旅行代理店の出張手配サービスを解説

出張手配は、出張者の出張申請と上長承認、秘書やアシスタントによる手配、経費精算など、多くの工程を含む仕事です。

一連の流れを総合的に効率化するため、多くの企業では出張手配を社員が社内で行うのではなく、各種の代行サービスを利用することが多くなっています。

そこで、大手旅行代理店を中心とした各社の出張手配の代行サービスの特徴と、メリットをご紹介します。

中小の旅行代理店の出張手配代行に関するサービスの進歩も著しいので、中小のサービスで、おすすめのサービスについてもご紹介し、サービスの比較検討・選択の参考にしていただければ幸いです。

 

出張手配の代行サービスができる旅行代理店は？

出張手配の代行サービスは、企業の出張に関する事務の手間や、時間の節約につながりますので、法人向けのサービスに人気が集まっています。

BTM（ビジネストラベルマネジメント）といって、出張手配のほか、出張関連業務・リスク管理まで、総合的に出張をサポートするサービスを提供している旅行代理店もあります。

特に大手旅行代理店はこの分野で法人固定客を確保するのに非常に熱心です。

代行サービスに使うシステムも、経理システムとの連携でさらに効率化が図れる・ワークフローとも連携しているなど、非常に優れたものが多く見られます。

主なサービスには以下のものがあります。

 

JTB

業界最大手のJTBは、システムとオペレーターによる出張手配サポートに加えて、システム導入時のコンサルティングサービスにも力を入れています。

また、システムそのものの機能も充実しています。

JTBの出張手配サービスの強みは、以下のとおりです。

 

交通手段を問わず予約が可能、しかも迅速

システムで各国・各地の予約システムと連携、国内・海外問わず一気に手配ができます。オペレーターによるサポートがあり、万全・安心です。

 

クラウドシステムは、担当者がコンサルティングで導入サポート

JTBの出張手配システムBzitのコンサルティングに注力しています。特に導入時は親切で、社内向け説明会まで用意しています。

また、導入後も、出張データを分析するサービスも付いています。コストの分析、削減プランの提案など、規模が大きい会社のオペレーションのサポート・ソリューション提供も行い、総合出張業務コンサルタントといった様相です。

 

ワークフローがオプションで選べる

出張申請・電子承認の機能もオプションでBzitに追加できます。

ペーパレスで、出張手配・申請・精算をより効率的に管理・運用できるようになり、システムの導入効果を上げることができます。

 

 

日本旅行

旅行代理店最大手の一つである日本旅行の出張手配サービス、出張なびは

• システム
• オペレーター

による対応の組み合わせが使えれば、大手の中ではきめ細かいオペレーターサービスが受けられます。

オンラインだけで完結する日本旅行の出張なびNet‐Aでは、オンライン予約・旅程管理などの機能がついたBTMクラウドサービスがオプションで使えます。このクラウドサービスも便利なことで定評があります。

サービスの強みは、以下のような点で、特に大企業の出張手配・出張管理向けと考えられます。

 

24時間ネット上で予約完結

日本旅行のネットワークを活用し、航空券・列車・ホテルなど、出張予約が24時間インターネット上で完結できます。その上、選べる選択肢も豊富なところは大手旅行代理店の強みです。

 

国内出張・JR手配に強い

日本旅行のシステムは、JRと別途審査の上契約すると、JRについても24時間オンライン予約、チケットレス発券など、便利な機能が使えます。国内のJRの出張手配の回数が多い場合は非常に便利です。

 

管理に役立つ便利なシステム

日本旅行の出張手配システムは、有料でカスタマイズが必要となりますが、データ連携・モバイル連携のほか、ワークフローによる申請・承認機能も付いています。

システムによる効率化を図るための機能はすべてそろっている優れたシステムです。

SAP Conqur（コンカー）とも連携しているので、経費精算・旅費管理の工程を省きやすい特徴があります。

 

海外BTM・情報提供もシステム上でOK

有料オプションのサービスですが、システム上危機管理情報が使えて、海外出張者の安全管理もシステム上で行うことができます。

 

 

HIS

海外パッケージ旅行に強く、世界各国に拠点があるHISもその強みを生かした出張手配サービスを行っています。

こちらも、システムと、コールセンターによるサポートを組み合わせ、海外旅行・海外業務のサポートをオールインワンで提供しています。

特にコロナ禍で、会社としては安全管理のコストと手間を合理的なものにしたいところですが、HISはこの点もオールインワンで対応しています。

特に、HISを選ぶと、メリットが大きい点を挙げると、次の通りです。

 

