飛行機やホテルを予約する際の注意点を紹介

出張費の削減は企業にとって重要な課題の1つです。ただ、時間をかけずに出張手配をすると費用がかかりすぎることが多いでしょう。

しかしながら、いくつかの注意点を守ると簡単に経費削減につながる出張手配が可能です。そこで、出張手配で経費を削減するための注意点を紹介します。

 

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出張手配の流れは？

取引先への出張が決まると、出張者本人が出張申請書を作成して上司に提出します。

提出した書類に不備がない場合には承認され、手元に戻ってくるでしょう。

承認された申請書を人事部へと提出し、出張中に欠勤扱いとならないように手配します。

その後、出張先の情報などをもとに新幹線や飛行機といった移動手段の予約を行う流れです。宿泊を伴う出張の場合にはホテルの予約もしておきましょう。

自分で予約するケース

出張先への移動手段やホテルの予約を出張者自らがするケースはめずらしくありません。

社長や役員、部長などの管理職の場合には秘書が代行することが多いものの、一般社員が出張するときにはすべて自分で予約するという会社がほとんどです。

出張先の情報をもとに約束の時間に遅れないように新幹線や飛行機を予約し、出張先へとアクセスの良いホテルを手配しなくてはなりません。

通常の業務をこなしつつ出張手配もする必要に迫られますので、出張者の負担は増えてしまうのが問題です。

また、出張者自らが出張手配をする際には、不正も起こりやすいのが注意点だといえるでしょう。

秘書が予約する場合

秘書がいるという人は、秘書に出張手配を一任すると非常に便利です。出張者は出張申請書の作成だけで出張に出かけられますので、業務がスムーズに進むでしょう。

ただし、秘書に出張の情報が確実に伝わっていない場合には、アクセスの悪いホテルなどを予約してしまうのが注意点の1つです。

また、約束の時間に確実に間に合う交通機関を利用できないことも注意点でしょう。そのため、秘書としっかりとコンタクトを取り、重要な情報を正確に伝えなくてはなりません。

飛行機を安く予約するための注意点

出張者本人または秘書が出張手配をする場合でも、いくつかの注意点をおさえると費用をおさえた出張手配が可能です。

まずは、飛行機をできるだけ安く予約するための注意点を紹介します。

できるだけ早く予約する

出張手配にかかる費用を節約しようと考えるとき、飛行機の値段ばかりを気にする人は多いものです。

値段だけを下げようとすると、早朝や深夜など利用する人の少ない時間帯のフライトしか選べない可能性があります。

不便な時間帯に移動をすると出張が辛いと感じてしまい、出張へのモチベーションが低下することが注意点です。

飛行機の価格を少しでもおさえるためには、早期予約を利用するのが良いでしょう。出張が決まるとすぐに飛行機を手配することで、費用がおさえられる可能性が高まります。

航空会社のホームページなどでも早期予約サービスがありますので、チェックしてみるのが良いでしょう。

出張期間が伸びることも考慮するのがポイント

航空券を手配する際の注意点には往復で購入するのか、片道で購入するのかもあるでしょう。

往復での購入は安いことが多いものの、日程変更ができないチケットがあることも注意点です。

確実にその日に帰れると分かっている出張であれば問題ありませんが、出張期間が延びる可能性のある場合には、片道で購入しておくのが安心でしょう。

また、少々費用がかかっても日程変更ができるチケットを選んでおくというのも1つの方法です。

ホテル代を抑えるための注意点

ホテル代をおさえる方法にもいくつかの注意点がありますので、紹介していきましょう。

法人向けの宿泊予約サービスサイトをチェック

宿泊費を抑える注意点の1つ目には、一般的な旅行サイトで決めないというのが挙げられます。

出張は一般的な旅行ではなくビジネス目的ですので、法人利用ができる宿泊予約サービスサイトを選びましょう。

ビジネスに特化した法人向けのサイトであれば、インターネット環境が整っていたり、ターミナル駅に近い立地であったりと出張者にメリットの多いホテルが見つかります。

また、旅行者向けの豪華なホテルではなく、機能性を重視して安く利用できるホテルも検索しやすいことから、快適な宿泊が可能になるのです。

ホテルチェーンを利用

宿泊予約サービスで検索して出てきた安いホテルを予約するときにも注意点はあります。

出張に行く回数が多い場合には、いつも違うホテルに宿泊するのではなく、ホテルチェーンを利用することでお得なサービスが受けられる可能性があるでしょう。

ホテルチェーンの会員になると、各地のホテルでポイントが貯められるシステムが用意されていることも多く、チェックアウトの時間を無料で延長できるなどの特典があるところもみられます。

