に出張に関する費用が定められている場合には、旅費交通費として経費の扱いが可能です。

この旅費規程に出張手当(日当)が定められているのあれば、日当も旅費交通費となります。

日当を支給することで、後日精算の必要がなくなることから、経理の業務も効率化するでしょう。

また、出張者も手当によって宿泊費などの立替精算をする必要がなくなり、出張時の負担も軽減されます。

ただし、手当の支払い基準は会社によって異なるでしょう。

また、日当には、出張時の昼食代や食費などを含んだ金額が支給されるケースは多くみられます。

支給された金額と実費で支払った金額の差額を返却する必要もありませんので、出張者にとってメリットが多いといえるでしょう。

 

海外の場合も認められる

旅費交通費として認められるのは、国内の出張だけではありません。

海外への出張の場合にも経費としての精算が可能です。

ただし、ここでポイントとなるのが消費税でしょう。

国内の出張旅費や宿泊費、日当には消費税が課税されます。

一方、海外での旅費交通費は非課税です。

そのため、国内の旅費交通費と海外の旅費交通費は分けて処理しなければなりません。

 

節税につながる可能性も

旅費交通費は経費として扱われる幅が非常に広く、会社にとっても支払うメリットの多い費用だといえるでしょう。

それだけでなく、旅費交通費として認められると、消費税の節約にもつながります。

企業が消費税を計上するためには、課税売上から控除される仕入れ金額が大きなポイントとなるでしょう。

課税仕入れの金額が多い場合には、消費税として納める税金も少なくなります。

旅費交通費は課税仕入れとしての計上が可能ですので、正しい計算を行うと、消費税が大幅に節約できるのです。

出張の多い会社では経費としての旅費交通費がかさみますが、消費税分だけでも10%の節税ができます。

例を挙げると、100万円の旅費交通費がかかった場合には、10万円もの節税が可能になるのです。

さらに、節税になるのは会社だけではありません。

出張費が手当として支給されている場合には、非課税所得となります。

出張者の所得税や住民税などの節約にもつながりますので、非常にメリットが多いといえるでしょう。

 

通勤時の交通費との違いにも注意が必要

旅費交通費は出張時の移動にかかった費用などをいいますが、気を付けるべき費用に交通費があるでしょう。

交通費は本来所属している勤務地での業務へと向かうのにかかる費用です。

日常的な業務において、勤務地から取引先へと向かう費用がこれに当たります。

 

仕訳は?

出張にかかる費用を勘定科目へと分ける際には、どれを選べばよいか悩むこともあるでしょう。

旅費交通費は、出張時の旅費全体の経費であり、宿泊を伴う出張での費用も勘定科目では旅費交通費として扱われます。

ただし、仕事で遠方へと出向いた場合でも、勘定科目が旅費交通費とならないこともあるため注意が必要です。

まず、取引先の接待や親睦会に向かう際の交通費は、旅費交通費の勘定科目に分類されません。

この場合には交際費としての扱いです。

社員研修の場合の交通費は、研修費として扱わなければならず、慰安旅行時に精算した交通費の仕訳は福利厚生費となります。

ただし、福利厚生費として認められるには、条件がありますので注意が必要です。

まず、国内旅行の旅行期間は4泊5日以内であり、海外の場合には滞在日数が4泊5日以内と決められています。

従業員の半数以上が参加していなければならず、会社負担の社員一人当たりの上限は10万円程度となっています。

この基準をこえてしまうと、経費として扱われません。

社員の給与としてみなされてしまった場合には節税につながらないため注意が必要です。

 

難しい点は税理士に相談を

出張として遠隔地へと赴く場合でも、車通勤をしている人が自家用車を使った場合には私用の移動と判断されてしまうことがあるでしょう。

出張の帰りに自宅に直帰または立ち寄りをしたなどのケースや、実家に寄り道をした場合でも経費としての扱いが難しくなります。

さらに、指定席の予約も経費として扱って良いか問題となることがあるのです。

そのほかにも、領収書の宛名なども統一しておくのが良いでしょう。

出張費を経費として扱うにはしっかりとした旅行規約を制定しておくことが重要だといえます。

しかしながら、勝手な判断では課税の対象として判断されてしまうこともあるため、不明瞭な点は顧問税理士に相談しましょう。

 

出張費や手配の手間を浮かせる方法

出張費は旅費交通費の勘定科目に分類が可能で、経費として扱われるため、税金を浮かすことが可能です。

しかしながら、出張費がかかりすぎると会社の経営を圧迫するでしょう。

また、出張手配を出張者が個々に行うケースでは出張者の立替精算の負担や、総務の後日精算の手間がかかります。

そのため、出張にはたくさんの問題があるといえるのです。

出張にかかる費用や手間が抑えられると、会社の経営や業務が効率化し、たくさんのメリットが得られます。

そこで、出張手配に関する問題を紹介し、簡単に出張手配を行い、手間を削減する方法を解説しましょう。

 