海外航空券・保険の取り扱いは迅速でリーズナブル

HISはもともと格安航空券の売り上げの成長で拡大、上場した会社ですので、強みはずばり海外出張にあります。HISの出張手配サービスを利用すると、航空券・保険はリーズナブルに調達することができます。

HIS Bizというシステムを使って急な出張の発券もスムーズにできた、といった評判も聞くところです。

 

渡航者・帰国者の渡航安全・医療対策も可能

現在、コロナウイルス流行のため、海外出張は自粛・縮小をしている会社も多いのですが、やむを得ない海外渡航の場合、リスクマネジメント対策に強い旅行会社に依頼することは合理的な選択といえるでしょう。

この点、HISは、出張手配サービスを通じ、企業の渡航・海外業務とその管理に関する企業向けのオールインワンソリューションも提供しています。

海外拠点や、販売網を持っている強みを危機管理・リスクマネジメントに生かしているのです。

 

 

IACEトラベル

特色のある出張手配サービスを提供しているのがIACEトラベルです。

IACEトラベルは、「ビジネストラベルマネジメント会社」と名乗り、企業の出張のプログラム全体を最適化することを事業内容としています。

システムによる管理業務の効率化よりも、手配の適切さ・サービスのきめ細かさをウリにしており、出張手配業務の効率化を進めたい会社には、BPOや、派遣スタッフなどによる外注サービスを提供していることも特徴的です。

 

団体・個人問わず予約・手配できるサービスが多岐にわたる

出張といってもオフィスで仕事をする、見本市・展示会等に出席する、会議に出席する、というのではすべて手配内容が異なります。

現地の手配を含め、海外出張を円滑に進めるためのサポート・予約手配サービスが充実しています。

会場手配・通訳手配・VIPサービス・書類作成など、出張目的にふさわしいサービスも手配サービスの内容に含まれています。

 

手配が難しい旅行の手配を得意としている

航空券の発券期限ぎりぎりの手配などの難しい手配、セッティングや予約が難しい会議会場の手配など、難易度の高い出張も、サポートを受けることができます。

事務の手間・コストがこうした手配の難しい出張では特に大きくなることがありますので、出張手配サービスもこうした特色があるものは、通常の出張業務の効率化に負けず劣らず効率化・コスト削減効果がある場合も見られます。

 

旅行代理店以外の出張手配サービスとは？

トラベルコンシェルジュや、クラウドシステムによるサービス提供などがあります。クラウドシステムによるサービスは、出張手配よりも、むしろ管理の代行という側面の強いもので

• 経費精算システム
• ワークフロー

などが出張管理の場面で使われています。

また、トラベルコンシェルジュなどのサービスは、出張手配の代行をしてくれますが、管理業務の代行については、システムによるか、あるいは会社で内製で行うか、そのいずれかを予定しています。

この点、旅行代理店の出張手配サービスが、代行・システムによる管理の両面から出張業務の効率化を図っており、他の業種によるサービスよりも優位性があると考えられます。

 

かゆい手が届く旅行代理店のサービス・出張手配プラスとは？

大手の旅行代理店の出張手配サービスの特徴を見ると、システムによる効率化・海外危機管理など、それぞれに特徴があります。

しかし、例えば

• ｅチケット化されていない切符のデリバリー
• システムだけでなく電話によるサポートを１対１で気軽に受けたい
• 1枚からでも、急な場合はチケットを届けてほしい

など、出張の困ったことに即応できる、小回り・機動力をカバーしてほしいと思う場合はどうでしょうか。

エルクトラベルの出張手配サービス、出張手配プラスなら、こうした出張の困りごとに対応します。さらに、内部での承認・出張申請・会社のルールに合わせた内部統制など、出張管理のニーズも無料で満たすサービスを提供しています。

手配の範囲は海外・国内問わず可能で、急な出張の困り事や、かゆいところに手が届くサービスを提供しています。

 

 

まとめ

旅行代理店の出張手配サービスは、大手の場合、システムとオペレーターが代行・サポートを行うスタイルが主流です。

しかし、出張の困り事・悩み事は、出張者にとっても、会社にとっても、システムとオペレーターで解決がつくものとは限りません。

小回り・機動力を生かしたサービスが御社のニーズに合っているという場合はエルクトラベルのサービスをぜひご検討ください。