楽天トラベルの出張手配サービスを紹介

Raccoは、楽天株式会社が提供している出張予約·管理サービスです。

個人向けサービスでおなじみ、楽天トラベルの画面と同じ画面で、法人向けの出張手配・出張管理ができます。

特にまとめて多くの方の出張手配・管理を行うときに業務の効率化ができ、出張旅費の法人での一括精算が可能になります。

出張手配サービスを、インターネットの画面を通じて無料で使えることから、気軽に導入できるといわれているRaccoですが、そのサービスの特徴・メリット・利用上の注意点について詳しくお伝えします。

楽天トラベルの出張手配Raccoの特徴

楽天トラベルは個人向けサービスですが、Raccoは法人向けサービスです。その特徴は次の通りです。

 

出張経費の一括精算機能

出張者の宿泊代金を、一括で精算できるサービスです。

使い方ですが、

1. 出張者個人が、会社で付与されたIDを使って、楽天トラベルの画面で予約を行う。
2. 出張者個人は料金の支払いをせずに、楽天トラベルと同様、オンラインで発券等を受ける。
3. 出張に赴く。
4. チェックアウトの翌月に、会社がRaccoから出張旅費の一括清算を行う。

楽天ポイントは予約した会員＝出張者へ付与されるので、ちょっとした出張の疲れをねぎらう福利厚生の効果もあります。

なお、Raccoは、宿泊施設での個人精算を選択することもできますが、法人の経費精算の手間を省くなら、法人一括払いの方が優れています。

 

あの楽天トラベルと同じ画面で法人向けサービス

上記のとおり、予約は楽天トラベルの画面で行います。皆さん使い慣れた、見慣れたインターフェースで出張手配ができる、使いやすいシステムです。

旅費管理をする経理・人事などの担当者向けに管理画面が別途設定されていますが、楽天トラベルを使い慣れていると、ほぼ問題なくすべての機能が使えます。

 

予約は、海外・国内航空券、ホテル・旅館、レンタカー、オンラインで24時間対応

楽天トラベルと同様に、Raccoも24時間、いつでも予約が可能です。

予約は海外・国内の航空券のほか、宿泊予約、レンタカーの予約などがRacco 法人契約で予約が可能です。海外出張の際も、もちろん利用することができます。

特に、ホテル・旅館は、楽天トラベルなら、国内最大級の宿泊先数がありますので、Raccoも宿泊には極めて強いサービスということができるでしょう。

 

出張用割引価格の設定も多い

法人の一括清算で、ANAやJALの航空券を支払う場合は、契約時にオプションの申し込みをしておくと、出張用に割引価格の国内航空券予約・支払いができるようになります。

法人限定プランとして、契約企業限定の「シークレットプラン」が用意されています。一般利用者が予約できない特別プランも特別割引価格で利用可能です。

 

CSVでのデータダウンロードで、経理事務も楽に

出張手配システムは、旅程管理・経費精算・承認申請などの機能がついていますが、特に経費精算は、手間のかかる作業です。

Raccoなら、CSVファイルに出張データをダウンロードすることができるほか、CSVファイルを使った各種システムとの連携もできるので、作業を大幅に効率化できます。

 

予約の制御で内部統制対策になる

出張手配が社内規定に反する場合、例えば、金券付きプランや食事つきプランの予約制限をしたり、役職による旅費の上限がある場合などには警告が表示されるか又は予約ができない禁止する機能があり、管理画面から設定・確認ができます。

また、Raccoではインボイス制度に対応した宿泊施設のみ表示するフィルター機能があり、適格請求書発行事業者でない宿泊施設を出張者が誤って予約することを防止できます。

 

災害時のリスクマネジメントにも使える

旅程を出張中のメンバー全員について管理画面から管理できます。

そのため、海外・国内問わず、緊急連絡・安否確認など、出張時のリスク管理ツールとしても利用できる特徴があります。

 

Raccoは3日程度で導入が可能

サービスを使うまでに時間を要する審査や設定などがないので、3日程度でサービスを利用することができます。

導入がスピーディで、料金の支払いもサービスの利用のみでは発生しません。

ただし、国内航空券（JAL・ANA）のサービスを利用する場合は、航空会社と別途契約が必要で、それぞれ約1ヵ月程度必要とされています。

 

Raccoを使う際の注意点

Raccoは、多くの会社で利用され（12,500社が利用中）、一括で法人払いができる便利なサービスです。

しかし、利用上の注意点や、出張手配サービスを選択する際に、他のサービスを選ぶ方がより使い勝手が良いと考えられることもあります。

次にご紹介するデメリットに関しては、Racco以外の方法で解決する必要がありそうです。

 

楽天トラベル・Raccoは、鉄道・新幹線・楽パックのサービスなし

Raccoを使う場合、楽天トラベルが国内鉄道・新幹線予約に対応していないことから、経費の一括精算の効果には、一部不十分な部分があることには注意が必要です。

また、楽パックは個人向けパッケージ商品のため、法人向けサービスのRaccoでは取り扱いがありません。パッケージツアーをよく利用する会社はコスト上昇となる場合があるでしょう。

 

出張管理業務に必要な機能はついていない

ワークフローがついていないので、システム上、承認・申請はできません。

したがって、一括清算の時にコントロールができるものの、出張承認・申請書などのデータと、Raccoを直接連携するまではできません。

 

電話予約・オペレーターのサービスはない

楽天トラベルは従来型の旅行代理店ではないことから、電話予約ができないこと、また手配をオペレーターが手伝うサービスは用意していない点も、不便に感じられる場合があるかもしれません。

 

楽天トラベルを使いながら業務の効率化をもっと図る場合は？

楽天トラベルには、海外・国内双方の航空券、豊富な宿泊先の選択肢と、利用のメリットが法人出張の場合にもあります。

その一方で、鉄道の出張には対処しないなどの点から、使いにくい、と思う会社様もあることと思います。

楽天トラベルを使いながら、出張手配・出張管理業務を楽にするなら、出張管理システムを導入して管理する・アウトソーサーに管理させるなどの方法があります。

ただし、次にご紹介するエルクトラベルのサービスを利用すると、楽天トラベルのデメリットは解消されます。

 

エルクトラベルの出張手配プラスについて

エルクトラベルの出張手配プラスは、出張手配サービスの一つで、予約システムと、オペレーター・デリバリーなど、人の手を使うべきところは使っていることが特徴です。

極力会社での事務を減らすように仕組みができているので、会社の出張に関する業務を大幅に効率化できます。

中でも、楽天トラベル（Racco）とのホテル提携がある点は魅力的で、楽天トラベル（Racco）での国内ホテル予約対象となっている宿泊先を使うことができます。

さらに楽天トラベルにはない鉄道による出張手配の取り扱いやパッケージツアー、国内・海外航空券、新幹線チケット・ウィークリーマンションなどの支払いを一括で行うことができます。

楽天トラベルの最も大きな魅力は豊富な国内の宿泊先です。出張でも夜は疲れをいやすため温泉宿に宿泊する、などの自由度をあげているのは楽天トラベルのサービスがあることが大きいなどともいわれています。

 

まとめ

旅行商品が充実している楽天トラベルと、支払い業務の大幅な効率化が図れるRaccoの組み合わせは、好評のサービスですが、国内の鉄道を使った出張が多い会社には向いていない面があります。

この点、鉄道のチケットをデリバリーするなど人の手も使い、予約システムで簡単な予約も可能、さらに支払いの管理もできるエルクトラベルの出張手配サービスは、楽天トラベルとホテルでの連携もあり、便利なサービスでおすすめです。

 

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