小口現金はデメリットだらけ！廃止すべき理由と代替方法について紹介
小口現金とは、社内に一部現金を置いておき、交通費の精算や急遽必要になった消耗品の購入するために使う少額の現金のことです。
小口現金は基本的に毎日帳簿と残高のチェックを行いますが、現金が合わないと何度も数え直してみたり、レシートと帳簿を照らし合わせてみたりと、担当者の負担も意外と大きいものです。できれば小口現金を廃止したいと感じている経理担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、小口現金を廃止すべき理由やその方法について解説していきます。
目次
小口現金を廃止すべき理由
小口現金は、社員が立て替えた経費をすぐに精算ができ社員の金銭的負担を減らせたり、急な集金や着払いでの配送にも立て替えることなく支払いができるなど一見便利に見えますが、実はデメリットも多く廃止を選択する企業も増えています。
ここでは、小口現金を廃止すべき理由について紹介します。
立替精算のたびに業務が中断される
社員の立替経費を小口現金から精算すると、何度も精算業務が発生する場合があります。出張費精算の支払いを終えたあとに別の社員から他の精算を依頼されるなど、1日に何度も精算業務が発生することも。経理担当者は、依頼のたびに自身の業務を中断して入出金や出納帳への記帳などの対応にあたると非常に非効率でメインの業務に支障をきたすこともあるでしょう。規模の大きい会社ほど負担は増していきます。
小口現金を廃止することで、精算業務の効率化が見込めるのです。
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立替経費の精算方法と注意点は？面倒な立替精算は廃止できる？
小口現金の残高管理は意外と手間がかかる
小口現金を置いておくと、残高管理などの管理業務に意外と多くの手間がかかります。小口現金を出し入れした際には、小口現金出納帳に入出金の記録をし、毎日現金を数えて出納帳と照らし合わせを行います。加えて、月末にも残高確認をし帳簿の漏れやお金の紛失がないか再度チェックします。さらに、小口現金をいつでも使えるように釣銭の準備もしておかなくてはなりません。
これだけでも小口現金の管理は手間ですが、残高が1円でも合わない場合は、再度現金を数えなおしたり、領収書と帳簿に差異がないかチェックしたりと確認作業に多くの時間を費やすこともあり、経理担当者の業務負担は非常に大きくなります。また、「原因が分かるまで帰れない」「金額がずれたらやり直し」といった心理的負担も担当者にのしかかってきます。
小口現金の廃止によって、これらの業務負担と心理的負担を削減することで、担当者の業務効率が大幅に改善されるでしょう。
横領などの不正や紛失リスク
小口現金は現金を人の手で扱うことによって、気を付けていたとしても過失による紛失や盗難のリスクが付きまといます。
また、小口現金の横領は起こりやすく、小規模のものも含めるとほとんどの会社で1回は起きている、または起こるとも言われています。担当者一人に管理を任せていたり、定期的に複数人でチェックする組織体制が整っていない企業では、横領などの不正の機会を与えることにもつながります。
小口現金を廃止することによって、そのようなリスクを回避しコーポレートガバナンス体制を強化することができるのです。
小口現金を廃止するための7つの方法
ここまでは、小口現金を廃止すべき理由について述べましたが、ここからは廃止に向けた準備や具体的な方法をご紹介していきます。
口座振替や銀行振り込みに変更する
まずは、取引業者への支払いに現金をしないようにすることです。集金に来る業者には、口座振替や銀行振込で支払いするように変更を依頼しましょう。
備品はネットで購入する
事務用品や消耗品などの備品類は、ネットでまとめて購入するようにしましょう。翌日までに配達してくれるサービスもあるので、在庫管理も併せて行えば問題なく移行できるでしょう。
立替経費は給与と一緒に振り込みにする
出張費や交通費など従業員の立替経費については、後日精算とし給与と一緒に給与口座へ振り込むことで、小口現金を用意しておく必要がなくなります。また、給与と一緒に振り込むことにより、振込手数料が抑えられ精算業務も効率化されます。
経費精算の締め日を月1回に設定する
経費精算を月1回に制限し、精算回数を減らすことで集計にかかる手間を減らし、精算手続きを効率化します。従業員として、精算されるまでの期間が長くなり、立替負担が増えるかもしれませんので、ルールをしっかりと理解してもらうために、1～2カ月前に通知し、周知徹底を図りましょう。
コーポレートカードを利用する
