小口現金はデメリットだらけ？廃止すべき理由と代替方法について紹介

小口現金とは？

小口現金とは、会社の金庫から少額の現金の利用を指した言葉です。たとえば、文房具の購入費や交通費、来客のお茶代など、業務で必要になる経費の支払いに利用されます。

現金は金融機関や金庫で保管されることが一般的ですが、細かい出費が発生するごとに引き出しを申請すると時間と手間がかかります。いつ使用するかわからない大金を金庫に保管しておくこともリスクが高いため、小口現金として管理することでセキュリティ面のリスクを回避します。

しかし、小口現金は出金する機会が多いことから、小口現金出納帳への記帳が経理や小口現金係となった社員の負担となり、確認作業も頻繁におこなうことから、小口現金を廃止したいと考える企業も多いです。

 

小口現金のメリット

小口現金の最大のメリットは、急に現金が必要になった際すぐに支払える点です。たとえば会社に着払いや代金引換の荷物が届いた際、小口現金を導入していればすぐに商品を受け取れます。

立替えた費用が精算されるタイミングは、企業によって異なります。申請されたその都度現金を手渡しする企業もあれば、2週間に1度や毎月の給料日にやっと社員に返還されることもあります。その点、小口現金であればその都度の精算が可能で、社員に金銭的な負担がかかりにくいこともメリットです。

そのため今まで小口現金を導入していた企業が急に小口現金を廃止にすると、思わぬ部分で問題点を抱えることになるでしょう。本記事の後半では小口現金を廃止する際の方法も紹介しているため、ぜひ参照してください。

 

小口現金のデメリット

小口現金は少額の現金のやり取りがスムーズになるメリットがありますが、精算や管理に時間を取られてしまうことが大きなデメリットです。

もし小口現金を経理担当者が取り扱っている場合は、小口現金の申請があるたびに作業を中断して現金を手渡して、出金後の残高も確認して帳簿を付けます。1度のみであれば時間はかかりませんが、1日に何度も小口現金の申請があれば時間と手間がかかる作業となってしまいます。業務の工程が増えればその分ミスの誘発にもつながり、横領による不正のリスクも高まります。

残高が合わない際は、経理担当者や小口現金係の社員が「差額の調査報告書」を作成して、帳簿には「現金過不足」で処理します。差額の調査報告書では調査の日付や調査内容、原因の詳細などを書くため、さらに手間がかかります。

小口現金の管理者が在宅勤務であっても申請があれば出社して管理し、定期的に銀行で出金や両替の必要もあり、デメリットの側面が多く見られます。

経理担当者と小口現金係の社員を分けることもデメリットを軽減する方法ですが、業務効率を下げない一番の方法は小口現金を廃止することです。

小口現金の定義

小口現金に決まった定義はありませんが、仕分ける際の勘定科目は「小口現金」になります。

 

小口現金と現金の違い

小口現金と現金には以下の違いがあります。

小口現金	消耗品や交通費、出張経費などの精算に利用する少額の現金
現金	金融機関や金庫に預けているお金

 

小口現金は一般的に、会計や経理部署など金銭を管理する部署から各部署へ振り分けられます。社員が物品を購入した際は領収書の金額を小口現金から渡して、のちに経理や会計部署に渡します。

 

小口現金の仕組み

小口現金について理解が深まったら、次は実際の仕組みを確認してみましょう。

 

小口現金を活用したあとは、1週間や1か月ごとに小口会計係が会計部署に報告し、再び小口現金が利用できるように補給を受けます。一定期間ごとに補給する運用方法を「定額資金前渡制度」、小口現金を随時補給する精度を「随時補給制度」と呼び、どちらを導入するか企業によって異なります。

 

小口現金で利用する勘定科目

小口現金はさまざまな用途で利用できますが、使用する勘定科目はシンプルです。たとえば電車やバス代などは「旅費交通費」、文房具代やコピー代は「消耗品費」、備品の修繕費に関してはそのまま「修繕費」といった内容です。そのほか水道光熱費や通信費、雑費などが小口現金で利用されやすい勘定科目です。