出張手配に関する問題

出張手配に関する問題を、出張者側と総務側から考えていきます。

まず、出張者が自ら飛行機や新幹線、宿泊先などの手配をする会社は多いでしょう。

このとき、出張者は通常の業務や出張への準備を進めながら出張手配を行わなければなりません。

出張者の業務量が多くなることで、業務が円滑に進まなくなるケースもあるでしょう。

また、出張者自身のクレジットカードなどで精算した場合には、総務課などに後日精算が必要です。

このとき、出張者は領収書を管理し、後日精算の申請書を作成しなければならないなど、手間が増えてしまいます。

また、総務課などの経理を担当する部署でも、出張者個々の領収書をもとに精算業務を行う必要があるのです。

出張が多い会社の場合には出張に関する精算業務に追われることが多く、業務効率が悪くなってしまうでしょう。

精算業務が総務の仕事を圧迫している会社もめずらしくなく、社員の増員によって人件費がかかりすぎることもあるのです

 

手当として支給し精算業務を減らす会社も

出張にかかる費用の精算業務に追われると本来の業務が滞ってしまうことを懸念し、出張手当を支給している会社も多いでしょう。

手当も旅費交通費として認められていますので、経費として扱われ、税金が節約できます。

しかしながら、手当を受け取るには前もって届けを出さなければなりません。

手当によって出張費に関する精算業務がなくなったとしても出張者の業務量は変わらないというケースもみられます。

 

出張手配システムの利用がおすすめ

出張者の業務量を大幅に削減し、総務の精算業務をカットできる方法には出張手配システムの利用があります。

出張手配を行っているサービスの中には、出張者それぞれの請求をまとめ、会社に一括請求できるところもあるのです。

そういったサービスを選ぶと、精算業務が大幅に削減できるでしょう。

出張手配を依頼すると公共の交通機関から宿泊先までをまとめて検索できますので、出張手配にかかる時間の短縮が可能です。

ただし、出張手配サービスの中にはシステムの利用料金がかかるところもあり、経費の削減にはつながらないケースもみられますので、注意が必要です。

関連記事:
BTM機能がついた出張手配の導入が正解!人気の出張管理システムを徹底比較

 

出張手配サービスならエルクトラベル

出張手配を行うサービスはいくつかありますが、手配にかかる時間を削減し、後日精算のための計算などにかかる時間をカットするのであれば出張手配サービスのエルクトラベルを利用するのが良いでしょう。

ここからは、エルクトラベルを利用するメリットを詳しく紹介します。

 

エルクトラベルを導入するメリットは?

エルクトラベルでは、社員それぞれが依頼した出張手配をまとめて会社に一括請求しています。

一括請求ができることによって、総務課が個々の領収書を管理する必要がなくなり、業務の効率化が目指せるでしょう。

また、一括請求は部署ごとに行うことも可能で、会社のスタイルによって請求方法が選べるのも魅力です。

そのほかにも、社員が自腹で仮払いなどを行う義務がなくなり、精算業務もカットできると人気です。

 

豊富な宿泊先からお気に入りが見つかる

エルクトラベルで扱うホテルは、楽天トラベル・じゃらんと提携していますので、選択肢が豊富なのが魅力でしょう。

エルクトラベルではたくさんのホテルから好みの宿泊先が選べますので快適な出張が可能になります。

ホテルの在庫状況も楽天トラベル・じゃらんと連携していますので、リアルタイムで空室状況がわかり、手配にかかる時間の短縮にもつながるのです。

役員などのランクが高いホテルの検索も可能で、満足のいく出張が可能になるでしょう。

 

格安チケットの検索も可能

ビジネスを目的とした出張の場合には、金券ショップなどの格安チケットが使えないケースがほとんどです。

旅行会社を利用した場合でも、観光目的のツアーは利用できず、法人に特化したプランのみが対象となるでしょう。

そのため、出張にかかる費用を抑えるのは難しいと感じる会社は多いといえます。

その点、エルクトラベルでは最安値でのチケットの販売を行っていいますので、相場よりも安い価格での出張手配が可能です。

その結果、旅費交通費にかかる経費が大幅に抑えられます。

 

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旅費交通費の知識をプラスして節税と経費削減を

出張における交通費の勘定科目は旅費交通費に分類されます。

出張費は経費としての計上が可能で、課税対象とならないことから節税にも効果が期待できるでしょう。

ただし、出張手配では社員の立替精算や経理担当者の後日精算といった精算業務が求められます。

これらの精算業務によって、通常の業務が効率化しないのが問題でしょう。

業務の効率化を目指すため、手当(日当)を支給している会社も多くみられます。

手当も経費として計上でき課税の対象にはなりませんが、出張手配にかかる手間は問題だといえるでしょう。

これらすべてが解決できるのがエルクトラベルでの出張手配サービスです。

エルクトラベルであれば、会社の業務効率化を目指せますので、依頼してみるのをおすすめします。

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