出張管理からコスト削減まで出張手配代行サービスが人気の理由

多くの企業にとって出張は避けられない業務の一つです。

しかし、その出張という業務にはチケットの手配や調整、費用の確認など多くの部署がかかわり、多くの確認作業が必要になります。

出張手配代行サービスとは、こうした出張手配、さらに出張に関するデータの管理を一元的に行うサービスとなります。

出張手配代行サービスを利用することで、出張におけるコストの削減、より効率的な出張システムの構築が可能となります。

会社全体の業務を効率化することを考えると、これらの出張にかかわる業務もできるだけ簡略化したいところ。

しかもそれがコスト削減につながればより喜ばしいことでしょう。それを実現してくれるのが出張手配代行サービスです。

 

出張手配代行サービスとは？

当社「エルクトラベル」を含め、すでに多くの業者が出張手配代行サービスを行っています。

出張手配代行サービスを行っている業者は、「じゃらん」「JTB」のような旅行サイトや企業などが中心です。

さらに海外の出張手配代行サービスの場合だと「SAP Concur」などもあります。

各業者の代行サービスによって内容は当然変わってきますが、概ね同じである部分に関して紹介しておきましょう。

 

出張手配から出張管理まで代行サービスが提供

まずは出張手配という点です。何月何日から何日まで、どこそこへ出張に行くという希望を伝えると、その希望に沿った航空券や鉄道チケット、そしてホテルまで一括で予約が可能となっています。

これまで出張者が個人で予約をしていた、もしくは経理部や総務部がすべての出張案件に対応して予約していた場合と違い、予約に関する手間が一気に軽減されます。

さらにやり方にはいろいろな形がありますが、多くの出張手配代行サービスが行っているのが、出張履歴のデータ管理です。

いつ、だれが、どこに出張したかなどのデータを一元的に管理するシステムを導入しているので、この手間も大幅に低減されることになります。

 

会社規定の課題を解消

会社の経営陣にとって、出張費の削減は大きな課題です。

そのため、これまでの出張経費を比較検討しながら、会社ごとに出張における社内規定を定めています。

しかしこの社内規定が、すべての社員に行き届いているかというと、これは難しい問題になります。

もちろん出張費を管理する経理部などではしっかしと把握しているかと思いますが、出張の手配を出張者自身が行っている場合、規定通りに予約をしているかを管理できていないケースが多々あります。

出張予定を経理部に提出した時点で規定範囲外であることを指摘しても、出張までの時間に限りがある場合はプランを修正するのも難しく、結果規定に反した出張計画がまかり通ってしまうケースもあるでしょう。

これは現行のシステム上避けられないトラブルといえます。

外部の出張手配代行サービスを利用すれば、こういった問題も解消できます。

出張手配代行サービスと契約する際に、社内規定に関してしっかり伝えておけば、出張手配代行サービスはその規定に則ったプランのみを機能的に提出してくれます。

システム上出張者は提示されたプランから選択することになりますので、自然と出張に関する規定の管理が可能になります。

したがって、出張手配の代行サービスを利用した結果、出張費用の削減も可能となり、手間と経費どちらの面でもプラスが見込めるということになります。

 

出張手配代行サービスはいくらかかる？

出張経費が削減できても、出張手配代行サービスとの契約に大きな費用が掛かっては意味がありません。

どの程度の費用がかかるのかを確認していきましょう。

なお、出張手配代行サービスに支払う費用に関しては、サービスを提供している会社ごとにシステムが違うので一概に解説する、相場を提示するのは困難。

そこで、ここでは一般的な料金システムをいくつか紹介していきます。

まずは初期費用です。これは出張手配代行サービスとの契約料であり、必要な業者と不要な業者があります。

契約料もさまざまで、国内のみ対応や、海外出張にも対応、さらに出張中の行動履歴も管理できるサービスなどもあり、サービス内容によりいろいろな料金設定があります。

続いて月額利用料。こちらも必要な業者と不要な業者があります。

比較的出張手配代行サービスの利用頻度が高い企業は月額利用料のある業者を、そうでない企業は月額利用料のない業者を選ぶケースが多いようです。

最後に1件あたりの手数料です。出張手配を1件行うたびに発生する料金ですが、こちらも採用している出張手配代行サービス業者と、していない業者があります。

比較的出張の機会が少ない企業などが、1件あたりの手数料ありの業者と契約しているようです。

 

代行サービスってどんなシステムなのか？

出張手配代行サービスには多くの業者があるため、システムにもいろいろな違いがあります。

ここでは一般的な代行サービスのシステムを簡単に解説しておきましょう。

多くの場合は出張者自身が代行サービスに問い合わせし、自身の出張に合ったプランを提示してもらうシステムになります。

問題がなければそのプランで予約を依頼し、チケットなどが必要な場合は郵送にて受け取ります。

出張手配の依頼は代理人による申請も可能です。

代理人による申請が可能ということは、会社内の経理部門などが申請を行い、プランをしっかりと確認してから手配を行うことも可能ということになります。

出張にかかるホテルや交通費の費用に関しては、出張手配代行サービス業者から直接会社に請求が行きますので、出張者自身が立て替える必要はなくなります。

当然会社側も立て替えの精算や仮払いの支給などの手間が省けることになります。

出張費用の精算に関しては、ひとつの案件ごとに清算を行うケースと、1ヶ月分をまとめて清算するケース、さらに出張者の所属部署ごとに、1ヶ月単位で清算を行うケースなどもあり、これは出張手配代行サービス業者ごと、また用意しているプランごとに変わってきます。

結果、出張者は費用面の負担はなく、さらに煩わしい予約作業も不要で出張に行けますし、会社側も立て替えの精算や仮払い、出張内容のチェックなどと言った煩わしさから解放されるということになります。