ホテルの値段だけを追い求めるのではなく長期的に利用することも考えるのがホテル選びの注意点だといえます。

長期の場合にはウィークリーマンションも検討

長期で出張に出かける場合の注意点は、ホテルに宿泊をすると経費がかかりすぎることです。

そこで、ウィークリーマンションの利用がおすすめです。ウィークリーマンションであれば、ホテルよりも安く利用できるでしょう。

ベッドやデスクだけでなくキッチンや洗濯機といった生活備品が完備されている物件も多く、ホテルよりも快適に過ごせます。

長期出張でも自宅のようにくつろいだ生活ができるようになることから、快適な出張生活が楽しめるのです。

さらに、キッチンなどで自炊をすると食費が抑えられるといったメリットも得られるでしょう。

コスト削減を目指した出張手配のやり方

出張手配の方法はさまざまですが、コスト削減を目指すのであればそのやり方を考えることが大切です。

ここからは、コスト削減を目指した出張手配の方法を注意点を交えてまとめていきます。

旅行代理店に依頼

会社が決まった旅行代理店を利用しているという場合には、旅行代理店利用して出張手配をしましょう。

旅行会社であれば豊富な自社商品の中から出張に最適なパックなどを提案してもらえるのがメリットです。

サポートも充実していますので、不安な点なども相談ができて安心感が得られます。

大手の旅行代理店の中には、出張管理システムを導入しているところもあり、出張管理が簡単にできると評判です。

出張の情報をデータ化して管理することで出張申請業務や承認業務がスムーズに行え、業務効率の向上にもつながるでしょう。

ただ、旅行代理店を依頼する際の注意点は手数料などがかかりすぎるという点です。

出張管理サービスの利用はオプションという旅行代理店は多く、費用がかかることが注意点でしょう。

オンラインでの出張手配サービス

出張手配をオンラインで行う出張手配サービスでは、旅行代理店に依頼するときにかかるような手数料が必要ないケースが多いでしょう。

しかし、システムの導入などにお金がかかるところも多いため、注意点として知っておく必要があります。

また、サービスの利用に月額料金がかかる出張手配サービスでは、出張経費がかかりすぎることも注意点でしょう。

けれども、オンラインで出張手配サービスの多くは管理システムも兼ね備えているところが多く、出張管理がしやすくなると評判です。

これまでの出張手配のデータをもとに、より安く出張手配ができる方法などを提案してくれる会社もあり、出張経費がおさえられるでしょう。

出張手配ならエルクトラベル

これまで紹介した出張手配に関する注意点をもとに考えると、エルクトラベルで出張手配をするのがおすすめです。

エルクトラベルはオンラインで手配が完結できるため、無駄な手数料などが必要ありません。

また、システムの導入や利用に関する費用もかからないことから、安心してサービスが利用できるでしょう。

管理システムも充実していますので、会社が社員の出張管理ができるようになります。

業務の効率化が可能

出張手配をエルクトラベルに外注すると、これまで当たり前であった社員による立替え払いがなくなり、総務や経理の精算業務がカットできます。

出張前の申請業務や承認業務もスムーズになり、合理的に出張手配ができるようになることから多方面での業務における効率化が目指せるのです。

海外出張でも安心

海外出張時の飛行機の発券手数料は、出張手配の注意点の1つでしょう。

大手の旅行代理店などでは料金連動型の発券手数料を採用していることが多く、チケットが高くなればなるほど手数料が増える仕組みです。

ヨーロッパなど遠方への出張の場合には発券手数料が高くなりすぎることもめずらしくなく、出張手配の注意点として多くの会社が問題視しています。

その点、エルクトラベルの出張手配プラスでは、発券手数料を一律に設定しているのが特徴です。

どれだけチケットが高くなっても発券手数料は変わらないことから、海外出張でも安心だと考える会社が多いでしょう。

さらに、海外出張時にはビザの問題が注意点として挙げられますが、ビザの手配を代行するサービスもあり、非常に便利だと高く評価されています。

国内ホテルは楽天トラベル・じゃらんと連携

国内ホテルをオンラインで予約するときの注意点には、空室状況が分かりにくいことがあるでしょう。

しかし、エルクトラベルの国内ホテルは旅行会社大手の楽天トラベル・じゃらんと連携していますので、リアルタイムで空室状況が確認できるシステムです。

出張手配にかかる時間や手間が大幅に削減できますので、時間のない出張手配にぴったりでしょう。

注意点をおさえて上手に経費削減を

経費を削減し、スムーズに出張手配をするにはいくつもの注意点があります。

旅行代理店やオンラインでの手配サービスなどたくさんの手配方法がありますのが、これらの注意点をうまくおさえられるのがエルクトラベルでしょう。

エルクトラベルを活用すると、安くて簡単、便利に出張手配が完了します。

海外出張でも安心で、ウィーウリ―マンションの手配もできますのでエルクトラベルに相談してみてはいかがでしょうか。

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