 

小口現金出納帳と現金出納帳の違い

小口現金出納帳とは、小口現金の補給や明細について記録する帳簿を指します。小口現金出納帳の目的は現金出納帳と同じく、管理状況の可視化と紛失・盗難リスクに備えるといった目的があります。

ここからは小口現金出納帳と現金出納帳の違いを紹介します。

 

内容の違い

小口現金出納帳と現金出納帳はどちらも現金の動きを記録する目的であるため、大きな違いはありません。小口現金出納帳では小口現金すべてを扱い、現金出納帳では現金の取引すべてを扱います。

異なる点は金額であり、小口現金のほうが消耗品や駐車場など少額な費用を取り扱います。

 

部署の違い

小口現金を利用している部署が1つである場合、現金出納帳と小口現金出納帳でそれぞれ記帳することが一般的です。現金出納帳は原則経理担当者のみが帳簿を管理します。

複数の部署が小口現金を扱う場合は、それぞれの部署で小口現金出納帳を作成するほうが効率的な業務になるため、現金出納帳は経理担当が管理して、小口現金出納帳は各部署が管理する形を取る企業が多く見られます。

また、小口現金出納帳は現金出納帳と違い作成の義務がないため、小口現金を取り扱っていても小口現金出納帳は取り扱っていないという企業もあります。しかし、小口現金を取り扱う場合は、経理部署の業務負担を軽減することと不正トラブルの防止のために、小口現金出納帳の記帳をおすすめします。

 

タイミングの違い

小口現金出納帳と現金出納帳は記入のタイミングが異なります。小口現金出納帳と現金出納帳を記帳するタイミングを確認してみましょう。

現金の流れ	小口現金出納帳の動き	現金出納帳の動き
経理が小口現金係に現金を渡す	入金	出金
社員の領収書を都度精算	出金	ー
小口現金係が経理に小口現金出納帳を提出	ー	小口現金の内訳を仕分け
金額集計後、経理が小口現金を補給する	入金	出金

 

上記の流れを企業の定めた周期で繰り返します。

経理から小口現金の補給を受けた際は、小口現金出納帳に入金、現金出納帳には出金を記帳します。小口現金係が社員から領収書を受け取ったらその都度小口現金出納帳に出金を記帳し、経理への提出日になったら経理が小口現金出納帳の金額と内訳を現金出納帳に仕分けます。その後、再び小口現金出納帳は小口会計係に渡り、小口現金の補給を受けたタイミングで小口現金出納帳に入金、現金出納帳に出金を記帳する流れです。

 

小口現金を廃止すべき理由

小口現金は、社員が立て替えた経費をすぐに精算ができ社員の金銭的負担を減らせたり、急な集金や着払いでの配送にも立て替えることなく支払いができるなど一見便利に見えますが、実はデメリットも多く廃止を選択する企業も増えています。

ここでは、小口現金を廃止すべき理由について紹介します。

 

立替精算のたびに業務が中断される

社員の立替経費を小口現金から精算すると、何度も精算業務が発生する場合があります。出張費精算の支払いを終えたあとに別の社員から他の精算を依頼されるなど、1日に何度も精算業務が発生することも。経理担当者は、依頼のたびに自身の業務を中断して入出金や出納帳への記帳などの対応にあたると非常に非効率でメインの業務に支障をきたすこともあるでしょう。規模の大きい会社ほど負担は増していきます。

小口現金を廃止することで、精算業務の効率化が見込めるのです。

関連記事：
立替経費の精算方法と注意点は？面倒な立替精算は廃止できる？

 

小口現金の残高管理は意外と手間がかかる

小口現金を置いておくと、残高管理などの管理業務に意外と多くの手間がかかります。小口現金を出し入れした際には、小口現金出納帳に入出金の記録をし、毎日現金を数えて出納帳と照らし合わせを行います。加えて、月末にも残高確認をし帳簿の漏れやお金の紛失がないか再度チェックします。さらに、小口現金をいつでも使えるように釣銭の準備もしておかなくてはなりません。