出張手配における多くの課題をまとめて解消できるのが出張手配代行サービスと考えて間違いないでしょう。

 

出張手配代行サービスの利用でコストは削減できる？

多くの企業経営者にとって最大の関心事は、出張手配代行サービスを利用することで、本当に出張に関するコストを削減できるのかという点ではないでしょうか？

結論から言ってしまえば、コスト削減は十分に可能です。

その理由を、出張手配代行サービスの特徴も考えながらいくつか解説していきましょう。

 

出張コストの根本的な見直しが可能

出張手配代行サービスを利用するということは、利用している期間の出張に関するデータ管理もお願いできるということになります。

これまで社内規定はあったとしても、その社内規定が現代の社会情勢において適切なものかどうかの判断は難しいところです。

しかし提供された管理データを見れば、俯瞰的にデータを解析することができます。

管理データからもう少し交通費は削減ができる、宿泊に関しても今までの規定を変更する必要があるなど、その時々に合わせた変更が可能となります。

もちろん1件の出張案件を考えても、最適なプランを提案してもらえますので、案件ごとのコスト削減も可能。

さらに長期的に出張コストに関するチェックが可能ですので、長期的な視野で考えれば、大幅なコストカットも可能でしょう。

また、一部の出張手配代行サービス業者では、aiを活用し出張データを解析するシステムを持っている業者もあります。

こういった管理データを見れば、コスト削減の参考となるのは間違いないといえるでしょう。

 

社内の手間を省くことで業務効率アップ

これまで出張者、もしくは経理部などが出張の手配をしていたとすれば、その手配にかかる時間は、ほかの業務を行えない時間ということになります。

出張手配代行サービスを利用することで、この無駄な時間を削減し、その分業務時間が増えることになります。

1年でのべ100回の出張を行う会社の場合、1度の出張の手配をするのに30分必要であったとすれば、年間3,000分、つまり50時間分の無駄な時間があったことになります。

さらにその出張計画の精査などにも時間が必要であったと考えれば、それ以上の時間を無駄にしていたことになります。

1人の社員の1日の勤務時間を8時間とすれば、丸6日分が無駄になっていたということ。

出張手配の代行サービスを利用して無駄な時間を解消できるだけでも大きなコスト削減といえるでしょう。

 

費用面だけではないメリット

出張手配代行サービスの利用に関しては、費用面でのメリットばかりが目立ちますが、メリットはその点だけに限られません。

費用面以外にも考えられるメリットについて解説していきましょう。

 

従業員の安全面でもおすすめ

出張先が特に海外であった場合、メリットとなるのが出張者の安全確保に関してです。

日本国内と比較すると、テロや暴動などの危険性が考えられる海外出張。

出張者が急に出張先で何かしらトラブルに巻き込まれた場合、連絡が取りづらいものです。

しかし、出張手配代行サービスを利用していれば、出張者の行動などが把握しやすいため、安全管理上も非常に有効です。

また、代行サービスによっては、海外にいても日本語によるトラブル対応サービスを実施している業者もあるため、より安心して海外出張に送り出すことができます。

 

無駄な書類を省くスムーズな手配

これまで出張の手配となると、出張者が自身でホテルや交通手段のチケットを予約し、それを上司に書面で提出。

上司のハンコを貰ったうえで経理などに書面を提出し、費用を受け取る、もしくは立て替えていた費用を支払ってもらうといった、面倒なシステムがありました。

出張者としては非常に面倒なシステムですが、会社や上司としては、出張者の管理のため、経理部門としては無駄な費用を削減するために致し方のないシステムといえます。

しかし、出張手配代行サービスを利用すればこれらのフローは一気に簡略化されます。

出張チケット手配や、ホテル探しなどは業者に任せることになり、依頼された業者は社内規定に沿ったプランを提案しますので、上司や経理のチェックは不要になります。

ペーパーレスが叫ばれる現代の職場において、出張関連の書類が一掃でき、手間も解消できるのは代行サービスを利用するメリットといえるでしょう。

 

出張に係る不正を防ぐことができる

すべての企業、すべての出張のケースにおいて不正が行われているとは言いませんが、会社内の人間に見られることがない出張は、不正が起きやすい瞬間でもあります。

分かりやすいケースを挙げれば「カラ出張」が最たるものでしょう。

ほかにも申請したチケットやホテルよりも安いチケットを利用するケースなども、不正として考えられます。

こうした不正に関しては、実際に出張に行く出張者にとっても大きな問題です。

出張において不正の可能性がある場合、いくら真面目に申請をしても、不正をしているかもしれないと疑われる可能性があるためです。

出張手配をアウトソーシングすることで、こうした不正の発覚を防ぐことができます。

不正が起こりづらいシステムを構築できれば、真面目に出張に赴く出張者も疑われることがなくなり、両者にとって大きなメリットと考えることができるでしょう。

 

まとめ

出張手配代行サービスは、すでに多くの企業が採用している、チケットやホテルの手配、出張履歴のデータ管理などを一括で請け負うサービスです。

出張手配代行サービスを利用することで、出張に関する従業員の手間を減らし、さらに出張コストの削減も叶う理想的なアウトソーシングサービスといえるでしょう。

出張手配代行サービスは、旅行会社やホテル予約サイト、チケット予約サイトなどが母体となり運営しているケースが多く、チケットやホテルの手配という点でも非常におすすめのサービスとなっています。

出張が多い会社、出張に関するコスト削減を考えている会社、これから出張に関する社内規定を見直そうとしている会社など、多くの会社のとって非常に有益なサービスといっていいでしょう。