社員にコーポレートカードを配布することも小口現金を廃止するために有効な手段です。コーポレートカードを使用することで、社員の立替精算がなくなり小口現金の利用もなくなります。また、どの社員が何いいくら使っているか一元管理が容易にできるため、予算管理にも役立つでしょう。ただし、導入には審査があり、会社によっては必要な枚数の発行が難しい場合があります。
コーポレートカードの他には、電車やバスでの移動が多い部署に交通系ICカードを支給することも代替手段としては有効です。交通系ICカードもデジタルで取引履歴が記録されるので、手間の削減になるでしょう。
立替金額が多くなる場合は仮払金の支給も
社員の立替金額が多額となる場合には、仮払金の支給も検討しましょう。
例えば出張の多い社員だとひと月に30万円以上もの立て替えをしているケースも見られます。若手社員からは経費の立て替えは厳しいといった声も多く聞かれます。そのような場合は、あらかじめまとまった金額を仮払金として支給し、後日領収書を基に過不足の精算をすることで、社員の立替負担を軽減します。
ただし、小口現金のやり取りはなくなるものの、仮払経費申請書や精算書の作成・申請・承認などフローが多く、手続きが面倒というデメリットは残ります。
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小口現金廃止には出張管理システムもおすすめ
出張費を立て替えると高額になることも多く社員の負担感は増すため、出張の多い企業では何らかの対応が求められます。しかし、コーポレートカードは発行枚数に制限があったり、不正利用を懸念して導入を見送る企業もあるでしょう。また、仮払金の支給では、手続きが多く業務効率の点で問題があります。そういった企業では、小口現金の廃止に出張管理システムの導入が役立ちます。
出張管理システムを通じて新幹線や飛行機、ホテルなどを予約すると、その費用は会社へ一括請求されますので、社員は立替精算をする必要がなくなります。また、出張管理システムは、出張申請・承認などの出張管理、出張の手配業務、旅費精算といった一連の業務を一括管理して行い、出張費の最適化や業務を効率化しますので、出張の多い企業には特におすすめです。
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小口現金を廃止しても切手は残る
小口現金を廃止しても切手や収入印紙については残ってしまいます。その場合は、1カ月どのくらい使用するか調査し、その量をストックするようにしましょう。補充する場合は、口座から出金して購入したり、立て替えて購入する方法などがありますが、金券ショップでネット購入もできます。金券ショップだと割引販売されていますので、まとめて購入すれば送料分以上安くなる場合があります。また、切手や収入印紙は、郵便局やコンビニなど郵便切手類販売所で購入すると消費税は非課税取引ですが、金券ショップで購入すると課税仕入れにできますので、節税にもなるでしょう。
小口現金を廃止した場合のデメリットは？
小口現金を廃止することで少なからずデメリットも生じます。小口現金があることで、すぐに経費精算ができていたものが、月1回の締め日にまとめて精算となるため、立替負担が増えてしまう点はデメリットです。しかし、上記でご紹介した方法で社員が立て替えること事態を限りなく減らせばカバーできますので、小口現金を廃止するメリットの方が大きいと考えられます。
まとめ
小口現金があることで、経理担当者の業務効率が悪化するだけでなく、紛失や不正のリスクが付きまといます。小口現金を廃止することで、これらの問題を解決できます。
小口現金を廃止するには、経費精算を月1回の締め日に集約して給与と一緒に振り込み対応に変更したり、備品のネット購入、仮払金の支給、コーポレートカードなどを上手に利用して進めていくと良いでしょう。また、出張の多い企業では、出張管理システムの導入も有効です。
小口現金を廃止することで多少のデメリットは存在するものの、メリットの方が大きいため、廃止を検討中の企業は、これを機に廃止に向けた検討を進めてみてはいかがでしょうか。
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この記事を書いた人
エルクトラベル編集部
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出張手配専門旅行会社の株式会社エルク（エルクトラベル）のメディア編集部。
これまで1,700社以上の出張関連業務の効率化を支援してきた実績を活かし、出張者はもとより出張に関わる経理や総務などのバックオフィス部門にも役立つビジネス情報を発信しています。メディア運営会社：https://www.tehaiplus.com/company/outline/