これだけでも小口現金の管理は手間ですが、残高が1円でも合わない場合は、再度現金を数えなおしたり、領収書と帳簿に差異がないかチェックしたりと確認作業に多くの時間を費やすこともあり、経理担当者の業務負担は非常に大きくなります。また、「原因が分かるまで帰れない」「金額がずれたらやり直し」といった心理的負担も担当者にのしかかってきます。

小口現金の廃止によって、これらの業務負担と心理的負担を削減することで、担当者の業務効率が大幅に改善されるでしょう。

 

横領などの不正や紛失リスク

小口現金は現金を人の手で扱うことによって、気を付けていたとしても過失による紛失や盗難のリスクが付きまといます。

また、小口現金の横領は起こりやすく、小規模のものも含めるとほとんどの会社で1回は起きている、または起こるとも言われています。担当者一人に管理を任せていたり、定期的に複数人でチェックする組織体制が整っていない企業では、横領などの不正の機会を与えることにもつながります。

小口現金を廃止することによって、そのようなリスクを回避しコーポレートガバナンス体制を強化することができるのです。

 

小口現金を廃止するための7つの方法

ここまでは、小口現金を廃止すべき理由について述べましたが、ここからは廃止に向けた準備や具体的な方法をご紹介していきます。

小口現金を廃止する目的と、廃止する方法を実施する手順を事前に考えることがトラブルを避けつつスムーズに廃止できるポイントです。

 

1.口座振替や銀行振り込みに変更する

まずは、取引業者への支払いに現金を使わないようにすることです。集金に来る業者には、口座振替や銀行振込で支払いするように変更を依頼しましょう。

すべての業者に切り替えを依頼するのは時間を要しますが、一度伝えればその後は現金のやり取りがなくなるため、長期的に見ると早めに手続きするべきポイントです。

 

2.備品はネットで購入する

事務用品や消耗品などの備品類は、ネットでまとめて購入するようにしましょう。翌日までに配達してくれるサービスもあるので、在庫管理も併せて行えば問題なく移行できるでしょう。

 

3.立替経費は給与と一緒に振り込みにする

出張費や交通費など従業員の立替経費については、後日精算をして給与と一緒に給与口座へ振り込むことで、小口現金を用意しておく必要がなくなります。また、給与と一緒に振り込むことにより、振込手数料が抑えられ精算業務も効率化されます。

 

4.経費精算の締め日を月1回に設定する

経費精算を月1回に制限し、精算回数を減らすことで集計にかかる手間を減らし、精算手続きを効率化します。従業員として、精算されるまでの期間が長くなり、立替負担が増えるかもしれませんので、ルールをしっかりと理解してもらうために、1～2か月前に通知し、周知徹底を図りましょう。

 

5.コーポレートカードを利用する

社員にコーポレートカードを配布することも小口現金を廃止するために有効な手段です。コーポレートカードを使用することで、社員の立替精算がなくなり小口現金の利用もなくなります。また、どの社員が何にいくら使っているか一元管理が容易にできるため、予算管理にも役立つでしょう。ただし、導入には審査があり、会社によっては必要な枚数の発行が難しい場合があります。

コーポレートカードを作成する際は、社内規則を作成する必要があります。役職のある社員や経理に法人カードの利用を任せたり、事前申告制を導入したりなどの使用方法から、不正利用についての罰則などリスクに関する事項も忘れずに策定しましょう。このような注意点はコーポレートカードを作成する際にカード会社から詳しい話が伺えます。

コーポレートカードの他には、電車やバスでの移動が多い部署に交通系ICカードを支給することも代替手段としては有効です。交通系ICカードもデジタルで取引履歴が記録されるので、手間の削減になるでしょう。

 

6.立替金額が多くなる場合は仮払金の支給も

社員の立替金額が多額となる場合には、仮払金の支給も検討しましょう。

例えば出張の多い社員だとひと月に30万円以上もの立て替えをしているケースも見られます。若手社員からは経費の立て替えは厳しいといった声も多く聞かれます。そのような場合は、あらかじめまとまった金額を仮払金として支給し、後日領収書を基に過不足の精算をすることで、社員の立替負担を軽減します。

ただし、小口現金のやり取りはなくなるものの、仮払経費申請書や精算書の作成・申請・承認などフローが多く、手続きが面倒というデメリットは残ります。

関連記事：
仮払金とは？立替金との違いや精算を効率化する方法を解説

 

7.小口現金廃止には出張管理システムもおすすめ

出張費を立て替えると高額になることも多く社員の負担感は増すため、出張の多い企業では何らかの対応が求められます。しかし、コーポレートカードは発行枚数に制限があったり、不正利用を懸念して導入を見送る企業もあるでしょう。また、仮払金の支給では、手続きが多く業務効率の点で問題があります。そういった企業では、小口現金の廃止に出張管理システムの導入が役立ちます。

出張管理システムを通じて新幹線や飛行機、ホテルなどを予約すると、その費用は会社へ一括請求されますので、社員は立替精算をする必要がなくなります。また、出張管理システムは、出張申請・承認などの出張管理、出張の手配業務、旅費精算といった一連の業務を一括管理して行い、出張費の最適化や業務を効率化しますので、出張の多い企業には特におすすめです。

 

出張管理システムの導入は大幅な業務効率化につながる

小口現金廃止にも役立つ出張管理システムは、業務効率化を大幅に向上させられます。

小口現金を廃止することで経理担当者の業務負担や横領のリスクも軽減できますが、紙面やExcelの出力による出張費の精算が残っている場合は出張管理システムを利用することでさらに業務効率化の向上を目指せます。

特に、出張が多い会社の場合は宿泊施設や飛行機、新幹線のチケット予約など、出張に際しての業務が負担となります。そこで出張管理システムを導入することで、出張にかかるすべての経費をシステム上で一元化し、費用の管理が容易になります。申請や承認もすべて筆頭のシステムから管理できるため、ハンコを回す必要もありません。

数ある出張管理システムの中でもエルクトラベルの「出張手配プラス」では、出張の見える化によるコスト削減や規定順守の管理も手軽におこなえます。出張費はまとめて一括請求できるため小口現金の廃止のみでなく、出張者や経理担当者、承認する上司の業務効率化に役立てられるシステムです。

 

 

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小口現金を廃止しても切手は残る

小口現金を廃止しても切手や収入印紙については残ってしまいます。その場合は、1カ月どのくらい使用するか調査し、その量をストックするようにしましょう。補充する場合は、口座から出金して購入したり、立て替えて購入する方法などがありますが、金券ショップでネット購入もできます。金券ショップだと割引販売されていますので、まとめて購入すれば送料分以上安くなる場合があります。また、切手や収入印紙は、郵便局やコンビニなど郵便切手類販売所で購入すると消費税は非課税取引ですが、金券ショップで購入すると課税仕入れにできますので、節税にもなるでしょう。

 

小口現金を廃止した場合のデメリットは？

小口現金を廃止することで少なからずデメリットも生じます。小口現金があることで、すぐに経費精算ができていたものが、月1回の締め日にまとめて精算となるため、立替負担が増えてしまう点はデメリットです。しかし、上記でご紹介した方法で社員が立て替えることを限りなく減らせばカバーできますので、小口現金を廃止するメリットの方が大きいと考えられます。

 

小口現金を廃止すべきか見直そう

小口現金があることで、経理担当者の業務効率が悪化するだけでなく、紛失や不正のリスクが付きまといます。小口現金を廃止することで、これらの問題を解決できます。

小口現金を廃止するには、経費精算を月1回の締め日に集約して給与と一緒に振り込み対応に変更したり、備品のネット購入、仮払金の支給、コーポレートカードなどを上手に利用して進めていくと良いでしょう。また、出張の多い企業では、出張管理システムの導入も有効です。

小口現金を廃止することで多少のデメリットは存在するものの、メリットの方が大きいため、廃止を検討中の企業は、これを機に廃止に向けた検討を進めてみてはいかがでしょうか。